Quản lý công việc là gì và tại sao lại quan trọng đến vậy?

Quản lý công việc được hiểu một cách đơn giản là việc xử lý các nhiệm vụ từ khi chúng được tạo ra cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó. Quản lý công việc thường được tạo thành từ 3 bước:

Bước 1: Tạo nhiệm vụ, công việc. Việc đầu tiên và quan trọng nhất luôn là đặt mục tiêu cho các công việc, sau đó biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian hoàn thành, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ,...

Bước 2: Sắp xếp trình tự ưu tiên. Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và deadlines. Sau đó, thiết lập thứ tự ưu tiên cho từng công việc và hoàn thành theo kế hoạch.

Bước 3: Giám sát và cập nhật quá trình thực hiện các công việc. Quá trình quản lý công việc sẽ rất dài. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành.

Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Quản lý công việc hiệu quả mang lại lợi ích gì?

Quản lý công việc hiệu quả sẽ hỗ trợ cho sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các nhà lãnh đạo và những người quản lý, khi có được giải pháp quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp cho việc phân công, theo dõi, điều hành, xử lý công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Cụ thể:

- Đảm bảo được các công việc hằng ngày được sắp xếp hợp lý: Quản lý công việc hiệu quả giúp cả nhân viên và quản lý giảm thiểu căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với các thời gian hoàn thành một số lượng lớn công việc.

- Hoàn thành các công việc theo thứ tự ưu tiên: Quản lý công việc sẽ đặt các nhóm công việc theo từng nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency), nhóm việc quan trọng (importance) hay nhóm công việc có thể hoàn thành sau. Để từ đó bạn có thể dễ dàng cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn.

- Dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện và nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng thời hạn deadline công việc: Những nhiệm vụ đã được sắp xếp hợp lý giúp nhà quản lý biết được thời hạn hoàn thành cho từng công việc, giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Các nhân viên nếu không được nhắc nhở sẽ dễ dàng bị rơi vào tình trạng lãng phí thời gian và bị công việc cuốn đi. Người quản lý cần theo dõi và nhắc nhở nhân viên để họ tập trung hoàn thành các công việc quan trọng và chú ý các deadline.

- Hỗ trợ kiểm soát tốt ngân sách: Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Quản lý công việc hợp lý cũng hỗ trợ đảm bảo số tiền tiêu dùng không vượt quá ngân sách cho phép.

Các quy tắc thường được áp dụng để quản lý công việc hiệu quả

1. Quản lý công việc theo phong cách Nhật với quy tắc Horenso

Nếu tìm hiểu về phong cách làm việc của người Nhật, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp.

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến. Có thể hiểu một cách ngắn gọn là trong công việc, nhân viên phải báo cáo định kỳ cho cấp trên; Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới; Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó.

- Phương pháp báo cáo tốt nghĩa là: Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Báo cáo có đi kèm với giải pháp. Trường hợp khẩn cấp nhân viên có thể báo cáo bằng miệng. Bản báo cáo cần đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.

- Phương pháp trao đổi tốt nghĩa là: Nội dung trao đổi cần đảm bảo những điểm cần thiết, kịp thời (realtime), quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt). Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.

- Phương pháp hỏi ý kiến tốt nghĩa là: Người Nhật quan điểm rằng không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là giải pháp tốt cho việc giải quyết các vấn đề nêu ra.

2. Quản lý công việc theo phong cách Đức với nguyên tắc thời gian khắc nghiệt

Đức là một xã hội có trật tự và chính xác về giờ giấc. Vì vậy, nguyên tắc siết chặt thời gian hoàn thành các nhiệm vụ cũng được áp dụng vào công tác quản lý công việc. Việc hoàn thành công việc trễ hạn mà không có lý do là sự thể hiện của việc không tôn trọng công việc, đồng nghiệp và đối tác.

Đức được đánh giá là bậc thầy trong việc lập kế hoạch. Người Đức suy nghĩ rất thấu đáo, mỗi một khía cạnh của một dự án đều có một phương án chi tiết, kỹ càng. Các công việc hầu hết đều được vạch rõ và điều chỉnh bởi những quy định, nguyên tắc và thủ tục.

3. Công thức 5W – 1H – 5M để quản lý công việc đơn giản

5W: Nhà quản lý lại có những câu trả lời cho những câu hỏi sau:

- Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc? Tại sao phải sắp xếp theo trình tự ưu tiên này? Hoàn thành các công việc theo đúng kế hoạch sẽ có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận và doanh nghiệp?

- What – Xác định nội dung công việc cần thực hiện?

- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

1H: How – Xác định phương pháp thực hiện công việc. Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…

5M: Xác định nguồn lực cần thiết hỗ trợ hoàn thành công việc. Trong khi thực tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: nhân lực, tiền bạc, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, máy móc/công nghệ và phương pháp làm việc.

Xem thêm: Những điều nhà quản lý cần biết để giao việc đúng cách cho nhân viên

Xu hướng quản lý công việc trong giai đoạn chuyển đổi số

Hiện nay, cả nhân viên và nhà quản lý thường phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ, cộng thêm thời gian làm việc căng thẳng. Điều này tạo cảm giác mệt mỏi, làm giảm năng suất của công việc, khiến chậm trễ tiến độ hoàn thành và dẫn tới hiệu quả không đạt như ý muốn.

Nếu vẫn tiếp tục quản lý công việc theo các phương pháp truyền thống thì doanh nghiệp sẽ đánh mất năng lực cạnh tranh so với đối thủ.

Với làn sóng chuyển đổi số trong thời gian gần đây, việc ứng dụng các phần mềm quản lý công việc trực tuyến là một hướng đi tốt cho các doanh nghiệp. Với các tính năng và giao diện dễ sử dụng, có thể thay thế con người thực hiện các thao tác nhanh chóng và có độ chính xác cao, phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ nhà quản lý giải quyết vấn đề đang tồn đọng.

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất

Tanca - Giải pháp quản lý công việc hiệu quả

Tanca.io là phần mềm đem đến cho các tổ chức, doanh nghiệp giải pháp quản lý công việc hiệu quả và chuyên nghiệp, Tanca cung cấp các tính năng vô cùng tiện ích:

Quản lý được tất cả công việc: Tanca được thiết kế để 1 nhân viên kiểm soát tất cả các việc cần làm của mình hàng ngày, hàng tuần… và có thể tự tạo ra những công việc riêng của mình mà không cần dùng thêm phần mềm khác. Ngoài ra, Tanca còn hỗ trợ sắp xếp công việc theo một quy trình rõ ràng. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi được các công việc theo những mức độ ưu tiên khác nhau, tình trạng thực hiện của mỗi dự án và tổng thời gian để hoàn thành dự án.

Quản lý yêu cầu: Tanca cung cấp một hệ thống duyệt nhiều cấp rất linh hoạt và đa dạng. Cho phép nhiều người cùng duyệt 1 yêu cầu, cho phép người xem các yêu cầu. Các yêu cầu duyệt theo nhiều cấp sẽ thông báo qua tin nhắn cho người duyệt và người cần phê duyệt. Nhờ tính năng này mà các yêu cầu được số hóa theo một quy trình chuẩn, giảm thiểu giấy tờ phiền phức.

Báo cáo hằng ngày: Tanca xây dựng hệ thống tất cả báo cáo để những nhà quản lý có thể hoạt động nhân sự một cách linh hoạt và có các chính sách kịp thời khi có sự thay đổi về công việc, thời gian hoàn thành công việc, tiền độ hoàn thành của nhân sự trên hệ thống.