Nhà quản lý nhân sự thường đau đầu bởi những vấn đề gì?

Hãy thử tưởng tượng bạn là quản lý nhân sự cho một tổ chức có 50 nhân viên. Vậy bạn phải xử lý các đầu việc như xếp ca, xử lý các yêu cầu nghỉ phép, theo dõi chấm công, tính công và tính lương mỗi cuối tháng cho 50 người. Và khi có sai sót nào xảy ra, bạn cũng sẽ tự mình giải quyết các tranh cãi do thiếu công hay tính sai phiếu lương.

Trong khoản thời gian dài trước đây, tất cả các công việc kể trên thường được thực hiện thông qua excel. Nhưng việc quản lý nhân sự theo cách này ngày càng bộc lộ rõ nhiều nhược điểm.

Một phép tính đơn giản có thể kể ra là với 50 nhân viên, mỗi ngày một nhân viên sẽ chấm công 2 lần, vậy để lưu trữ dữ liệu chấm công trong 3 tháng thì cần tới gần 9000 dòng trên 1 Sheet excel, nên việc tính công hay tính lương hàng tháng của phòng nhân sự sẽ mất rất nhiều thời gian.

Khi quy mô doanh nghiệp lớn hơn, với nhiều nhân viên, nhiều chi nhánh khác nhau thì việc quản lý nhân sự càng vất vả. Đặc biệt là đối với những ngành hàng có đặt điểm là các nhân viên di chuyển liên tục tại nhiều điểm như bất động sản/ xây dựng, nhân viên thay đổi liên tục như quán cafe/ nhà hàng/ khách sạn hoặc công ty có nhiều chi nhánh thì việc kiểm soát chấm công, tính lương lại càng trở nên khó khăn. Việc thực hiện quét vân tay, xóa người, tốn rất nhiều thời gian, công sức.

Từ đó, những “tân binh” là các phần mềm quản lý nhân sự xuất hiện để thay thế excel và trở thành xu hướng trong công tác quản lý nhân sự. Để thấy được những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự hãy điểm qua 7 sự thật dưới đây khi sử dụng phần mềm thay cho excel.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo bảng chấm công cho người không thành thạo Excel

7 sự thật khi dùng phần mềm quản lý nhân sự thay cho excel

1. Loại bỏ các công việc giấy tờ không quan trọng

Thay vì khi xin phép nghỉ, hay gửi yêu cầu cần phê duyệt bằng các đơn từ, giấy tờ như trước đây thì nay phần mềm quản lý nhân sự sẽ số hóa toàn bộ quy trình đó. Cụ thể, các phần mềm trên thị trường hiện nay thường tích hợp các loại Form mẫu phổ biến trong doanh nghiệp của cả kế toán và nhân sự.

Mọi đề xuất, yêu cầu, hồ sơ,... có thể phê duyệt đa cấp ngay trên trực tuyến. Không cần phải in ấn hay chờ ký nữa. Với quy trình này, doanh nghiệp của bạn có thể cắt giảm trên 50% các công việc giấy tờ so với trước kia.

2. Không cần đến kỹ năng xử lý dữ liệu cao siêu

Hàng ngàn dòng excel, các công thức tính lương phức tạp, tính sót công là những nỗi ám ảnh của những người làm hành chính nhân sự. Để xử lý tốt những công việc đó bạn cần nắm trong tay những kỹ năng kha khá về excel.

Tuy nhiên, với việc sử dụng phần mềm thì công - lương sẽ được tính hoàn toàn tự động. Vì mọi số liệu điều được cập nhật bởi máy móc thay vì con người nên sẽ hạn chế sai sót đến mức thấp nhất.

3. Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp

Không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ một cách thông minh, minh bạch. Doanh nghiệp không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng và nhân viên không còn phàn nàn về sai sót trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Những nhà quản lý nhân sự sẽ có thêm thời gian để xử lý các đầu việc quan trọng hơn.

4. Cập nhật liên tục nhân viên đang làm ca nào, ở đâu

Đối với các doanh nghiệp có trên 50 nhân viên, việc quản lý bằng excel trở nên khó khăn và người quản lý gần như không thể chắc chắn được nhân viên có thực sự đi làm không.

Phần mềm quản lý có chức năng hỗ trợ người quản lý dễ dàng nắm được tình hình làm việc của nhân viên (thường thông qua wifi, GPS hoặc camera). Từ đó, khâu kiểm soát trở nên đơn giản, lộ trình kế hoạch và lộ trình làm việc thực tế của nhân viên trở nên minh bạch.

5. Hỗ trợ đánh giá đúng về chất lượng nguồn nhân lực

Nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp chính là các nhân viên hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Những quyết định về nhân sự được nhà quản lý quy xét kỹ lưỡng.

Phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ cập nhật và thống kê đầy đủ khả năng của nhân viên, ngoài ra có thể hỗ trợ bổ sung nguồn nhân lực kế thừa. Nhà quản lý dựa vào đó mà có thể đánh giá đầy đủ kỹ năng của nhân viên và có thể đưa ra định hướng đúng đắn cho nhân viên đó.

6. Quản lý chặt chẽ các dữ liệu

Vì dữ liệu nhân sự là cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp nên phần mềm quản lý nhân sự đạt chuẩn thường có thể bảo mật tốt các thông tin. Hơn thế nữa, các dữ liệu sẽ được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin và kết nối với dữ liệu dễ dàng.

7. Tuyển dụng hiệu quả hơn

Một điều mà excel không làm được mà phần mềm quản lý nhân sự có thể làm là hỗ trợ cho việc tuyển dụng. Các phần mềm hiện nay sẽ hỗ trợ nhà quản lý từ công tác đăng tải thông tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ tuyển dụng đến đánh giá các ứng cử viên phù hợp với các tiêu chí đặt ra. Việc tuyển dụng sẽ nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Tanca - Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và tiết kiệm

Với đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm, đội chăm sóc khách hàng tận tâm, kết hợp với việc luôn ưu tiên ứng dụng công nghệ mới nhất trên thị trường nên Tanca đảm bảo giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc của nhân viên. Cụ thể, Tanca cung cấp các tính năng vượt trội sau để quản lý nhân sự đơn giản và hiệu quả hơn:

1. Chấm công điện thoại qua Wifi, GPS và AI

Với Tanca, các nhà quản lý nhân sự chỉ cần thêm số điện thoại của nhân viên là ngay lập tức chấm công được, tiết kiệm việc mua máy chấm công. Còn đối với nhân viên, họ có thể dễ dàng chấm công ngay trên điện thoại trong bán kính cho phép qua GPS, thông qua hệ thống Wifi hoặc xác thực chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt bằng AI.

Tính năng chấm công trực tuyến này từ Tanca sẽ đảm bảo 100% khả năng chấm công chính xác và phù hợp với mô hình nhân viên tại các doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam.

2. Chấm công bằng Camera AI

Tại Việt Nam, trí tuệ nhân tạo (AI) đang là xu hướng và Camera là một thiết bị phổ biến và chỉ xếp thứ 2 sau máy tính trong doanh nghiệp. Nhận thấy được hai sự kiện đó, Tanca cùng HANET hợp tác để cho ra đời ứng dụng chấm công bằng Camera AI. Camera AI giúp việc chấm công diễn ra hoàn toàn tự động, tăng trải nghiệm của nhân viên, kiểm soát an ninh cho doanh nghiệp hoặc đếm số lượng khách lạ hoặc khách VIP.

3. Xếp ca linh hoạt

Việc nhân viên thường xuyên đổi ca, nhân viên được điều chuyển qua các chi nhánh khác khiến người quản lý rất đau đầu. Vì vậy, phần mềm hỗ trợ nhà quản lý xếp ca ngay trên điện thoại hoặc Web, nhập Lịch xếp ca từ Excel, tách công/ giờ công. Còn các nhân viên sẽ được phép chọn ca làm, gửi yêu cầu chuyển ca cho quản lý phê duyệt ngay trên điện thoại.

4. Hệ thống tính công – lương tự động

Thay vì mất vài tiếng/vài ngày để làm công việc tính công và lương hàng tháng cho nhân viên trong công ty, Tanca sẽ giúp công việc này diễn ra hoàn toàn tự động. Phần mềm sẽ tính giờ công, giờ tăng ca, ngoài giờ, đi muộn/về sớm/quên chấm công,... Tanca sử dụng linh hoạt các công thức tính tương tự Excel để áp dụng mọi quy định thưởng, phạt cho mọi doanh nghiệp.

5. Số hóa đơn từ và quy trình phê duyệt

Tanca cung cấp 18 loại đơn từ khác nhau dành cho phép các doanh nghiệp giải quyết hầu hết toàn bộ các đề xuất, đơn từ qua nhiều cấp phê duyệt; Dễ dàng cấu hình và thay đổi các quy trình phê duyệt.

6. Tuyển dụng và quản lý hồ sơ nhân sự

Tanca cung cấp hệ thống tuyển dụng ATS theo chuẩn quốc tế cùng hệ thống quản lý thông tin nhân sự chặt chẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề trong tuyển dụng. Phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ ứng viên, tìm kiếm, lọc hồ sơ lưu trữ; Tạo quy trình phỏng vấn; Xác định kênh tuyển dụng hiệu quả; Lưu hồ sơ và quản lý chi tiết hồ sơ nhân viên.