Csf là gì? Đây là một khái niệm quen thuộc trong quản trị doanh nghiệp, đó chính là những “yếu tố thành công then chốt” - Critical Success Factors. Nó giúp bạn vạch ra những mục tiêu và hướng đi cần thiết để doanh nghiệp của bạn đi đến thành công. Vậy CSF khác KPI như thế nào? Cách triển khai CSF hiệu quả? Theo dõi qua bài viết dưới đây của Tanca.

Csf là gì?

CSF là viết tắt của cụm từ tiếng Anh là Critical Success Factors. Trong đó, thuật ngữ “Critical” (cũng có nghĩa là quan trọng) đề cập đến nguy cơ mắc phải những sai lầm trầm trọng nếu doanh nghiệp không xác định đúng các yếu tố CSF trong kinh doanh.

Khái niệm CSF được D. Ronald Daniel đề cập lần đầu tiên trong bài báo “Khủng hoảng thông tin quản lý” (tháng 10/ 1961). Sau này được nghiên cứu và phát triển bởi John F. Rockart.

Theo đó, định nghĩa của CSF có nghĩa là tất cả các khía cạnh quan trọng của một doanh nghiệp nếu kết quả đạt yêu cầu sẽ đảm bảo sự thành công. CSF đòi hỏi mọi thứ phải diễn ra đúng hướng, doanh nghiệp mới có thể phát triển.

Vì vậy nếu những nỗ lực khi thực hiện CSF không tương xứng thì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ thấp hơn mong đợi.

Xem thêm: Quy trình quản lý mục tiêu theo MBO

Phân loại CSF

CSF ngành

Đây là loại CSF dành riêng cho lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn hoạt động. Đó là những mức tối thiểu bạn phải duy trì để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường.

CSF môi trường

Chúng là kết quả của những ảnh hưởng từ môi trường vĩ mô đối với doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Chẳng hạn như môi trường kinh doanh, kinh tế thị trường, đối thủ cạnh tranh, những tiến bộ công nghệ, khoa học và kỹ thuật….

CSF chiến lược

Chính là những chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức của bạn chọn thực hiện. Có thể bao gồm các chiến lược STP như phân khúc khách hàng, nhắm mục tiêu khách hàng, định vị thương hiệu, chiến lược định giá, phân phối, chiến lược sản phẩm,…

CSF giai đoạn

CSF giai đoạn bao gồm những thay đổi và tăng trưởng nội bộ doanh nghiệp, thường tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn. Những rào cản, thách thức, phương hướng và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định các CSF này.

Xem thêm: Chi tiết mẫu OKR theo chức vụ và phòng ban

Vai trò của CSF trong doanh nghiệp

Cách đúng đắn để nhận thức, giao tiếp và đo lường hiệu suất CSF sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn một số lợi ích sâu sắc bao gồm:

Loại bỏ các số liệu không liên quan hoặc không ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa nguồn lực và chi phí.
Giúp nhân viên của bạn nhận ra đâu là ưu tiên và điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày của họ để phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Tối ưu hóa quy trình làm việc. Theo đó, các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ được sắp xếp hợp lý vì nhiều vấn đề không liên quan đã bị loại bỏ.

Xem thêm: Mô hình SMART là gì?

Phân biệt CSFs và KPIs

Nhiều người khi tìm hiểu CSF thường rất hay nhầm lẫn với một thuật ngữ KPI. Nhưng trên thực tế, mặc dù có sự tương thuộc và phụ thuộc lẫn nhau nhưng đây là hai khái niệm khác nhau và tồn tại nhiều điểm khác biệt dễ nhận thấy.

CSF thường cập nhật những nguyên nhân có thể dẫn đến thành công hoặc những hành động mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình.

Thông thường, các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực sẽ có các bộ CSF tương tự nhau như tăng doanh số bán hàng, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tăng dòng tiền, thuê người có kỹ năng phù hợp….

Ngược lại, KPI là kết quả của các hành động mà doanh nghiệp đạt được. Tức là các chỉ số đo lường có thể đánh giá được mục tiêu đặt ra có được hoàn thành xuất sắc hay không. Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng các KPI riêng biệt tùy thuộc mục tiêu kinh doanh và các chiến lược của doanh nghiệp. KPIs thường định lượng và chi tiết hơn CSFs.

Tại sao doanh nghiệp nên kết hợp KPIs và CSFs?

Việc áp dụng kết hợp CSFs và KPIs là một trong những phương pháp xác định thước đo hiệu suất công việc hiệu quả và vô cùng cần thiết.

Giống như nguyên nhân và kết quả, CSF và KPI cần được gắn với nhau trong các bước triển khai trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp. Nếu chỉ áp dụng 1 trong 2 sẽ dẫn đến sự sai sót ngay từ ban đầu về phương pháp luận. Cụ thể như sau:

Doanh nghiệp sẽ đi thiếu năng lực cải tiến

Hãy thử nghĩ đến ví dụ đơn giản như việc kiểm soát cân nặng, bạn sẽ rất khó giảm cân nếu không theo dõi cân nặng định kỳ. Trong công tác quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nếu bạn chỉ xác định và triển khai CSF mà không liên kết chúng với KPI để đo lường hiệu suất.

Bạn chắc chắn sẽ không xác định được mình phải làm gì, có đang làm tốt không, nên làm gì tiếp theo, cái gì đang thiếu sót và cần cải thiện….

Suy giảm lợi thế cạnh tranh

Đây có lẽ là một trường hợp khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp: khi CSF chưa thực sự xác định được lợi thế cạnh tranh của mình thì các KPI đã được thiết lập. Kết quả là dù đạt KPI hàng tháng, hàng quý, họ vẫn không thể thu hút và giữ chân khách hàng.

Chẳng hạn như doanh nghiệp của bạn đặt mục tiêu phải đạt được là tăng 20% lưu lượng truy cập vào website của mình bằng cách xuất bản thêm nội dung miễn phí. Nhưng chất lượng của những bài viết nội dung đó không còn tốt nữa vì bạn có ít thời gian hơn cho mỗi bài viết.

Vì vậy, mặc dù bạn đã thu hút được nhiều khách truy cập hơn nhưng thời gian truy cập trung bình của bạn đã giảm. Nhìn chung, doanh số bán hàng và khách hàng tiềm năng vẫn không tăng, dù bạn vẫn đang đạt KPI đã đặt ra.

Cách triển khai KPIs và CSFs

Mặc dù tầm quan trọng của việc xác định CSF dành cho doanh nghiệp đã được công nhận rõ ràng, nhưng việc triển khai nó đúng cách vẫn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Dưới đây là mô hình thiết lập và triển khai CSF & KPIs được dịch từ cuốn sách “Key Performance Indicators” của David Parmenter:

Từ mô hình trên, có thể suy ra 6 bước cụ thể để xây dựng và phát triển chiến lược quản lý mục tiêu cho tổ chức của bạn.

1. Thiết lập mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.

2. Đối với mỗi mục tiêu hãy tự hỏi: Cần làm tốt ở khía cạnh nào để đạt được mục tiêu này? Đó chính là những CSF tiềm năng, tức là yếu tố thành công chứ chưa phải là “chìa khóa” chủ chốt.

3. Xác định những CSF thực sự cần thiết: Đánh giá những CSF tiềm năng và lựa chọn tối đa 5 cái cần thiết nhất. Điều này giúp bạn đảm bảo mỗi CSF đều có sự tác động mạnh mẽ, đưa ra hướng đi cụ thể cho các mục tiêu kinh doanh của bạn.

Ngoài ra, trong quá trình đánh giá và xem xét các CSF tiềm năng, bạn có thể sẽ phát hiện ra một số mục tiêu chiến lược mới hoặc cần sửa đổi những mục tiêu hiện có. Do đó, bước này là một quá trình lặp đi lặp lại phức tạp, đòi hỏi thời gian và nhân sự có năng lực đảm nhận.

4. Xây dựng KPI, nghĩa là cách bạn theo dõi và đo lường từng CSF.

5. Truyền đạt rõ ràng các CSF của bạn tới những người chịu trách nhiệm truyền đạt và quảng bá chúng với phần còn lại của tổ chức.

Đây là một bước quan trọng. Cách duy nhất để đảm bảo CSF tạo ra sự thay đổi trong một tổ chức là khi mọi nhân viên “sống” và “hít thở” CSF. Để điều đó xảy ra, truyền thông CSF cần phải có chiến lược chứ không chỉ là một danh sách.

6. Liên tục theo dõi và đánh giá lại CSF của bạn để đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng với các mục tiêu của mình. Mặc dù CSF có thể ít hữu hình và khó đo lường hơn so với KPI, nhưng hãy theo dõi từng mục tiêu một cách cụ thể nhất có thể.

Sau khi tìm hiểu CSF là gì chắc hẳn bạn cũng nhận thức được tầm quan trọng của nó trong quản trị doanh nghiệp. Tham khảo ngay phần quản trị Tanca - sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, OKR, CSF, Kanban….với các tính năng ưu việt, cung cấp giải pháp quản lý thông minh. Xem thêm thông tin về phần mềm tại đây.