Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm mục đích tự động hóa, đơn giản hóa các hoạt động nhân sự. Phần mềm này thường đảm nhiệm nhiều chức năng cơ bản: quản lý hồ sơ nhân viên (sơ yếu lý lịch, quá trình làm việc và công tác, thông tin bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân…), chấm công, tính lương, quản lý hiệu suất, lưu trữ tài liệu (công văn).
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp khắc phục những bất cập từ cách quản lý hồ sơ truyền thống. Nhiều doanh nghiệp chia sẻ có thể quản lý nhân sự tốt hơn sau khi sử dụng phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc, tăng sức cạnh tranh.
Tuy nhiên, giữa rất nhiều ứng dụng phần mềm nhân sự trên thị trường, đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp? Hãy tiếp tục đến với phần sau của bài viết để tìm hiểu các bước và những tiêu chí để bạn có thể lựa chọn một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp.
Các bước để chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp
1. Xác định nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Nếu quản lý hồ sơ theo cách truyền thống, bộ phận nhân sự phải giải quyết một lượng lớn giấy tờ, dữ liệu trong một ngày. Đồng thời họ còn phải giám sát, chấm công toàn bộ nhân viên bằng phương thức thủ công. Điều này có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ, nhầm lẫn, chồng chéo trong xử lý giấy tờ, mất mát, thất lạc hồ sơ hoặc trở nên quá tải nếu doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô.
Khi đó, ban quản lý doanh nghiệp cần lập ra danh sách những vấn đề còn tồn đọng và hạn chế cần giải quyết. Để khắc phục, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm nhân sự ngay từ sớm.
Đừng để phòng nhân sự lãng phí quá nhiều thời gian cho công tác quản lý hồ sơ. Hãy để phần mềm tự động hóa quy trình nhân sự, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, ưu tiên hơn cho công việc xây dựng chiến lược phát triển nhân sự công ty.
Xem thêm: Những khó khăn trong quản lý công việc nhân sự của doanh nghiệp
Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ngày càng tăng cao trong doanh nghiệp
2. Tìm hiểu các phần mềm nhân sự trên thị trường
Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đến từ các nhà cung cấp khác nhau, nhưng chủ yếu có hai loại:
- Phần mềm nhân sự đóng gói: rất dễ sử dụng, có chi phí tương đối hợp lý, thời gian triển khai ngắn, thường xuyên cập nhật tính năng mới, tuy nhiên không thể đáp ứng toàn bộ yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
- Phần mềm nhân sự viết theo yêu cầu: được viết riêng nhằm đáp ứng mọi yêu cầu, dành cho khách hàng doanh nghiệp duy nhất, giá thành khá cao, chi phí triển khai và nâng cấp không nhỏ.
Tùy theo nhu cầu sử dụng, khả năng tài chính và định hướng phát triển trong tương lai, doanh nghiệp sẽ chọn được phần mềm phù hợp.
Để tìm kiếm danh sách các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tiềm năng và nhà cung cấp uy tín, bạn có thể tham gia vào các diễn đàn, nhóm nhân sự trên mạng xã hội hoặc tìm kiếm trên Internet. Trước khi quyết định lựa chọn dịch vụ/sản phẩm nào đó, bạn cần trao đổi rõ về yêu cầu quản lý của công ty, demo phần mềm.
Xem thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và tốt nhất
3. Đặt ra nhiều vấn đề, thắc mắc để quyết định lựa chọn
- Phần mềm triển khai trong bao lâu?
- Khi bắt đầu sử dụng, cần những yêu cầu gì?
- Trong quá trình sử dụng có thể phát sinh vấn đề gì?
- Khi gặp vấn đề, phía nhà cung cấp đến giải quyết trực tiếp hay hỗ trợ qua điện thoại?
- Phần mềm sẽ cập nhật, cải tiến gì trong tương lai?
Khi những thắc mắc trên được giải đáp ổn thỏa, quá trình ra quyết định lựa chọn phần mềm nhân sự tối ưu của ban quản lý cũng dễ dàng hơn.
Các tiêu chí cơ bản khi chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự
05 tiêu chí quan trọng sau đây sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm nhân sự hiệu quả:
1. Phù hợp lĩnh vực và nhu cầu của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có quy mô và những đặc thù riêng trong quản lý nhân sự. Ví dụ, cách thức giám sát nhân sự của doanh nghiệp sản xuất khác với doanh nghiệp thương mại, công tác quản lý nhân sự ở doanh nghiệp có quy mô nhỏ đơn giản hơn rất nhiều so với các tập đoàn lớn… Vì vậy, ban quản lý nên tìm hiểu và lựa chọn phần mềm có thiết kế phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp.
2. Tính bảo mật cao, an toàn dữ liệu tối đa
Dữ liệu nhân sự là một trong những tài nguyên quý giá nhất. Đặc biệt là các thông tin về tiền lương, tiền hoa hồng và nhiều phúc lợi quan trọng của nhân viên tuyệt đối cần được bảo mật. Do đó, nhà quản lý cần lựa chọn phần mềm nhân sự được nhà cung cấp cam kết nỗ lực tối đa bảo vệ sự riêng tư theo đúng quy định của Luật bảo mật thông tin.
Các dữ liệu của nhân viên được số hóa và theo dõi trên hệ thống phần mềm
3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có giao diện thân thiện, trực quan, dễ vận hành. Theo đó, mọi tính năng về lưu trữ thông tin, quản lý chấm công, đánh giá KPI… đều dễ sử dụng. Nhân viên nhân sự nhanh chóng sử dụng mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian để làm quen công cụ.
4. Chi phí hợp lý
Chi phí và hình thức tính phí phần mềm nhân sự từ các nhà cung cấp cần được cân nhắc. Chi phí phần mềm phụ thuộc vào tính năng, quy mô, loại hình đặc thù doanh nghiệp. Các hình thức tính phí phần mềm nhân sự hiện nay: thanh toán một lần, trả theo mỗi nhân viên/tháng, trả theo số người dùng/tháng, dùng miễn phí/dùng thử...
Phần mềm nhân sự tối ưu khi có giá thành phù hợp, hình thức tính phí đa dạng, cách thức tính phí linh hoạt.
5. Nhà cung cấp uy tín
Doanh nghiệp nên lựa chọn sản phẩm từ những đơn vị chuyên cung ứng giải pháp công nghệ uy tín, có đội ngũ kỹ thuật viên tận tình, đảm bảo tính minh bạch.
Xem thêm: Phần mềm tính lương tốt bao gồm những yếu tố nào?
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Tanca
Tanca.io là phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế và vận hành bởi Công ty Ứng dụng di động xanh (Việt Nam). Phần mềm Tanca hoạt động dựa trên mô hình phần mềm cho thuê (SAAS – Software as a service) phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Khi vận hành Tanca, khách hàng không cần đầu tư máy chủ hay tốn kém chi phí cài đặt, bảo trì; có thể truy cập phần mềm từ bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào (chỉ cần có Internet).
Khác với các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự khác trên thị trường, Tanca mang đến nhiều tính năng thông minh hơn cho nhà quản lý.
Bên cạnh quản lý chấm công thông minh và xử lý triệt để các vấn đề nghỉ phép, sắp xếp ca, tăng ca, nhân viên ra ngoài… Tanca còn sở hữu nhiều tính năng vượt trội như: quản lý công việc, tính lương tự động, thiết lập KPI đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, giám sát và quản lý tài sản, tự động tạo ra danh bạ chat nội bộ nhằm kết nối các thành viên,…
Tanca.io - phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công qua điện thoại tối ưu
Tanca.io đáp ứng mọi tiêu chí cần thiết ở một phần mềm quản lý nhân sự và đã được hơn 300 doanh nghiệp lựa chọn. Những công ty có thương hiệu đang triển khai Tanca gồm Đất Xanh Group, Califonia Yoga, Chuỗi Gà Ò Ó O, Cầu Đất Farm, Chuỗi Café King Coffee, Luxstay (startup triệu USD của Sharktank)… đều đánh giá cao phần mềm này.
>>> Xem thêm:
