Quản lý dự án là một công việc khó khăn, nếu không có công cụ để quản lý dự án bạn sẽ rất khó để quản lý thành công. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý dự án và công việc, vậy làm cách nào để chọn một phần mềm thật sự phù hợp với bạn?
Chúng tôi đã mất thời gian trong nhiều năm để chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp và dưới đây là những kinh nghiệm chúng tôi đúc rút được sau một thời gian, hy vọng nó có thể giúp bạn.
Khái niệm cơ bản về quản lý dự án
Quản lý dự án là sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ từ việc lên kế hoạch dự án, quản lý thời gian, phân bổ nguồn lực và cuối cùng là phát triển dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách. Với mục đích là dự án sẽ đạt những yêu cầu về mặt kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ bằng tất cả những phương pháp và điều kiện tối ưu.
Việc quản lý dự án sẽ chia ra làm 3 giai đoạn chính:
- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định vai trò của từng cá nhân, tính toán các nguồn lực tham gia và phối hợp thành một quá trình thống nhất, logic nhất. Bạn có thể lập kế hoạch qua sơ đồ hoặc qua các phần mềm hỗ trợ.
- Điều phối thực hiện: Lúc này bạn sẽ phân bổ các nguồn lực gồm có vốn, nhân sự, trang thiết bị,... theo kế hoạch phía trên. Giao tiếp và đảm bảo nhóm thực hiện đúng công việc theo tiến độ.
- Giám sát tiến độ: Nhiệm vụ chính của công đoạn này là phân tích tình hình, báo cáo tình trạng và đề ra những biện pháp nếu có những trở ngại trong khi thực hiện các công việc. Song song với giám sát, có sự đánh giá khách quan về kết quả thực hiện để rút kinh nghiệm hoặc thay đổi phương án.
Xem thêm: Những điều nhà quản lý cần biết để giao việc đúng cách cho nhân viên
Tại sao cần một công cụ quản lý dự án?
Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng nhóm của bạn biết những gì công việc cần phải hoàn thành? Ai có trách nhiệm làm việc đó? Và khi nào thì đúng hạn?,... Lập kế hoạch và tổ chức những điều này gần như là bắt buộc đối với sự thành công của nhóm. Tuy nhiên, nó vẫn là một trong những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Dưới đây là 4 lý do:
- Mọi người trong nhóm vẫn sử dụng các hệ thống khác nhau để quản lý công việc của họ, vì vậy các dự án, nhiệm vụ, tập tin và giao tiếp của nhóm nằm rải rác trên các công cụ.
- Các thành viên trong nhóm không biết làm việc gì, ưu tiên của họ là gì hoặc làm thế nào để tìm hiểu, vì vậy họ lãng phí rất nhiều thời gian của họ (và có thể cả bạn nữa) hỏi và tìm kiếm câu trả lời.
- Quá trình để truyền đạt các ưu tiên và yêu cầu cập nhật trạng thái chủ yếu bao gồm tổ chức các cuộc họp, gửi email hoặc sửa đổi thủ công trên Excel.
- Các thành viên trong nhóm thường xuyên trễ hạn.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho nhóm
1. Tổ chức công việc trên 1 nền tảng
Phần mềm quản lý dự án là nơi chứa tất cả công việc của nhóm bạn cho phép bạn sắp xếp mọi thứ ở một nơi. Hãy nghĩ về nó giống như một hệ thống hình khối trong đó tất cả các thông tin cần thiết mà nhóm của bạn cần để thành công, các dự án và nhiệm vụ cần hoàn thành, người được giao, ngày hết hạn, ưu tiên, tập tin…
- Dự án và các đầu việc: Trong một dự án sẽ có rất nhiều đầu việc được giao. Nhưng để dễ dàng các đầu việc lớn có thể được chia nhỏ thêm các đầu việc nhỏ. Từ đó quá trình phân cấp sẽ từ trên xuống dưới.
- Chi tiết từng đầu việc: Là những thông tin chi tiết của từng việc được tạo ra như người được giao, ngày hết hạn, tình trạng ưu tiên
2. Dễ dàng thiết lập người giao việc và người thực hiện công việc
- Công việc được giao. Bạn có thể dễ dàng chỉ định một người phụ trách mỗi đầu việc? Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc không? Đây là điều bắt buộc nếu bạn muốn thúc đẩy trách nhiệm hơn trong nhóm của mình và đảm bảo mọi người đều đáp ứng thời hạn.
- Công việc phụ thuộc. Hiển thị sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ cho phép các thành viên trong nhóm xem công việc nào mà người khác cần hoàn thành, trước khi họ có thể bắt đầu.
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Tất nhiên bạn cần phải thiết lập ngày kết thúc rõ ràng, nhưng không phải tất cả các nhiệm vụ đều được tạo bằng nhau, một số mất nhiều thời gian hơn các công việc khác.
- Có cách thức để @mention: Khi cần nhắc nhở một thành viên trong một đầu việc nào đó. Tính năng @mention sẽ cho phép việc nhắc nhở, đốc thúc thành viên đó.
- Làm việc trên mây: Các dữ liệu cần đồng bộ ngay lập tức. Do vậy làm việc trên các công cụ trực tuyến để cập nhật tình trạng công việc theo thời gian thực.
- Làm việc bất kỳ nơi đâu: Công cụ làm việc có thể làm việc trên điện thoại bằng ứng dụng di động để có thể phối hợp làm việc ở bất kỳ nơi đâu.
- Upload các tập tin lên các dự án hoặc đầu việc: Công cụ cần cho bạn tải các tập tin từ máy tinh lên trên các đầu việc để nhóm bạn có thể theo dõi các tập tin này.
- Tích hợp với hệ thống lưu trữ khác: Nhóm của bạn cũng có thể kết nối liền mạch với các công cụ khác mà họ sử dụng hàng ngày, như Google Drive, Dropbox, Box và OneDrive.
- Dễ dàng chia sẻ, kết nối và tìm kiếm công việc: Để tăng tính minh bạch, nhóm của bạn sẽ có thể xem các dự án và nhiệm vụ có sẵn công khai để dễ dàng tìm thấy những gì họ cần.
- Tùy biến và linh hoạt: điều chỉnh một công cụ để đáp ứng nhu cầu của nhóm bạn
3. Có nhiều cách thức hiển thị khác nhau
Làm thế nào bạn và nhóm của bạn muốn xem tổng thể các công việc do mình phụ trách, tiến độ của toàn nhóm thế nào, các ngày hết hạn toàn nhóm ra sao. Có 4 cách cơ bản để một phần mềm quản lý công việc hiển thị.
- Dạng danh sách: Nghĩa là các danh sách đầu việc sẽ được liệt kê ra. Điều này cho phép bạn kiểm tra xem đầu việc nào đã hoàn thành, đầu việc nào chưa hoàn thành. Bạn cũng có thể kiểm tra các đầu việc mà mình cần phải thực hiện.
- Dạng Lịch: Cho phép bạn xem theo dạng ngày, tuần, tháng để theo dõi ngày hết hạn của các đầu việc. Điều này giúp bạn có cách nhìn tổng quan khi nào thì hết hạn các đầu việc này.
- Dạng theo dõi thời gian: Thường cho phép bạn theo dõi ngày mà đầu việc bắt đầu và khi nào nó kết thúc. Điều này giúp bạn điều chỉnh đầu việc của các nhóm khác nhau để có thể phối hợp làm việc cùng nhau tốt hơn.
- Dạng Kanban: Hiển thị theo dạng cột chủ yếu cho bạn quan sát các Quy trình, tiến trình làm việc trong các Quy trình nào. Ví dụ trong quy trình làm việc của bạn thường phải đi qua 3, 4 bước. Hiển thị dạng Kanban sẽ cho biết đầu việc đó đang ở bước nào.
Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? 4 bước tạo sơ đồ Gantt để quản lý dự án
4. Dễ dàng triển khai công cụ quản lý công việc
Tiêu chí quan trọng khác trong việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án là nó phải dễ được triển khai. Vì thế bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn những quyền lợi sau:
- Dùng thử miễn phí: Bạn có thể dùng thử sản phẩm với nhóm của mình trong vài tuần hoặc hơn để mọi người có thể tham gia và thử nghiệm chức năng không? Khi bản dùng thử của bạn kết thúc, bạn có thể đánh giá được tính khả thi của nó.
- Công cụ hỗ trợ: Đánh giá mức độ dễ dàng của công cụ để mọi người có thể nhanh chóng bắt tay vào công việc. Công ty có cung cấp hướng dẫn, bản demo, khóa học và hướng dẫn mà đồng đội có thể sử dụng theo yêu cầu không?
- Dễ thực hiện: Mất bao lâu để thiết lập công cụ? Bao lâu để thiết lập dự án? Bạn có thể nhập công việc từ bảng tính hoặc tài liệu hoặc sử dụng một mẫu để bắt đầu ngay lập tức không?
- Trải nghiệm thân thiện với người dùng: Giao diện có đơn giản và trực quan không? Tất cả các thành viên trong nhóm của bạn (không chỉ các nhà quản lý dự án có đào tạo chuyên ngành) có thể sử dụng nó không?
- Mẫu: Phần mềm có bao gồm các mẫu cho quy trình và quy trình công việc chung để nhóm của bạn có thể nhanh chóng thiết lập các dự án mới và thực hiện các tác vụ thông thường không? Bạn có thể tùy chỉnh chúng theo nhu cầu cụ thể của nhóm bạn không?
>>> Xem thêm:
8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần loại bỏ
