Thư ký kho là gì? Quy trình làm việc? Trách nhiệm và quyền hạn, mức thu nhập của ngành nghề này là bao nhiêu? Mời bạn cùng Tanca theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm chi tiết nhé.

Thư ký kho là gì?

Nhân viên kho là người hỗ trợ việc quản lý, vận hành kho. Họ có các nhiệm vụ hành chính và tham gia tích cực vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến lưu kho, trung chuyển, phân phối hàng hóa. Nhân viên kho đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận khác nhau, tạo điều kiện giao tiếp và phối hợp hiệu quả trong môi trường kho.

Tầm quan trọng của thư ký kho

Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành kho. Trách nhiệm của họ vượt ra ngoài nhiệm vụ hành chính và bao gồm việc tham gia tích cực vào hoạt động hàng ngày của nhà kho. Bằng cách giám sát các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và liên lạc, họ góp phần duy trì môi trường kho hàng có tổ chức và hoạt động tốt.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo mức tồn kho tối ưu, giảm chi phí lưu kho và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hồ sơ tồn kho chính xác, theo dõi mức tồn kho và phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo hàng tồn kho được bổ sung kịp thời.

Ngoài ra, nhân viên kho còn tạo điều kiện cho công việc hiệu quả bằng cách thực hiện các công việc đơn đặt hàng của khách hàng của doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả. Phối hợp với nhân viên kinh doanh kho để lựa chọn và đóng gói sản phẩm, đảm bảo thực hiện đơn hàng chính xác và giao hàng đúng hẹn. Họ phải chú ý đến từng chi tiết và tuân thủ quy trình chuyên nghiệp góp phần mang lại sự hài lòng của khách hàng và thành công chung của kho.

Xem thêm:

Mô tả công việc thư ký kho

Công việc của nhân viên kho bao gồm nhiều trách nhiệm liên quan đến hỗ trợ quản lý kho và trực tiếp quản lý. Công việc của nhân viên quản trị kho chính bao gồm:

Tiếp nhận và xếp hàng hóa vào kho

Nhân viên kho có trách nhiệm nhận hàng nhập khẩu và đưa vào kho. Họ có trách nhiệm soạn thảo nhãn, lưu trữ và sắp xếp tài liệu sản phẩm thích hợp dựa trên các quy trình được xác định trước từ phía ban giám đốc. Điều này đảm bảo việc tiếp cận dễ dàng và xây dựng khai thác hàng hóa khi cần thiết.

Kiểm tra và lưu trữ hàng hóa theo quy trình

Nhân viên kho kiểm tra kỹ hàng hóa nhận được về chất lượng và số lượng. Họ tuân theo các quy trình đã được thiết lập để bảo quản hàng hóa an toàn, có tính đến các yếu tố như yêu cầu về nhiệt độ, ngày hết hạn và điều kiện bảo quản cụ thể.

Xử lý đơn đặt hàng và chuẩn bị hàng hóa xuất kho

Xử lý chính xác tài liệu về các đơn đặt hàng của khách hàng là một trong những trách nhiệm chính của nhân viên kho hàng. Họ lấy các mặt hàng mong muốn từ kho, đóng gói an toàn và chuẩn bị vận chuyển. Điều này đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo người mua nhận được sản phẩm phù hợp đúng thời gian.

Báo cáo và cập nhật thông tin

Nhân viên kho lưu giữ hồ sơ một cách chính xác về luồng hàng hóa, gồm mức tồn kho, lô hàng đến và đơn đặt hàng đi. Họ tạo báo cáo và cập nhật thông tin liên quan trong hệ thống quản lý kho để hỗ trợ việc ra quyết định và đảm bảo mức tồn kho tối ưu.

Yêu cầu cơ bản đối với thủ kho

Tuy nhìn có vẻ đơn giản nhưng thực tế nghề nhân viên kho không hề dễ dàng mà nó ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng công ty cũng như mức doanh thu đạt được, đòi hỏi sự chính xác và chính xác.

Để thực hiện tốt công việc này, nhân viên kho phải đáp ứng được những yêu cầu sau.

KPI công việc

Giống như những ngành nghề khác, nhân viên kho cũng có KPI riêng. Đặc biệt:

Đảm bảo yêu cầu về thời gian vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất hàng (tùy theo từng lô hàng, có thể tại nhà cung cấp hoặc cảng,...) đến kho và ngược lại.
Giao hàng đúng thời gian, đảm bảo yêu cầu về chất lượng, số lượng khi giao đúng tiến độ quy định.
Không có sai sót trong yêu cầu về hóa đơn, chứng từ.
Xác định thời gian mua sắm trung bình cho từng loại.
Xác định số lượng hàng hóa hư hỏng trong kho để có thể tìm ra giải pháp kịp thời.
KPI hiệu suất kho.
Lập báo cáo định kỳ.

Yêu cầu khi tuyển dụng

Để ứng tuyển vào vị trí nhân viên kho, bạn phải đáp ứng những yêu cầu sau:

Độ tuổi: Nhân viên không được dưới 22 tuổi.
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp THPT trở lên chuyên ngành kế toán, thương mại hoặc kinh tế.
Kinh nghiệm: Có kiến thức về nghiệp vụ quản lý kho.
Kỹ năng mềm: Thành thạo các chương trình quản lý kho, công nghệ tin học văn phòng như Excel, Word,...
Yêu cầu khác: Sáng tạo, năng động, kỹ năng giao tiếp tốt. Đặc biệt cần phải trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao với công việc.

Xem thêm:

Kỹ năng của một thư ký kho

Để trở thành một nhân viên kho xuất sắc, việc có những kỹ năng và tố chất nhất định là điều kiện tiên quyết để thành công. Dưới đây là một số kỹ năng chính mà nhân viên bán hàng tại kho nên có:

Kiến thức về quản lý kho cùng quy trình vận hành

Nhân viên kho phải hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho và quy trình vận hành. Điều này bao gồm kiến thức về kiểm soát hàng tồn kho, phương pháp lưu trữ, thực hiện đơn hàng và các quy định an toàn. Kiến thức toàn diện về hoạt động kho hàng cho phép họ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý kho

Trong môi trường công nghệ ngày nay, việc làm chủ phần mềm quản lý kho là điều cần thiết. Phải thành thạo hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và phân tích dữ liệu. Điều này cho phép hợp lý hóa các quy trình, duy trì chính xác hồ sơ và tạo báo cáo.

Kỹ năng quản lý thời gian

Bởi vì làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc nên kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là rất cần thiết. Phải có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc, quản lý thời hạn và đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy. Kỹ năng tổ chức phát triển tốt ảnh hưởng đến hoạt động kho.

Khả năng giao tiếp và làm việc nhóm xuất sắc

Giao tiếp và làm việc nhóm rất quan trọng đối với nhân viên kho muốn làm việc với nhiều bên liên quan khác nhau, bao gồm nhân viên kho, nhà cung cấp và người mua. Giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn giúp đảm bảo đơn hàng chính xác, phối hợp suôn sẻ và giải quyết kịp thời mọi vấn đề có thể phát sinh. Khả năng làm việc nhóm tốt cũng góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy một môi trường làm việc hài hòa và đạt kết quả tốt.

Mức lương của thư ký kho

Mức lương có thể khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như kinh nghiệm của ứng viên, vị trí tuyển dụng , năng lực và quy mô của tổ chức. Theo một số bảng xếp hạng của Tanca, mức lương trung bình tại Việt Nam phân loại dao động từ 4 đến 9 triệu đồng/tháng, tùy theo yêu cầu và trách nhiệm cụ thể của công việc.

Cơ hội phát triển nghề nghiệp đối với thư ký kho

Vai trò mang lại nhiều cơ hội nghề nghiệp và con đường sự nghiệp. Dưới đây là một số con đường sự nghiệp tiềm năng ứng dụng trong lĩnh vực quản lý và hậu cần mà bạn có thể cân nhắc:

Sự thăng tiến

Nhân viên kho chuyên môn có kỹ năng phù hợp có thể thăng tiến ở vị trí của họ để đảm nhận những trách nhiệm quan trọng hơn. Họ có thể được thăng chức lên vị trí cấp cao hoặc quản lý kho, nơi họ giám sát một nhóm và tích cực tham gia vào việc quản lý kho, đưa ra quyết định chiến lược.

Tham gia đào tạo

Học tập liên tục và phát triển chuyên môn là điều quan trọng để luôn cập nhật các xu hướng và tiến bộ trong ngành. Tham gia các chương trình đào tạo, hội thảo và cấp chứng chỉ để mở rộng kỹ năng và kiến thức của mình. Điều này không chỉ nâng cao triển vọng nghề nghiệp mà còn trang bị cho mỗi người những công cụ để hoàn thành xuất sắc vai trò của mình.

Chuyển hướng nghề nghiệp, trở thành chuyên gia

Với bộ kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, bạn có thể khám phá các cơ hội chuyên môn về quản lý kho. Con đường này liên quan đến việc đạt được kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực như tối ưu hóa hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng và cải tiến quy trình. Bằng cách trở thành chuyên gia về quản lý kho, các cá nhân có thể giúp cải thiện hiệu suất tổng thể của kho.

Kết luận

Trên đây Tanca đã cùng bạn tìm hiểu về thư ký kho là gì, vai trò, trách nhiệm và lộ trình thăng tiến của vị trí này. Nếu bạn có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề thì đây là ngành sẽ giúp cho thu nhập của bạn không giới hạn. Nếu bạn cảm thấy hứng thú các chủ đề tương tự, hãy ghé blog Tanca thường xuyên bạn nhé.