5 lưu ý để điều hành nhân viên từ xa của các nhà hàng, quán cafe

Quản lý nhân viên trong các nhà hàng, quán cafe luôn khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Đặc thù của nhân sự trong mô hình kinh doanh này là nhân sự thời vụ, giờ làm việc linh động và tính chuyên nghiệp chưa cao. Thêm vào đó, người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để quản lý nhân viên. Vậy, làm thế nào để người quản lý có thể điều hành tốt nhân viên dù không có mặt tại quán? Sau đây là 5 lưu ý của Tanca. 

Với xu hướng làm việc phi tập trung (làm việc từ xa) trở nên ngày một phổ biến trong tương lai, Tanca mong rằng các lưu ý này sẽ hỗ trợ cho các quản lý điều hành hiệu quả ngay cả khi không đặt chân đến quán.

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Khi quản lý từ xa, người quản lý cần chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc hay các đầu công việc công việc cụ thể. Mục tiêu đề ra trong công việc cần phải rõ ràng và cụ thể. Để có thể lập được một mục tiêu tốt, bên cạnh việc tuân thủ theo nguyên tắc SMART thì các nhà quản lý có thể trao đổi thêm với nhân viên về cách để đạt được mục tiêu.

Song song với đó, người quản lý cần hướng cho nhân viên đề cao sự cam kết với mục tiêu của chính nhân viên. Kể cả khi người quản lý có mặt tại quán hay quản lý từ xa thì mỗi nhân viên đều nên có một mục tiêu hoặc KPI đo lường mức độ thành công của mình trong công việc. Khi KPI của các thành viên trong nhóm có tính bổ sung cho nhau, họ sẽ hỗ trợ nhau làm việc tốt hơn. Và, một khi nhân viên có ý thức với mục tiêu của mình, họ sẽ tận dụng mọi phương tiện để đạt được mục tiêu đó như: học hỏi thêm kỹ năng, thử cách thức mới,…  

2. Người quản lý nắm vai trò điều phối

Khi tất các nhân viên không làm việc tập trung, hiệu suất làm việc trong quán dễ dàng xuống thấp. Lúc này, người quản lý nhà hàng, quán cafe cần đứng ra với vai trò người điều phối. Bạn nên nắm được đâu là những công việc cần được ưu tiên, quản lý được tiến độ chung của tất cả các công việc đang diễn ra trong nhà hàng hàng/ quán cafe. Vì khi nhân viên tập trung vào công việc của mình, rất khó để nhân viên nắm được các thông tin tổng quan này. Do vậy, các trưởng nhóm, trưởng bộ phận rất quan trọng để điều phối ai nên ưu tiên việc gì, và cần làm việc gì quan trọng để tác động đến mục tiêu trước tiên. 

3. Giao tiếp ngay nghi cần

Chính vì người quản lý có khả năng nắm được toàn cảnh công việc, họ nên lường trước được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải để kịp thời phản ứng trước khi vấn đề xảy ra. Những dấu hiệu quan trọng như: Sự sụt giảm bất thường của lượng khách ghé quán, hay sự khác thường trong năng suất hoàn thành công việc của nhân viên,… đều là những dấu hiệu nhỏ có thể dẫn đến một hậu quả lớn hơn sau này. 

Khi có mặt tại quán, không khó để các quản lý nhắc nhở nhân viên của mình. Nhưng với mô hình quản lý từ xa, những dấu hiệu trên có thể dễ bị các nhà quản lý bỏ qua và dần dần dẫn đến kết quả không tốt. 

Một cách để giải quyết thực trạng này là người quản lý cần giao tiếp với các nhân viên khi cần. Để tiết kiệm thời gian, các nhà hàng, quán cafe có thể tổ chức các buổi check-in, báo cáo công việc, hay nói chuyện với nhân viên hàng ngày từ 10-15 phút. Hoặc, tổ chức một cuộc họp bất thường vào giữa tuần để cập nhật tiến độ công việc. Việc làm này đôi khi giúp người quản lý tìm ra nhiều vấn đề còn chưa phát sinh trong cách quản lý nhân viên từ xa. Thậm chí, tỷ phú Elon Musk từng có lần họp công ty vào lúc 1h sáng để đảm bảo các sản phẩm trong nhà máy của SpaceX vẫn đang lắp ráp một cách trơn tru.

4. Thưởng - Phạt cũng rất quan trọng 

Kèm với việc kiểm tra và theo dõi nhân viên một cách linh hoạt thì các nhà quản lý cần để ý thêm về vấn đề khen thưởng. Vì khen thưởng luôn được coi là một chất xúc tác mạnh đối với mỗi nhân viên, đặc biệt là khi người quản lý không có mặt tại quán để điều hành.

Theo như các lưu ý đã phân tích ở trên, việc thiết lập một mục tiêu “tốt” rất quan trọng. Việc dựa vào các mục tiêu để đánh giá xem nhân viên hoàn thành tốt đến đâu và khen thưởng họ đương nhiên khiến nhân viên cảm thấy tự hào và tin tưởng vào người quản lý của mình hơn. Khen thưởng chính là minh chứng rõ ràng nhất cho việc dù người quản lý không thường xuyên đến quán nhưng họ vẫn nắm rõ tình hình làm việc của mọi người và thực hiện khen thưởng cho nhân viên xuất sắc. Nhận thấy được điều đó, nhân viên trong các nhà hàng, quán cafe sẽ tự giác hơn và nỗ lực hoàn thành công việc dù người quản lý có xuất hiện hay không. Cùng ý nghĩa với khen thưởng, nhưng việc khiển trách những nhân viên làm việc chểnh mảng, lơ là khi không có sự xuất hiện của quản lý cũng có tác dụng thúc đẩy tính tự giác của nhân viên.

5. Xóa tan nỗi lo điều hành nhân viên từ xa nhờ Phần mềm quản lý nhân sự Tanca

Nhân sự của các nhà hàng hay quán cafe thường là nhân sự parttime, giờ làm việc linh động và tính chuyên nghiệp chưa cao. Vì vậy, nhà quản lý nhân sự đòi hỏi phải quản lý ca làm linh hoạt, sử dụng hình thức chấm công đơn giản nhằm giúp ngăn chặn gian lận và điều hành nhân sự hiệu quả. 

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca không những cắt giảm giấy tờ, giảm tải cho bộ phận tính công mà còn cung cấp các tính năng để những nhà quản lý nhà hàng, quán cafe có thể thực hiện việc quản lý nhân viên từ xa. Phần mềm thực hiện được vai trò trên nhờ cung cấp các tính năng nổi bật sau:

🔺Chấm công điện thoại qua Wifi, GPS và AI

Nhân viên của nhà hàng, quán cafe thường xuyên được tuyển mới do vậy sử dụng điện thoại để chấm công thuận tiện và đơn giản hơn máy chấm công. Chỉ cần thêm số điện thoại của nhân viên là ngay lập tức chấm công được. Nhân viên có thể trực tiếp chấm công trên điện thoại thông qua Wifi, định vị GPS và camera AI. Điều này giúp tiết kiệm việc mua máy chấm công, đặc biệt, phần mềm giải quyết được nỗi lo lớn là các nhà hàng đặc trong khu trung tâm thương mại không thể gắn máy chấm công.

🔺Xếp ca linh hoạt

Xếp ca cho nhân viên là nghiệp vụ rất phổ biến trong hoạt động điều hành nhà hàng, quán cafe. Tuy nhiên, đặc trưng trong ngành này là nhân viên thường xuyên đổi ca, quản lý điều chuyển nhân viên qua cửa hàng khác, quản lý quên xếp ca cho nhân viên. Do đó, phần mềm Tanca hỗ trợ các nhà quản lý có thể tạo ra hàng chục ca làm và phân các ca làm cho nhân viên cực kỳ linh hoạt.

🔺Hệ thống tính công – lương tự động

Thay vì mất vài tiếng, vài ngày để làm công việc tính công và lương hàng tháng, Tanca sẽ giúp công việc này diễn ra hoàn toàn tự động. Không còn sự can thiệp của con người do vậy thông tin là hoàn toàn chính xác. Đối với các mô hình cần bóc tách giờ công, công của từng cửa hàng, Tanca đều có thể giải quyết.

🔺Số hóa đơn từ và quy trình phê duyệt

Tanca cung cấp 18 loại đơn từ khác nhau dành cho nhà hàng, quán cafe và giải quyết hầu hết toàn bộ các đề xuất, đơn từ qua nhiều cấp phê duyệt. Dễ dàng cấu hình và thay đổi các quy trình phê duyệt.