Tư vấn chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ hóa, phần mềm quản lý công việc được ví như là một trợ thủ đắc lực của các nhà quản trị hiện đại bởi nhiều tính năng ưu việt. Tuy nhiên, để chọn được một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp không phải ai cũng biết. 

Bài viết dưới đây của Tanca sẽ tư vấn cho các nhà lãnh đạo cách chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả, dựa trên nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp, tránh lựa chọn sai và gây ra nhiều lãng phí không đáng có.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?

Quản lý công việc hiệu quả luôn là một bài toán khó giải với nhiều nhà lãnh đạo

Làm thế nào để nhà quản trị có thể kiểm soát được tất cả dự án, công việc đang diễn ra; tối ưu nguồn lực một cách hiệu quả và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững luôn là một bài toán khó với các nhà lãnh đạo. Nhưng với sự rõ ràng, chính xác và nhiều ưu điểm vượt trội, các phần mềm quản lý công việc đang là giải pháp hữu ích được nhiều nhà lãnh đạo áp dụng trong quản trị bởi:

- Minh bạch hóa quá trình giao – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ các công việc, nhiệm vụ của mình, tạo được tính kỷ luật, trách nhiệm cao trong công việc.

- Nhân viên có thể biết được đâu là công việc ưu tiên nên có thể sắp xếp công việc hiệu quả để hoàn thành công việc được giao đúng hạn.

- Nhà quản trị có thể quản lý được tổng quan dự án, công việc của các bộ phận. Đây là cơ sở để giúp nhà quản lý sắp xếp, phân bổ nguồn lực và thời gian làm việc một cách hiệu quả.

- Theo dõi, đánh giá chính xác năng lực làm việc của cấp dưới và có chính sách đãi ngộ, khen thưởng, trừng phạt phù hợp.

- Nhà quản trị có thể ra các quyết định, xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.

- Cắt giảm các thủ tục hành chính, giấy tờ, email, excel,…

Xem thêm: 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

Tư vấn chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Các tiêu chí cần quan tâm khi chọn phần mềm quản lý công việc:

1. Nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi chọn mua phần mềm quản lý công việc, bạn nên xác định nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty để tránh chọn mua các phần mềm không phù hợp. Hoặc phần mềm có nhiều tính năng nhưng những tính năng đó không cần thiết cho công việc sẽ gây ra lãng phí ngân sách của công ty. 
Một số câu hỏi giúp bạn xác định nhu cầu của doanh nghiệp như:

- Phần mềm quản lý những công việc gì?

- Phần mềm dùng cho bao nhiêu người?

- Các tính năng cần thiết của phần mềm? Nên ưu tiên tính năng nào?

- Trình độ sử dụng phần mềm của nhân viên như thế nào?

2. Ngân sách của doanh nghiệp

Yếu tố tiếp theo mà các nhà quản trị cũng nên chú ý khi chọn phần mềm quản lý công việc là ngân sách đầu tư sử dụng phần mềm. Theo đó, chi phí đầu tư phần mềm phải hợp lý với ngân sách của doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng, ít hoặc không phát sinh các khoản phí phát sinh khác như chi phí nâng cấp, chi phí cài đặt, phí đào tạo sử dụng, phí khởi tạo ban đầu, chi phí hỗ trợ…

Vì vậy, khi ký hợp đồng mua phần mềm quản lý công việc, bạn nên hỏi kỹ đơn vị sản xuất, cung cấp phần mềm về các khoản chi phí phải trả nếu sử dụng trong thời gian dài.

3. Công nghệ nền tảng và khả năng nâng cấp phần mềm 

Theo thời gian, doanh nghiệp có thể tái cấu trúc hoặc thay đổi quy mô nhân sự. Do đó, việc nâng cấp phần mềm trong tương lai là một điều rất hiển nhiên. 

Một phần mềm quản lý công việc được đánh giá tốt là có thể nâng cấp tức thời theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, việc sử dụng các phần mềm cho phép nâng cấp còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách hơn cũng như tránh tình trạng công việc bị gián đoạn.

4. Sự thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm

Lựa chọn một phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là lựa chọn một sản phẩm phù hợp với tất cả mọi người. Do đó, nhà lãnh đạo nên ưu tiên các phần mềm dễ sử dụng, dễ hiểu và tính ứng dụng thực tiễn lớn. 

Việc lựa chọn một phần mềm “đồ sộ” có nhiều tính năng phức tạp so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng không phải là một giải pháp tốt. Điều này chỉ gây tốn nhiều chi phí mua phần mềm, tốn thời gian và chi phí đào tạo cũng như hiệu quả áp dụng vào công việc không cao vì khó sử dụng.

Xem thêm: Quản lý công việc đơn giản, hiệu quả nhờ chuyển đổi số

Tanca – Phần mềm quản lý công việc hiện đại

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc tối ưu với chi phí phải chăng nhất cho doanh nghiệp thì chắc chắn không thể bỏ qua phần mềm quản lý công việc và nhân sự trực tuyến Tanca. Đây là phần mềm được xây dựng dựa trên nền tảng 4.0, áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất như công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ IOT (kết nối vạn vật). 

Với Tanca, khách hàng chỉ cần sử dụng điện thoại, máy tính có kết nối internet là đã có thể quản lý công việc mà không cần máy chủ, nhân viên IT hay bất kỳ cài đặt nào khác.

Tanca tạo ra những giá trị thiết thực, nhiều hơn so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Phần mềm tạo ra sự minh bạch trong tổ chức – yếu tố cốt lõi để tạo ra văn hóa công bằng cũng như tạo động lực cho nhân viên làm hiệu hiệu quả hơn.

Các tính năng của phần mềm quản lý công việc và quản lý nhân sự trực tuyến Tanca:

- Quản lý quy trình và tiến độ làm việc của toàn nhóm.

- Nhân viên có thể tự quản lý công việc của cá nhân.

- Có thể xem được toàn bộ Deadline công việc trong tháng.

- Chấm công trực tuyến bằng điện thoại, máy chấm công, camera quan sát và nhận diện nhân viên ra vào văn phòng.

- Tạo, quản lý các ca làm linh hoạt. Cho phép nhân viên đăng ký ca làm việc.

- Tự động hóa hệ thống lương, xây dựng chính sách lương và quản lý quá trình tăng lương của nhân viên.

- Thiết lập hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên rõ ràng, đo lường bằng các con số chính sách giúp theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng hơn.

- Xây dựng hệ thống báo cáo giúp bạn quản lý hoạt động nhân sự một cách linh hoạt.

- Quản lý nhân viên trên bản đồ số.

- Giảm thiểu 90% giấy tờ, các đề xuất được phê duyệt ngay trên điện thoại.

Với phần mềm quản lý công việc Tanca, giờ đây các nhà lãnh đạo có thể quản trị tất cả các dự án, công việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi cũng như có thể đánh giá năng lực của nhân viên một cách công bằng nhất. Để tìm hiểu thêm các tính năng của Tanca, vui lòng truy cập: https://tanca.io/ hoặc liên hệ Hotline: 0899.1999.54 để được tư vấn ngay hôm nay! 

>>> Xem thêm:

6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Những điều nhà quản lý cần biết để giao việc đúng cách cho nhân viên

Nguyên tắc Pareto là gì? Hiểu và áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả