Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Lark Messenger đơn giản, hiệu quả nhất? Trong bài viết sau Tanca sẽ hướng dẫn bạn các bước từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn tận dụng tối đa công cụ giao tiếp Lark Messenger thuộc bộ ứng dụng Lark Suite. Không chỉ học cách sử dụng, mà còn khám phá các tính năng như video call, chia sẻ tệp, chỉnh sửa tài liệu và quản lý công việc. Theo dõi ngay bạn nhé!
Lark Messenger là gì?
Lark Messenger là một ứng dụng theo dõi tiến độ và liên lạc trực tuyến thuộc bộ công cụ kỹ thuật số Lark Suite. Lark Messenger không chỉ đơn thuần là trò chuyện mà còn là trung tâm giao tiếp - "bộ não" vận hành của nền tảng giúp duy trì kết nối và giúp thúc đẩy các cá nhân, nhóm, phòng ban cộng tác hiệu quả hơn.
Hiểu được tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp và tương tác nơi công sở, Lark Messenger còn cung cấp nhiều tính năng thú vị và hữu ích. Nhờ đó giúp doanh nghiệp quản lý luồng giao tiếp nội bộ, chia sẻ thông tin, tài liệu và kết nối đội nhóm một cách thuận tiện nhất trong cùng một digital workplace. Từ đó gia tăng năng suất và giảm thiểu sự thiếu kết nối của doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng Lark Mail
Tại sao nên sử dụng nền tảng chat nội bộ trong doanh nghiệp
Việc sử dụng các nền tảng chat cá nhân trong doanh nghiệp như gây ra những vấn đề sau:
- Giao tiếp không hiệu quả, cản trở sự phối hợp cộng tác và làm việc đội nhóm.
- Lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên do nhân viên phải đọc lại nhiều nội dung chat để hiểu chuyện gì đang xảy ra.
- Gây rối và làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Không đảm bảo tính bảo mật và riêng tư trong việc trao đổi thông tin quan trọng.
Trước tình trạng vận hành không hiệu quả trong doanh nghiệp do sự lẫn lộn giữa môi trường chat cá nhân và công việc. Theo đó, các doanh nghiệp thường sử dụng các nền tảng chat cá nhân như Zalo, Telegram, Whatsapp, dẫn đến sự rối rắm và nhập nhằng giữa cá nhân và môi trường làm việc.
Do đó sự ra đời của Lark Messenger trên nền tảng số Lark Suite mang đến giải pháp giao tiếp hiệu quả:
- Tách bạch môi trường giao tiếp giữa cá nhân và môi trường làm việc, giúp nhân viên tập trung vào công việc và phối hợp cộng tác hiệu quả hơn.
- Giảm thiểu sự rối và nhập nhằng trong quá trình giao tiếp, tăng tính hiệu quả và năng suất làm việc.
- Tính bảo mật và riêng tư được đảm bảo hơn khi trao đổi thông tin quan trọng.
- Các tính năng đa dạng của Lark Chat, như chia sẻ tệp, họp trực tuyến, nhắn tin và gọi điện, giúp tăng cường sự phối hợp và cộng tác trong đội nhóm.
- Kết hợp với các ứng dụng trong hệ sinh thái Lark như Lark Docs, Approval, Wiki, Base.. giúp cho việc quản lý, chia sẻ và lưu trữ thông tin trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Webinar
Các tính năng của công cụ Lark Messenger
Lark Messenger bao gồm các loại chat sau:
- Chat cá nhân
- Chat nhóm (Group chat)
- Chat bộ phận (Official Department chat) - tự động thêm nhân sự vào nhóm chat
- Chat với BOT
- Chat dạng chủ đề (Topic)
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của công cụ Lark Messenger:
Gửi và nhận tin nhắn
Tương tự như các ứng dụng nhắn tin chuyên nghiệp khác, Lark Messenger mang đến cho người dùng trải nghiệm nhắn tin thông minh, tiện lợi cùng nhiều tính năng độc đáo. Cụ thể:
Dịch tin nhắn văn bản chính xác
Một điểm khác biệt lớn trong Lark Messenger là nó hỗ trợ tự động dịch tin nhắn văn bản. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc phá vỡ rào cản ngôn ngữ giữa các quốc gia. Nhất là khi làn sóng toàn cầu hóa đã dẫn đến việc các công ty có xu hướng hợp tác liên doanh với các doanh nghiệp nước ngoài.
Lark Messenger sử dụng AI - trí tuệ nhân tạo cho phép người dùng dịch trực tiếp tin nhắn văn bản sang ngôn ngữ mong muốn của họ. Hiện nay ứng dụng này hỗ trợ dịch 17 ngôn ngữ, bao gồm: tiếng Anh, tiếng Trung (Giản thể), tiếng Nhật, tiếng Thái, tiếng Indonesia, tiếng Hindi, tiếng Pháp, tiếng Trung (Phồn thể), tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Hàn, tiếng Nga, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Việt, tiếng Ý, tiếng Ả Rập và tiếng Ba Lan.
Bằng cách bao gồm các ngôn ngữ phổ biến nhất trên thế giới, các doanh nghiệp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các sự kiện hợp tác quốc tế mà không phải lo lắng về rào cản ngôn ngữ hoặc chi phí thuê phiên dịch viên.
Tính năng gửi tin nhắn Rich Text
Lark Messenger cung cấp cho người dùng khả năng gửi tin nhắn ở định dạng văn bản Rich Text bên cạnh định dạng như các ứng dụng trò chuyện thông thường. Theo đó tin nhắn dạng Rich Text được soạn thảo tốt hơn, tối ưu hơn.
Chẳng hạn như tự động tạo tiêu đề, dấu dạch đầu dòng, chèn hình ảnh, video và thêm định dạng cơ bản…Tính năng này cũng là giải pháp giúp người dùng truyền tải thông tin đầy đủ, rõ ràng và trực quan hơn chỉ với một tin nhắn duy nhất. Hạn chế trao đổi qua lại và giúp quá trình xử lý nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Gửi tin nhắn Khẩn cấp - Buzz
Khi trò chuyện trên Lark, bạn sẽ gặp những tình huống khẩn cấp như cần ai đó đọc tin nhắn của bạn càng sớm càng tốt. Buzz là chức năng giúp người dùng hiện thực hóa mong muốn này.
Cụ thể, bạn có thể sử dụng Buzz để tạo một cuộc trò chuyện tạm thời, có giới hạn thời gian, chỉ khả dụng trong một khoảng thời gian ngắn, từ vài phút đến một giờ. Vì vậy, người dùng có thể tạo các cuộc hội thoại nhanh chóng và dễ dàng với danh sách liên hệ của họ mà không cần mở các cuộc hội thoại dài.
Tính năng Buzz cũng cho phép người dùng xác định người mà họ muốn giao tiếp và cho phép họ đặt một số hạn chế nhất định. Chẳng hạn như không cho phép người nhận chụp ảnh màn hình hoặc chuyển tiếp các cuộc trò chuyện…
Trích xuất văn bản từ hình ảnh
Lark Messenger cung cấp chức năng trích xuất văn bản từ hình ảnh, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tài nguyên khi không cần nhập lại nội dung hình ảnh. Người dùng có thể trích xuất văn bản trực tiếp từ hình ảnh chụp màn hình và dễ dàng chia sẻ nó với người khác.
Lark Messenger cũng cung cấp chức năng trích xuất văn bản từ tài liệu PDF. Để sử dụng tính năng này, chỉ cần tải tài liệu lên và chọn "Trích xuất văn bản", Lark Suite sẽ tự động trích xuất văn bản từ tài liệu.
Tổ chức và sắp xếp các cuộc trò chuyện
Lark Messenger không chỉ phục vụ như một công cụ giao tiếp cơ bản, mà còn cải thiện năng suất và sự tập trung bằng cách cung cấp khả năng sắp xếp và tổ chức các cuộc hội thoại.
Bạn có thể ghim các cuộc trò chuyện quan trọng lên đầu trang trò chuyện để xem và trả lời nhanh hơn. Hoặc khi cần tập trung vào một đoạn hội thoại mà chưa có thời gian đọc ngay, bạn có thể đánh dấu đoạn hội thoại đó để đọc sau.
Nếu không muốn bị phân tâm bởi quá nhiều cuộc trò chuyện, bạn có thể đánh dấu một cuộc trò chuyện là xong để xóa nó khỏi danh sách trò chuyện. Các cuộc trò chuyện không bị xóa và bạn có thể bật lại chúng bất kỳ lúc nào.
Tạo và quản lý nhóm
Người dùng có thể tạo và quản lý nhóm trên Lark Messenger. Bao gồm các chức năng như mời người dùng, rời nhóm, xóa nhóm, chuyển quyền quản lý cho thành viên khác. Lark Messenger cũng hỗ trợ các chức năng như thêm tên nhóm mới, hình đại diện và mô tả cho nhóm, tắt hoặc bật thông báo…
Đối với phiên bản Lark Messenger dành cho doanh nghiệp, bạn cũng có thể quản lý nhóm và phân bổ nhân viên của mình để quản lý và sử dụng các chức năng nhóm một cách hiệu quả.
Đặc điểm nổi bật của tính năng này là nó có thể liên kết với cơ cấu tổ chức. Quản trị viên nhóm có thể tạo toàn bộ nhóm nhân viên và nhóm bộ phận trong phần Quản trị.
Sau khi tạo các nhóm này, tất cả các thành viên mới sẽ tự động tham gia vào nhóm bộ phận họ trực thuộc và rời khỏi nhóm nếu họ nghỉ việc. Khi tham gia một nhóm mới, người dùng có thể xem tất cả các bản ghi cuộc trò chuyện nhóm và dễ dàng hiểu những gì đang được thảo luận.
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Meeting
Cách sử dụng Lark Messenger
Để cài đặt và sử dụng Lark Messenger, bạn chỉ cần tải xuống ứng dụng Lark từ cửa hàng ứng dụng di động hoặc trang web chính thức của Lark Suite trên máy tính.
Bước 1: Sau khi tải xuống và cài đặt Lark, hãy mở ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản của bạn bằng số điện thoại hoặc địa chỉ email (cá nhân hoặc doanh nghiệp).
Bước 2: Công cụ Lark Messenger nằm trên giao diện chính của nền tảng, nơi bạn có thể bắt đầu trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp hoặc đối tác.
Bước 3: Để sử dụng các chức năng trên Lark Messenger, bạn có thể nhấn vào biểu tượng menu ở cuối màn hình để truy cập các chức năng như gọi video, gọi thoại, chia sẻ màn hình, tạo họp trực tuyến, tạo danh sách công việc và ghi chú trực tuyến.
Bước 4: Bạn cũng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm thông tin hoặc cuộc trò chuyện cụ thể trên Lark Messenger.
Nếu bạn sử dụng phiên bản doanh nghiệp, bạn cũng có thể quản lý và tương tác với nhân viên và đối tác của mình trên nền tảng này.
Cả Lark Suite và Lark Messenger đều được cung cấp miễn phí trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, iOS và Android (phiên bản miễn phí chỉ áp dụng cho các tài khoản bằng hoặc nhỏ hơn 50 tài khoản)
Xem thêm: Cách sử dụng Lark Approval
Ưu điểm nổi bật của Lark Messenger
Lark Messenger không chỉ là một ứng dụng nhắn tin mà còn cung cấp tính năng tạo cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, quản lý tài liệu, quản lý tác vụ. Và nhiều chức năng cộng tác trực tuyến khác giúp nhân viên và các thành viên trong công ty giao tiếp và phối hợp hiệu quả hơn.
Nhận thông báo real- time từ các ứng dụng khác
Chat-centric là một tính năng độc đáo của Lark Suite. Điều này có nghĩa là Lark Messenger là trung tâm kết nối và tương tác giữa các ứng dụng khác trên cùng một nền tảng.
Cụ thể, nó tích hợp với các ứng dụng khác của Larksuite như Lark Calendar, Lark Drive và Lark Docs, cho phép người dùng trao đổi thông tin, tài liệu và tổ chức các cuộc họp trực tuyến một cách dễ dàng và hiệu quả.
Mọi hoạt động công việc, điều phối trên ứng dụng Larksuite sẽ được cập nhật và tự động thông báo trên Lark Messenger. Điều này giúp thuận tiện cho người dùng, đặc biệt là người quản lý nắm bắt nhanh chóng tiến độ công việc.
Tương tác trực tiếp với các ứng dụng khác trong cửa sổ trò chuyện
Lark Messenger không chỉ có thể gửi thông báo hoạt động của các ứng dụng khác mà còn hỗ trợ người dùng tương tác, chỉnh sửa và làm việc với các ứng dụng khác trực tiếp trong cửa sổ trò chuyện.
Tính bảo mật cao
Lark Messenger có khả năng bảo mật vững chắc, bao gồm mã hóa dữ liệu đầu cuối và quản lý tài khoản. Mục đích bảo vệ dữ liệu và thông tin cá nhân của người dùng.
Tuy nhiên, hệ thống của Lark Messenger vẫn cho phép tích hợp nhiều ứng dụng bên ngoài như Google Drive, Dropbox, Salesforce và nhiều ứng dụng khác để giúp người dùng làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Xem thêm: Giao tiếp và cộng tác thông minh với Lark
Trên đây là cách sử dụng Lark Messenger chính xác, chi tiết nhất. Chúng tôi hy vọng rằng, thông qua những hướng dẫn cụ thể bạn đã nắm bắt được cách tận dụng tối đa ứng dụng nhắn tin này, giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc hiệu quả. Theo dõi thêm các bài viết mới nhất của Tanca để tìm đọc những thông tin mới nhất về Lark Suite - Digital workplace hot nhất hiện nay.
