Khung lý thuyết POLC bao gồm 4 vai trò cốt lõi của một nhà quản lý. Đó chính là hoạch định chiến lược, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Cùng Tanca tìm hiểu cách thức hoạt động của 4 yếu tố này trong công tác quản trị. Đồng thời tham khảo một số case study ứng dụng POLC framework của các doanh nghiệp hàng đầu thế giới qua bài viết dưới đây.

POLC là gì?

POLC là một mô hình lý thuyết phác thảo 4 chức năng chính yếu của công tác quản trị doanh nghiệp. Nó là viết tắt của 4 từ Planning, organizing, leading và controlling, cụ thể như sau:

Planning: Lập kế hoạch
Organizing: Tổ chức
Leading: Lãnh đạo
Controlling: Kiểm soát

Các chức năng này được tích hợp một cách linh hoạt trong thực tế điều hành một tổ chức doanh nghiệp. Mặc dù không phải tất cả các cấp quản lý đều tham gia thực hiện cả 4 vai trò này và nó cũng không hẳn được áp dụng trong mọi công việc hàng ngày của nhà quản lý.

Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng POLC đóng vai trò là khuôn khổ để bạn nhận thức rõ hơn về những gì bạn đang làm và xác định các bước tiếp theo bạn cần thực hiện.

Xem thêm: Micromanagement quản lý vi mô là gì?

Phân tích 4 chức năng của khung lý thuyết POLC

4 chức năng của khung lý thuyết POLC đều có những vai trò, nhiệm vụ cần thực hiện và thách thức riêng. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua nội dung dưới đây:

Planning – Hoạch định chiến lược và quản lý mục tiêu

Planning - Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và được coi là bộ não điều hành toàn bộ quy trình sau này của mô hình POLC. Nó liên quan đến việc thiết lập mục tiêu và hành động để đạt được những mục tiêu đó.

Một kế hoạch hay bất cứ hoạt động nào tồn tại trong kế hoạch đó chỉ thực sự hữu ích nếu chúng phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh công ty đang hướng tới. Mọi yếu tố của kế hoạch cần phải đồng bộ và tối ưu hóa.

Yêu cầu trên cũng đặt ra nhiều thách thức, khó khăn cho người lãnh đạo như:

Đảm bảo tính thống nhất giữa mục tiêu và chiến lược
Duy trì sự nhất quán giữa các mục tiêu
Nhất quán trong định hướng chiến lược

Organizing – Xây dựng sơ đồ tổ chức, thiết kế công việc

Organizing là chức năng thứ hai trong khung lý thuyết POLC. Nó bao gồm việc phân bổ nhân sự nhằm đảm bảo sự phát triển của cơ cấu tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thường được thể hiện bằng sơ đồ một cách trực quan. Những cách tổ chức phổ biến nhất là chia theo bộ phận, theo chức năng, theo sản phẩm, dự án, khu vực hoặc phân khúc khách hàng.

Bên cạnh đó, Organizing cũng bao gồm khâu thiết kế công việc. Bản chất của thiết kế công việc là thiết lập vai trò và trách nhiệm của từng nhiệm vụ cùng với cách thức thực hiện các nhiệm vụ đó.

Thách thức phần này chính là ở đây lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định chính xác phương hướng của từng nhiệm vụ. Mục đích sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức hiệu quả nhất có thể.

Ngày nay, nhiều tổ chức đang cố gắng đa dạng hóa quy trình thiết kế công việc của họ. Nhằm tạo điều kiện để nhân viên được giao lưu, học hỏi trong nhiều lĩnh vực liên quan bên cạnh việc phát triển chuyên môn chính của mình.

Leading – Lãnh đạo và tạo sự ảnh hưởng

Leading bao gồm việc hướng dẫn, ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Bởi lẽ, nhà lãnh đạo giỏi không chỉ có khả năng dẫn đầu mà còn phải biết truyền cảm hứng cho mọi người trong công việc và cuộc sống.

Nghiên cứu hành vi và phong cách lãnh đạo sẽ hỗ trợ người đứng đầu một tổ chức rất hiệu quả. Đặc biệt, trong khi thị trường biến động không ngừng, người dẫn đầu đòi hỏi phải có những hoạt động cụ thể và chuyên biệt hơn.

Cần áp dụng tư duy và kỹ năng quản lý, tùy thuộc tình hình thực tế để thay đổi phù hợp. Đây được cho là kỹ năng lãnh đạo thích hợp với hiện nay. Khi mà cuộc cách mạng chuyển đổi số, đại dịch COVID19, sự ra đời của blockchain hay tiền điện tử… đều đang tác động không ngừng đến doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, vai trò của người lãnh đạo càng quan trọng hơn, không chỉ nằm ở việc dẫn dắt tổ chức phát triển.

Controlling – Sự kiểm soát

Quy tắc cuối cùng của mô hình POLC chính là Controlling - kiểm soát . Nó được định nghĩa là quá trình giữ cho hiệu suất không đi chệch khỏi định mức. Về quy trình thực hiện, hoạt động quản lý bao gồm 3 bước chính:

Đặt tiêu chí hiệu suất
So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn
Thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết

Bên cạnh đó, một trong những thách thức kiểm soát quan trọng nhất là các phương pháp kiểm soát chiến lược để đưa ra các giải pháp phân tích và cải tiến.

Khi nhu cầu này tăng lên, các nhà lãnh đạo cũng phải chủ động trang bị kiến thức, áp dụng chuyển đổi số và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cũng như tối ưu hóa nền tảng.

Xem thêm: Mô hình 5M là gì? Cách áp dụng 5M trong quản lý

Vai trò của mô hình lý thuyết POLC trong doanh nghiệp

Các phương pháp quản lý doanh nghiệp như hoạch định, tổ chức, dẫn dắt, kiểm soát.. theo mô hình POLC mang đến cái nhìn tổng thể nhất. Mặc dù các công cụ phần mềm hỗ trợ có thể phát triển và thay thế nhiều tác vụ thủ công. Nhưng các nhà quản lý vẫn thực hiện 4 mục quan trọng này.

Vì vậy, mô hình POLC có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp. Nó giúp những nhà quản trị xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong tương lai. Định hướng và dẫn dắt doanh nghiệp đi đến thành công.

Xem thêm: 9 Mô hình chiến lược và kế hoạch phổ biến nhất

Tiếp cận chức năng POLC qua các ví dụ minh họa

Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Amazon

Planning

Là nhà bán lẻ trực tuyến lớn nhất thế giới, Amazon đã chứng minh khả năng cạnh tranh cực kỳ cao ngay cả với những người khổng lồ như Wal-Mart. Amazon sử dụng chiến lược giá cả như một vũ khí lợi hại để tạo ra lợi thế cạnh tranh, thu hút người tiêu dùng.

Tối ưu chi phí vận hành là mục tiêu của chiến lược cạnh tranh tổng thể này. Cụ thể, Amazon.com sử dụng công nghệ điện toán tiên tiến giúp tối đa hóa hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.

Gắn với bản chất của ngành thương mại điện tử, Amazon được hưởng lợi tối đa nhờ việc tự động hóa công ty được hưởng lợi từ việc tự động hóa thanh toán và các quy trình khác.

Ngoài ra, Amazon cũng không ngừng cải thiện nền tảng công nghệ, đầu tư nghiên cứu, phát triển và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.

Organizing

Amazon áp dụng mô hình kinh doanh sau:

Tổ chức các nhóm theo tính năng, vai trò
Hệ thống phân cấp toàn cầu
Phân chia đơn vị theo địa lý

Cấu trúc tổ chức của Amazon đã hỗ trợ sự phát triển toàn cầu của doanh nghiệp. Hệ thống phân cấp dựa trên tính năng thực hiện các chỉ thị quản trị hiệu quả, nhanh chóng. Ngoài ra, các đơn vị địa lý có lợi thế về thị trường bán lẻ trực tuyến và các điều kiện kinh tế liên quan ở một số khu vực nhất định.

Leading

Amazon đưa ra chính sách đãi ngộ nhân viên vô cùng hấp dẫn. Doanh nghiệp cho phép nhân viên nghỉ 20 tuần có lương khi lập gia đình. Trả lương ngay cả vợ/ chồng của nhân viên không làm việc tại đây.

Nhân viên của Amazon cũng được nghỉ hàng tuần hoặc có thể mang theo thú cưng của họ đến nơi làm việc. Mức lương mỗi giờ được tăng lên khoảng 15 USD. Để tránh tình trạng các tin nhắn của khách hàng không tồn đọng vào cuối tuần.

Để loại bỏ tình trạng tồn đọng tin nhắn của khách hàng vào dịp cuối tuần, Amazon đã nghĩ ra phương pháp bằng cách thưởng cho nhân viên. Theo đó, cứ 1000 tin nhắn được phản hồi vào dịp cuối tuần, nhân viên sẽ được thưởng 200 USD.

Controlling

Jeff Bezos - CEO Amazon quản lý đội ngũ của mình cực kỳ chặt chẽ để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng cao nhất. Người mua hàng trên Amazon có thể gửi email trực tiếp cho họ trong trường hợp xảy ra sự cố. Ngoài ra, anh còn thực hiện các biện pháp kiểm soát sau:

Kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên qua hệ thống camera giám sát.
Kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho bằng cách kiểm kê thường xuyên.
Kiểm tra tốc độ phản hồi email của đại lý tới khách hàng.
Check chương trình phần mềm định kỳ nhằm đảm bảo mọi nhu cầu của khách hàng đều được xử lý.
Kiểm tra doanh thu và lợi nhuận.

Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của hãng Coca-Cola

Là đế chế dẫn đầu toàn cầu trong ngành nước giải khát, Coca-Cola hiện đã mở rộng với gần 400 nhãn hiệu trên 200 quốc gia và vùng lãnh thổ. Phục vụ 1,5 tỷ người mỗi ngày. Tuy nhiên, vào năm 1996 khi thâm nhập vào thị trường Pakistan Coca Cola cũng đã phải trải qua giai đoạn khó khăn.

Chậm hơn 17 năm so với đối thủ Pepsi, khi đó đã dẫn đầu tại đất nước 200 triệu dân, Coca đã đấu tranh trong cuộc chiến giành thị phần và tăng trưởng tại thị trường này. Đối mặt với thách thức lúc bấy giờ, làm thế nào để xoay chuyển tình thế và giành thị phần từ tay các đối thủ?

Kế hoạch nào được áp dụng chỉ sau 12 năm, thị phần của Coca Cola tại Pakistan đạt 26,3% vào năm 2008. Con số này tăng vọt lên 37% vào cuối năm 2017, lật đổ vị trí của Pepsi. Cùng khám phá cách Coca Cola đưa khung lý thuyết POLC vào hoạt động quản trị:

Planning

Tầm nhìn và sứ mệnh của Coca Cola: Trở thành biểu tượng toàn cầu và truyền cảm hứng mạnh mẽ cho thế giới.

Chiến lược:

Tập trung vào khách hàng
Act like owners: Hành động như chủ sở hữu
Be the Brand: Trở thành thương hiệu của chính mình

Mục tiêu:

Tăng doanh thu lên 20% mỗi năm
Tăng lượng khách hàng bán lẻ lên 10% mỗi năm

Organizing

Cơ cấu tổ chức phân chia theo chức năng, văn hóa có vai trò sâu sắc
Văn hóa trao quyền và tự chịu trách nhiệm ở các cấp quản lý trở lên
Công việc có định hướng chuyên môn hóa cao

Leading

Văn hóa mở: nhân viên dễ dàng tiếp cận và trao đổi trực tiếp với quản lý
Giao tiếp giữa các phòng ban được khuyến khích để có phản hồi cải thiện
Tạo động lực cho nhân viên qua nhiều hình thức như: chế độ thưởng dựa trên năng lực , hỗ trợ đáp ứng mục tiêu cá nhân…

Controlling

Kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm.
Kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất, nhằm mục đích tăng năng suất và mở rộng quy mô nhanh.
Quy trình báo cáo và đánh giá nhân viên, đặc biệt là bộ phận kinh doanh.

Xem thêm: 3 Xu hướng quản trị doanh nghiệp

Các mục khung lý thuyết POLC như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát đã cho chúng ta cái nhìn tổng thể về các công việc quan trọng của nhà quản lý. Cho dù thị trường có thay đổi ra sao thì đây luôn là công việc đặc thù có vai trò quan trọng trong công tác quản trị đối với doanh nghiệp. Hy vọng bài viết của Tanca sẽ cung cấp cho bạn nhiều kiến thức bổ ích.