Agenda là gì? Đây là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến dạo gần đây, đặc biệt trong các công tác tổ chức cuộc họp, hội thảo, sự kiện cho các doanh nghiệp. Thậm chí trong các tài liệu công việc, thông trên website hay sách báo bạn cũng dễ dàng bắt gặp các cụm từ với ý nghĩa tương tự như: event agenda, meeting agenda, celebration agenda,...
Để tìm hiểu chi tiết và cụ thể hơn về khái niệm Agenda cũng như các bước để tạo lập một agenda “chuẩn không cần chỉnh”, mời bạn theo dõi bài viết sau đây của Tanca.
1. Agenda là gì?
Tìm hiểu về khái niệm agenda trong lĩnh vực kinh tế
Thuật ngữ Agenda được sử dụng nhiều trong cuộc sống hằng ngày. Thỉnh thoảng khi đọc báo, xem các chương trình truyền hình, bạn sẽ thường nghe thấy mọi người nhắc nhiều đến cụm từ này. Thậm chí trong công việc, vào một dịp gì đó quan trọng của công ty, bạn được giao đảm nhận trách nhiệm chuẩn bị Agenda hoàn chỉnh. Vậy agenda là gì?
Tương tự như tiếng Việt, tiếng Anh cũng có vô số kể từ ngữ có đa dạng về mặt chữ và ngữ nghĩa. Tùy vào từng ngữ cảnh cụ thể sẽ được dịch và sử dụng theo cách khác nhau. Vậy agenda tiếng Việt là gì? Là kế hoạch làm việc, chương trình làm việc, nhật ký công tác hay các chương trình nghị sự.
Theo cách đơn giản và cụ thể hơn, bạn có thể hiểu agenda là chương trình nghị sự - được dùng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế. Ý chỉ những vấn đề cần phải được giải quyết ngay trong cuộc họp hoặc hội nghị. Thông thường agenda sẽ đi kèm với các từ khác, nhằm thể hiện rõ tính chất cũng như mục tiêu của cuộc họp hay hội nghị đó. Chẳng hạn như:
- Environmental agenda: chương trình nghị sự môi trường
- Event agenda: chương trình sự kiện
- My agenda: nhật ký công tác cá nhân
- Feminist agenda: chương trình nghị sự nữ quyền
- Political agenda: chương trình nghị sự chính trị
- Domestic agenda: chương trình nghị sự trong nước
2. Phân biệt agenda với một số thuật ngữ tương đồng khác
Phân biệt agenda với những thuật ngữ tương đồng
Agenda nghĩa là gì? Mặc dù có thể bạn đã hiểu được định nghĩa của agenda là gì rồi. Tuy nhiên vẫn còn khó khăn trong việc phân biệt nó với một số từ đồng nghĩa khác, khiến bạn cảm thấy không tự tin khi sử dụng các thuật ngữ này. Đừng quá lo lắng, sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn phân biệt chúng và sử dụng đúng ngữ cảnh nhé.
Timetable: không có sự khác biệt với thuật ngữ agenda. Nhưng người ta thường sử dụng từ này để chỉ khoảng thời gian trên đó.
Schedule: có nghĩa là lịch trình, được dùng để chỉ về kế hoạch của cá nhân hay tổ chức nào đó. Tuy nhiên agenda lại được sử dụng trong phạm vi rộng hơn. Thậm chí có thể bao gồm việc mô tả kế hoạch chi tiết nào đó.
Diary: là danh từ chỉ sổ nhật ký ghi chép các hoạt động và kế hoạch hằng ngày. Nội dung có thể bao gồm cả ngày, tháng, năm cùng với các khoảng trống.
Bên cạnh đó còn có một số từ đồng nghĩa với agenda có thể kể đến như: plan (kế hoạch), outline (đề cương), program (chương trình), schema (lược đồ), calendar (lịch), memo (ghi chú), itinerary (hành trình).... Tùy vào các trường hợp, ngữ cảnh mà sẽ có cách sử dụng hợp lý.
3. Thế nào là một Agenda đạt chuẩn
Các tiêu chí đánh giá một agenda đạt chuẩn
Một vấn bản agenda đẹp mắt sẽ tạo thiện cảm với người đọc. Họ sẽ cảm nhận và đánh giá tính chuyên nghiệp, sự trau chuốt, tỉ mỉ của bạn trong khâu chuẩn bị. Thêm vào đó, người đọc cũng sẽ dễ dàng tiếp thu những thông tin quan trọng nhằm có sự thu xếp, chuẩn bị tốt cho cuộc họp.
Dưới đây là một số tiêu chí để đánh giá một văn bản chương trình nghị sự chuẩn và đẹp:
3.1. Tiêu đề ấn tượng
Tiêu đề thường sẽ được đặt trên cùng, ngắn gọn, súc tích và bao quát. Chẳng hạn như meeting agenda, hidden agenda, HR’ meeting agenda,...hay bạn cũng có thể mô tả chi tiết hơn về nội dung và mục đích cuộc họp.
Về cách thức trình bày bạn nên lựa chọn font chữ dễ học, đẹp mắt và size chữ lớn hơn các đề mục còn lại để người đọc dễ phân biệt. Một lời khuyên hữu ích dành cho bạn là nên phối hợp hài hòa giữa màu chữ, font chữ và logo công ty. Tránh làm rối mắt và gây khó chịu cho người xem.
Bên cạnh đó cách in đậm, tô màu các ô trong bảng cũng cần tuân thủ quy tắc nhất định để mẫu agenda trông chuyên nghiệp, dễ đọc và thu hút hơn.
3.2. Thông tin chi tiết, rõ ràng
Phần thông tin này được trình bày ngay dưới tiêu đề của chương trình nghị sự. Nêu rõ ngày, tháng, năm và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra. Địa điểm cũng cần cụ thể, không nên để tên công ty chung chung nào đó . Chẳng hạn như phải là: phòng số 3, lầu 7, tòa nhà A,....
3.3. Nội dung chương trình cụ thể
Những nội dung sẽ được chia một cách cụ thể và sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra. Những đề mục quan trọng sẽ được sắp xếp ở những vị trí ưu tiên, nhằm đảm bảo những đề mục cần giải quyết sẽ được thông qua trong cuộc họp. Vì thông thường một cuộc họp sẽ khá dài, mọi người sẽ không còn giữ được sự tập trung như ban đầu.
Bạn cũng có thể thêm một cột điền tên ai sẽ là người phụ trách công việc nào. Điều này cũng giúp gia tăng trách nhiệm của mỗi người với phần công việc được giao, đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.
Lưu ý ước tính thời gian thực tế cho mỗi đề mục. Ví như thời gian giới thiệu, trình bày vấn đề, giải đáp thắc mắc…Nhằm giúp người chủ trì buổi họp và cả những người tham gia có thể phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi chủ đề được thảo luận trong cuộc họp.
>>> Đọc thêm: Học Google cách tổ chức một cuộc họp hiệu quả
4. Các bước tạo một agenda cho cuộc họp hoàn hảo
Các bước để thiết lập một mẫu agenda chuyên nghiệp
Để tạo được ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng, nhất là khi bạn ứng tuyển vào các vị trí công việc như thư ký, trợ lý ban lãnh đạo, nhân viên tổ chức sự kiện, hành chính nhân sự,... thì việc sở hữu những kỹ năng tạo lập agenda cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn chiếm nhiều ưu thế hơn.
Đồng thời kỹ năng này cũng giúp bạn dễ dàng thăng tiến trong công việc, tạo dựng được danh tiếng cá nhân cho hành trình xây dựng thương hiệu cá nhân. Với những ưu điểm đó, đây được xem là kỹ năng cần thiết để phát triển lâu dài và bền vững với nghề. Theo dõi cách tạo lập agenda chuyên nghiệp qua các bước sau:
4.1. Bước 1: Thiết lập tiêu đề Agenda
Khởi đầu nào cũng rất quan trọng. Tương tự với một chương trình hội nghị, việc đặt tiêu đề là yếu tố nền tảng quyết định buổi họp đó có diễn ra thành công hay không. Đây cũng sẽ là điều gợi mở đầu tiên cho những người tham gia vào cuộc họp đó.
Một tiêu đề “chất” và “chuẩn” phải thể hiện bao quát tính chất, những hoạt động sẽ diễn ra cũng như các vấn đề sẽ được giải quyết trong suốt chương trình nghị sự đó. Một điểm cần đặc biệt lưu ý đó chính là cách trình bày tiêu đề chương trình sao cho thật thu hút và nổi bật. Nên in hoa và đậm để giúp phân biệt với các nội dung khác của bản agenda.
Điều này cũng giúp người đọc chú ý hơn đến vấn đề sẽ được thảo luận và giải quyết khi cuộc họp nghị sự được diễn ra. Đồng thời quan tâm hơn đến những vấn đề đó, nhằm đưa những giải pháp thiết thực nhằm phát triển các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty đó.
>>> Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp bằng cách nào khi CEO thường phải vắng mặt?
4.2. Bước 2: Xác định đối tượng, thời gian và địa điểm cụ thể
Trong mẫu agenda cung cấp đến những người cần sẽ tham gia vào chương trình nghị sự của doanh nghiệp, cần chỉ rõ đối tượng bao gồm những ai, cuộc họp sẽ diễn ra khi nào và ở đâu. Những thông tin cần thiết này sẽ giúp người tham gia xác định chính xác lịch trình, công việc cá nhân để sắp xếp và đảm bảo không vắng mặt hay đến trễ.
Bên cạnh đó đây cũng sẽ là biên bản ghi chép lại tất cả đối tượng bạn sẽ thảo luận trong cuộc họp đó. Bao gồm có những ai tham gia, thời gian và địa điểm như thế nào. Căn cứ theo đó để xác định, đề xuất và đưa ra những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Một điểm cần lưu ý trong bước 2 này đó là thông tin đề cập cần hết sức chính xác, nếu có sự thay đổi bất khả kháng phải thông báo và khắc phục kịp thời. Có như vậy mới đảm bảo cuộc họp sẽ diễn ra đúng như kế hoạch. Ngoài ra việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp cũng quan trọng không kém.
4.3. Bước 3: Mục đích chính của meeting agenda là gì?
Một chương trình nghị sự diễn ra luôn có mục đích nhất định, để ban lãnh đạo doanh nghiệp và các nhân viên tham cùng nhau thảo luận về những vấn đề đang gặp phải. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp.
Khi bắt đầu với một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ đảm bảo những nhiệm vụ mà cuộc họp cần phải giải quyết. Theo đó điều hướng cuộc họp diễn diễn ra tập trung và hiệu quả nhất có thể. Ví dụ như mục tiêu cuộc họp là để phê duyệt ngân sách quảng cáo hàng tháng của công ty dễ đạt được hơn là mục tiêu cải thiện chi tiêu tổng thể.
Mục đích phải được nêu rõ rầng trong bản agenda phát ra, giúp người tham gia nắm được mục đích, lý do cũng như phạm vị nội dung sẽ được thảo luận trong cuộc họp nghị sự này. Tuy nhiên chỉ nên trình bày ngắn gọn, như một cách đặt vấn đề chứ không phải miêu tả.
4.4. Bước 4: Ghi chép lại những nội dung chính của cuộc họp
Một cuộc họp thường sẽ diễn ra trong thời gian khá dài, có nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau về vấn đề được đặt ra nhằm tìm hướng giải quyết phù hợp nhất. Vì vậy nhiệm vụ của các thư ký hay nhân viên hành chính nhân sự cần làm đó chính là ghi chép lại tất cả các nội dung của agenda.
Việc note lại những trọng điểm này sẽ giúp tìm ra những giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề đang mắc phải. Ghi chép lại những ý kiến sáng tạo, những đề xuất phù hợp về tài chính, nguồn nhân lực, trang thiết bị…tất cả đều phải được note chi tiết và đầy đủ.
4.5. Bước 5: Giải quyết những thắc mắc vào cuối buổi họp
Dành thời gian cuối buổi họp để giải đáp tất cả các thắc mắc là một nội dung quan trọng mà mọi chương trình nghị sự nào cũng cần có. Đây sẽ là thời điểm hoàn hảo để đặt câu hỏi cho những đề mục chưa rõ. Thông qua việc đặt nghi vấn và giải đáp là cách brainstorm hiệu quả nhằm tìm được hướng giải quyết vấn đề lý tưởng nhất, bổ sung thêm nhiều đề xuất có ích.
Trong trường hợp không có nhiều thời gian, bạn có thể chọn lọc những câu hỏi đi đúng trọng tâm nhất để giải đáp đúng và đề xuất các biện pháp tốt nhất. Mọi thắc mắc sau khi nhận được đáp án thỏa mãn sẽ giúp tìm ra hướng đi đúng đắn cho các vấn đề.
4.6. Bước 6: Khâu kiểm duyệt cuối cùng trước khi phát agenda
Để tạo ra một mẫu agenda hoàn hảo sau mỗi chương trình nghị sự chuyên nghiệp được diễn ra, bạn phải kiểm tra chi tiết và kỹ lưỡng lần cuối trước khi phân phát tài liệu này đến tay người tham gia. Đặc biệt những lỗi sai cơ bản nhưng thường mắc phải đó là lỗi chính tả và cách trình bày, sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng.
Trong quá trình ghi chép lại các nội dung, cần chú ý trình bày sao cho khoa học, cụ thể và dễ hiểu. Đảm bảo các vấn đề và đề mục sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin mà người đọc cần.
Vì vậy hãy thể hiện sự chuyện nghiệp của bản thân cũng như sự nghiêm túc trong công việc qua khâu kiểm tra. Đây cũng là cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với những người sẽ đọc bản agenda này.
Qua những chia sẻ trên của Tanca về Agenda là gì, bạn không chỉ hiểu rõ khái niệm mà còn nắm được các kiến thức liên quan một cách cụ thể nhất. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp nhiều thông tin thú vị và bổ ích cho bạn, giúp bạn phát triển kỹ năng tạo lập agenda và có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc.
>>> Đọc thêm:
Doanh nghiệp có thể ứng dụng trí tuệ nhân tạo để làm gì?
Quản trị nhân sự thay đổi ra sao khi doanh nghiệp chuyển đổi số
