Sổ tay nhân viên có thể là một nguồn thông tin liên lạc có giá trị cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Nó cung cấp hướng dẫn và thông tin liên quan đến lịch sử, sứ mệnh, giá trị, chính sách, thủ tục và lợi ích của một công ty hoặc doanh nghiệp dưới dạng văn bản. Nó cũng được coi là một phương tiện bảo vệ người sử dụng lao động chống lại các yêu cầu phân biệt đối xử hoặc đối xử bất công. Tuy nhiên, hiện nay khái niệm sổ tay nhân viên vẫn còn rất mơ hồ và xa lạ. Vì vậy, Tanca ở đây để giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ tay nhân viên là gì, đưa ra các mẹo về cách viết sổ tay và cung cấp cho bạn ý tưởng để thiết kế sổ tay nhân viên chuyên nghiệp nhất trong bài viết dưới đây nhé!
Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên là gì?
Sổ tay nhân viên là một tài liệu phác thảo các quy tắc, chính sách và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên của họ. Nó cũng liệt kê những gì nhân viên có thể mong đợi từ nhà tuyển dụng. Những người mới tuyển dụng thường được đưa cho một bản sao của sổ tay nhân viên với một biểu mẫu để ký tên, nói rằng họ đã đọc qua và đồng ý với các điều khoản.
Sổ tay nhân viên thường bao gồm thông tin về doanh nghiệp, thư chào mừng từ chủ tịch hoặc giám đốc điều hành, sứ mệnh, tầm nhìn, mục đích, giá trị và các mục tiêu chiến lược rộng rãi của doanh nghiệp. Đồng thời, nó còn cho phép nhân viên biết được những lợi ích, quyền lợi của mình từ phía doanh nghiệp.
Có thể nói, sổ tay nhân viên là cầu nối minh bạch tạo nên niềm tin và sự hài lòng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động.
>>> Đọc thêm: Làm thế nào để thu hút và giữ chân nguồn nhân sự cấp cao?
Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay cho nhân viên?
Doanh nghiệp cần sử dụng sổ tay nhân viên để có thể cung cấp cho nhân viên của mình những chính sách và các thủ tục nhất quán. Các mẫu sổ tay nhân viên hiện nay còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc mô tả điều kiện làm việc, chính sách, quyền lợi của nhân viên và những mong muốn của doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình tại nơi làm việc.
Các doanh nghiệp tin rằng bằng cách đưa ra cách tiếp cận chung để giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc, họ có tiềm năng tốt nhất để tạo ra một nơi làm việc hài hòa, công bằng, hỗ trợ nhân viên một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, sổ tay nhân viên trong doanh nghiệp còn mang rất nhiều các lợi ích sau:
- Hỗ trợ các nhân sự mới bắt kịp: Các nhân sự mới có thể dễ dàng nắm bắt các nội quy và chính sách của doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn, chủ động hơn và chi tiết.
- Xây dựng một văn hóa có tính minh bạch trong tổ chức: Tất cả thông tin, chính sách khi được phân bố rộng rãi sẽ giúp đem lại tính minh bạch trong tổ chức công ty rõ ràng hơn.
- Là thang tham chiếu đánh giá nhân viên: Sổ tay nhân sự cung cấp chi tiết và rõ ràng những quyền lợi và trách nhiệm của từng nhân viên đối với doanh nghiệp, để có thể tạo ra những những hoạt động khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên đồng thời loại trừ những hành vi sai trái.
- Thiết lập các chính sách làm việc tốt hơn: Việc thiết lập các chính sách một cách tổng quát và nhất quán các cách thức mà doanh nghiệp vận hành trong sổ tay sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra những phương án củng cố và cải thiện những điểm yếu còn tồn tại.
- Hạn chế các rắc rối liên quan đến pháp lý: Doanh nghiệp đưa vào sổ tay nhân viên các chính sách cũng như quyền hạn của nhân viên, để cung cấp lộ trình đối xử hợp pháp và đạo đức đối với nhân viên. Doanh nghiệp có thể tự bảo vệ mình khỏi các vụ kiện, chẳng hạn như khiếu nại quấy rối, khiếu nại chấm dứt sai trái và tuyên bố phân biệt đối xử. Sổ tay nhân viên nói chung chứa quy tắc ứng xử dành cho nhân viên đưa ra các hướng dẫn về hành vi phù hợp cho từng nơi làm việc.
Tại sao doanh nghiệp cần làm sổ tay cho nhân viên?
Những nguyên tắc xây dựng sổ tay nhân viên trong doanh nghiệp
Sổ tay nhân viên có thể là một nguồn thông tin liên lạc có giá trị cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Nó cung cấp hướng dẫn và thông tin liên quan đến lịch sử, sứ mệnh, giá trị, chính sách, thủ tục và lợi ích của tổ chức dưới dạng văn bản. Nó cũng được coi là một phương tiện bảo vệ người sử dụng lao động chống lại các yêu cầu phân biệt đối xử hoặc đối xử bất công. Đây là một hướng dẫn dễ tiếp cận về các chính sách và thông lệ của doanh nghiệp cũng như tổng quan về những kỳ vọng của ban lãnh đạo. Vì vậy, để có thể xây dựng sổ tay nhân sự chuyên nghiệp và chính xác thì bạn cần nắm vững các nguyên tắc sau đây:
Những nguyên tắc xây dựng sổ tay nhân viên
3.1. Nguyên tắc về nội dung:
Sổ tay nhân viên nên được sắp xếp hợp lý và viết rõ ràng. Trước khi doanh nghiệp biết mình muốn đưa vào sổ tay những thông tin nào, hãy tạo dàn ý với cấu trúc hợp lý. Ví dụ: có thể hợp lý khi nhóm tất cả các lợi ích của doanh nghiệp lại với nhau trong một phần. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp viết sổ tay nhân viên dễ dàng hơn mà còn hữu ích hơn cho nhân viên.
3.2. Hình thức trình bày
Ngoài việc phải đảm bảo nội dung thì hình thức trình bày cũng phải đủ và hấp dẫn để có thể lôi kéo nhân viên sử dụng. Hiện nay, có hai xu hướng trình bày sổ tay dành cho nhân viên là:
- Bản in: Loại hình thức trình bày này mà tính sáng tạo và cá nhân hoá nên rất được các doanh nghiệp yêu thích và sử dụng, Tuy nhiên, xu hướng trình bày này có nhược điểm là chi phí khá cao và phải tái bản nếu có điều gì đó thay đổi .
- Sổ tay điện tử hay website tương tác: Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ nhờ giao diện ấn tượng, dễ dàng chỉnh sửa và chi phí thấp.
3.3. Ngôn ngữ sử dụng
Ngôn ngữ được sử dụng trong sổ tay dành cho nhân viên không nhất thiết trang trọng như các văn bản luật pháp hay hợp đồng kinh doanh. Ngôn ngữ viết có thể thay đổi để thích nghi với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu ngôn ngữ viết sổ tay.
- Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Kể cả khi đưa những ngôn từ mang tính chất cấm (như cấm hút thuốc…) bạn cũng cần phải sử dụng những ngôn ngữ mang tính hướng dẫn nhiều hơn là ra lệnh.
- Sử dụng ngôn ngữ mang tính đối thoại: Bạn có thể thay đổi những ngôi xưng như “nhân viên” hay doanh nghiệp” bằng “bạn” và tên của doanh nghiệp để tạo thiện cảm.
- Sử dụng từ ngữ đơn giản và ngắn gọn: Mặc dù phải cung cấp đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp nhưng bạn hãy cố gắng sử dụng những câu ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt tất cả thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn
3.4. Xây dựng chính sách pháp lý hợp pháp
Người sử dụng lao động hay doanh nghiệp nên yêu cầu mọi nhân viên cung cấp một văn bản xác nhận đã nhận được cuốn sổ tay này. Việc xác nhận phải được lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên như một cách để doanh nghiệp xác nhận rằng nhân viên đã biết về các chính sách. Không nên hiểu cuốn sổ tay này là một thỏa thuận lao động, có thể ảnh hưởng đến tình trạng việc làm theo ý muốn. Bắt buộc phải nhờ cố vấn pháp lý xem xét sổ tay.
Một số thông tin cơ bản cần đưa vào sổ tay nhân viên
Sổ tay nhân viên nên bao gồm các chính sách của doanh nghiệp, kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên và những gì nhân viên có thể mong đợi từ doanh nghiệp. Một mẫu sổ tay chuyên nghiệp cần phải đưa ra được các nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp với tư cách là một người sử dụng lao động và các quyền lợi của nhân viên khi làm việc trong doanh nghiệp đó. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo sự thống nhất thông tin và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp vì điều này sẽ thể hiện được tầm nhìn và mục tiêu hiện tại mà doanh nghiệp đang hướng đến. Dưới đây là dàn ý mẫu, hoặc mục lục, cho các mục thường có trong sổ tay nhân viên:
- Giới thiệu về doanh nghiệp.
- Tầm nhìn sứ mệnh và văn hóa làm việc.
- Quy tắc ứng xử được dùng trong và ngoài doanh nghiệp.
- Nội quy công việc.
- Cơ chế khen thưởng, phúc lợi.
- Một số quy tắc làm việc chung mà nhân viên cần nắm.
>>> TẢI MẪU SỔ TAY NHÂN VIÊN <<<
Kết luận
Tanca hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp ở trên, sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn sổ tay nhân viên là gì và những nguyên tắc cần nắm khi xây dựng sổ tay nhân viên trong doanh nghiệp. Tanca mong rằng bạn sẽ có thể thiết kế cho doanh nghiệp mình một cuốn sổ tay nhân viên chuyên nghiệp và chính xác nhất nhé!
>>>Đọc thêm:
Hợp đồng thử việc là gì? Tải mẫu hợp đồng thử việc mới nhất hiện nay
Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng
