Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ, hay còn được gọi là Internal communications, là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Nói cách khác, đây là công tác truyền tải thông điệp của lãnh đạo tới các nhân viên, truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau.
Việc công khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều cần thiết. Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.
Vai trò của truyền thông nội bộ
1. Truyền tải thông điệp của lãnh đạo tới các nhân viên
Truyền thông nội bộ giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên, thông qua việc truyền tải thông điệp của lãnh đạo tới tất cả mọi người. Từ đó, giúp ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
2. Thông tin minh bạch và rõ ràng
Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.
Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin trong doanh nghiệp thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ.
3. Gắn kết thành viên trong công ty
Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.
Bên cạnh đó, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài.
Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh các bên liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt là khách hàng.
Các phương tiện để truyền thông nội bộ
- Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp và có hiệu quả cao, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị.
- Các ấn phẩm nội bộ: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin một cách minh bạch và rõ ràng.
- Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.
- Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…
- Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.
- Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này thường có các hoạt động tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.
- Cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc là một công cụ giải tỏa căng thẳng cho nhân viên, đồng thời những phần thưởng nhỏ kèm theo cũng góp phần khích lệ tinh thần mọi người.
- Tham gia các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp không tốn công tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia những sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Đi từ thiện,…
Xem thêm: Tính năng truyền thông nội bộ của Tanca
Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả
Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện theo 6 bước sau đây:
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Việc đánh giá thực trạng chi tiết, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được mục tiêu và các chiến lược tiếp theo.
Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu triển khai hoạt động truyền thông nội bộ, người phụ trách cũng phải đánh giá được tình hình chung và thực trạng khi không có hoạt động truyền thông nội bộ.
Bước 2: Xác định đối tượng
Công đoạn này nhằm xác định những thông tin cần đưa ra và đưa tới ai.
Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ tiến hành rộng rãi trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời điểm then chốt như sắp có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến những đối tượng bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông
Đây là bước quan trọng và cốt lõi của các chiến lược. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART.
Nguyên tắc SMART:
S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ
Bạn cần xác định rõ chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược cần bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận nào nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.
Ví dụ: Nếu nhân viên của bạn là những người chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm thông tin và nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt nhất là website nội bộ. Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay là những buổi tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể
Sau khi xác định phương pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà doanh nghiệp sẽ phải triển khai.
Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch
Để biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.
Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.
Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi các nhà quản lý biết cách lắng nghe nhân viên của mình, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể. Để việc lắng nghe đơn giản và hiệu quả với chi phí thời gian thấp, thì một mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp luôn là cách chọn hiệu quả nhất.
Tạm kết
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm truyền thông nội bộ cũng như các cách để có thể xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thành công.
Truyền thông nội bộ hiệu quả không những thúc đẩy động lực tinh thần làm việc trong mỗi nhân viên mà còn giúp văn hoá doanh nghiệp phát triển, thương hiệu vững mạnh.
Muốn vậy trong doanh nghiệp phải có sự giao tiếp, tương tác hai chiều, công cụ truyền thông phù hợp và lãnh đạo có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách.
>>> Xem thêm:
