Phân biệt hiệu quả và hiệu suất là bước đầu giúp doanh nghiệp đánh giá phương thức vận hành, từ đó xây dựng KPI, đánh giá được cách tính hiệu suất OKRs hiệu quả. Ở bài viết này, Tanca sẽ cung cấp cho bạn các thông tin về những điểm khác nhau giữa hiệu suất và hiệu quả là gì, nó có ý nghĩa gì đối với công việc và doanh nghiệp nói chung. Cùng tìm hiểu ngay nhé.

Phân biệt hiệu quả và hiệu suất, cho ví dụ cụ thể

Hiệu suất và hiệu quả tập trung vào các khía cạnh khác nhau của một công ty phát triển mạnh, nhưng chúng không loại trừ lẫn nhau mà có mối liên hệ nào đó để giúp công ty phát triển toàn diện nhất có thể.

Khái niệm hiệu suất

Định hướng quy trình (phương pháp tốt nhất có thể với càng ít tài nguyên lãng phí càng tốt)
Cải thiện quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp
Có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số được xác định trước
Cách chọn thời gian, thời điểm
Quan tâm đến tỷ lệ đầu vào, đầu ra
Nó chủ yếu liên quan đến các cơ chế nội bộ (sử dụng các nguồn lực tối thiểu của công ty để thu được lợi nhuận tối đa)

Khái niệm hiệu quả

Định hướng mục tiêu là kết quả tốt nhất có thể, dù cho tài nguyên được sử dụng thế nào
Nâng cao chất lượng công việc (định hướng tương lai)
Khó để đo lường được
Bất kể thời gian, thời gian
Tỷ lệ đầu vào hoặc đầu ra không quá quan trọng
Chỉ quan tâm đến hiệu quả và tác động cuối cùng (vị thế cạnh tranh trên thị trường)

Ví dụ hiệu quả và hiệu suất

Ví dụ sau sẽ giải thích rõ hơn sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất.

Ví dụ về hiệu quả

Cô A phát triển 1 email bán hàng chung để cô có thể gửi cho 100 khách hàng tiềm năng hàng ngày. Chỉ có 2% email của cô ấy được chốt đơn hàng.

Như vậy, A đã tìm ra cách để tối đa hóa thời gian làm việc trong khi vẫn đảm bảo số lượng khách hàng liên hệ hàng ngày. Cô ấy có cùng nguồn lực như Bob (thời gian, nỗ lực, khách hàng tiềm năng,...) nhưng gửi được nhiều email hơn.

Cô đã sắp xếp một quy trình hợp lý để tiếp cận lượng lớn khách hàng nhanh chóng. Vì vậy, A làm việc hiệu suất chứ chưa hiệu quả.

Ví dụ về hiệu suất trong thực tế

Bà B nghiên cứu khách hàng tiềm năng đầu tiên, sau đó tạo email phù hợp cho từng nhóm khách hàng. Tiếp đến, bà B chỉ gửi 10 email mỗi ngày. 40% email của cô ấy là về việc chốt đơn hàng.

Chúng ta có thể thấy rằng, B có chiến lược chốt sale thường xuyên hơn. Bà ấy dành nhiều thời gian, công sức hơn cho từng email một, nỗ lực của bà B đã được đền đáp với tỷ lệ thành công cao hơn.

B ưu tiên phát triển những liên hệ có ý nghĩa hơn là số lượng liên hệ tối đa trong thời gian ngắn nhất có thể. B đã tập trung vào việc bán sản phẩm của công ty, không thực hiện chức năng đó một cách nhanh chóng. B là người làm việc hiệu quả nhưng chưa hiệu suất.

Xem thêm: Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

So sánh hiệu quả và hiệu suất trong quản trị học: Nên ưu tiên cái nào?

Hiệu quả nên là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào, tiếp theo là phát triển các phương pháp để tăng hiệu suất.

Ví dụ: Nếu đây là lần đầu tiên bạn nướng bánh để bán, bạn quan tâm hơn đến việc tạo ra một món tráng miệng ngon hay cách nhanh nhất và rẻ nhất? Tất nhiên, mang lại một món ăn ngon quan trọng hơn việc nướng hiệu suất.

Tương tự như vậy, các công ty chỉ nên cố gắng thực hiện các nhiệm vụ thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng một cách hiệu quả. Bởi vì sẽ chẳng có ý nghĩa gì khi phát triển một dự án với ít nguồn lực, trong thời gian ngắn, khi dự án không phù hợp với mục tiêu của công ty.

Hãy học cách làm đúng trước khi bạn làm tốt hơn!

Điều quan trọng là học cách thực hiện công việc trước tiên, ngay cả khi phương pháp của bạn không phải là tối ưu. Sau đó, bạn có thể lặp lại và cải thiện, giúp việc thực thi các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Bước đầu tiên để tạo ra một doanh nghiệp thịnh vượng là tập trung vào hiệu quả, ngay cả khi đánh đổi hiệu quả. Khi công ty áp dụng thành công các phương pháp này, công ty có thể bắt đầu thực hiện chúng hiệu quả hơn.

Khi nào doanh nghiệp đạt hiệu quả và hiệu suất? Cách đo lường hiệu suất

Để biết được khi nào công ty đạt được hiệu quả hay hiệu suất, thì bạn phải đặt ra một thước đo tiêu chuẩn cụ thể. Cách tốt nhất đó là sử dụng KPI được nhắm mục tiêu. Danh sách dưới đây chỉ là một vài điều cần lưu ý khi bạn đo lường hiệu suất:

Công suất sử dụng – Bao nhiêu công suất có sẵn được sử dụng trên dây chuyền sản xuất.

Về hiệu quả công việc tiêu chuẩn – Nếu một người có một hệ thống khuyến khích, thì ý tưởng là đo lường cách nhân viên làm việc so với các tiêu chuẩn lao động mà bạn đã sử dụng để xác định giá thành của sản phẩm.

Hiệu quả Hoạt động Tổng thể (OOE) là một số liệu tuyệt vời vì nó bao gồm 'đúng thời hạn tiêu chuẩn' và 'không đúng thời hạn tiêu chuẩn'.

Hiệu quả thiết bị tổng thể OEE– Để đo lường hiệu quả tổng thể của máy móc sản xuất hoặc toàn bộ dây chuyền. Sẵn có x Hiệu suất x Chất lượng.

Thời gian ngừng hoạt động của máy – KPI này, mặc dù là một thành phần của OEE, nhưng đáng để tự đo lường. Điều này tính đến lúc ngừng hoạt động theo lịch trình để bảo trì, thời điểm ngừng hoạt động đột xuất và các thiết lập thường bao gồm chuyển đổi máy.

Xem thêm: So sánh mô hình OKR và SMART

Ma trận liên hệ giữa hiệu quả và hiệu suất

Hãy xem ma trận bên trên để thấy mối quan hệ thú vị giữa hiệu quả và hiệu suất:

Ở vị trí thứ nhất: Không hiệu quả + Không hiệu suất = Chết ngay

Nếu công ty không đạt hiệu quả (chi phí hoạt động, lãng phí, nhân viên kém năng lực…) và cũng không hiệu quả (ban lãnh đạo không xác định được chiến lược hoạt động và cạnh tranh phù hợp). Kết quả là công ty có nguy cơ phá sản rất lớn.

Vị trí thứ 2: Không hiệu suất + Có hiệu quả = Chết chậm

Khi hiệu suất công ty giảm sút (nhân viên phải làm thêm giờ, chi phí đầu vào cao, quản lý kém hiệu quả…) nhưng vẫn đạt được mục tiêu cụ thể (có thể do thao túng mối quan hệ, lý do danh tiếng…)

Một bộ mục tiêu này, dù chúng có thể giúp công ty tồn tại trong ngắn hạn nhưng không thể duy trì lâu dài do công ty còn phải chịu quá nhiều chi phí do quản lý yếu kém hoặc rủi ro thay đổi các tài khoản chính để duy trì hoạt động kinh doanh.

Do đó đã tạo ra những khoản nợ kéo doanh nghiệp vào tình trạng phá sản.

Ở vị trí thứ 3: Có hiệu suất + Không hiệu quả = Sống sót

Kinh doanh có hiệu suất nhưng kém hiệu quả. Đây là một ví dụ về công ty dịch thuật ở trên. Những công ty này luôn tồn tại nhưng không bao giờ đạt được mục tiêu tăng trưởng.

Các công ty cần đánh giá chiến lược của mình để có thể tập trung vào đúng thị trường, khách hàng, sản phẩm hoặc mắt xích yếu nhất của họ (có thể ở bộ phận quan trọng nhất nhưng yếu nhất, có thể ở bộ phận dự án cho công ty thời trang, bộ phận R&D cho công ty phần mềm hoặc bộ phận tiếp thị/bán hàng của công ty dịch thuật trên.)

Ở vị trí thứ 4: Hiệu quả + Hiệu suất = Bay cao

Đây là điều mong đợi của tất cả những người kinh doanh. Công ty có cả hiệu suất tốt và hiệu quả.

Trước tình hình đó, các doanh nghiệp đã tập trung vào các hoạt động phải thực hiện với hiệu quả cao. Những doanh nghiệp kiểu này còn thường được gọi là doanh nghiệp vận dụng tốt cơ chế 20/80 (tập trung vào 20% công việc mang lại 80% hiệu quả).

Những gì các công ty này tiếp tục làm là xác định và đạt được các mục tiêu chiến lược thậm chí còn tham vọng hơn, từ đó tăng khả năng phát triển hơn nữa. Xét cho cùng, phát triển là một thách thức không bao giờ kết thúc. Nếu hôm nay doanh nghiệp của bạn bay cao, thì sẽ có các doanh nghiệp khác sẽ bay cao hơn.

Xem thêm: Chọn KPI hay OKR?

Hiệu quả và hiệu suất của quản trị chỉ có được khi nào?

Để đạt được hiệu quả và hiệu suất cần làm gì là câu hỏi của rất nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ có ánh nhìn xa hơn ranh giới của công ty mình trong một bức tranh toàn cảnh hơn.

Anh ấy hoặc cô ấy đặt ra những kỳ vọng rằng các cá nhân có thể dễ dàng điều chỉnh cách làm việc của họ. Trở thành một nhà quản trị hiệu quả đòi hỏi phải có kỷ luật và suy nghĩ dài hạn. Làm theo những gợi ý này có thể làm tăng hiệu quả lãnh đạo:

Làm những điều đúng

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng làm sai những điều đúng quan trọng hơn nhiều so với làm đúng những điều sai. Các nhà lãnh đạo hiệu quả tập trung việc quản lý nhân viên của họ, vì vậy họ chỉ dành thời giờ làm những công việc phù hợp với những mục tiêu rộng lớn hơn.

Tìm kiếm phản hồi

Các nhà lãnh đạo hiệu quả nhận thức được những điểm mù của họ. Họ đánh giá cao ý kiến đóng góp của những nhân viên có ý tưởng phát triển các phương pháp hiệu quả hơn và truyền cảm hứng cho những người khác để đưa ra những ý tưởng có thể giúp ích cho công ty.

Hợp lực

Tất cả các mục tiêu của công ty đều tốt và tốt, nhưng việc thực hiện chúng đòi hỏi nhiều bộ phận và vô số người. Các nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp để tất cả nhân viên hiểu mục tiêu rộng lớn hơn của họ là gì và mỗi nhân viên phù hợp với những mục tiêu đó ở điểm nào.

Tuyển dụng và đào tạo đúng người

Bạn có thể có chiến lược tốt nhất trên thế giới, nhưng nếu bạn không có người để biến nó thành hiện thực, bạn chẳng còn gì cả. Các nhà lãnh đạo thành công đầu tư vào các chiến lược tuyển dụng thu hút nhân tài hàng đầu.

Họ cũng phát triển những điểm mạnh của nhân viên hiện tại và đánh giá cao những người đóng góp tốt nhất cho hoạt động của công ty.

Đưa ra quyết định

Các nhà lãnh đạo hiệu quả đưa ra các quyết định có ảnh hưởng lớn dựa trên ý kiến của những người xung quanh họ. Họ xem xét cả các yếu tố bên trong (nguồn lực sẵn có) và bên ngoài (xu hướng thị trường) trước khi đưa ra quyết định.

Quản lý thời gian để đạt hiệu suất cao

Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của công ty. Các nhà lãnh đạo hiệu quả tối đa hóa thời giờ của họ bằng cách tập trung vào các chiến lược dài hạn và xác định các mục tiêu của công ty.

Họ không sa lầy vào những trách nhiệm hàng ngày, thay vào đó họ cố gắng tối đa hóa giá trị của những trách nhiệm đó.

Tại sao hiệu suất làm việc tốt hơn hiệu quả

Với những phần trình bày phía trên, Tanca chắc rằng bạn đã có thể “chốt hạ” vấn đề hiệu suất tốt hơn hay hiệu quả tốt hơn và tại sao lại như vậy.

Áp dụng vào lĩnh vực bảo trì, chúng ta có thể thấy dựa trên hiệu suất dựa trên nhu cầu thực tế của thiết bị, trong khi bảo trì dựa trên hiệu quả dựa trên các con số hoặc hướng dẫn tùy ý. Bảo trì dựa trên hiệu suất tạo ra kết quả tốt hơn vì nó tập trung vào những gì cần phải làm chứ không phải những gì ai đó cho là nên làm.

Cách tiếp cận này dẫn đến thời gian hoạt động và an toàn được cải thiện và chi phí tổng thể thấp hơn.

5 bước từ hiệu quả tiến đến hiệu suất

Khi một công ty áp dụng các phương pháp hiệu quả không đổi, bước tiếp theo là nâng cao hiệu suất. Nếu một công ty có sản phẩm chất lượng hàng đầu nhưng lại gặp khó khăn trong việc cung cấp sản phẩm đó cho khách hàng một cách hiệu suất, thì công ty đó sẽ gặp khó khăn trong việc cạnh tranh trên thị trường. Không phải ưu tiên hiệu suất lúc nào cũng là hoàn toàn cần thiết.

Ở cấp độ cá nhân, quá trình đạt được kết quả có thể được chia thành năm giai đoạn:

Thực hành những cách hiệu quả nhất để hoàn thành công việc, bất kể thời gian và nguồn lực.
Tìm hiểu thêm về quá trình này bằng cách thử và sai sót.
Các bước thực hiện tìm kiếm có thể được tự động hóa, tốn ít tài nguyên hơn, nhanh hơn hoặc bỏ qua hoàn toàn.
Phân tích kết quả của những thay đổi này và xem bạn mất bao nhiêu hiệu suất bằng cách tối ưu hóa hiệu suất.
Lặp lại quy trình và tiếp tục điều chỉnh.

Kết luận

Sự khác biệt giữa hiệu quả và năng suất là một sự khác biệt quan trọng mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Quan tâm đến sự khác biệt này không phải là lấy cái này bỏ cái kia mà là tìm cách cân bằng, ưu tiên và phát huy cả hai để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng trưởng.

Tanca hy vọng với bài viết phân biệt hiệu quả và hiệu suất bạn đã tìm được câu trả lời tốt nhất, từ đó có được giải pháp tốt nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn về các công cụ xây dựng KPI, OKRs hiệu quả nhé.