8 lợi ích khi ứng dụng Camera AI trong quản lý nhân sự

Các công việc quản lý nhân sự

Nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, cho dù các doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Nói một cách đơn giản nhất, công việc nhân sự là cao gồm tất cả các công việc liên quan đến quản lý con người. 

Có thể chia các công việc nhân sự làm 4 nhóm: Nhóm công việc tuyển dụng, nhóm công việc lương thưởng, nhóm công việc hành chính và nhóm công việc đào tạo - phát triển. Trong đó, nhóm công việc về lương thưởng và hành chính chiếm nhiều thời gian và nhân lực nhất.

1. Nhóm công việc về lương thưởng (C&B): Nhân viên C&B có công việc xây dựng cấu trúc lương thưởng và đảm bảo cung cấp những lợi ích cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cho công ty. Các công việc cụ thể là:

- Thực hiện công tác chấm công, quản lý giờ ra/vào, nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên.

- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.

- Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực; các chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật,...

- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc.

- Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên.

2. Nhóm công việc hành chính: Nhân viên hành chính có nhiệm vụ xem xét đánh và giá hiệu suất, thực thi các chính sách và quy trình của công ty, giám sát sự phát triển của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết. Các công việc cụ thể là:

- Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự.

- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban.

- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty; Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.

- Quản lý công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…

- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm,...

Những khó khăn khi quản lý công việc về lương thưởng và hành chính

🔺Các công việc lập lại nhàm chán

Các công việc nhân sự thuộc hai nhóm trên được các nhân viên thừa nhận là nhàm chán vì tính chất lập đi lập lại của nó. Các công việc sẽ nhiều vào cuối tháng, mỗi quý và cuối năm. Thông thường, công việc thuộc hai nhóm này sẽ xoay quanh việc nắm nề nếp của nhân viên, tính lương và báo cáo. 

🔺Công cụ xử lý công việc lạc hậu

Để hoàn thành các công việc về lương thưởng và hành chính trong nhân sự, các nhà quản lý thường sử dụng máy chấm công và excel để xử lý số liệu. Trong khi đó, các loại máy chấm công đang bắt đầu lộ rõ nhược điểm của mình như dễ gian lận và kém linh hoạt; còn phần mềm excel dễ quá tải khi có quá nhiều dữ liệu và đòi hỏi người sử dụng cần có kỹ năng nhất định. 

🔺Tốn nhiều nhân lực và thời gian

Theo thống kê, công việc C&B và hành chính chiếm đến gần 70% công việc quản lý nhân sự. Các công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực để hoàn thành. Nếu không có cách để số hóa công việc giấy tờ thì doanh nghiệp đã tốn một lượng thời gian rất lớn và hao phí nhân lực. 

🔺Chưa tận dụng được sức mạnh của công nghệ số

Cả thế giới kinh doanh đang thực hiện chuyển đổi số ngày càng nhanh, khi khái niệm về công nghệ vừa chớm nở đã tạo ra những tác động vô cùng to lớn ngay sau đó. Tận dụng được công nghệ này trong quản lý nhân sự là một điều cần thiết để mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Hiện tại, các phương pháp chấm công khác chỉ dừng lại ở mức độ cơ học và cách xử lý số liệu của các doanh nghiệp còn rất lạc hậu.

Xem thêm: Những khó khăn trong quản lý công việc nhân sự của doanh nghiệp

Camera AI sẽ là trọng tâm của chuyển đổi số

Năm 2020 có thể được xem là thời điểm thách thức chưa từng có đối với mọi doanh nghiệp các sự kiện bất ngờ liên tiếp xảy ra. Làm môi trường bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp không ngừng biến động và bất ổn. Để thích nghi với điều này, các doanh nghiệp không ngừng chuyển mình để thích nghi và tiếp tục phát triển. 

Theo nghiên cứu của McKinsey, đơn vị tư vấn doanh nghiệp hàng đầu thế giới, các mô hình vận hành truyền thống cứng nhắc đang vấp phải những thách thức lớn do tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. 

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã tạo ra những gì? Đó là Internet vạn vật - IoT, Tự động hóa bằng robot phần mềm - RPA, Trí tuệ nhân tạo - AI, Học máy - Machine Learning, Học sâu - Deep Learning... đang phát triển như vũ bão. Trong đó, trí tuệ nhân tạo đang trở thành nhân tố trọng tâm của chuyển đối số. Vì vậy, để các doanh nghiệp có thể chuyển đổi mô hình từ cứng nhắc sang hiện đại thì việc ứng dụng Trí tuệ nhân tạo - AI là ưu tiên hàng đầu hiện nay. 

Hiện nay, Camera AI đã được ứng dụng phổ biến ở nhiều lĩnh vực như an ninh, bán hàng, vận tải... Tuy nhiên, trong lĩnh vực nhân sự, công nghệ này gần như gần như chưa được ứng dụng nhiều. Vì vậy, Tanca kết hợp cùng Hanet sáng tạo và cho ra mắt tính năng chấm công bằng Camera AI. 

Camera AI sẽ đánh dấu sự thay đổi lịch sử chấm công 100 năm và hứa hẹn mang lại những lợi ích chưa từng có trong công tác quản lý nhân sự.

8 lợi ích khi ứng dụng Camera AI trong quản lý nhân sự

1. Camera AI giúp giảm đến 90% thời gian chấm công

Trung bình mỗi nhân viên tốn 2-3 phút mỗi ngày để chấm công, nếu một doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên, doanh nghiệp phải mất hàng nghìn tiếng để thực hiện việc này. Tuy nhiên, Camera AI sẽ giải quyết dứt điểm vấn đề này cho doanh nghiệp. 

Chấm công bằng Camera AI chỉ mất từ 1-2s và có thể chấm cho nhiều người cùng một lúc, điều này giúp giảm đến 90% thời gian.

2. Việc chấm công diễn ra hoàn toàn tự động

Một doanh nghiệp nếu triển khai sử dụng Camera AI thì nhân viên không còn phải chủ động trong việc chấm công. Khi nhân viên đến nơi làm việc, Camera sẽ tự động nhận diện và xác nhận giờ công cho nhân viên và báo về các thiết bị thông minh. Việc chấm công sẽ xảy ra hoàn toàn tự động, nhân viên không còn sợ tình trạng quên chấm công như trước đây.

3. Thông tin chính xác, minh bạch

Khi nhân viên ra/vào công ty, Camera AI sẽ nhận diện và báo về các thiết bị thông minh của cả quản lý và nhân viên. Nhân viên sẽ biết chắc chắn là bản thân đã được chấm công. 

Thêm vào đó, các thông tin sẽ được lưu giữ ở phần mềm, đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho tất cả mọi người. Điều này làm giảm giảm thấp nhất sự không hài lòng và kiện cáo của nhân viên.

4. Camera AI tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm quản lý Tanca có thể tương thích với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại di động, PC (máy tính)/ desktop đến laptop và sử dụng được trên những hệ điều hành thông dụng như: window (web), Android, iOS (app). Nhờ vậy, các thông báo từ Camera AI có thể có thể đến được với người quản lý ngay lập tức.

5. Cải thiện thái độ làm việc của nhân viên

Việc ghi nhận mọi trường hợp ra/vào của nhân viên sẽ giúp cho nhà quản lý biết được thói quen của từng người. Ai hay đi trễ, ai hay về sớm, nhân viên nào thường đi ra ngoài nhiều trong giờ làm việc. Nhân viên biết điều đó và sẽ tự giác hơn trong công việc, từ đó cải thiện thái độ làm việc của nhân viên. 

6. Tạo nên một trải nghiệm mới mẻ

Thói quen chấm công của tất cả các doanh nghiệp trước đây chỉ xoay quanh việc chấm công bằng thẻ từ, bằng vân tay và mới đây thì có phần mềm chấm công. Và Camera AI xuất hiện là thay đổi thói quen chấm công của gần 100 năm. Điều này sẽ đưa đến một trải nghiệm hoàn toàn mới mẻ cho toàn thể nhân viên. Môi trường làm việc sẽ được cải thiện và trở nên hiện đại hơn. 

7. Đảm bảo an ninh cho doanh nghiệp

Không chỉ có chức năng nhận diện nhân viên trong công ty, ứng dụng chấm công bằng Camera AI còn hỗ trợ nhận diện người lạ. Nếu có người lạ xuất hiện sẽ có thông báo gửi đến điện thoại, máy tính của người quản lý ngay lập tức, đảm bảo an ninh cho nơi làm việc. Tính năng này cũng sẽ được áp dụng rất hiệu quả trong việc nhận diện khách VIP, xác định các khách hàng quen thuộc, an ninh trường học,...

8. Tiết kiệm chi phí hơn so với các hình thức chấm khác

Ngoại trừ máy chấm công bằng thẻ giấy thì chi phí cho Camera AI thường thấp hơn 2 lần, bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng camera hiện có của doanh nghiệp.   

Các câu hỏi thường gặp

🔺Cần phải được đào tạo trước khi sử dụng Camera AI không?

Đầu tiên, Camera đã có sẵn ở các công ty, nếu chưa có thì các loại camera trên thị trường cũng khá dễ tìm kiếm. Thêm vào đó, phần mềm nhân sự Tanca được thiết kế với giao diện dễ nhìn, thân thiện với người dùng, dễ tương tác. Vì vậy, chỉ cần được hướng dẫn trong thời gian ngắn, các nhân viên có thể sử dụng tính năng chấm công bằng Camera AI một cách dễ dàng.

🔺Thời gian để thiết lập ứng dụng chấm công bằng Camera AI có lâu không?

Camera AI có thể phân tích gương mặt của người cần nhận diện chỉ thông qua 1 bức ảnh, nếu so với chấm công bằng vân tay hay các loại camera khác thì cần phải xác nhận rất rất nhiều, mà mất thời gian. Có thể nói thời gian để thiết lập ứng dụng chấm công bằng Camera AI sẽ nhanh hơn so với các hình thức chấm công khác. 

🔺Sử dụng Camera AI có tốn nhiều chi phí không?

Trên thị trường hiện nay, giá của máy chấm công bằng thẻ giấy là rẻ nhất, ngoại trừ mấy chấm công bằng thẻ giấy thì giá của các loại máy chấm công sinh trắc học khác sẽ cao hơn gấp 2-3 lần của việc mua Camera AI.

Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù quản lý khác nhau. Phần mềm miễn phí chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và muốn trải nghiệm thử để kiểm tra tính phù hợp. Còn về lâu dài, phần mềm miễn phí không thể giải quyết triệt để bài toán quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp, dữ liệu không bảo mật, không được nâng cấp tính năng.

Nói tóm lại, có thể khẳng định phương pháp quản lý nhân sự bằng Camera AI sẽ mang lại rất nhiều lợi ích với mức giá phải chăng. 

🔺Thông tin quan trọng có được bảo mật khi sử dụng phần mềm?

Đối với doanh nghiệp, thông tin thường là tài sản quan trọng nhất. Lộ thông tin có thể dẫn đến những vấn đề như bị mất nhân tài, ăn cắp ý tưởng sản phẩm,... Việc sử dụng các phần mềm quản lý không có nguồn gốc, miễn phí hoặc từ các nhà cung cấp ít tên tuổi có thể gây rò rỉ dữ liệu công ty, nhiễm các loại virus…