Chu trình PDCA bao gồm 4 bước được sắp xếp theo một vòng tròn khép kín được giới thiệu lần đầu tiên vào 1950 với Tiến sĩ Deming. Mô hình PDCA cycle được áp dụng trong công tác quản trị, giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến với mục tiêu của mình. Hãy cùng tìm hiểu thêm về PDCA qua bài viết dưới đây của Tanca.

PDCA là gì? Ý nghĩa của mô hình PDCA

PDCA là từ viết tắt của Plan - Do - Check - Act thể hiện 4 nhiệm vụ cần được thực hiện tuần tự, liên tục để đảm bảo công tác quản lý đạt hiệu quả tối ưu. Đặc biệt:

Plan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp để đạt được mục tiêu.
Do: Đưa kế hoạch vào hành động.
Check: Kiểm tra kế hoạch và kết quả thực hiện kế hoạch.
Act: Dựa trên kết quả kiểm tra, thực hiện các thay đổi và cải tiến.

Chu trình PDCA với 4 bước được sắp xếp thành một chu trình khép kín (theo chiều kim đồng hồ). Nó thể hiện rằng PDCA là một chu trình lặp đi lặp lại từ việc lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, thay đổi để tạo ra sự cải tiến liên tục trong một quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với các đối thủ cạnh tranh. Đặc biệt trong thế giới ngày nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi thứ có thể để hợp lý hóa quy trình sản xuất.

Từ đó giảm chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng cũng như lợi nhuận. vị trí cạnh tranh.

Nhiều nhà quản lý sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo các tổ chức của họ, bởi vì chu trình PDCA bao gồm các nguyên tắc rất cơ bản của hoạch định chiến lược.

Xem thêm: Vai trò và cách ứng dụng Pipeline trong kinh doanh

Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Plan - Lập kế hoạch

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong mô hình PDCA. Lập kế hoạch chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt cho các hoạt động tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp lập kế hoạch chính xác và đầy đủ thì các hoạt động điều chỉnh sẽ ít hơn và các hoạt động sẽ được kiểm soát hiệu quả hơn.

Lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong dài hạn, góp phần giảm chi phí quản lý chất lượng, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Do - Thực hiện kế hoạch

Đây là giai đoạn thực hiện các kế hoạch đã được lập trong giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm việc thực hiện các kế hoạch và chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, phương tiện và công cụ để đảm bảo chất lượng theo kế hoạch.

Check - Kiểm tra dữ liệu

Giai đoạn check nhằm đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch được thực hiện như đã đề ra ban đầu.

Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành công tác kiểm tra, kiểm định chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá các lỗi của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện nguyên nhân và ngăn chặn kịp thời.

Act - Hành động

Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm đồng bộ các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp, khắc phục các tồn tại còn tồn tại và thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần điều chỉnh chất lượng sản phẩm phù hợp với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa mong đợi của khách hàng với chất lượng thực tế đạt được. Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Xem thêm: CSF là gì? Cách phân biệt và kết hợp CSF với KPI

Lợi ích của PDCA

Cải tiến quy trình

Chu trình PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục một cách chính xác bởi vì nó hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn lặp đi lặp lại.

Đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và thực tế của công ty. Điều này làm cho PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:

Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy quá trình cải tiến bất kể mục tiêu là gì và đóng cánh cửa dẫn đến sự tự mãn.

Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Cơ chế lập kế hoạch, thử nghiệm và phản hồi sẵn có của PDCA cho phép khắc phục các điểm yếu và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn triển khai của quy trình mà không cần đặt toàn bộ nguồn tài chính. nguồn gốc hoặc danh tiếng.

Theo dõi: Chu trình PDCA yêu cầu kiểm tra tính nhất quán của các thay đổi đã thực hiện trước khi áp dụng nó trên diện rộng.

Sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải tiến dần dần.

Thay đổi cách quản lý

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng và hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi một cách hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo cách tiếp cận cải tiến liên tục.

Quá trình thay đổi PDCA yêu cầu kết hợp sự thay đổi các bước Plan - Do - Check - Act. Điều này giúp tích hợp quy trình quản lý thay đổi vào các hoạt động hàng ngày thông thường của tổ chức, làm cho quy trình thay đổi trở nên liền mạch.

Quản lý chất lượng

Một trong những ứng dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn gốc của sự khác biệt so với yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.

PDCA là một công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý Chất lượng Toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA hỗ trợ.

Việc áp dụng mô hình PDCA giúp lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác minh các vấn đề. Nó xác định phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

Duy trì kiểm soát dự án

Mô hình PDCA giúp các nhà quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát tốt hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:

Đưa ra câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,.. của dự án. Điều này nâng cao kiến thức giúp bạn dễ dàng khám phá các phương án khác nhau và chọn phương pháp triển khai dự án phù hợp.
Đảm bảo những điều chưa biết khi khởi động dự án.
Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
Cho phép hiểu rõ hơn về các hiện tượng chi phí và hiệu quả.

Quản lý hiệu suất

Giai đoạn này kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm bàn giao cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “do” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “check” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “act” xác nhận hiệu suất đó.

Trong hầu hết các tổ chức, quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản cũ hơn của đánh giá hiệu suất, vẫn là một chức năng riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất, góp phần cải thiện năng suất một cách đáng kể.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Mô hình PDCA linh hoạt đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực. Đồng thời loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng bất cứ khi nào bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng hoặc quy tắc kinh doanh. Đưa ra các kế hoạch dự phòng được phát triển để đối phó với các rủi ro.

Nó cũng giúp tích hợp quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, cơ cấu lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Việc đối phó với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau như vậy sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Xem thêm: Mô hình 5M là gì?

Quy trình vận hành của mô hình PDCA

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Khi xây dựng kế hoạch cho bất kỳ hoạt động nào, doanh nghiệp cũng cần xác định chi tiết các yếu tố sau:

• Vấn đề nào cần giải quyết hoặc ngăn chặn.

• Mục tiêu cụ thể là gì.

• Quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

• Các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình đó.

Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phổ biến kế hoạch sắp tới tới các cá nhân/bộ phận liên quan. Sau đó, dựa trên nội dung kế hoạch, bắt đầu triển khai công việc.

Đồng thời thu thập các số liệu, thông tin trong quá trình thực hiện. Đây là cơ sở quan trọng cho các hoạt động đánh giá sau này.

Bước 3: Đánh giá kết quả phương án (Check)

Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá để kiểm tra tiến độ hoàn thành, kết quả công việc thực tế như thế nào so với các tiêu chí kế hoạch đề ra.

Đồng thời, việc đánh giá cũng giúp phát hiện các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. Nhờ đó tìm ra nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có cách giải quyết phù hợp.

Bước 4: Hành động để thay đổi (A)

Căn cứ vào những khó khăn, vướng mắc được xác định từ việc đánh giá, doanh nghiệp cần đề ra các biện pháp phòng ngừa và khắc phục phù hợp, hiệu quả. Đồng thời, cập nhật lại các thông tin này vào kho dữ liệu để có cơ sở áp dụng cho các hoạt động/dự án sau này.

Ví dụ về chu trình PDCA trong cuộc sống

Để hiểu rõ hơn về khái niệm chu trình PDCA và cách áp dụng chu trình này vào thực tế kinh doanh, vui lòng tham khảo ví dụ sau:

Plan: Tổ chức chương trình chăm sóc và đánh giá sự hài lòng của khách hàng. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần đảm bảo một số vấn đề cơ bản sau:

Vấn đề chính cần giải quyết là gì?
Những nguồn lực nào là cần thiết?
Có những tài nguyên nào?
Giải pháp tối ưu nhất để khắc phục sự cố là gì?
Kế hoạch như thế nào mới gọi là thành công?

Do: Thực hiện chương trình theo kế hoạch đã lập và rà soát ở kỳ trước.

Check: Đánh giá số lượng khách hàng đã chăm sóc, ghi nhận bao nhiêu khiếu nại, xử lý bao nhiêu khiếu nại, phản hồi của khách hàng sau khi chương trình kết thúc.

Act: Đánh giá và xem xét kết quả của chương trình và cải thiện những thiếu sót trong chương trình này thành các chương trình trong tương lai.

Hy vọng những chia sẻ trên của Tanca sẽ nắm được khái niệm PDCA. Đồng thời biết rõ cách triển khai chu trình PDCA và cách áp dụng nó vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 2015.