Ngày cập nhật 08/06/2022

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

Onboarding là gì? Để giữ chân và đào tạo ra một nhân sự có chất lượng thì doanh nghiệp cần phải chú trọng trong việc xây dựng quy trình Onboarding. Tại sao hoạt động này lại quan trọng và các bước thực hiện như thế nào? Hãy cùng Tanca tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình mà tổ chức chuẩn bị cho nhân viên mới những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Hiểu đơn giản, người mới sẽ hiểu được văn hóa doanh nghiệp, vận hành tổ chức, quan hệ với đồng nghiệp,... thông qua Onboarding. Có thể nói, đó là lúc mà nhân viên mới được đào tạo nhập môn một cách bài bản về nơi mà họ sắp tham gia làm việc.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

Onboarding là gì

Một quy trình onboarding thường kéo dài từ 1-2 năm. Trong quá trình đó, những nhà tuyển dụng và đào tạo sẽ liên tục giao tiếp, đưa ra phản hồi, đo lường hiệu suất cho nhân viên tham gia hoạt động này. Chính vì vậy mà quy trình này sẽ dài hơn buổi định hướng làm việc thông thường, cho tới khi nhân viên mới hoàn toàn thích nghi với vai trò của mình.

Những người tham gia chính vào quá trình onboarding có thể là nhân viên trong công ty, nhân viên nhân sự hoặc là trưởng nhóm của team tùy vào vị trí của nhân viên mới. Đôi khi nhân viên của tất cả các phòng ban đều góp phần vào sự kiện này.

2. Lợi ích khi thực hiện quy trình onboarding trong doanh nghiệp

Thông thường, nhân sự mới sẽ nhận được một vài thông tin về vị trí làm việc. 

Quá trình onboarding sẽ được triển khai sau đó nhằm thúc đẩy nguồn lực để người mới có thể thành công ở vị trí mới, nâng cao sự gắn bó của nhân viên và tạo ra sự hài lòng trong công việc.

Theo một cuộc khảo sát, tỷ lệ nhân viên sẽ tiếp tục cống hiến cho công ty hay rời đi sẽ được quyết định trong vòng 6 tháng đầu tiên. Con số này  ước tính lên đến 90%. Vì lý do này, điều cần thiết ngay từ lúc đầu chính là việc doanh nghiệp phải cho họ biết giá trị mà tổ chức mang lại cũng như ấn tượng tốt về môi trường xung quanh.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

Lợi ích của onboarding

Như vậy, Onboarding có ý nghĩa rất lớn, không chỉ đối với những người làm nhân sự mà là lợi ích chung về lâu dài cũng như là chìa khóa hữu ích giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo

Tổ chức dù ít hay nhiều đều tốn một khoản chi phí có thể là trực tiếp hay gián tiếp trong  việc đào tạo nhân viên mới. Điều này có nghĩa là, nhân viên mới sau khi nhận được hoạt động Onboarding phù hợp sẽ có cơ hội hòa nhập nhanh hơn, ít phải đào tạo thêm sau đó. Vì vậy, một mô hình hiệu quả sẽ giúp nhân sự khả năng thích ứng nhanh với môi trường, đồng thời rút ngắn khoảng cách trình độ của nhân viên cũ và nhân viên mới.

Gắn kết nhân sự và đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Một khi nhân viên hiểu được định hướng của công ty và giá trị mà họ mang lại trong quá trình onboarding, họ sẽ có xu hướng gắn kết chặt chẽ với nó. Đây là những người mong muốn cống hiến 100% sức lực của mình giúp phòng ban nói riêng và công ty nói chung đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Việc nhận thức ra điều này rất quan trọng bởi vì nó thể hiện họ luôn tận tâm với công việc. Do đó, họ cũng sẽ hòa nhập và làm quen đồng nghiệp một cách nhanh chóng tạo ra mối quan hệ khăng khít với công ty, thúc đẩy văn hóa nội bộ. Onboarding khiến nhân viên cảm giác đây là nơi mình thuộc về và tăng khả năng giữ chân được nhân tài.

Các công ty có nhiều nhân viên gắn bó có kết quả tốt hơn các công ty có ít nhân viên như vậy. Sức mạnh từ tập thể sẽ tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

  • Tăng trưởng Lợi nhuận 
  • Giảm thiểu Tỷ lệ nghỉ việc
  • Nâng cao chất lượng 
  • Cải thiện đánh giá của khách hàng 
  • Nhân viên vắng mặt ít ngày hơn.

Giảm sự căng thẳng cho nhân viên

Tất nhiên khi bước vào môi trường khác lạ, ai trong chúng ta cũng sẽ trở nên lo lắng về công việc sắp tới. Bởi vì họ không biết rõ mình sẽ làm công việc như thế nào trong tương lai, ứng xử với đồng nghiệp như thế nào là phù hợp.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

Onboarding giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc

Vì thế, thiết lập hoạt động onboarding mạnh mẽ là cách thức để giảm thiểu những điều trên. Thông qua việc giới thiệu nhân sự, vai trò của công việc mới họ sẽ hiểu hơn về mọi thứ khiến mọi người trở nên thân thiện với nhau hơn. Điều này khiến nhân viên vượt qua rào cản xa lạ, sinh ra cảm giác muốn ở lại công ty.

>>> Đọc thêm: Doanh nghiệp có Turnover rate bao nhiêu là ổn?

Lộ trình đào tạo đồng bộ và rõ ràng

Quy trình từ tuyển dụng nhân sự mới đến đào tạo sẽ phát triển tốt nếu kế hoạch onboarding được xây dựng rõ ràng. Đây là lộ trình dẫn dắt nhân viên từ đầu để hiểu hướng đi doanh nghiệp, xuyên suốt và không ngắt quãng. Từ đó, sự tương tác giữa nhân viên và những người lãnh đạo sẽ trở nên sâu sắc, tạo ra một môi trường phù hợp với năng lực của họ cũng như giảm tỷ lệ nghỉ việc từ những ngày đầu

3. 4 bước của một quy trình onboarding:

Một quy trình Onboarding thường yêu cầu nhiều yếu tố, sau đây là 4 bước triển khai hiệu quả:

Bước 1: Hiểu được mục tiêu của Onboarding là gì

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch onboarding, cần phải xác định mục tiêu của hoạt động này là gì?. Để đạt được những lợi ích đôi bên, những người làm nhân sự cần phải vạch ra những chỉ tiêu rõ ràng dành cho người mới

  • Đặt ra kỳ vọng cho người được training
  • Thiết lập những kỹ năng, kiến thức mà nhân viên cần đạt được sau khi onboarding
  • Tạo ra những quy tắc ứng xử và văn hóa công ty rõ ràng

Tùy vào vị trí được đào tạo, mỗi nhân viên nên thể hiện kết quả sao lộ tình onboarding. Nếu doanh nghiệp thực hiện onboard cho một nhân viên sales, thì sau 90 ngày họ phải cho thấy được năng lực mà công ty mong muốn. Còn với một nhân viên marketing thì hãy đưa ra những nhận định về cách mà người đó tiếp cận với một chiến dịch marketing

Cuối cùng, việc đặt mục tiêu cho phép lộ trình onboarding giúp ích nhân sự mới một cách hữu ích nhất, tránh việc mất nhiều thời gian mà không đem lại kết quả.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

Mục đích của onboarding

Bước 2: Xác định những người liên quan

Bước tiếp theo đó là xác định những người liên quan đến công việc. Tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc và vai trò của tổ chức, bản kế hoạch này sẽ không giống  nhau. Ở một số doanh nghiệp lớn sẽ có bộ phận Training and Development làm nhiệm vụ onboarding, còn ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ việc đào tạo sẽ được kết hợp với những nhân viên các phòng ban khác như sales, marketing, IT,....

Như chúng ta có thể thấy, một  kế hoạch onboarding hữu dụng nhất là kế hoạch được tham gia bởi nỗ lực của một đội nhóm. Sau đây là một số ví dụ về việc chỉ rõ những vị trí liên quan đến việc đào tạo

VD: 

  • Vai trò: Lập nội dung đào tạo
  • Team: L&D
  • Nhân viên: Hương

Bước 3: Lập kế hoạch onboarding

Sau khi biết được mục tiêu là gì và những vai trò liên quan thì bay giờ bạn đã có thể tạo ra kế hoạch onboarding phù hợp mong muốn của từng phòng ban rồi đấy. Phương pháp đơn giản và thành công nhất đó là liệt kê từng giai đoạn song song với công việc cụ thể theo cấp độ tăng dần. 

Giai đoạn 1: Pre - Onboarding

Đây là công đoạn mà bạn cần lên những đầu việc chung song song với những mục tiêu nhỏ, chuẩn bị cho quá trình Onboarding như:

  • Họp team
  • Tạo không gian làm việc chung
  • Bonding
  • Giới thiệu văn hóa, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty

Tùy thuộc vào cách vận hành riêng của mỗi doanh nghiệp mà pre-onboarding sẽ có những quy trình riêng biệt thích hợp với vai trò của nhân sự mới

Giai đoạn 2: Lên kế hoạch onboarding ngày đầu tiên của nhân viên

Ngày đầu tiên training không nên chỉ đơn giản là một buổi giới thiệu đơn thuần. Bạn nên sáng tạo ra những hoạt động khiến buổi đào tạo trở nên thú vị và dễ gần hơn. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh môi trường trong mắt nhân viên mới mà còn kết nối nguồn nhân sự lại với nhau.

Ngoài ra, bạn cũng cần giới thiệu tất cả quy trình làm việc, những giấy tờ cần thiết cũng như những nền tảng mà người mới tham gia ở những thời gian đầu. 

Bước 4: Phát triển con đường sự nghiệp cho nhân viên

Tạo ra những mục tiêu sự nghiệp ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp nhân viên không bị mông lung trước tiến trình phát triển của bản thân trong tổ chức. Khi theo sát những mối quan tâm như vậy, bộ phận thực hiện onboarding sẽ kịp thời thấu hiểu được nhu để đưa ra những sự hỗ trợ phù hợp. Khi họ hiểu được vai trò của mình trong tổ chức, chính họ sẽ là những nhân tố bùng nổ để cống hiến năng lực của mình cho công ty đó.

>>> Đọc thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

4. Xây dựng quy trình onboarding dễ dàng và hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự

Bài viết trên đây phần nào đã cùng bạn tìm hiểu rõ hơn về Onboarding là gì và tầm quan trọng của nó đối với những bên liên quan. Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ không thể vận hành nếu không có sự gắn kết của những con người chất lượng. 

Phần mềm quản lý nhân sự tại Tanca là giải pháp chất lượng cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm những phương pháp tối ưu hóa nguồn nhân lực của mình. 

Tại đây, những dữ liệu của nhân viên sẽ được theo dõi liên tục và tự động số hóa, giúp theo dõi nhân viên dễ dàng hơn, giảm bớt các thủ tục giấy tờ và tốn nhiều thời gian. 

Ngoài ra, phần mềm Tanca còn hỗ trợ thiết lập chấm công một cách linh  hoạt, không cồng kềnh phức tạp. Ví dụ: Cấp trên sẽ không cần chấm công cho từng nhân viên bởi vì đã có hệ thống tự động hóa công việc này.

Tanca cũng sẽ tích hợp quản lý quyền lợi và thăng tiến cũng như bảo mật tài liệu tài sản bằng cách đăng nhập 2 lớp SMS OTP, QR Code vô cùng an toàn.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàngBên cạnh đó, Tanca còn xây dựng hệ thống tuyển dụng theo tiêu chuẩn quốc ATS, giúp doanh nghiệp tạo ra một Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp có thể thu hút được ứng viên tốt hơn. Song song với đó phần mềm còn dễ dàng hoạt động với cách thức Quản lý tuyển dụng, quy trình tuyển dụng kéo và thả, phỏng vấn không giấy tờ,.... giúp hiện đại hóa cách vận hành, tiết kiệm nguồn lực và chi phí.

Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng

>>> Đọc thêm: 

Agenda là gì? Làm thế nào để thực hiện một agenda chuyên nghiệp

8 lý do ảnh hưởng đến quyết định nghỉ việc của nhân viên

Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
 

Thảo luận & hỏi đáp

Có thể bạn quan tâm