Mẫu OKR giúp doanh nghiệp quản lý mục tiêu chặt chẽ trong từng cá nhân, phòng ban và bộ phận. Đây cũng được xem là phương pháp hữu hiệu được nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới ứng dụng vào quy trình làm việc. Vậy OKR là gì? Cách thiết lập mục tiêu OKR ra sao? Theo dõi chi tiết hơn qua bài viết dưới đây của Tanca.

OKR là gì?

OKR là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Objectives and Key Results (mục tiêu và kết quả chính). Đây là một trong những phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả nhất hiện nay.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi lớn:

Objectives - Mục tiêu: Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
Key Results - Kết quả chính: Mục tiêu đã đạt được như thế nào và hệ thống đo lường có hiệu quả như thế nào?

Từ đó, OKRs đóng vai trò như một công cụ liên kết các thành viên trong công ty với những mục tiêu cụ thể. Các bộ phận và cá nhân sẽ luôn làm việc cùng nhau dựa trên mục tiêu chung quan trọng nhất.

Xem thêm: Chọn KPI hay OKR?

Lợi ích của mẫu OKR đối với doanh nghiệp

Tạo kết nối chặt chẽ trong nội bộ

Đây là ưu điểm hàng đầu của OKR khi định hướng mọi hành động của nhóm đều hướng tới cùng một mục đích. Mặc dù OKR được phân chia theo cấp độ và tính đặc thù của chuyên môn. Nhưng chúng vẫn tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức.

Trao quyền hiệu quả

Người lãnh đạo có thể tự tin giao phó và giao nhiệm vụ cho những cá nhân phù hợp hơn. Bởi vì, đội ngũ nhân viên đã nắm chắc những công việc cần làm để đạt được mục tiêu và tập trung cao độ, giảm tỷ lệ sai sót trong công việc.

Công khai thông tin một cách minh bạch

OKR được coi là một công cụ hữu hiệu để tạo ra một văn hóa công sở minh bạch và công bằng. Mỗi người là một mắt xích quan trọng, cùng có trách nhiệm thực hiện cùng một mục tiêu.

Đánh giá hiệu quả

Một trong những hạn chế của các doanh nghiệp không áp dụng OKRs là khó quản lý mục tiêu. Vì không có bảng đo lường hoặc quy định đánh giá cụ thể, các nhà quản lý sẽ không thể theo dõi hiệu quả hoạt động.

Vì vậy, kết quả chủ yếu của OKRs là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu và nhận ra những thành tựu cũng như hạn chế trong thực tế trong từng giai đoạn.

Tạo động lực cho nhân viên

Đứng trước áp lực công việc phải đạt được, nhân viên và người quản lý phải quyết tâm hoàn thành tốt hơn nữa nhiệm vụ của mình. Thông qua những nỗ lực đó, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh chóng.

Xem thêm: TOP 10+ phần mềm OKRs cho doanh nhiệp

Cách viết OKR hiệu quả

- Kết quả chính sẽ có tác động lớn đến mục tiêu của bạn: Kết quả là những gì bạn cần đạt được để hướng tới mục tiêu của mình. Một kết quả chính “không thực sự quan trọng” sẽ khiến bạn mất tập trung. Bạn cần đặt một câu hỏi khi viết một tập hợp các OKR: "KR này có thực sự cần thiết không, nếu loại bỏ thì có ảnh hưởng đến OKRs không?"

- Các Kết quả chính phải đo lường và chứng minh được (định lượng): Nếu kết quả Chính không thể đo lường. Điều đó có nghĩa mục tiêu của bạn đang trở nên mơ hồ và khó đánh giá.

- Chỉ nên có 3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu: Giả sử bạn có 5 mục tiêu và mỗi mục tiêu có 5 kết quả chính, bạn sẽ có tối đa 25 kết quả chính. Một chu kỳ OKR thông thường sẽ có thời hạn là 1 quý. Vì vậy trung bình bạn phải hoàn thành 2 kết quả chính mỗi tuần.

Điều này giúp bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn dàn trải công việc của mình quá nhiều, bạn sẽ làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành được việc gì. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta hướng tới.

- Các mục tiêu và kết quả chính nên có thời hạn cụ thể: Khi viết OKR, bạn nên tuân theo một mốc thời gian. Thời hạn cụ thể tạo ra áp lực và sự cam kết.

- Kết quả chính của bạn phải bao gồm cả số lượng và chất lượng. Điều này giúp mục tiêu của bạn tránh được những rủi ro và kết quả xấu khi chỉ chạy theo những con số.

- Kết quả chính là hoàn thành, đồng nghĩa với mục tiêu hoàn thành: Sau khi viết xong bộ OKR, bạn cần tự kiểm tra lại bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

Nếu tất cả các kết quả chính đã đạt được, thì mục tiêu của bạn đã đạt được chưa?
Nếu một kết quả chính bị bỏ qua, liệu mục tiêu có đạt được không?
Có kết quả chính nào bị thiếu không?

Xem thêm: Quy trình quản lý mục tiêu MBO

Tổng hợp một số mẫu OKR phổ biến

Trên thực tế, việc thành lập OKRs cần phải dựa trên hoàn cảnh, bối cảnh, đặc điểm và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Do đó, các mẫu OKR dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này.

Mẫu OKR cá nhân

Ở cấp độ cá nhân, OKR được áp dụng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Trong đó, mục tiêu nghề nghiệp được minh họa như sau:

OKR trở thành nhân viên xuất sắc của bộ phận:

Hoàn thành 120% KPI được giao
Mỗi tháng có một ý tưởng cải tiến công việc mới;…
Hoàn thành tốt để nhận phần thưởng của công ty

Mẫu OKR cho người quản lý, lãnh đạo

Ở vị trí lãnh đạo, người quản lý cần đặt ra tầm nhìn và mục tiêu công việc quan trọng. Người quản lý sẽ dẫn dắt nhân viên của mình đi đúng hướng để đạt được hiệu quả cao từ mục tiêu đã đề ra. Một số ví dụ về OKR cho các nhà lãnh đạo và quản lý là:

Cải thiện động lực của nhân viên

KR1: Triển khai OKR cho toàn công ty trong quý IV.
KR2: Thiết lập địa chỉ email để nhân viên có thể gửi đề xuất nhằm cải thiện động lực và hiệu suất cho công ty trong tháng 6.
KR3: Thiết kế lại văn phòng để thoáng mát hơn và trồng thêm cây xanh.

Đảm bảo chế độ lương thưởng ổn định cho người lao động năm 2022

KR1: Tiết kiệm, cắt giảm 100% các khoản chi tạm thời không cần thiết ngay trong quý IV/ 2022.
KR2: Số hợp đồng mới tăng 20% so với quý 1 năm 2022.
KR3: Tác động đến khách hàng để thu hồi các khoản nợ cũ tồn đọng.

Tăng sự tham gia của nhân viên nội bộ

KR1: Đạt tỷ lệ hài lòng của nhân viên trung bình từ 4,5 trở lên.
KR2: Tổ chức tiệc liên hoan cho nhân viên 2 tháng một lần.
KR3: Đào tạo cho 100% nhân viên về lý thuyết OKR trước ngày 30 tháng 12.

Mẫu OKR cho doanh nghiệp

Mẫu OKR doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều hạng mục với mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Để làm được điều đó, ban lãnh đạo công ty thường đặt ra các mục tiêu công việc dựa trên 3 mong muốn chính: cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao sự hài lòng khách hàng và gia tăng doanh thu.

Một số ví dụ về OKRs kinh doanh dành cho các doanh nghiệp:

Cải thiện chất lượng làm việc

Tổ chức triển khai ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong 6 tháng
Đào tạo văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên 1 tháng/ lần
Tổ chức đánh giá năng lực nhân viên 3 tháng/ lần…

Nghiên cứu đánh giá của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp

Khảo sát 1000 khách hàng đã mua hàng trong năm qua bằng bảng câu hỏi
Thực hiện phỏng vấn trực tiếp 10 người dùng mua số lượng lớn.
Tổng hợp những vấn đề sản phẩm đang gặp phải và đề xuất 10 cách cải tiến,…

Gia tăng doanh thu trong quý:

Hoàn thành kế hoạch doanh thu được giao là 1 tỷ đồng
Tăng tỷ lệ người mua lên 20%
Giảm tỷ lệ khách hàng không hài lòng xuống 1-2%

Duy trì hoạt động bền vững trong quý IV

Hoàn thành KPIs tuyển dụng
Giảm tỷ lệ doanh thu xuống 5%
Tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng ngay 20% năng suất công việc

Mẫu OKR theo từng bộ phận, phòng ban

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận Sales dựa trên mục tiêu bán hàng, vì vậy mẫu OKR của bộ phận sẽ cần các mục sau:

Tăng doanh thu và lợi nhuận hàng quý:

Doanh thu hàng quý tăng 10% so với các quý trước
Bắt đầu bán sản phẩm mới và đạt doanh thu 3 tỷ trong quý đầu tiên
Tăng tỷ suất lợi nhuận gộp lên hơn 60%

Thiết lập quy trình bán hàng mới để tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Mỗi nhân viên đã thực hiện 2000 cuộc gọi tư vấn khách hàng trong quý đầu tiên.
Xây dựng mối quan hệ thân thiết với những khách hàng đã mua sản phẩm.
CSKH hậu mãi hàng tháng, đưa ra các chương trình khuyến mãi mới để thu hút khách hàng mua nhiều hơn.
Tổng hợp list khách hàng thân thiết.

Phòng marketing

Trong bộ phận marketing và truyền thông, bạn cần có một số biểu mẫu OKR sau:

Tìm hiểu khách hàng mục tiêu:

Khảo sát nhu cầu mua hàng, lý do lựa chọn brand của 2000 khách hàng mới nhất.
Phân tích hành trình khách hàng và làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng của họ.
Đánh giá tính hiệu quả của các kênh truyền thông đang sử dụng.

Thực hiện các dự án truyền thông với mục tiêu thu hút người xem và tạo khả năng chuyển đổi.

Lên kế hoạch nội dung mới hàng ngày, hàng tuần trên các kênh mạng xã hội, báo chí trong vòng 3 đến 6 tháng.
Đạt 20.000 lượt xem mỗi tháng, tăng 10% tỷ lệ đăng ký tư vấn mua hàng mỗi tuần;…

Tối ưu hóa lượng khách hàng đến từ Marketing:

Đạt 60.000 lượt truy cập trang web mỗi tháng.
Tiếp cận 2000 khách hàng mua trong vòng 3 tháng.
Giá mỗi khách hàng giảm 50% so với tháng trước.

Phòng kế toán

Nếu bạn đang đảm nhận vai trò chuyên môn trong bộ phận kế toán, đừng bỏ qua các mẫu OKR hữu ích như:

Số dư dòng tiền của công ty:

Thu hồi nợ đúng hạn, lãi suất tối thiểu 80% hàng tháng
Quản lý ngân sách trên phần mềm kế toán
Đảm bảo chi phí trung bình hàng tháng không quá 300 triệu…

Lập kế hoạch chi tiêu chi tiết:

Họp với trưởng phòng từng bộ phận để nhận dự toán hàng tháng
Tổng hợp dự toán chung trước ngày 5 hàng tháng
Đóng trước ngân sách vào ngày cuối tháng…

Dự báo dòng tiền và báo cáo cho ban lãnh đạo:

Theo dõi và cảnh báo kịp thời về nguồn lương cho nhân viên trước 1 tuần.
Xem xét và cải thiện các tài nguyên chi tiết vào tuần cuối cùng của mỗi tháng.

Bộ phận nhân sự

Nguồn nhân lực trong công ty thường không được đánh giá dựa trên các con số về doanh thu và tốc độ tăng trưởng. Tuy nhiên, họ vẫn có các hội đồng OKR liên quan trực tiếp đến các hoạt động nghề nghiệp bao gồm:

Đào tạo OKR cho các thành viên công ty:

Yêu cầu nhân viên tự nghiên cứu tài liệu OKR trong vòng 1 tuần
Tiến hành kiểm tra trình độ hiểu biết của nhân viên vào cuối tháng
Tiến hành kiểm tra khả năng sử dụng bằng cách cho phép nhân viên tạo OKR của riêng họ…

Tăng tương tác trong nhóm bằng các hoạt động nội bộ:

Khảo sát sự hài lòng của nhân viên hàng quý
Tổ chức giao lưu văn nghệ mỗi tháng một lần
Tổ chức giải bóng đá giao hữu giữa các bộ phận…

Tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của doanh nghiệp:

Tìm kiếm ứng viên trên các kênh truyền thông xã hội
Mua gói đăng tuyển và nhận 30 thư ứng tuyển trên các trang web uy tín, chất lượng.

Cập nhật xu hướng chuyển đổi số như hiện nay, các doanh nghiệp thường ứng dụng các phần mềm OKR để chuẩn hóa quy trình quản trị mục tiêu. Tham khảo ngay phần mềm Tanca để khám phá thêm nhiều tính năng nổi bật, công nghệ hiện đại giúp bạn dễ dàng thiết lập và quản lý OKR.