Quy tắc 5S trong văn phòng được người Nhật thường xuyên áp dụng vì hiệu quả của nó mang lại là rất lớn. Áp dụng được quy tắc 5s trong cuộc sống, bạn sẽ học được cách tăng năng suất làm việc, tăng sự hợp tác và sự đồng thuận của các mối quan hệ trong môi trường làm việc. Bằng sức mạnh của một “khoảnh khắc đẩy” - bạn mất năm giây để quyết định bản thân có thể vượt qua những thời điểm khó khăn hay không. Chính vì vậy, hãy cùng Tanca tìm hiểu sâu hơn quy tắc 5s trong văn phòng là gì? Và làm thế nào để ứng dụng nó trong cuộc sống ở bài viết dưới đây nhé!
Nguyên tắc 5S trong văn phòng
1. Nguyên tắc 5S là gì?
Quy tắc 5s có nguồn gốc từ Nhật Bản và được dựa trên những kinh nghiệm và quy chuẩn rút ra từ việc quản lý chất lượng trong công việc. Quy tắc 5s trong văn phòng được tổng hợp bằng 5 từ được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật bao gồm:
- 整理 (Seiri) – Sort (sàng lọc)
- 整頓 (Seiton) – Set in order (sắp xếp)
- 清掃 (Seiso) – Shine (sạch sẽ)
- 清潔 (Seiketsu) – Standardize (săn sóc)
- 躾 (Shitsuke) – Sustain (sẵn sàng)
Quy tắc 5s được ứng dụng tại nhiều công ty, doanh nghiệp, văn phòng nhờ hiệu quả của nó mang lại rất lớn như: tối giản các công cụ và quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất nhân viên. Thực hành nguyên tắc 5s trong văn phòng chính là chìa khóa giải pháp ít tốn kém và hiệu quả trong việc huy động nhân và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của nhân viên.
2. Mục đích và lợi ích khi áp dụng 5s trong văn phòng
2.1. Mục đích áp dụng quy tắc 5S trong văn phòng
Mục đích chính của nguyên tắc 5S là loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
2.2. Lợi ích của 5S trong văn phòng
Nguyên tắc 5S xuất phát từ Nhật và được các doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng rộng rãi trong mọi mô hình văn phòng nhờ tính ứng dụng của nó rất lớn. Chính vì vậy, thực hiện và tuân thủ theo đúng nguyên tắc 5s sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích lớn như sau:
- Các tác nhân gây lãng phí trong công việc phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển hoặc thay thế máy móc, trang thiết bị sẽ bị loại bỏ hoàn toàn Không những thế, áp dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng còn giúp giảm chi phí lưu kho các vật dụng như: các vật dụng và tài nguyên đã bị lỗi thời và hết giá Môi trường làm việc trong doanh nghiệp luôn được giữ ở mức ổn định, an toàn và chất lượng nhất.
- Với phương pháp 5S, những thiết bị máy móc được trang bị trong doanh nghiệp sẽ có được sử dụng lâu hơn vì luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất máy móc. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng an toàn lao động, mang đến sự an toàn cho người lao động yên tâm làm việc và cống hiến hết mình.
- Khi ứng dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng, sẽ làm tăng tính đoàn kết, nâng cao tinh thần tập thể giữa các nhân viên. Vận dụng nguyên tắc 5S trong công việc sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Nhờ đó năng suất của doanh nghiệp có thể tăng lên đáng kể.
- Xây dựng một môi trường làm việc có lý tưởng: có kỷ luật, sạch sẽ và gọn gàng hơn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng được nguyên tắc 5S thành công sẽ khiến nơi làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết.
- Áp dụng 5s trong văn phòng sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều cơ hội kinh doanh mới và lớn hơn. Doanh nghiệp sẽ mang lại sự uy tín, vững vàng hơn, mạnh mẽ hơn trên thương trường và khiến nhân viên của mình tự hào hơn, nhận được nhiều sự tin tưởng và cống hiến hơn.
3. Cách thức sử dụng nguyên tắc 5S tại nơi làm việc
Cách thức sử dụng nguyên tắc 5S được sắp xếp theo trình tự sau: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Đây là quy trình cũng như cách thức sử dụng khoa học và bài bản của nguyên tắc 5S.
Cách thức sử dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng
Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại
Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo mục đích sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc. Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến.
Sắp xếp (Seiton): Mô hình 5s trong văn phòng là bố trí lại các khu vực
Sau khi phân loại hay sàng lọc thì đến giai đoạn này mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Về dựa trên tần suất sử dụng các bạn sẽ đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn.
Có một ý tưởng rất hay nữa đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn. Những vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy hay thiết bị an toàn và quan trọng nhất là lối thoát hiểm cũng cần phải được làm cho chúng nổi bật lên.
Sạch sẽ (Seiso): 5s cho văn phòng giữ vệ sinh và kiểm tra
Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.
Sự sạch sẽ cũng là một điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc cao hơn. Như vậy hãy cố gắng duy trì được sự sạch sẽ này nhé.
Xem thêm: Dịch vụ dọn dẹp theo giờ hiện đại
Săn sóc (Seiketsu): Là duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
Đối với việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được mục tiêu đúng đắn là làm chúng trở nên trực quan hơn dễ nhận và viết đối với nhân viên. Cụ thể hơn đó là thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….
Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành chúng
Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành việc đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc tốt nhất.
4. Các yếu tố giúp áp dụng quy tắc 5S trong công ty hiệu quả
Chỉ với 4 yếu tố mà Tanca tổng hợp dưới đây, sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc 5S hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp hình thành nguyên tắc và tập quán quản trị tuyệt vời.
Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ
Đây có thể nói là điều kiện kiên quyết cho sự thành công của một doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc 5S. Mọi nhân viên luôn mong muốn sự ủng hộ và hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo của mình. Và cũng chính điều đó, cũng khiến các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp nhận được sự tín nhiệm và tin tưởng tuyệt đối của mọi nhân viên.
Bắt đầu bằng đào tạo
Với mọi nhân viên mới hoặc các nhân viên cũ, đều nên được đào tạo để nhận thức được ý nghĩa của nguyên tắc 5S trong văn phòng, cung cấp cho họ những kiến thức và phương pháp thực hiện là khởi nguồn của sự thành công.
Mọi người cùng tự nguyện tham gia
Bí quyết thành công khi thực hiện nguyên tắc 5S là tạo ra một môi trường đoàn kết, đồng lòng. Doanh nghiệp nên khuyến khích mọi người cùng tham gia và phát triển.
Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Thực hiện nguyên tắc 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.
5. Kết luận
Quy tắc 5S là quy tắc cần thiết và quan trọng quyết định sự thành công và phát triển của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đưa nguyên tắc 5S trong văn phòng, để có thể tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đầy đủ các quy chuẩn, tiết kiệm chi phí vận hành cũng như tăng hiệu quả năng suất làm việc. Tanca mong rằng trong bài viết trên đây sẽ cung cấp đầy đủ những kiến thức về quy tắc 5S trong văn phòng mà bạn cần.
