Bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?
Bảng theo dõi, quản lý tiến độ công việc bằng excel là nơi bạn sẽ ghi chú lại tất cả những việc phải làm trong một dự án và một khoảng thời gian nhất định. Cách làm này sẽ giúp bạn theo sát được công việc, thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra và còn có thể giúp người quản lý hiểu rõ hơn và có thể can thiệp bổ sung hợp lý.
Việc theo dõi công việc bằng excel sẽ giúp:
- Người quản lý có thể phân chia được thời gian, công việc, nhân lực một cách hợp lý. Khi có những việc phát sinh ngoài ý muốn cần thêm thời gian hoặc nhân sự, bạn có thể điều chỉnh thời gian, nhân sự để có thể đảm bảo công việc đúng tiến độ.
- Người quản lý dễ dàng quản lý nắm bắt được tiến độ công việc: Những công việc chưa hoàn thành, những công việc đã hoàn thành, thời gian hoàn thành,... mọi thứ đều có thể dễ dàng kiểm soát hơn nếu có bảng excel để theo dõi công việc.
Những điều cần lưu ý những gì khi quản lý công việc bằng excel
Khi lập ra bản kế hoạch công việc, bạn cần đưa ra được các công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng như cách thực hiện.
Thêm vào đó, bạn cần phải đưa ra những chi tiết liên quan đến công việc để tiện cho quá trình theo dõi, quan sát công việc đó. Bạn càng đưa được nhiều những yếu tố thì bạn càng dễ dàng theo dõi công việc và khi có những thay đổi có thể điều chỉnh lại dễ dàng.
Đồng thời bạn cũng nên đưa ra cả những lời đánh giá vào trong bảng. Điều này sẽ giúp cho những nhà quản lý dựa vào đó đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, xếp loại và đánh giá nhân viên.
Đây là những điều cần nhớ để quản lý công việc bằng excel đạt hiệu quả:
- Lập ra danh sách các công việc cần làm.
- Lập ra danh sách các công việc sẽ làm.
- Đặc mục tiêu cho công việc đó.
- Đưa ra thông tin chi tiết liên quan đến công việc.
- Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc giúp quản lý công việc tốt hơn.
- Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc.
- Sắp xếp công việc đúng thời điểm.
- Chỉ rõ những thành viên sẽ đảm nhận công việc.
- Đưa những đánh giá nếu cần thiết.
Những mẫu quản lý công việc bằng Excel hữu dụng nhất
1. Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template
Dường như chúng ta đã quá lệ thuộc vào những công cụ và thiết bị như giấy dán để tạo ra những danh sách công việc dài thượt mà quên đi sự quan trọng của việc lên kế hoạch và làm việc theo một thời gian biểu rõ ràng.
Mẫu excel quản lý theo dòng thời gian - Timeline template sẽ giúp cung cấp cái nhìn tổng quát về những quy trình hoạt động và mốc thời gian hoàn thành nhất định cho từng công đoạn, từng công việc. Nhờ đó mà bạn có thể dễ dàng tập trung vào những thứ quan trọng nhất tại một thời điểm.
Ví dụ: Khi sử dụng mẫu excel này thì trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các giai đoạn và hạng mục quan trọng trong dự án.
Việc xây dựng quy trình làm việc theo dòng thời gian trên excel giúp nhóm có thể theo sát quá trình thực hiện một cách xuyên suốt. Các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được công việc và nhiệm vụ của mình. Từ đó tập trung vào việc hoàn thành công việc.
>>>Tải mẫu excel quản lý công việc theo dòng thời gian tại đây.
2. Mẫu excel theo biểu đồ Gantt - Gantt Chart template
Biểu đồ Gantt là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện.
Sơ đồ Gantt sẽ phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau và rất dễ xây dựng.
Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính với các mốc thời gian và công việc chi tiết cho nhóm thực hiện dự án. Nhà quản lý có thể đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án sau đó theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian quan trọng. Tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng, các hạng mục quan trọng của dự án vào biểu đồ, để các thành viên trong nhóm biết được mình cần phải làm gì, cần tập trung cho công việc gì, trong khoảng thời gian nào.
Để mang lại hiệu quả tốt nhất, trưởng nhóm dự án nên tạo một biểu đồ thời gian chung và chia sẻ đến các thành viên trong nhóm.
>>> Tải mẫu excel quản lý công việc theo biểu đồ Gantt tại đây
3. Mẫu excel theo danh sách việc cần làm - To-do list template
Một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án chính là To-do list template. To-do list nói đơn giản là một danh sách bạn và các thành viên trong nhóm cần hoàn thành, thường được sắp xếp dựa theo mức độ ưu tiên.
Nó giúp bạn và các thành viên trong team nhớ những việc mình cần làm và ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng. Đây là một phương pháp giúp quản lý công việc vô cùng hiệu quả.
Bảng danh sách việc cần làm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi kết hợp với biểu đồ Gantt.
Trưởng nhóm cần dựa trên năng lực của nhân viên cũng như tình hình dự án để có thể phân bổ công việc một cách hợp lý.
>>> Tải mẫu excel quản lý công việc theo danh sách việc cần làm tại đây.
4. Mẫu excel theo dõi vấn đề - Issue tracking template
Hầu hết các dự án đều xảy ra các vấn đề, vào lúc này nhà quản lý cần ghi chú lại nhằm rút kinh nghiệm cho sau này và tìm ra giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
Để theo dõi những vấn đề xảy ra trong dự án, nhà quản lý cần lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án. Để tránh tình trạng dự án rơi vào tình trạng gặp các lỗi tương tự, hay lặp đi lặp lại các lỗi giống nhau.
Bản Excel theo dõi vấn đề sẽ ghi lại các thông tin như: Thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý được vấn đề. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề.
>>> Tải mẫu excel quản lý công việc theo danh sách việc cần làm tại đây.
5. Mẫu excel theo thẻ thời gian hàng tuần - Weekly timecard template
Weekly time card template là một file quản lý tiến độ công việc bằng excel khá hữu dụng dành cho các nhóm thực hiện dự án.
Ngoài các việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, quản lý còn cần ghi lại từng mốc thời gian mà nhóm thực hiện từng nhiệm vụ và hạng mục trong dự án. Cách làm này giúp trưởng nhóm đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực giải quyết vấn đề của nhân sự trong nhóm.
>>> Tải mẫu excel quản lý công việc theo thẻ thời gian hàng tuần tại đây.
6. Mẫu excel theo dõi dự án - Project tracking template
Quản lý công việc bằng excel thông qua Project tracking template giúp nhà quản lý theo dõi quy trình và tiến độ công việc, từ đó đánh giá và kiểm soát xem dự án của bạn có đang được triển khai đúng theo thời gian và phạm vi ngân sách được định ra từ trước hay không.
>>> Tải mẫu excel theo dõi dự án tại đây.
7. Mẫu excel theo dõi KPI - KPI tracking template
Một trong những nhiệm vụ chính của ban lãnh đạo dự án chính là theo dõi, đo lường và đánh giá KPI. KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất hoạt động nhằm đo lường, phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
Điều này giúp người quản lý dự án có thể đo lường được hiệu suất của dự án, nắm bắt được nhóm của mình có đang làm tốt hay không, có đúng tiến độ hay không, có bỏ lỡ hay sai sót tại hạng mục nào hay không. Rồi đề ra phương án nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của công việc và dự án.
>>> Tải mẫu excel theo dõi KPI tại đây.
Những khó khăn khi quản lý công việc bằng Excel
- Người dùng phải thông tạo excel: Để có được một bảng trang tính excel quản lý tiến độ công việc khoa học và dễ sử dụng thì đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều kỹ năng sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao.
- Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn: Đa số người dùng Excel đều đã từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, vì sự cố nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, nhiễm virus,... Ngoài ra, nếu bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 36. Việc lưu trữ chúng trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.
- Bị động, chậm trễ: Trong quá trình thực hiện công việc thì kết quả công việc liên tục cập nhập và phải qua một hoặc nhiều các trung gian mới có thể cập nhập trong bảng file quản lý tiến độ công việc tổng được.
- Chỉ định lại hoặc phân phối lại khối lượng công việc có nghĩa là bạn phải định dạng lại toàn bộ trang tính.
- Không có cập nhật thời gian thực hoặc theo dõi tiến độ; tất cả phải được cập nhật theo cách thủ công.
Tính năng quản lý công việc và quy trình của Tanca
Tanca xây dựng hệ thống quản lý công việc tập trung vào khả năng tùy chỉnh của người dùng nhằm phục vụ nhu cầu quản lý đa dạng của nhiều mô hình kinh doanh.
Bạn có thể quản lý công việc, dự án, nhóm làm việc với một hệ thống cho phép xây dựng các đầu việc, báo cáo, quy tắc… dễ dàng nhất, phù hợp với văn hóa quản trị của mỗi công ty.
Về chi tiết, khi sử dụng Tanca bạn có thể:
- Sử dụng mẫu quản lý công việc
- Quản lý tiến độ công việc
- Quản lý quy trình làm việc
- Xem toàn bộ Deadline công việc trong tháng
- Quản lý việc của cá nhân
- Trạng thái phê duyệt công việc
- Hệ thống báo cáo động
- Quản lý files tập trung
- Tự động hóa quy trình làm việc
-Sử dụng biểu mẫu và tùy chỉnh
