Sử dụng Phần mềm chia ca làm việc giúp người quản lý phân chia công việc đồng đều, nâng cao năng suất lao động và tạo mối quan hệ tốt với nhân viên.

Ngoài ra, liệu còn có lý do nào khác khiến doanh nghiệp cần triển khai phần mềm nhân sự thông minh này ngay lập tức? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm chia ca làm việc là gì?

Phần mềm chia ca làm việc là ứng dụng công nghệ giúp theo dõi và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, ngay cả khi doanh nghiệp có rất nhiều ca làm của nhiều bộ phận hay quản lý thời gian nhiều dự án khác nhau.

Chỉ trong một vài phút, Trưởng phòng hoặc Giám sát nhân sự có thể tạo ca làm việc cho toàn bộ nhân viên một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Thời gian tiết kiệm được, người quản lý có thể dành cho việc nghiên cứu và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thu hút nhiều khách hàng.

Hiện nay trên thị trường, đa số phần mềm thông minh đều được viết dựa trên công nghệ điện toán đám mây (cloud), có thể sử dụng trên Web và điện thoại di động, dữ liệu lưu trực tuyến và có thể backup.

>> Những khó khăn trong quản lý công việc nhân sự của doanh nghiệp

Triển khai phần mềm để chấm công, chia ca làm việc là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0

Chức năng sắp xếp lịch làm việc thông minh của phần mềm

Thông thường, tính năng chia ca làm việc được tích hợp trong phần mềm nhân sự nói chung. Những ứng dụng này đảm nhiệm vai trò sau:

- Phân công ca làm việc hiệu quả: Chỉ cần nhập thông tin cần thiết, phần mềm tự động tạo ra ca làm việc linh hoạt cho nhiều nhân viên bán hàng, ca làm cố định cho bộ phận Hành chính hoặc ca làm cho các cấp quản lý/nhân viên khác nhau. Tính năng này giúp công việc xếp ca làm việc cho nhân viên trở nên thuận tiện hơn.

- Điều chỉnh lịch làm việc linh hoạt: Khi có việc đột xuất phát sinh, người quản lý có thể thay đổi bảng sắp xếp ca làm việc nhanh chóng mà không phải tốn nhiều thời gian.

- Nhân viên đăng ký ca làm việc hợp lý: Nếu không sử dụng phần mềm, nhân viên cần báo trước thời gian làm việc của họ vào tuần tiếp theo hoặc lặp lịch sắp xếp cho các tuần khác nhau. Tuy nhiên nếu ứng dụng phần mềm, nhân viên đăng ký ca làm và các cấp quản lý có thể phê duyệt lịch đăng ký ca làm này sau đó.

- Nhắc nhở: Phần mềm tự động nhắc nhở ca làm việc của nhân viên.

- Cảnh báo lỗi nếu trùng ca: Phần mềm đảm bảo thời gian 2 ca làm việc giữa các nhân viên bị chồng chéo nhau. Trong trường hợp có sự trùng lặp, hệ thống sẽ báo lỗi để người quản lý cân nhắc.

- Trích xuất dữ liệu: Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên phần mềm, bạn có thể xuất file lịch sử chấm công, ca làm việc vào bất cứ lúc nào.

>> Có nên dùng phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp?

Khi nào nên triển khai phần mềm chia ca làm việc?

Khi còn trăn trở những vấn đề sau trong quản lý công việc, bạn nên nghĩ ngay đến phần mềm thông minh để hỗ trợ:

Người quản lý thiếu kinh nghiệm trong việc sắp xếp ca làm việc, không thể cân đối thời gian làm - thời gian nghỉ của nhân viên.
Sắp xếp ca làm việc không công bằng dẫn đến tình trạng nhân viên phàn nàn hoặc gây gổ không đáng có.
Doanh nghiệp có nhiều dự án, nhiều ca làm việc hoặc quá nhiều nhân viên.
Muốn tiết kiệm chi phí nhân sự, chi phí đầu tư trang thiết bị, hạn chế tối đa sai sót.
Tìm cách chia ca thông minh để đảm bảo tiến độ công việc được trôi chảy, không bị đình trệ.
Người quản lý muốn ngồi ở nhà hoặc đi công tác vẫn có thể sắp xếp ca làm việc cho nhân viên trong cả tuần/cả tháng.
Tạo điều kiện để khi nhân viên bị đau ốm hoặc bận việc đột xuất vẫn có thể chủ động đổi ca linh hoạt cho nhau mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung, không mất nhiều thời gian để tìm nhân sự thay thế.

Doanh nghiệp nào nên triển khai phần mềm xếp lịch làm việc?

Thông thường các doanh nghiệp sau đây có nhu cầu cao sử dụng phần mềm chia ca làm việc:

Thuộc lĩnh vực sản xuất
Thuộc dịch vụ nhà hàng - khách sạn
Chuỗi cửa hàng tiện lợi
Cửa hàng thời trang
Siêu thị
Quán cà phê
….

Tanca.io - phần mềm chia ca làm việc linh hoạt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện phần mềm Tanca được biết đến như công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý, sắp xếp ca làm thông minh, nhanh chóng của nhiều doanh nghiệp.

Với phần mềm Tanca, người quản lý dễ dàng chia ca làm việc tùy theo mục đích kinh doanh, khối lượng công việc hoặc theo nguyện vọng của nhân viên.

Hơn nữa, Tanca còn hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giao diện dễ sử dụng, giúp mọi thao tác thực hiện đều trở nên đơn giản, được đánh giá rất cao.