Đùn đẩy trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều hệ quả, gây ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết này của Tanca sẽ giúp các nhà quản lý chỉ ra những nguyên nhân hình thành suy nghĩ né tránh, đổ lỗi trong cách ứng xử của nhân viên, đồng thời sẽ đưa ra các giải pháp khắc phục tình trạng trốn tránh trách nhiệm. Cùng tìm hiểu cùng Tanca nhé.
Nguyên nhân đùn đẩy trách nhiệm là gì?
Muốn chữa được bệnh thì bắt buộc phải tìm đúng nguyên nhân, các nhà quản lý phải tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Chuyển giao trách nhiệm cho người khác có thể do một số lý do như sau:
Thứ nhất,
Nguyên nhân là do cơ chế, tổ chức quyền lực và quản trị dễ tạo ra sự chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm. Đó là do người quản lý không có kế hoạch và KPI rõ ràng cho nhân viên.
Điều này sẽ khiến nhân viên không hiểu được nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của mình. Cuối cùng, tạo ra sự thúc đẩy giữa các nhân viên, thường là giữa nhân viên mới và nhân viên cũ.
Thứ hai,
Người đứng đầu không nghiêm minh, không gương mẫu. Người quản lý không có quyền hạn rất dễ bị nhân viên thoái thác công việc và viện lý do.
Những người này thường giao việc thêm cho đồng nghiệp mới, hoặc những người làm việc chăm chỉ. Điều này cuối cùng sẽ tạo ra những ức chế trong công việc, lâu dần sẽ khiến nhân viên nản lòng và bỏ việc.
Vì vậy, người lãnh đạo trước hết phải có quyền hành. Quyền lực được xây dựng bởi sự tận tâm, trách nhiệm với công việc vì mục tiêu, nhiệm vụ. Khi làm việc với nhiều người, người quản lý phải có “quyền hành”.
Đối với những nhân viên thường trốn tránh trách nhiệm, sếp phải đặt KPI cho mình. Với những công việc làm thêm đột xuất, người quản lý phải chia đều công việc cho người mới và người cũ.
Xem thêm: Quy tắc 5S trong văn phòng
Hệ quả của văn hóa đổ lỗi trong doanh nghiệp
Vấn đề đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm thường thấy trong văn hóa văn phòng ở các công ty, doanh nghiệp hay thậm chí là cơ quan nhà nước.
Những nhân viên thường xuyên làm việc tập thể, tập thể dễ so bì hơn thua với đồng nghiệp dẫn đến tình trạng trốn tránh trách nhiệm và gây ra nhiều hậu quả như:
Giảm năng suất và chất lượng công việc: Khi bị sếp la mắng và muốn biết ai là người phải chịu trách nhiệm cho những vấn đề phát sinh, nhân viên thường đổ lỗi cho người khác vì không ai muốn có ấn tượng xấu ban đầu với cấp trên và ảnh hưởng đến tiền lương và uy tín của mình.
Làm cho sự sáng tạo và đổi mới biến mất: văn hóa đổ lỗi khi nhân viên thận trọng, e ngại và sợ mắc sai lầm. Về lâu dài, tập thể sẽ dần mất đi tư duy sáng tạo và không có ý chí cầu tiến, mất đi chức năng đổi mới trong công việc.
Làm cho sự hiểu lầm ngày càng nhiều và vấn đề sẽ khó giải quyết hơn: Nhân viên có thói quen trốn tránh trách nhiệm, không muốn nhận lỗi của mình, hay dùng lời lẽ sửa sai hoặc biện hộ. Điều này sẽ khiến các lỗ hổng trong công trình được khắc phục kém và tạo ra nhiều hệ lụy về sau.
Khó sửa đổi và dễ phát cho nhiều người: Nhân viên thường sẽ trốn tránh trách nhiệm bằng những câu nói phóng đại như: “Do công tác bên A không cung cấp đủ dữ liệu nên các cơ quan không thể hoàn thành báo cáo / giấy phép…”. Có người làm lần một sẽ có người làm lần 2, khiến các nhân viên khác bắt chước vì đó là cách trốn tránh trách nhiệm hiệu quả.
Xem thêm: Nguyên tắc thiết kế sổ tay nhân viên chuyên nghiệp
Cách xóa bỏ đùn đẩy trách nhiệm, né tránh công việc
Tìm ra nguyên nhân của vấn đề giúp bạn dễ dàng tìm ra giải pháp hơn, và do đó có thói quen trốn tránh trách nhiệm. Các nhà quản lý nên xem xét kỹ lưỡng cách thức làm việc và khả năng của nhân viên.
Đồng thời, người quản lý cũng cần thay đổi cách phân công công việc giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như có những biện pháp kỷ luật, răn đe, không được mềm lòng.
Ứng xử dưới góc độ cá nhân
Người quản lý cần làm cho nhân viên thấy rõ tác hại và hậu quả mà hành vi trốn tránh trách nhiệm mang lại. Từ đó, bạn phải xây dựng tư tưởng đúng đắn cho nhân viên trong ứng xử văn phòng và làm việc.
Ngoài ra, nhân viên phải thường xuyên được khen thưởng, động viên trong công việc để họ thấy được giá trị của năng lực.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp 3A để củng cố niềm tin của nhân viên vào doanh nghiệp giúp giảm thiểu tình trạng trốn tránh trách nhiệm trong công việc.
Đánh giá cao: Thường xuyên khen thưởng nhân viên vì những đóng góp của họ sẽ giúp họ tự tin hơn trong công việc. Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo rằng việc khen thưởng nhân viên được thực hiện theo 4 nguyên tắc ngay lập tức, trung thực, cụ thể và tích cực.
Sự chấp thuận: Việc áp dụng mô hình làm việc không phân cấp nhấn mạnh sự tự do cá nhân và sự trao quyền sẽ mang lại động lực và niềm tin cho nhân viên, để có những ý tưởng khả thi và sáng tạo.
Chú ý: luôn sẵn sàng lắng nghe những đề xuất, phàn nàn và ý kiến của nhân viên sẽ giúp bạn thúc đẩy nhân viên phát huy hết khả năng của mình một cách vô cùng hiệu quả trong công việc.
Thay đổi chiến lược dưới góc độ các mối quan hệ
Thay đổi suy nghĩ của bạn từ góc độ mối quan hệ sẽ giúp giảm bớt thói quen tiêu cực này trong môi trường văn phòng. Vì lý do này, các nhà quản lý phải có những cuộc trò chuyện thẳng thắn về trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Cuộc họp này nên được tổ chức trong một bầu không khí thoải mái như một cuộc trò chuyện và trao đổi kinh nghiệm giữa các cá nhân.
Bạn nên thực hiện cuộc thảo luận bằng cách làm theo các bước sau:
- Thống nhất những rủi ro và sai lầm trong công việc để nhân viên có cơ hội nâng cao kinh nghiệm của bản thân.
- Thiết lập các nguyên tắc làm việc cơ bản để nhân viên có thể học hỏi thêm trong các tình huống sai sót.
- Người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thảo luận về những sai lầm trong công việc, chia sẻ những áp lực mà họ đang gặp phải và thống nhất phương án tối ưu cho các vấn đề.
Thay đổi dưới góc độ quản lý tổ chức, doanh nghiệp
Các công ty cần xây dựng văn hóa công ty trong sạch, minh bạch và rõ ràng, tránh chủ quan và thành kiến một chiều. Bạn có thể dễ dàng xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp của mình thông qua các hành động cụ thể như:
Bạn cần tăng cường quy trình tuyển dụng và thúc đẩy sự phù hợp của ứng viên với văn hóa kinh doanh minh bạch. Bạn phải chọn những ứng viên có khả năng thích ứng với các giá trị cốt lõi và thói quen làm việc của doanh nghiệp.
Làm phẳng cấu trúc doanh nghiệp và hợp lý hóa triệt để các cấp quản lý cấp trung, giảm thiểu rào cản giữa lãnh đạo và nhân viên. Điều này sẽ giúp cải thiện tính minh bạch trong kinh doanh và hạn chế hành vi trốn tránh giữa các nhân viên.
Công khai kết quả công việc sẽ giúp người quản lý trực tiếp thể hiện sự tin tưởng của mình đối với nhân viên. Nhờ đó, nhân viên phát huy tinh thần trách nhiệm mạnh mẽ hơn và hạn chế tình trạng gian lận, tắc trách trong công việc.
Xem thêm: Những điều cần biết về văn hóa doanh nghiệp
Bí quyết phân công công việc hiệu quả cho nhân viên
Một khi nguyên nhân được tìm thấy, nó sẽ dễ dàng để giải quyết vấn đề đùn đẩy trách nhiệm. Dưới đây là một số biện pháp mà các công ty có thể áp dụng để loại bỏ “căn bệnh” nói trên:
Phân công đúng người đúng việc
Một phần của việc trở thành một nhà lãnh đạo giỏi là hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của nhân viên. Nếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ cần nhiều sự hợp tác để hoàn thành, đừng ủy thác nó cho người thích làm việc một mình. Giao phó cho người có tinh thần đồng đội cao.
Ngoài ra, bạn có thể lập danh sách các nhiệm vụ và để mọi người chọn nhiệm vụ phù hợp nhất với khả năng và sở thích của họ. Để mọi người tự chọn nhiệm vụ cũng là cách giúp tạo cảm hứng và trách nhiệm với công việc.
Giải thích lý do phân công
Nếu bạn giao nhiệm vụ cho ai đó, bạn cũng nên giải thích lý do tại sao bạn lại giao nhiệm vụ cho người đó.
Như Alex Cavoulacos, người sáng lập The Muse, từng nói: “Khi bạn giao việc cho ai đó, hãy nói cụ thể lý do bạn chọn họ và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào”. "Giúp nhân viên xem mỗi nhiệm vụ là 1 cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển những kỹ năng mới."
Quản lý hướng dẫn cho nhân viên
Khi giao việc cho nhân viên, người quản lý cần hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên về nhiệm vụ được giao và con đường hoàn thành công việc, không nên “đánh trống bỏ dùi”. Bản mô tả công việc phù hợp cho nhân viên cấp dưới sẽ đảm bảo rằng họ chắc chắn làm được việc và không thúc ép người khác.
Kỹ năng xây dựng thời gian biểu
Việc xây dựng lịch làm việc sẽ giúp mọi người luôn tập trung và theo sát tiến độ công việc, điều này khiến các nhân viên không ghen tị với nhau. Biết những gì bạn đang làm và những gì người khác đang làm.
Điều này sẽ rất phù hợp với những công việc không bị gò bó về deadline hoặc những công việc phức tạp.
Đối với các mục tiêu nhiệm vụ, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua email nhắc lại từng mốc tiến độ yêu cầu. Làm như vậy đảm bảo rằng mọi thành viên của dự án đều có quyền truy cập vào cùng một nguồn thông tin đã được thống nhất và theo dõi tiến độ công việc.
Chiến lược quản lý chứ không theo dõi
Nhiều nhà quản lý có thói quen chạy theo chi tiết tiến độ công việc, điều này gây khó chịu và ức chế cho nhân viên. Thay vì quản lý những việc nhỏ nhặt, hãy để nhân viên chủ động hoàn thành công việc, miễn là nó hiệu quả.
Người quản lý chỉ nên thỉnh thoảng theo dõi công việc dài hạn, điều này giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể về tiến độ và cho nhân viên của bạn cơ hội nêu ra bất kỳ câu hỏi hoặc trở ngại nào có thể phát sinh trong quá trình này.
Áp dụng công nghệ vào quản lý trốn tránh công việc
Tanca hiện đang là phần mềm quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp tin dùng, bởi tính năng phân việc cho đúng người, đúng việc, đảm bảo KPI đặt ra cho mỗi cá nhân trong tổ chức.
Phần mềm quản lý công việc Tanca có những tính năng nổi bật sau:
- Quản lý tiến độ công việc: Áp dụng mô hình Gantt chart để lên kế hoạch cho một dự án. Nhân viên sẽ biết được từ khoảng thời gian nào đến khoảng thời gian nào sẽ làm việc gì.
- Quản lý quy trình công việc: Ứng dụng Kanban trong quy trình quản lý công việc. Ở mỗi cột bạn sẽ nhận thất được việc nào đang lên kế hoạch, việc nào đang làm và việc nào đã hoàn thành, đảm bảo tốt nhất cho tiến độ dự án.
- Áp dụng KPI trong quản lý, những nhà lãnh đạo sẽ đưa những chiến lược cụ thể đối với từng nhân viên. Quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình một cách dễ dàng.
- Hệ thống này sẽ được gắn liền với hệ thống lương, thưởng. Nếu cá nhân hoặc nhóm làm việc hoàn thành KPI đề ra sẽ được trả lương thưởng và được hưởng nhiều chính sách đãi ngộ khác.
Nội dung bài viết trên đã giải thích về những nguyên nhân của việc đùn đẩy trách nhiệm và cách khắc phục hiện tượng đổ lỗi, né tránh trách nhiệm trong doanh nghiệp. Tanca hy vọng rằng, các nhà quản lý sẽ nắm thật rõ những kỹ năng này và quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về phần mềm Tanca, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé.
