SOP là gì? SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure - một thuật ngữ phổ biến trong nhiều lĩnh vực. SOP có nghĩa là quy trình thao tác chuẩn được xây dựng nhằm cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng. Cùng Tanca tìm hiểu cách viết và lợi ích của việc ứng dụng quy trình SOP trong quản trị qua bài viết sau.
SOP là gì?
SOP (Standard Operating Procedure) được hiểu là quy trình thao tác chuẩn. Đó là một hệ thống các quy trình và các bước được thiết kế để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ.
Nếu làm đúng chuẩn SOP, mọi thứ sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới giúp tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng SOP sẽ giúp họ làm quen với công việc mới, môi trường mới nhanh hơn.
Đây là một trong những yếu tố được coi là tiên quyết trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.
Xem thêm: Chu trình PDCA là gì?
Lợi ích của việc sử dụng quy trình thao tác chuẩn
Quy trình điều hành tiêu chuẩn cho phép các tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Một số lợi ích dễ dàng nhận thấy khi sử dụng SOP bao gồm:
- Tiết kiệm công sức, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Xây dựng quy trình giúp công việc được thực hiện một cách thuần thục.
- Hạn chế lãng phí tài nguyên và các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ luôn ổn định, cải thiện năng suất.
SOP sẽ thất bại nếu nhân viên không tuân theo nó. Cụ thể các nhà quản lý nên trực tiếp giám sát để đảm bảo nó được áp dụng và duy trì đúng cách.
Xem thêm: Chức năng và vai trò của POLC
Cách xây dựng quy trình chuẩn (SOP)
Một quy trình vận hành tiêu chuẩn hiệu quả phải giải thích rõ ràng các bước cần thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. Đồng thời thể hiện cho nhân viên thấy được những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện quy trình.
Hướng dẫn ứng dụng SOP nên ngắn gọn và dễ hiểu, tập trung vào những gì cần phải làm. Sau khi viết xong, cần phân tích và cập nhật định kỳ theo 6 - 12 tháng để đảm bảo SOP vẫn phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào cũng nên được ghi lại.
Trước khi viết SOP, các nhà quản trị nên thực hiện đánh giá rủi ro tất cả các bước trong quy trình. Nhằm xác định bất kỳ trở ngại nào có thể phát sinh. Các vấn đề cần được làm rõ trong quy trình thao tác chuẩn SOP bao gồm:
- Ai thực hiện vai trò gì?
- Mỗi vai trò cần làm những gì?
- Mục tiêu hoặc kết quả công việc phải đạt được của từng người là gì?
- Những gì cần thực hiện đã được giải thích rõ ràng hay chưa?
Để khai thác tối đa lợi ích từ SOP, các tổ chức nên lập danh sách tất cả quy trình kinh doanh của họ. Các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm, công việc của nhân viên để đảm bảo tất cả đều nằm trong tầm kiểm soát.
Bước 1: Xác định mục tiêu của SOP
Bước đầu tiên để viết quy trình vận hành tiêu chuẩn là xác định mục tiêu của nhiệm vụ và hiểu lý do tại sao phải cần đến SOP.
Bước 2: Xác định hình dạng SOP
Tiếp theo, bạn phải quyết định loại định dạng nào muốn sử dụng cho SOP. Đôi khi, một tổ chức sẽ có một mẫu SOP trước được cung cấp. Nếu không bạn sẽ phải thiết kế riêng. Tham khảo một số ví dụ:
Flowchart or workflow diagram: Được sử dụng để hiển thị các quy trình với các kết quả không thể đoán trước được.
Simple steps: Thường được viết dưới dạng danh sách gạch đầu dòng hoặc đánh số, bao gồm các tài liệu như hướng dẫn an toàn. Mẫu SOP này khá đơn giản, ngắn gọn và dễ làm theo.
Hierarchical steps: Cũng được viết dưới dạng danh sách viên gạch đầu dòng hoặc được đánh số. Nhưng sẽ phức tạp hơn. Mẫu SOP này bao gồm một danh sách được đánh số các bước chính theo sau đó tài liệu/ nội dung cụ thể hơn.
Bước 3: Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP
Bước thứ ba là xác định các yếu tố phụ thuộc và quyết định cách kết hợp chúng vào SOP mới. Hoặc để tối ưu hơn bạn có thể thêm quy trình vận hành tiêu chuẩn mới vào một quy trình hiện có.
Tiếp theo, cần xác định đối tượng đang hướng đến để có cách viết SOP phù hợp. Ví dụ, một SOP được viết cho nhân viên cũ sẽ khác với SOP đào tạo nhân viên mới. Một khi tất cả các yếu tố kể trên được xác định rõ ràng, các nhà quản trị có thể bắt đầu viết SOP.
Một số điểm các nhà quản trị cần lưu ý khi viết SOP:
- Tất cả các công việc đều bắt buộc phải có SOP
- Trình bày nội dung cụ thể, dễ hiểu để nhân viên dễ dàng làm theo
- Các SOP phải được xem xét kỹ lưỡng và phê duyệt trước khi ban hành
- Hình thức và nội dung của quy trình chuẩn SOP có thể thay đổi linh hoạt tùy vào từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp của bạn
Xem thêm: Phân biệt Hiệu Quả và Hiệu Suất
Hướng dẫn vận hành SOP hiệu quả
Đối với cấp quản lý
Người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới. Vì vậy, người quản lý cần nắm rõ các quy trình công việc, kiểm soát chặt chẽ công việc, kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.
Đồng thời, nhà quản lý cần biết lắng nghe ý kiến của nhân viên về những vấn đề phát sinh hoặc chưa phù hợp để không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình SOP.
Đối với nhân viên
Nhân viên là đối tượng trực tiếp làm việc và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SCP tiêu chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Vì vậy, họ phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt công việc được giao, không làm sai nhiệm vụ của mình.
Đồng thời, nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp công việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP, vì vậy họ không thể tự ý tạo hoặc thay đổi quy trình hiện có. Mọi thay đổi phải xin ý kiến, đề xuất và được sự đồng ý của cấp trên trước khi thực hiện.
Đặc biệt, nhân viên cần lắng nghe ý kiến khách quan của khách hàng để góp ý cải tiến quy trình SOP hiệu quả hơn.
Một số định nghĩa SOP phổ biến trong đời sống
Sop được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm mục đích trợ giúp quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng. Bao gồm các khái niệm sau:
Sop là gì trong nhà thuốc?
SOP trong nhà thuốc là quy trình thao tác chuẩn được thể hiện dưới dạng văn bản. Qua đó trình bày rõ trình tự, thao tác của bất kỳ hoạt động nào trong nhà thuốc nhằm kiểm soát chặt chẽ quá trình mua bán dược phẩm, chất lượng thuốc.
Các quy trình tiêu chuẩn này phải được tất cả nhân viên chấp thuận, thu thập ý kiến đóng góp của họ để tạo thành một SOP hoàn chỉnh nhất. Sau đó phải được sự đồng ý của chủ nhà thuốc mới có hiệu lực.
Sop là gì trong sản xuất?
SOP trong sản xuất có thể hiểu là hệ thống nhằm đảm bảo quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ cho khách hàng diễn ra theo quy trình chuẩn, hạn chế sai sót nếu có.
Mặt khác, dần dần người lao động sẽ làm việc theo những chuẩn mực chung và năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt.
Sop là gì trong Logistics?
Logistics trong chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể các công việc liên quan đến hàng hóa bao gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Logistics cũng là một trong những thế mạnh, giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
SOP trong Logistics là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi phải xây dựng được chiến lược – quy trình hoạt động chuẩn SOP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm kinh phí, thời gian và công một cách hiệu quả.
SOP nhà hàng, khách sạn là gì?
SOP trong ngành khách sạn được hiểu là việc các nhà quản lý áp dụng SOP nhằm tạo ra một quy trình chuẩn riêng cho từng bộ phận trong khách sạn như: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,…
Mục đích hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của mình. làm việc và duy trì chất lượng công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời giúp khách sạn tiết kiệm nguồn lực.
Sop là gì du học?
Ngoài ra Sop cũng là một từ viết tắt của Statement of Purpose - một khái niệm khá dễ nhầm lẫn. Trong trường hợp này, SOP lại không liên quan gì đến quy trình vận hành và hoạt động của doanh nghiệp.
Theo đó Sop (Statement of Purpose) là một bài luận về mục đích học thuật mà bạn phải hoàn thành để nộp đơn xin nhập học vào các trường hoặc xin cấp học bổng.
Như vậy qua bài viết chúng tôi đã giới thiệu chi tiết khái niệm SOP là gì cũng như cách viết mẫu SOP hoàn chỉnh. Tham khảo thêm về phần mềm quản trị nhân sự Tanca - giúp thiết kế quy trình tiêu chuẩn SOP chỉ với vài bước đơn giản ngay tại đây.
