Phần mềm quản lý quán cafe hiện đại, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số. Không chỉ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự, mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình vận hành và kinh doanh của quán.

Các phần mềm này được trang bị nhiều tính năng nổi bật, giao diện trực quan và thao tác vô cùng đơn giản. Phần mềm hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi, cập nhật tình hình kinh doanh của quán. Sau đây Tanca sẽ giới thiệu đến bạn những phần mềm quản lý quán cafe phổ biến nhất trong lĩnh vực F&B hiện nay.

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là một loại phần mềm quản lý bán hàng giúp tự động hóa đơn hàng, phục vụ và kiểm soát hoạt động kinh doanh của quán cafe hay trà sữa, hay một chuỗi cửa hàng F&B nói chung.

Bạn đang hoặc sắp kinh doanh quán cà phê. Chắc hẳn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong bước đầu khởi nghiệp. Chẳng hạn như:

Nhân viên order cho khách khá chậm, đôi khi nhầm món mang đến trải nghiệm khách hàng không tốt.
Việc xuất hóa đơn thanh toán cho khách hàng mất nhiều thời gian. Thậm chí có lúc tính tiền sai cho khách.
Thống kê doanh thu, kết quả kinh doanh khá tốn sức và mất thời gian.
Xuất kho, các khoản thu chi khó thống kê.

Tại Việt Nam, không quá 20% quán cà phê đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Nguyên nhân do sự ngại thay đổi, lo lắng về sự chính xác của máy móc có được như phương pháp truyền thống hay không.

Tuy nhiên với sự phát triển sôi động của thị trường F&B. Để tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp, mang đến những trải nghiệm khách hàng tốt nhất. Nên rất nhiều cửa hàng đã bắt đầu ứng dụng các phần mềm quản lý và điều đó đã đem lại những lợi ích đáng kể.

Phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chủ quán giải quyết mọi nhu cầu quản lý. Bằng việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý nhân sự và công việc, cửa hàng sẽ được vận hành nhanh, đơn giản và chính xác hơn. Từ đó, chủ quán sẽ có nhiều thời gian hơn các hoạt động kinh doanh khác như CSKH, Marketing,...

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất

Những tính năng cần có của một phần mềm quản lý chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý quán cà phê giúp bán hàng, tính tiền, in hóa đơn, quản lý xuất - nhập kho hiệu quả và chính xác. Bên cạnh đó các phần mềm còn được tích hợp với một số thiết bị cứng. Chẳng hạn như máy POS mini, máy in bill, két tiền,… nhằm hạn chế gian lận và sai sót quá trình bán hàng.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy doanh số bán hàng. Do đó, các tính năng mà một phần mềm quản lý quán cà phê chuyên nghiệp cần phải có bao gồm:

Quản lý danh sách hàng hóa, giá bán, bàn phòng
Bán hàng, thanh toán, in hóa đơn
Gọi món và ghi món
Quản lý nhân viên theo vai trò, vị trí, theo ca và phân quyền cho nhân viên thao tác trên phần mềm
Hỗ trợ thu ngân tính tiền
Có thể cài đặt trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa
Tích hợp được với nhiều thiết bị phần cứng

Ứng dụng công nghệ vào việc vận hành và quản lý quán cafe không phải là điều quá mới lạ trong lĩnh vực kinh doanh F&B hiện nay. Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe khác nhau. Dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và các yếu tố đi kèm như giá cả, tính năng, nhà cung cấp… mà bạn sẽ chọn được phần mềm tối ưu nhất.

Xem thêm: 5 lưu ý để điều hành nhân viên từ xa của quán cafe

Lợi ích của các phần mềm quản lý quán cafe

Dễ dàng quản lý các danh mục sản phẩm, giá cả

Bạn có thể dễ dàng lập danh sách sản phẩm, giá cả, phân chia theo khung giờ và khu vực (đối với các chuỗi quán cafe). Việc thay đổi giá bán cũng khá dễ dàng ở bất kỳ đâu có internet.

Thay vì phải nhập thủ công mất nhiều thời gian, bạn có thể import từ sheet excel rất nhanh chóng. Hình ảnh hàng hóa, giá bán cần được trình bày đơn giản, dễ nhìn, khó nhầm lẫn. Điều này được rất nhiều nhân viên thu ngân thích thú và tin tưởng.

Bán hàng, in bill nhanh chóng và chính xác

Nhập dữ liệu order của khách, thông báo cho bộ phận quầy bar bằng phần mềm quản lý quán cafe trên điện thoại di động. Hoặc khách hàng có thể order đồ uống tại quầy, thu ngân sử dụng màn hình cảm ứng để nhập đơn hàng, in biên lai thanh toán và thu tiền nhanh chóng.

Điều này làm cho hoạt động kinh doanh đặt in-hóa đơn-thu tiền chặt chẽ, tránh gian lận hay sai sót. Đặc biệt bạn sẽ rất bất ngờ với chức năng đặt hàng trên điện thoại. Chức năng này có thể giảm đến 50% nhân viên vận hành của quán.

Order đồ uống nhanh

Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính để nhận đơn hàng cho khách. Phần mềm quản lý quán cafe cho phép nhân viên tìm kiếm sản phẩm theo nhóm mặt hoặc kéo thả món mà khách chọn.

Thay vì trước đây, nhân viên phải sử dụng giấy viết để viết. Ngoài sản phẩm và số lượng, nhân viên cũng có thể thêm ghi chú của khách hàng. Chẳng hạn ít đường, ít sữa, ít đá đều là những ghi chú đã được cài đặt sẵn để nhân viên lựa chọn nhanh hơn.

Tránh các sai sót trong khâu pha chế

Sau khi nhân viên gọi món và ghi món. Nhân viên chỉ cần bấm thông báo cho bộ phận quầy bar. Máy in quầy bar sẽ in phiếu xử lý thông báo đến quầy bar bằng âm thanh để thu hút sự chú ý.

Trước đây, bạn sẽ phải đau đầu vì quán thường xuyên thiếu món. Nhưng với phần mềm quản lý hiện đại bạn chỉ cần thêm mô tả công việc của nhân viên quán cafe. Mọi công việc trong quán sẽ diễn ra theo quy trình khép kín và khoa học.

Hỗ trợ bộ phận thu ngân

Khách hàng gọi thanh toán ở bàn nào, nhân viên sẽ in hóa đơn tạm tính cho bàn đó. Nhân viên sẽ thu tiền tại bàn hoặc khách hàng thanh toán tại quầy (trường hợp khách hàng gọi món tại quầy).

Phần mềm có thể ghi nhận số tiền khách hàng đưa ra để tính toán thay đổi khi thanh toán. Quá trình kiểm tra nhanh chóng và chính xác.

Báo cáo doanh thu chi tiết từ xa

Báo cáo kinh doanh đóng một vai trò lớn trong việc quản lý vận hành quán cà phê. Tình hình hoạt động kinh doanh từ hàng hóa đến khách hàng và thời gian sẽ được hiển thị chi tiết.

Các báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với các nhà quản lý. Hầu hết các quản lý sẽ đưa ra các quyết định về chiến lược kinh doanh và bán hàng dựa trên những con số được báo cáo này. Có rất nhiều mẫu báo cáo giúp chủ quán và quản lý quán cafe dễ dàng xem tình hình và đưa ra quyết định.

Đặc biệt là đối với phần mềm quản lý quán cafe online. Chủ quán sẽ có thể sử dụng được ứng dụng báo cáo kết quả kinh doanh ngay trên điện thoại. Các báo cáo này có thể được công bố bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào có internet.

Bạn hoàn toàn có thể nghỉ dưỡng của gia đình mà vẫn quản lý được công việc kinh doanh quán cà phê tại TP.HCM.

Quản lý chi phí

Khi có bất kỳ khoản thanh toán nào từ cửa hàng, nhân viên hoặc người quản lý sẽ được nhập dữ liệu. Kết hợp với doanh thu của quán sẽ cho ra báo cáo lưu chuyển tiền tệ cụ thể. Ngoài ra, chức năng công nợ nhà cung cấp giúp bạn quản lý cửa hàng của mình tốt và dễ dàng hơn.

Chi phí hoạt động và chi phí biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng. Những người quản lý và điều hành sẽ có tầm nhìn rõ ràng về tài chính của quán. Từ đó đưa ra những quyết định kịp thời giúp nâng cao kết quả kinh doanh.

Quản lý kho nhập - xuất hàng

Khi kinh doanh quán cafe, lợi nhuận và quản lý kho có lẽ là hai vấn đề khó khăn nhất. Vì bạn sẽ phải đảm bảo người pha chế làm theo đúng công thức. Phải kiểm soát hao hụt nguyên liệu. Điều này làm mất rất nhiều thời gian của người quản trị.

Nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập số lượng và tính giá vốn hàng bán. Từ đó, lượng tồn kho lý thuyết của quán cà phê sẽ được kiểm soát một cách tương đối.

Quản lý nhân sự

Với tính năng tối ưu của các phần mềm quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế tối đa các vấn đề gian lận, thất thoát và quản trị nhân sự. Phân ca làm đồng đều, các thao tác như thay đổi giá bán, xóa bill đã thanh toán…nếu không được phân quyền sẽ không thể nào thực hiện được.

Các phần mềm quản lý quán cafe sẽ được thiết lập sẵn tính năng phần quyền.Theo đó chủ quán có thể tùy ý thay đổi. Nhờ vậy mà không xảy ra các trường hợp ăn chặn tiền từ nhân viên.

Điều hành chuỗi cửa hàng hiệu quả

Khi nghĩ đến một chuỗi cửa hàng cà phê, trà sữa hay đồ uống khác bạn sẽ hình dung ngay đến thương hiệu The Coffee House, Highland, Trung Nguyên,.... Họ có cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để biết được tình hình hoạt động của từng cửa hàng. Việc thiết lập một cửa hàng mới cũng rất dễ dàng.

Có thể kể đến một số yêu cầu đối với người quản lý chuỗi quán cafe:
Đồng bộ danh mục hàng hóa, giá bán, nhân viên. Các cửa hàng có thể có giá giống nhau hoặc riêng biệt.
Tài khoản sử dụng phần mềm quản lý quán cafe có thể sử dụng tại một hoặc nhiều chi nhánh.
Báo cáo kinh doanh tập trung trên một hoặc một số tài khoản cố định.

Xem thêm: Thành công của The Coffee House và bài học về kinh doanh

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Chi phí của phần mềm quản lý quán cafe sẽ khác nhau tùy thuộc vào những tính năng theo nhu cầu quản lý và quy mô kinh doanh của quán. Một số phần mềm sẽ có các tính năng miễn phí, hoặc sẽ phải trả phí để bắt đầu sử dụng.

Mỗi cửa hàng sẽ có những đặc điểm quản lý khác nhau. Phần mềm miễn phí chỉ phù hợp với các quán nhỏ và muốn dùng thử để kiểm tra tính phù hợp. Về lâu dài, phần mềm miễn phí không thể giải quyết triệt để bài toán quản lý đặc thù của từng quán.

Chẳng hạn như dữ liệu không bảo mật, tính năng không được nâng cấp,… Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình hoạt động của quán.

Hiện nay, chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý quán cafe chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tổng chi phí đầu tư. Thế nhưng hiệu quả mà nó mang lại còn nhiều hơn thế nữa. Vì vậy, bạn không nên sử dụng phần mềm kém chất lượng chỉ để tiết kiệm chi phí.

Xem thêm: 7 ý tưởng truyền thông Online cho quán cafe

10 phần mềm quản lý quán cafe tối ưu nhất

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp lớn đều sử dụng các phần mềm được lập trình theo yêu cầu hoặc phần mềm của các công ty nước ngoài. Dĩ nhiên chi phí cũng không hề rẻ, ít nhất cũng lên đến 2.000 USD/ năm.

Bên cạnh đó cũng có một số phần quản lý quán cafe có thể giúp bạn vận hành tốt cửa hàng của mình mà vẫn tối ưu chi phí. Tham khảo ngay 10 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay:

Phần mềm quản lý quán cafe Tanca

Tanca là phần mềm quản lý quán cafe được thiết kế theo mô hình 4.0 đáp ứng nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý nhân sự và công việc. Phần mềm được trang bị nhiều tính năng hiện đại, tiện lợi cũng giao diện trực quan mang đến trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Tanca là công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự, giúp cắt giảm đến 80% các thủ tục giấy tờ rườm rà. Bên cạnh đó còn giúp chủ quán có thể kiểm soát tình hình kinh doanh của quán. Một số tính năng nổi bật của Tanca như:

Chấm công trực tuyến ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, Face ID. Hoặc hệ thống chấm công tự động bằng công nghệ AI camera.
Tích hợp với máy chấm công thông thường
Xây dựng ca làm làm việc linh hoạt với hàng chục ca làm khác nhau.
Hệ thống tính lương tự động dựa trên các công thức excel đã cài đặt sẵn.
Quản lý truyền thông nội bộ
Tính năng báo cáo động

Phần mềm quản lý cafe KiotViet

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet nổi bật với quy trình hoạt động chuyên nghiệp, thao tác đơn giản. Đặc biệt hỗ trợ trên mọi nền tảng từ máy tính, máy POS cầm tay hoặc tại quầy thu ngân cho đến điện thoại. Điều này giúp mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng.

Bên cạnh đó phần mềm còn hỗ trợ bán hàng, nhận order, xuất nhập kho hàng, quản lý thu chi của quán, lưu trữ dữ liệu thông tin khách hàng. Một số tính năng của KiotViet:

Thống kê số lượng hàng tồn kho thông qua các chỉ số thời gian thực.
Sắp xếp thứ tự menu dựa theo thời gian order của khách hàng
Tích hợp menu điện tử trên iPad, máy tính bảng nhằm tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
Hỗ trợ nhân viên thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng thiết bị
Quản lý thu chi chặt chẽ và chi tiết
Báo cáo hoạt động kinh doanh một cách trực quan hơn.

Phần mềm quản lý quán cafe Mona Media

Mona Media là phần mềm quản lý quán cà phê được xây dựng trên nền tảng lập trình ổn định, mức độ bảo mật cực cao. Phần mềm giúp quản lý thu chi, kho hàng, chất lượng nguyên vật liệu… phù hợp với mọi mô hình quán cà phê. Một số ưu điểm nổi bật:

Đồng bộ dữ liệu trên đa dạng thiết bị.
Ghi chép và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất, nhập của kho.
Khả năng tự động tính toán số tiền chính xác.
Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng mốc thời gian cụ thể
Hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng.

Phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk

Cukcuk phù hợp với mọi quán cafe, hỗ trợ quy trình vận hành của quán. Kiểm soát được lượng khách đến hay không, năng lực phục vụ của nhân viên, doanh thu và cả các vấn đề phục vụ.

Order và ghi đơn hàng nhanh chóng.
Hỗ trợ ghi chú món, thêm/hủy món, chuyển bàn/ gộp bàn, tách bill dễ dàng
Dễ dàng kiểm soát việc xuất nhập nguyên liệu
Tự động hóa việc ghi chép và báo cáo doanh thu
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
Có thể quản lý từ xa trên điện thoại.
Quản lý thu chi chi tiết và chính xác.
Có thể hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi không có điện hoặc không có kết nối internet.

Phần mềm quản lý quán cafe PosApp

PosApp là phần mềm quản lý quán cà phê giúp chủ quán cà phê quản lý các hoạt động như bán hàng, nhận order. Chuyển hóa đơn từ nơi pha chế, quản lý xuất nhập tồn, thu chi định kỳ, thông tin khách hàng... phù hợp với các mô hình từ xe take-away, quán cà phê bình dân đến quán quy mô lớn, nhiều nhân viên.

Dưới đây là một số ưu điểm của phần mềm PosApp:

Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay…..
Dễ dàng kiểm soát việc xuất - nhập thiết bị, nguyên vật liệu của quán
Có thể hoạt động ngoại tuyến.
Quản lý báo cáo ca nhân viên, báo cáo bán hàng.
Cập nhật tình hình kinh doanh chi tiết trên máy tính, điện thoại theo thời gian thực.
Quản lý thu tiền theo ca, nhân viên.
Phần quyền quản lý nhân viên.
Quản lý chi tiết bill bao gồm cả những bill đã hủy.

Phần mềm quản lý quán cafe POS365

Phần mềm quản lý quán cafe POS365 hỗ trợ đặt món, thu ngân, tính tiền nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn giúp kiểm soát tốt việc thu chi và tiêu hao nguyên liệu pha chế đồ uống….

Giao diện trực quan, dễ nhìn
Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
Dễ dàng thêm/ bớt hoặc hủy/ chuyển món cho khách.
Hỗ trợ quản lý từ xa
Quản lý thu chi chi tiết và chính xác.
Báo cáo thống kê chi tiết tình hình kinh doanh của quán theo biểu đồ thanh, hình tròn.

Phần mềm quán cafe iPOS

IPOS là phần mềm quản lý quán cafe giá cả phù hợp với các quán cafe vừa và nhỏ, hỗ trợ người dùng order đồ ăn, kiểm kê nguyên vật liệu ra vào, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán,...

Hỗ trợ đặt hàng, đếm, thanh toán, in hóa đơn, ...
Quản lý kho hiệu quả.
Các báo cáo doanh thu, chi tiêu chi tiết
Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, ipad, laptop, máy POS,
Các thao tác xóa hay thay đổi/ thêm món, lưu các thay đổi.
Quản lý nguyên vật liệu định lượng, công thức được định sẵn giúp nhân viên từ khâu chuẩn bị đến khâu đặt hàng đều thực hiện chuẩn xác.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng.
Quản lý đơn hàng,doanh thu chặt chẽ
Theo dõi, thống kê thu chi chi tiết như số lượng đơn hàng, số lượng voucher khuyến mãi sử dụng, tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán, số tiền mặt có trong két, ...

Phần mềm quản lý Polaris FnB

Polaris FnB là một trong những phần mềm quản lý được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều tính năng nổi bật bao gồm:

Hỗ trợ nhận order, thông báo, xử lý nội bộ và in bill thanh toán
Quản lý tình trạng bàn để có thể sắp xếp chỗ ngồi và nhận đặt bàn hợp lý.
Sắp xếp và thay đổi ca làm việc linh hoạt hơn.
Cho phép người quản lý truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.
Tính năng phân quyền nhân viên

Phần mềm quản lý quán cafe DRS Manager

DRS Manage giúp gọi món, ghi chú món, thêm/ đổi món, gộp hay tách bill một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp quản lý từ xa một cách dễ dàng.

Một số tính năng nổi trội của phần mềm:

Hiển thị rõ tình trạng phục vụ từng bàn, từng món ăn đồ uống ránh bắt khách phải chờ lâu.
Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ
Tổng hợp thu chi, báo cáo thống kê chi tiết, xác minh theo ngày, tuần, tháng, ...
Hỗ trợ nhân viên thu ngân

Phần mềm quản lý quán cafe Loyverse POS

LOYVERSE là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí nổi bật với các tính năng như quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, phân tích kinh doanh trực quan, chương trình khách hàng thân thiết,...giúp chủ quán dễ dàng theo dõi giám sát hoạt động kinh doanh của quán.

Các tính năng chính của app:
Giám sát hiệu suất và thời gian làm việc của tất cả nhân viên.
Dễ dàng kiểm soát việc xuất - nhập nguyên vật liệu, thiết bị và máy móc của quán.
Quản lý tình hình thu chi một cách chuẩn xác.
Báo cáo thống kê tình hình kinh doanh chi tiết.

XEM NGAY:

Trên đây là danh sách các phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả và được sử dụng phổ biến nhất. Hy vọng những thông tin mà Tanca đã cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh của quán. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi bài viết.