Quy định sử dụng máy tính trong công ty giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và bảo vệ tài sản của mình. Vậy làm thế nào để xây nội quy, quy phong sử dụng mạng máy tính, sử dụng internet trong kinh doanh hợp lý? Tìm hiểu ngay tiêu chí và nội dung của văn bản sử dụng mạng lan văn phòng máy tính trong bài viết của Tanca dưới đây.

Tiêu chí xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty

Ban lãnh đạo nên dựa vào những tiêu chí nào để xây dựng chính sách sử dụng máy tính trong công ty, được sự đồng thuận cao nhất, không gây tâm lý “khó chịu” cho nhân viên?

Quy định sử dụng máy tính: Đảm bảo linh hoạt, tôn trọng cá nhân

Đây là tiêu chí đầu tiên mà mỗi Giám đốc / Chủ doanh nghiệp, phải quan tâm trước khi ban hành quy chế sử dụng máy tính trong công ty.

Vì ai cũng muốn nhân viên trong thời gian làm việc phải thật tập trung vào công việc để mang lại hiệu quả tốt, hạn chế thời gian rảnh để xem phim, lướt web,…

Tuy nhiên, vì mỗi công ty có một văn hóa doanh nghiệp khác nhau nên đừng cứng nhắc với những quy định ồ ạt, hàng loạt.

Các chủ doanh nghiệp không nên yêu cầu quá khắt khe với nhân viên của mình về việc sử dụng Internet, cấm đoán họ hoàn toàn. Nhưng hãy linh hoạt, đánh giá thực tế hiệu quả làm việc của từng nhân viên, cũng như sở thích cá nhân của mỗi người để tạo nên một doanh nghiệp kỷ luật nhưng vẫn tin cậy lẫn nhau.

Thể hiện văn hóa tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp luôn là yếu tố mà Ban lãnh đạo phải quan tâm xây dựng. Với mỗi quy chế ban hành cần có sự gắn kết với văn hóa tổ chức, để nhân viên mới không cảm thấy bị gò ép.

Huy động sự đồng thuận của toàn tổ chức

Trước khi quy định có hiệu lực, chủ doanh nghiệp không nên bỏ qua “khâu” công tác tư tưởng cho nhân viên.

Hãy để nhân viên cảm thấy rằng, không có sự giám sát hay ép buộc nào trong môi trường tổ chức này. Mà chỉ có các quy định nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của mọi người và giảm thiểu sự xâm nhập của tin tặc, đánh cắp dữ liệu khi họ vô tình làm rò rỉ thông tin trên mạng xã hội.

Nhấn mạnh rằng mọi người đều có quyền hợp pháp sử dụng máy vi tính được cung cấp. Nhưng hãy sử dụng nó một cách có trách nhiệm, yêu cầu duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Cần bộ phận có thẩm quyền xét duyệt

Phòng Nhân sự phải soạn thảo chính sách máy của công ty và đệ trình lên Giám đốc điều hành hoặc tổng giám đốc để phê duyệt. Sau khi xét duyệt và thông báo cho các phòng, ban liên quan biết để thực hiện.

Xem thêm: Quy tắc 5S trong văn phòng

Tại sao bạn cần quy phong sử dụng máy tính văn phòng?

Bạn có biết rằng 50% nhân viên không biết họ được mong đợi điều gì, khi nói đến việc sử dụng máy tính và internet tại nơi làm việc?

Với chính sách sử dụng máy tính, bạn có thể đặt các nguyên tắc chính xác cho việc sử dụng máy tính của nhân viên. Họ sẽ hiểu rõ hơn về hành vi được mong đợi ở họ khi họ dùng tài nguyên máy tính của tổ chức:

Giảm các vấn đề vi phạm bản quyền và bảo mật phổ biến

Khoảng 92% máy tính có phần mềm vi phạm bản quyền có chứa phần mềm độc hại n, vi rút và sâu máy tính. Ngoài ra, nếu nhân viên của bạn tải xuống các tệp hoặc phần mềm vi phạm bản quyền, công ty của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật và phải trả tiền phạt.

Khi có các quy tắc rõ ràng cấm sử dụng các chương trình không có giấy phép hoặc vi phạm bản quyền. Doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ gặp phải các vấn đề nghiêm trọng về bảo mật và pháp lý như đã đề cập ở trên.

Giảm thiểu lạm dụng máy tính và mạng

Có nhiều cách để nhân viên có thể lạm dụng tài nguyên thông tin của công ty. Vì vậy, hãy chống lại các hoạt động máy tính và mạng cụ thể trong chính sách của doanh nghiệp.

Điều đó sẽ phụ thuộc vào luật pháp quy định, nhưng nhìn chung có thể cấm các hoạt động như:

Xâm nhập: Nhân viên sử dụng hệ thống máy tính để truy cập trái phép vào dữ liệu, mạng khác hoặc thông tin đăng nhập của người dùng.
Lạm dụng dữ liệu: Tiết lộ hoặc chuyển bất hợp pháp dữ liệu của công ty sang thiết bị cá nhân.
Vi phạm bản quyền: Sao chép tài sản trí tuệ, công nghệ (phần mềm, phim, sách) và phân phối chúng trên internet mà không có sự cho phép của chủ sở hữu bản quyền.
Lạm dụng danh tính và tài chính: Gian lận tài chính và xử lý thông tin thẻ tín dụng bị đánh cắp.
Khai thác tiền điện tử: Dùng tài nguyên và sức mạnh máy tính của bạn để khai thác bitcoin và các loại tiền điện tử khác.
Dùng băng thông mạng quá mức: Tải xuống các tệp không cần thiết có thể dẫn đến mất băng thông.
Thậm chí còn có một số luật chính thức chống lại những hành vi lạm dụng như vậy, chẳng hạn như đạo luật về lừa đảo và lạm dụng máy tính vào đạo luật bảo vệ dữ liệu.

Đó là lý do tại sao bạn nên đưa những hướng dẫn như vậy vào chính sách sử dụng máy tính đối với người lao động. Bằng cách này, bạn có thể đưa ra các quy tắc rõ ràng mà nhân viên của bạn có thể tham khảo và họ sẽ hiểu hậu quả nhận được nếu vi phạm chính sách.

Giúp giải quyết các mối lo ngại về quyền riêng tư của nhân viên

Các luật liên quan đến quyền riêng tư và quyền giám sát cũng sẽ khác nhau tùy theo quốc gia.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là tạo ra một chính sách đơn giản về mức độ riêng tư, mà nhân viên của bạn mong đợi và các hoạt động giám sát của công ty tại nơi làm việc.

Thực tế, có rất nhiều nhân viên mong muốn có quyền riêng tư cá nhân khi làm việc trên máy tính của công ty.

Xem thêm: Cách sắp xếp file nên biết

Nội dung cơ bản của quy trình sử dụng máy vi tính công ty như thế nào?

Quyền và trách nhiệm của người sử dụng trong doanh nghiệp

Trước hết, văn bản quy định cần quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người sử dụng máy tính trong công ty. Vì đây là những người sẽ trực tiếp sử dụng máy tính cho công việc.

Làm rõ quyền hạn và trách nhiệm cũng là cách để nhân viên biết mình làm được và chưa làm được gì. Từ đó tăng hiệu quả công việc, góp phần tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu cho công ty.

Quy chế sử dụng mạng nội bộ - Quyền và trách nhiệm

Ngày nay, mọi công ty đều sử dụng mạng máy tính nội bộ của riêng mình, mục đích chính là lưu trữ dữ liệu công việc quan trọng của công ty. Thông báo về quy định sử dụng máy tính trong công ty cho hệ thống mạng máy tính nội bộ góp phần hạn chế tình trạng bị hacker xâm nhập và đánh cắp dữ liệu.

Cũng như các phòng ban khác, có thể dễ dàng liên hệ và trao đổi các thông tin, tài liệu quan trọng trong Công ty. Sử dụng hiệu quả hệ thống mạng máy tính nội bộ, góp phần tăng hiệu quả công việc và tăng doanh thu cho Công ty.

Biết phương án xử lý sự cố

Trong quá trình sử dụng mạng máy tính để phục vụ cho công việc thì việc gặp sự cố là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, trong nội quy sử dụng máy tính trong Công ty, nhà quản trị cần xác định rõ hướng xử lý khi xảy ra sự cố, nhân viên nên liên hệ với ai để nhanh chóng sửa chữa, thoát khỏi tình trạng này.

Giới hạn trong quy định sử dụng Internet trong cơ quan

Tùy vào đặc điểm của từng công ty, doanh nghiệp mà việc truy cập Internet có những hạn chế nhất định. Có một số hạn chế nhất định như không trao đổi mật khẩu với nhân viên cùng công ty, không tự ý thay đổi tên máy, địa chỉ IP, cài đặt phần mềm chứa mã độc hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân trên máy công ty.

Khi thiết lập các giới hạn này, chủ doanh nghiệp nhằm mục đích tối đa hóa mạng nội bộ bị tấn công. Trong kinh doanh, các công ty cạnh tranh với nhau, không phải công ty nào cũng có sự cạnh tranh lành mạnh. Các đối thủ cạnh tranh sẽ luôn sẵn sàng chơi xấu để loại bỏ doanh nghiệp của bạn.

Khen thưởng và kỷ luật khi sử dụng máy tính công ty

Trong quy định về sử dụng máy tính cũng cần quy định rõ vấn đề khen thưởng, những người chấp hành tốt. Kỷ luật những nhân viên còn hời hợt, thiếu quan tâm, để mọi người có ý thức hơn trong việc sử dụng mạng máy tính.

Điều khoản thi hành

Văn bản quy định sử dụng máy vi tính trong Công ty cần quy định rõ thời gian áp dụng, các bộ phận liên quan, người thực hiện quy định và các nội dung khác trong văn bản hiện đã được Ban lãnh đạo thông qua.

Xem thêm: Ảnh hưởng của việc đùn đẩy trách nhiệm

Cách ban hành nội quy định sử dụng mạng máy tính doanh nghiệp

Một văn bản quy định việc sử dụng máy vi tính cần mang lại hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự. Nhà quản lý nhân sự, để thực hiện thành công nhằm đạt được mục tiêu, cần có những cách sau:

Cách 1: In ra bản cứng và gửi đến từng bộ phận

Phòng Nhân Sự sẽ in ra bản cứng để lưu trữ. Bản sao còn lại sẽ được in ra và gửi đến từng bộ phận để họ phân phát nội quy cho nhân viên của mình.

Cách 2: Gửi bản scan qua email nhân viên

Bản giấy đã được duyệt và đóng dấu, bộ phận nhân sự sẽ lưu lại, đồng thời scan thêm 1 tờ để gửi qua email cho toàn thể nhân viên trong công ty. Nhân sự cần xác nhận điều này với các trưởng nhóm để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết về tất cả các quy định mới này.

Cách 3: Gắn thông báo ở bảng tin

Bộ phận nhân sự có thể in bảng, đóng dấu và dán lên bảng tin để mọi nhân viên có thể nhận được thông tin cập nhật một cách sớm nhất.

Cách 4: Thông báo nội bộ thông qua trang công ty, Facebook, Zalo

Thông báo nội quy mới ban hành trên các mạng xã hội như facebook, zalo,… và đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều được thông báo đầy đủ về nội quy mới.

Cách 5: Sử dụng phần mềm làm việc nội bộ

Giờ đây, việc ban hành nội quy công ty đã dễ dàng hơn rất nhiều với phần mềm quản lý nhân sự Tanca. Phần mềm tích hợp nhiều chức năng như: Quản lý thông tin nhân sự, quản lý tuyển dụng, hạch toán thời gian làm việc, tính lương, nộp ZUS, TNCN,…

Với phần mềm Tanca, bạn có thể dễ dàng thông báo các nội quy, quy định cho nhân viên trong công ty mà không tốn quá nhiều thời gian, công sức. Nhân viên trong công ty dễ dàng nắm bắt thông tin và phản ứng ngay khi có bất cập.

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm và dùng thử miễn phí, quý khách hàng hãy để lại thông tin dưới bài viết này để chúng tôi có thể liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất.

Xem thêm: Nguyên tắc thiết kế sổ tay nhân viên

Hy vọng với những chia sẻ của Tanca về quy định sử dụng máy tính trong công ty sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy định này, từ đó xây dựng được nội quy phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về công cụ giúp bộ phận nhân sự quản lý văn bản, công việc một cách tiện lợi, hãy liên hệ cho Tanca ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí.