Payroll là gì mà gần như được xem là cơn ác mộng của HR vào mỗi cuối tháng. Thuật ngữ này được dùng phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, có nghĩa là bảng lương. Dù vậy, không phải ai khi bước chân vào nghề quản lý nhân sự cũng có thể hiểu rõ và nắm bắt được rõ bảng lương và tường tận cách xây dựng bảng lương chuẩn và chính xác. Chính vì vậy, Tanca ở đây để giúp bạn hiểu rõ thêm Payroll, chức năng của nó, cũng như cách xây dựng bảng lương chuẩn và hiệu quả như thế nào trong bài viết dưới đây nhé!

xếp hình chữ payroll

1. Payroll là gì và một bảng lương đầy đủ sẽ cần có những gì?

1.1. Khái niệm Payroll là gì?

Thuật ngữ “Payroll” đang được sử dụng phổ biến trong rất nhiều công ty, doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Trong Tiếng Việt, Payroll có thể được dịch ra là bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương,... là danh sách nhân viên của một công ty được quyền nhận các khoản thanh toán cũng như các phúc lợi công việc khác và số tiền mà mỗi người sẽ nhận được.

Cùng với số tiền mà mỗi nhân viên sẽ nhận được trong thời gian làm việc hoặc nhiệm vụ đã thực hiện, bảng lương cũng có thể tham khảo hồ sơ của công ty về các khoản thanh toán cho nhân viên trước đây, bao gồm: tiền lương và tiền công, tiền thưởng và các khoản đã khấu trừ thuế, hoặc bộ phận của công ty giải quyết vấn đề bồi thường. Một công ty có thể tự xử lý tất cả các khía cạnh của quy trình trả lương hoặc có thể thuê ngoài để xây dựng bảng lương.

những khái niệm bao quanh bảng lương

Tuỳ vào các ngữ cảnh mà Payroll được hiểu theo ý nghĩa cụ thể. Tuy nhiên, định nghĩa thông dụng nhất của Payroll vẫn là bảng lương.

1.2. Một bảng lương đầy đủ cần có những gì?

Và một bảng lương đầy đủ, chính xác nhất định phải có các thông tin như sau:

Danh sách thông tin nhân viên.
Số buổi chấm công, nghỉ phép, tăng ca, làm việc ngoài giờ,…
Mức lương của từng nhân viên và các khoản thu nhập bổ sung khác như lương cơ bản, thưởng hiệu quả ,thưởng KPIs, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp…
Các khoản giảm trừ theo quy định như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền phạt hay khấu trừ khác

2. Chức năng của Payroll là gì?

Payroll được sử dụng hầu hết ở mọi công ty, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước ở Việt Nam nói riêng và trên toàn cầu nói chung. Nó được đánh giá là công cụ có ý nghĩa cực kì quan trọng góp một phần tất yếu trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Nó không chỉ tập trung vào lương, mà còn là thước đo mang nhiều giá trị về hiệu suất nhân viên. Cũng như là cơ sở để nhân viên khiếu nại khi phát hiện sự sai sót trong toàn bộ quá trình nhận lương thưởng.

Một bảng lương chuẩn và chính xác sẽ bao gồm các chức năng sau:

Giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản chi trả và các chi phí liên quan đến nhân sự nói chung: Lập bảng chấm công để tính lương thưởng hàng tháng, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tối ưu các chi phí liên quan đến nhân sự. Hơn thế nữa, khi dùng payroll, công ty và doanh nghiệp sẽ nhìn nhận được nhân viên nào làm việc đầy đủ, nhân viên nào vượt trội và nhân viên nào kém năng suất.
Đảm bảo việc chi trả lương tuân thủ đúng các chính sách: nhân viên chính thức, hợp đồng, quản lý các loại nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, lao động, y tế một cách chi tiết và chính xác nhất, tính toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng cho nhân viên có mức lương trên 10 triệu/tháng)
Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực: phát huy tối đa sức mạnh nguồn lực, thúc đẩy khả năng làm việc của người lao động đồng thời tạo động lực tốt hơn nhờ những chính sách hấp dẫn.

3. Những căn cứ để xây dựng được payroll hoàn thiện và hiệu quả

Để xây dựng một bảng lương không phải là điều quá khó. Nhưng để có thể xây dựng một bảng lương chính xác và có độ hiệu quả cao lại là một vấn đề nan giải mà mọi nhà quản lý nhân sự đều gặp phải. Doanh nghiệp cần căn cứ vào những yếu tố khác nhau, ví dụ như: quy chế lương, mức lương trung bình trên thị trường, mức lương tối thiểu vùng,... Ngoài ra, bảng chấm công và kết quả kinh doanh, hiệu năng công việc cũng đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu để xây dựng một bảng lương hoàn chỉnh và hiệu quả.

Trong các mục dưới đây, Tanca sẽ giúp bạn đưa ra những căn cứ quan trọng để xây dựng được một bảng lương hiệu quả và chuyên nghiệp nhé.

quy chế xây dựng bảng tính lương

3.1. Quy chế lương

Quy chế lương được các doanh nghiệp đưa ra dưới hình thức văn bản, bao gồm: các vấn đề liên quan đến lương và các khoản tiền chi cho người lao động. Để hạn chế các trường hợp gây tranh chấp trong doanh nghiệp.

Nội quy quy chế lương được hình thành và phát triển trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mọi nội quy quy chế lương đều bao gồm những điều cơ bản sau như:

Tên chức danh
Thưởng doanh số
Quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng với các cấp và vị trí nhất định
Công thức tính lương
Chế độ BHXH, BHYT,...
Và các vấn đề khác

3.2. Mức lương tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng là dữ liệu vô cùng cần thiết để hình thành bảng lương tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Kể từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng được quy định rõ ràng trong Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I: 4.420.000 đồng/tháng
Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II: 3.920.000 đồng/tháng
Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III: 3.430.000 đồng/tháng
Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng

lương tối thiểu vùng

So sánh mức lương tối thiểu vùng qua các năm

Các doanh nghiệp dựa vào mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh mức lương phù hợp với tài chính công ty, đồng thời đảm bảo tuân thủ nguyên tắc pháp luật. Bên cạnh đó, quy định đã chỉ rõ, những người lao động làm công việc yêu cầu đào tạo nghề bài bản thì doanh nghiệp cần trả cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

3.3. Mức lương trung bình trên thị trường

Đa số mọi doanh nghiệp đều xây dựng mức lương thực tế cao hơn mức lương tối thiểu vùng được Tanca đề cập đến ở trên. Thông thường, mức lương trung bình sẽ được thỏa thuận giữa người lao động và người thuê lao động. Dựa vào kinh nghiệm, năng lực, yêu cầu của vị trí tuyển dụng và mặt bằng lương trung bình của vị trí đó trên thị trường lao động.

3.4. Quy định về các khoản trích theo lương

Khoản trích theo lương phổ biến nhất được đề cập ở đây, đó chính là BHYT, BHXH và kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đóng 23.5% tổng chi phí. Còn người lao động sẽ phải trích 10.5% số lương để hoàng thành cũng doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bên cạnh đó, doanh nghiệp phải có chính sách về lương, trợ cấp, phụ cấp tùy theo từng vị trí, cấp bậc và nhóm ngành theo quy định Bộ luật Lao động để hỗ trợ và đảm bảo quyền lợi cho người lao động có cuộc sống đầy đủ, tập trung phát triển và cống hiện cho công ty.

3.5. Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng

Với mỗi doanh nghiệp, bảng chấm công là một phần quan trọng không thể thiếu để hoàn chỉnh Payroll. Bảng chấm công giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự tốt nhất cũng như đánh giá nhân sự về mọi mặt trong công việc.

Qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể thấy rõ được số công thực tế của nhân viên, số ngày phép, số ngày công tác,... từ đó tính toán chính xác hơn các khoản thu nhập mỗi kỳ của người lao động.

>>Đọc thêm: So sánh các Ứng dụng Chấm công di động

4. Những vấn đề thường gặp phải khi tạo Payroll và cách giải quyết

Trong quá trình thực hiện tính toán và xây dựng Payroll, sẽ không tránh khỏi những sai sót. Bạn hãy thử tưởng tượng, một doanh nghiệp lớn có quy mô lên đến hàng nghìn nhân sự, nhưng bộ phận quản lý nhân sự chỉ có 3-4 người thì liệu rằng họ có thể hoàn thiện Payroll chính xác 100% hay không? Để hiểu chi tiết hơn về Payroll là gì thì bạn cần phải nắm rõ được các vấn đề và cách giải quyết mà Tanca tổng hợp cho bạn dưới đây.

4.1. Những vấn đề thường gặp về Payroll

Giữa thời đại số 4.0 như hiện nay, để tìm kiếm và sưu tầm những bảng lương khác nhau là điều không quá khó. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, nếu một doanh nghiệp muốn phát triển mạnh mẽ và chuyên nghiệp thì cần xây dựng bảng lương phù hợp cho riêng mình. Hơn thế nữa, trong quá trình triển khai và phát triển các chính sách liên quan đến payroll, nhân sự mới hoặc chưa đủ kinh nghiệm sở hữu % sai sót cao hơn nhân sự lâu năm.

Thậm chí kể cả những nhân sự lâu năm, khi mà phải tính toán Payroll cho quá nhiều nhân sự cũng sẽ mặc phải một trong số những lỗi sau đây:

Tính sai lương cho nhân viên: lương không khớp với số công, tính toán thừa/ thiếu các khoản thu nhập bên cạnh lương cơ bản như thưởng doanh số, KPIs, thuế thu nhập cá nhân,…
Không công khai bảng lương rõ ràng: chưa xây dựng được quy chế lương thưởng rõ ràng, không minh bạch với nhân viên. Khi đó, nhân viên sẽ cảm thấy không hài lòng, giảm hiệu suất làm việc và tỷ lệ gắn bó với công ty.
Trả lương sai thời hạn: trả lương không đúng hạn, chậm trễ lương. Điều này nếu thường xuyên tiếp diễn sẽ gây ra một đợt sóng ngầm trong doanh nghiệp, dẫn đến tình trạng đình công và không giữ chân được nhân tài.
Không xây dựng được quy chế thưởng phù hợp và công bằng: có những quy chế thưởng không thực tế, vượt xa khả năng của nhân viên, làm cho nhân viên chán nản, mất kỳ vọng, gây tâm lý chán nản, thiếu động lực phấn đấu.
Các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên chưa đầy đủ: ngoài tiền lương, tiền thưởng ra thì các doanh nghiệp thường đưa ra các khoản phụ cấp và phụ phí cho nhân viên như: ăn trưa, xăng xe, tiền điện thoại,... Điều này sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái khi doanh nghiệp quan tâm đến đời sống cũng như bảo đảm quyền lời cho họ. Bên cạnh đó, nếu bỏ qua việc xây dựng các khoản lương tăng theo cấp bậc, chức danh, thâm niên, thì sẽ dẫn đến tình trạng “chảy máu” nhân sự.

4.2. Cách giải quyết vấn đề

Để giải quyết những vấn đề về payroll mà Tanca đã nêu ở trên, doanh nghiệp nên đầu tư thời gian, tiền bạc và con người để thiết lập quy chế lương thưởng rõ ràng ngay từ đầu. Nếu như doanh nghiệp không đủ các nguồn lực về con người hoặc phải chi ra chi phí quá lớn thì phương án sử dụng phần mềm tính lương tự động hay thuê ngoài các giải pháp Payroll của những đơn vị chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định pháp luật là một lựa chọn cấp thiết và hiệu quả.

>>Đọc thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel và cách sử dụng các hàm thông dụng

5. Giải pháp Payroll thông minh cho doanh nghiệp với phần mềm tính lương chuyên nghiệp

Với những khái niệm, công dụng cũng như các chức năng của Payroll mà Tanca đã đề cập tới ở trên, chúng ta có thể thấy tầm quan trọng mà Payroll mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn. Với mỗi doanh nghiệp khác nhau, sẽ có các quy chế và yêu cầu khác nhau trong việc quản lý nhân sự và tiền lương. Các vấn đề như chấm công, chính sách đãi ngộ, thưởng phạt,... phụ thuộc vào quy mô, tiềm lực tài chính và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.

Bộ máy nhân sự mạnh mẽ luôn được các doanh nghiệp tập trung phát triển. Bên cạnh đó cũng có một vài doanh nghiệp không muốn mất thời gian và chi phí, nên họ chọn phương án outsource (thuê ngoài). Vì vậy, giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, và không mất chi phí outsourcing, là sử dụng phần mềm tính lương tự động của Tanca.

Phần mềm tính lương Tanca được nghiên cứu và phát triển, giúp tự động hoá các hệ thống lương trong doanh nghiệp. Quản lý quá trình tăng lương của nhân viên. Xây dựng chính sách lương tốt hơn. Và rất nhiều các tính năng khác. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc trên nền tảng công nghệ tiên tiến, hứa hẹn sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho tất cả các khách hàng.

phần mềm tính và xem lương trên điện thoại máy tính tanca

Đọc thêm: