Trong thời đại công nghệ kỹ thuật phát triển như hiện nay, thay vì tự xử lý hoặc thuê ngoài, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm tính lương để làm cho quy trình này đơn giản và thuận tiện hơn. Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm tính lương tốt?
Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm tính lương?
Đối với những doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát tài chính có thể đơn giản. Thế nhưng khi quy mô ngày càng mở rộng, điều này ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp.
Với các phần mềm tính lương tốt, doanh nghiệp không cần phải tự tính lương hoặc ngồi phân tích, quản lý chúng. Lúc này, các phần mềm sẽ tự động hóa quy trình trên. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời tập trung vào việc kinh doanh và làm hài lòng khách hàng hơn. Ngoài ra, các phần mềm này còn cung cấp rất nhiều tùy chọn có sẵn, phù hợp với đa dạng loại mô hình doanh nghiệp khác nhau.
Xem thêm: Review 10 phần mềm tính lương tốt nhất
Việc tính lương cho doanh nghiệp nhiều bộ phần có thể mất nhiều thời gian và công sức.
8 yếu tố mà phần mềm tính lương tốt cần phải có
1. Cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương
Phần mềm tính lương tốt đầu tiên và căn bản nhất phải cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương. Điều này có nghĩa rằng phần mềm cần tính chính xác các khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian nghỉ, bảo hiểm thất nghiệp…
Mặc dù đối với nhiều người, những việc trên có thể quá sức và tốn nhiều nhân lực, thế nhưng với phần mềm, vấn đề sẽ được giải quyết một cách chính xác và nhanh chóng.
Xem thêm: Tìm hiểu công thức, cách tính tiền lương trong doanh nghiệp
2. Dễ sử dụng
Để đảm bảo tính minh bạch, phần mềm tính lương không nên quá phức tạp, khó hiểu. Tốt nhất, phần mềm nên có một giao diện dễ sử dụng cho phép doanh nghiệp chạy bảng lương và thêm nhân viên vào hệ thống trong vài phút.
Phần mềm tính lương tốt cần có giao diện dễ nhìn và dễ sử dụng.
3. Độ bảo mật cao
Có rất nhiều thông tin của nhân viên và doanh nghiệp ở nguồn dữ liệu đầu vào phần mềm. Vì thế, bảo vệ quyền riêng tư mạnh mẽ bằng nhiều lớp bảo mật là rất cần thiết.
4. Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác
Nếu chọn phần mềm tính lương tách biệt hoàn toàn, hãy chắc chắn phần mềm đó có thể tích hợp cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như hệ thống chấm công, định vị nhân viên (nếu có), KPI… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương sẽ dễ dàng hơn.
5. Tính linh hoạt và ứng dụng theo yêu cầu
Phần mềm tính lương tốt cần phải có tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình sử dụng. Do số lượng nhân viên, lương, thuế… có thể thay đổi theo từng thời điểm nên phần mềm mà bạn lựa chọn cũng cần đáp ứng tốt yêu cầu trên.
6. Số lần bảo trì hệ thống
Đối với bất kỳ sản phẩm nào, bảo trì luôn rất cần thiết để nâng cấp hoặc sửa lỗi sai. Khi chọn mua phần mềm, bạn nên đề cập về số lần và thời gian bảo trì hệ thống phần mềm của họ. Đồng thời, trước khi bảo trì, họ có bất kỳ thông báo nào đến doanh nghiệp của bạn hay không?
7. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tích cực
Để bắt đầu sử dụng một phần mềm mới, bạn sẽ cần một chút thời gian để hiểu và sử dụng đúng cách. Chính vì lý do này, bên cạnh các bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm, hãy xem xét bên cung cấp dịch vụ có các cổng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của người dùng như chat trực tuyến, zalo, mail… không.
Dịch vụ hỗ trợ, giải đáp thắc mắc cũng rất quan trọng khi chọn công ty cung cấp phần mềm.
8. Độ uy tín cao
Hiện nay có rất nhiều phần mềm tính lương, nhưng không phải phần mềm nào cũng chất lượng. Do đó khi quyết định mua gói sản phẩm, bạn nên tham khảo nhận xét và đánh giá của của những khách hàng đã dùng trước đó.
Bí quyết để chọn được phần mềm tính lương phù hợp
1. Chọn phần mềm có chi phí phù hợp
Không phải chi càng nhiều tiền là bạn có thể sở hữu phần mềm tính lương tốt. Thực tế, phần mềm tính lương tốt là phần mềm phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn không cần chọn phần mềm có quá nhiều tính năng mà chỉ nên chọn phần mềm có đủ tính năng với nhu cầu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bạn cũng không nên chọn những phần mềm miễn phí vì chỉ muốn tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mình. Bởi một phần mềm miễn phí cũng có nhiều hạn chế:
- Độ bảo mật thấp: Rõ ràng độ bảo mật là điều bạn cần cân nhắc. Sử dụng phần mềm miễn phí, bạn không thể chắc chắn được sự an toàn hay bảo mật thông tin.
- Không phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn: Nếu doanh nghiệp có từ 100 nhân sự trở lên, phần mềm tính lương miễn phí không phải lựa chọn tốt. Hãy đầu tư một phần mềm đạt chuẩn và phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
- Không được hỗ trợ từ nhà cung cấp: Dùng bản miễn phí cũng đồng nghĩa rằng bạn phải tự giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Khi gặp khó khăn, bạn chỉ còn cách đặt câu hỏi lên cộng đồng sử dụng phần mềm. Thiếu sự hỗ trợ khiến việc sử dụng mất nhiều thời gian, thậm chí còn hao tốn công sức hơn việc không sử dụng phần mềm.
Bạn nên chọn phần mềm phù hợp thay vì phần mềm đắt tiền.
2. Nên đề cập những thắc mắc với nhà cung cấp phần mềm
Để đảm bảo chọn được phần mềm tính lương tốt, hãy trao đổi kỹ càng với công ty cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể đặt vấn đề với công ty cung cấp dịch để xác định đó có phải là phần mềm phù hợp không:
- Phần mềm của họ có được cập nhật các chính sách thuế mới nhất không?
- Họ có khách hàng khác trong ngành của bạn?
- Họ có thể tích hợp với các dịch vụ lợi ích nhân viên của bạn?
- Làm thế nào họ sẽ xử lý doanh nghiệp của bạn khi công ty của bạn phát triển?
- Loại biện pháp bảo mật nào được áp dụng để giữ an toàn cho dữ liệu bảng lương của công ty bạn?
3. Trải nghiệm gói dùng thử miễn phí trước khi ra quyết định
Luôn luôn dùng thử miễn phí nếu có sẵn. Khi chọn bản dùng thử miễn phí, bạn sẽ có thể cảm nhận về những gì bạn có thể mong đợi từ phần mềm và từ nhóm hỗ trợ khách hàng của nơi cung cấp dịch vụ.
Tính năng tính lương tự động của Tanca có gì nổi bật?
Quy trình xử lý lương luôn là vấn đề khiến bộ phận kế toán lẫn nhà quản lý đâu đầu. Với tính năng tính lương tự động của phần mềm nhân sự tính lương Tanca, quy trình trên sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn với các ưu điểm như:
- Quản lý hệ thống lương chuyên nghiệp.
- Tự động hóa tính lương.
- Phân tích thông minh.
Chưa dừng lại ở đó, với bản dùng thử miễn phí của Tanca, bạn sẽ có 5 tài khoản và không giới hạn tính năng. Vì thế, bên cạnh tính năng tính lương, bạn cũng có thể trải nghiệm những tính năng khác như: Chấm công trực tuyến, Quản lý công việc, Tuyển dụng,….
Hãy trải nghiệm thử phần mềm nhân sự Tanca ngay hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà phần mềm mang lại.
Tạm kết
Đứng trước đa dạng phần mềm tính lương khác nhau, rất khó để xác định đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình. Để tìm được phần mềm tính lương tốt, bạn cần xác định nhu cầu của doanh nghiệp và chọn phần mềm phù hợp nhất. Đồng thời ưu tiên những nhà cung cấp dịch vụ uy tín, được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao.
Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel
