Việc cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí vận hành và tối ưu hóa lợi nhuận. Các giấy tờ, chứng từ rất cần thiết trong kinh doanh, tuy nhiên lại hao tốn một phần ngân sách không hề nhỏ. Trong bối cảnh kinh tế suy thoái như hiện nay, làm thế nào để hạn chế khoản phí in ấn này? Theo dõi bài viết sau của Tanca.
Để giảm chi phí mua thiết bị in ấn bạn sẽ làm như thế nào?
In ấn có thể là một công việc kinh doanh tốn kém, nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Bạn thấy đấy, trong khi mọi thứ đều cần đến giấy tờ, chính sách cắt giảm chi phí cũng cần được quản lý. Đây là một yếu tố quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tất nhiên, có những máy in phù hợp với mọi ngân sách và yêu cầu sử dụng. Nhưng việc bảo trì liên tục rất bất tiện, đặc biệt là khi in số lượng lớn.
Lượng giấy và mực được sử dụng cũng tốn một khoản chi phí không hề nhỏ. Gợi ý cho bạn cách giúp cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp qua nội dung dưới đây:
Thay thế máy in cũ
Đầu tiên, nếu máy in của bạn đã hơn 3 năm tuổi, thì bạn nên thay thế nó. Tất nhiên, chi phí của một máy in mới có thể là một khoản chi phí “khủng” hoặc không lường trước được. Nhưng bạn sẽ có được công nghệ được phát triển để đạt hiệu quả cao hơn và chắc chắn ít vấn đề bảo trì hơn với kiểu máy mới, hiện đại.
Các nhà sản xuất in không ngừng cải thiện số lượng trang mà máy in có thể tạo ra mỗi phút và họ đang tìm kiếm những cách mới để cải thiện hiệu quả in của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn hài lòng với những gì mình có, thì hãy nghĩ xa hơn một chút bởi đầu tư một lần cho đáng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền hơn bạn nghĩ.
Xem thêm: Quy định sử dụng máy tính trong công ty
Sử dụng hộp mực lớn nhất để tiết kiệm tiền
Kích thước có thể không quan trọng nhưng đối với hộp mực in thì ngược lại. Hộp mực XL có kích thước lớn hơn so với các hộp mực thay thế thông thường. Dù giá cả sẽ đắt đỏ hơn, nhưng bạn đừng để bị lừa bởi mua hộp mực nhỏ sẽ rất tốn kém về lâu về dài.
Các hộp mực XL thực sự có giá trị tốt hơn so với số tiền bạn bỏ ra vì chúng có năng suất hoặc dung lượng lớn hơn (có nghĩa là bạn sẽ không cần phải thay thế chúng thường xuyên).
Xem thêm: Quy tắc 5S trong văn phòng
Ưu tiên sử dụng chức năng in 2 mặt
In hai mặt cũng là cách cắt giảm chi phí in ấn hiệu quả. Nếu máy in của bạn có phương tiện để in trên cả hai mặt của tờ giấy (và bạn sẽ thấy ngày càng có nhiều kiểu máy thực hiện in hai mặt), lượng giấy sử dụng của bạn sẽ giảm đi một nửa. Đặc biệt hữu ích khi in tờ rơi, tờ quảng cáo hoặc thẻ.
Sử dụng hộp mực có thể tháo rời
Sử dụng các hộp mực riêng lẻ cũng rất hữu ích. Trong thực tế, càng nhiều càng tốt! Sử dụng các hộp mực riêng biệt giúp giảm thiểu sự lãng phí. Việc thay thế một hộp mực đơn sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc thay thế toàn bộ hộp mực màu kết hợp mà phần mực còn lại sẽ bị lãng phí.
Nếu bạn in nhiều màu (có thể có logo của công ty), hãy cân nhắc rằng hộp mực có nhiều khả năng sẽ hết trước các màu khác.
Xem thêm: Cách sắp xếp file cho dân văn phòng
Hạn chế in màu khi thực sự không cần thiết
Mực đen rẻ hơn, vì vậy chỉ nên sử dụng màu khi cần thiết. Cân nhắc sử dụng chế độ in màu khi thực sự cần. Việc set máy in của bạn thành chế độ in đơn giản sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp tối ưu chi phí in ấn.
Điều này có nghĩa là tất cả người dùng sẽ phải chọn một màu cụ thể, điều này sẽ khiến họ cân nhắc xem có cần màu đó hay không. Vì vậy, trong khi in ấn có thể tốn kém, có nhiều cách và phương tiện để quản lý chi phí của bạn một cách hiệu quả.
Quản lý cẩn thận và ra quyết định có thể làm giảm đáng kể lãng phí và nâng cao hiệu quả. Hãy nhớ rằng, đôi khi có thể hơi tốn kém khi đầu tư ban đầu nhưng để tiết kiệm tiền về lâu dài.
Mẹo cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp
Thay đổi phông chữ với kiểu hẹp
Một trong những lãng phí lớn nhất khi in ấn là sử dụng phông chữ quá to, quá đậm. Tốn rất nhiều chi phí cho giấy và mực. Để tiết kiệm tiền, tốt nhất là chuyển sang phông chữ cơ bản. Nó hẹp và mỏng về chiều rộng. Ngoài ra, kích thước phông chữ không nên quá lớn.
Sử dụng chức năng in thu nhỏ
Không phải mọi tài liệu đều cần được in ở kích thước nguyên mẫu. Trong khi một ngày làm việc với rất nhiều tài liệu cần in. Cố gắng sử dụng chức năng in thu nhỏ với các tài liệu không quan trọng. Nếu biết sử dụng hợp lý, sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền đấy.
Sử dụng form chữ Ecofont
Giống như tên gọi, đây là font chữ được thiết kế dành riêng cho việc giảm lượng mực in sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường. Nguyên tắc cơ bản trong thiết kế của phông chữ này là sử dụng các khoảng trắng dạng tổ ong để ghép thành văn bản.
Tiết kiệm mực ở những chỗ trống. Sử dụng phông chữ này trong công ty cũng là một cách rất hay để nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của nhân viên, giảm thiểu chi phí.
Tận dụng giấy in một mặt
Các tờ giấy đã qua sử dụng được in trên một mặt và mặt còn lại vẫn còn khoảng trắng. Bạn có thể sử dụng những tờ giấy này để tạo một cuốn sổ tay, giấy nháp…. Hoặc bạn chỉ có thể in ở phía bên kia những tài liệu không quá quan trọng.
Sử dụng in và photocopy đơn sắc
Nhiều văn phòng có máy in màu và máy photocopy và sử dụng một cách không cần thiết. Trong khi một số tài liệu chỉ cần được xử lý thông qua máy photocopy đen trắng là đủ. Mực màu đắt hơn nhiều so với mực đơn sắc. Do đó, bạn nên cân nhắc xem bản in của mình có cần sử dụng màu hay không trước khi in.
Không in nội dung dư thừa
Thay vì in toàn bộ tài liệu không cần thiết, bạn chỉ cần in một đoạn mà bạn đang tìm kiếm. Sao chép văn bản đó và in nó ra. Tạo một tài liệu với nội dung ngắn hơn. Làm như vậy cũng là một cách rất hiệu quả để giải quyết vấn đề cắt giảm chi phí in ấn của bạn.
Sử dụng chức năng in thử
Trước khi in, sao chụp hàng loạt tài liệu. Bạn nên in thử một bản trước xem có sai sót gì không và chỉnh sửa. Điều này là rất cần thiết vì nếu xuất bản hàng loạt bản in bị lỗi, phải vứt bỏ là một việc làm rất tốn kém cho các doanh nghiệp.
Sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp đơn giản hóa quy trình, loại bỏ những giấy tờ và thủ tục rườm rà. Đây được xem là cách cắt giảm chi phí in ấn trong doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay, giúp bạn tiết kiệm ngân sách đáng kể. Tham khảo thêm thông tin về Tanca tại đây.
