Chấm công là gì?

Chấm công là một công tác quan trọng, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Chấm công đơn giản là một hình thức khai báo về sự hiện diện tại chỗ làm, giờ vào ca, lúc tan ca của nhân viên.

Việc chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp, nhà quản lý nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ việc chấm công này, các nhà quản lý có thể dễ dàng biết được nhân viên của mình có thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp hay không.

Bên cạnh đó, việc chấm công cũng hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên trong doanh nghiệp. Phía nhân viên cũng có ý thức hơn trong việc thực thi công việc cá nhân và có trách nhiệm với tập thể.

Hiện nay, chấm công được thực hiện dưới nhiều hình thức đa dạng. Phổ biến nhất hiện nay phải nhắc đến các hình thức:

- Chấm công bằng thẻ giấy

- Chấm công bằng thẻ từ

- Chấm công bằng vân tay

- Chấm công bằng khuôn mặt

- Chấm công online

Những phương thức chấm công phổ biến nhất hiện nay

1. Phương thức chấm công bằng thẻ giấy

Cách này sử dụng thẻ giấy để chấm công cho nhân viên. Cụ thể, mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ. Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.

Ưu điểm:

- Sử dụng hình thức chấm công này các doanh nghiệp sẽ không mất thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ... đồng thời không cần kết nối với máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu.

- Có thể dễ dàng di chuyển máy chấm công thẻ giấy đến vị trí mong muốn, không cần lắp đặt.

- Ở các dòng máy chấm công thẻ giấy thường được tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ, in được nhiều màu mức khác nhau...

- Có chi phí lắp đặt và vận hành thấp nhất trong các phương thức chấm công.

Nhược điểm:

- Muốn thực hiện chấm công, nhân viên luôn phải mang theo thẻ giấy bên mình và bảo quản cẩn thận.

- Chấm bằng thẻ giấy có thể có nhiều trường hợp gian lận, chấm hộ nhau.

- Quá trình tổng hợp lại thông tin, dữ liệu phải làm thủ công nên dễ gây ra sai sót, đặc biệt phương thức này rất tốn thời gian và công sức cho các nhà quản lý hành chính nhân sự.

2. Phương thức chấm công bằng thẻ từ

Cách này sử dụng máy chấm công thẻ từ để chấm công cho nhân viên. Mã số và các thông tin cần thiết của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy.

Ưu điểm:

- Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây.

- Sử dụng thẻ nhựa để chấm công nên cũng dễ bảo quản hơn so với dùng thẻ giấy.

- Tích hợp cùng phần mềm chấm công, kết nối với máy tính nên hỗ trợ xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả.

- Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.

Nhược điểm:

- Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên.

- Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ.

- Có thể dễ dàng gian lận vì có thể chấm công hộ nhau.

3. Phương thức chấm công bằng vân tay

Cách này sử dụng máy chấm công điện tử vân tay để chấm công cho nhân viên. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Ưu điểm:

- Độ chính xác cao, hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau.

- Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào.

- Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy, thẻ từ.

Nhược điểm:

- Tuy nhiên, một số trường hợp ngoại cảnh khiến việc chấm công khó khăn vì tay ướt, thời tiết lạnh, hoặc máy gặp một số lỗi không thể thực hiện lấy vân tay.

- Với những công việc đặc thù như sản xuất kim loại, hóa chất, xây dựng, ...vân tay của nhân viên hay bị mòn, thường xuyên phải lấy lại dấu vân tay cho nhân viên.

4. Phương thức chấm công bằng khuôn mặt

Cách này sử dụng máy chấm công khuôn mặt để chấm công cho nhân viên. Ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng 1 cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.

Ưu điểm:

- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay...

- Cho độ chính xác cao, không thể nào gian lận chấm công hộ.

- Kết nối thông minh với máy tính, USB,... cho việc xử lý dữ liệu nhanh chóng.

Nhược điểm:

- Chi phí đầu tư cho máy chấm công khuôn mặt là khá đắt.

- Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.

Xem thêm: Review 4 phần mềm chấm công nhận diện gương mặt tốt nhất hiện nay

5. Phương thức chấm công bằng online

Cách này sử dụng phần mềm chấm công online để chấm công cho nhân viên.

Ưu điểm:

- Nhân viên không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả.

- Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.

- Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại trong doanh nghiệp.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi phải kết nối với mạng Internet.

- Yêu cầu nhân viên phải biết sử dụng phần mềm, máy tính. Với những doanh nghiệp hay lao động phổ thông lớn tuổi điều này sẽ khó khăn trong việc ứng dụng những công nghệ mới.

Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí và hàng đầu Việt Nam

Làm thế nào để tối ưu chấm công cho doanh nghiệp của bạn?

🔺Đảm bảo các yêu cầu cơ bản

- Chi tiết được số giờ làm việc, chi tiết theo từng loại giờ công, hoặc chi tiết cho từng công việc (do mỗi loại giờ công có thể có mức trả lương khác nhau, mỗi công việc cũng có những mức trả lương khác nhau). Hướng tới trả lương đúng công việc, mức độ đóng góp cho công việc của từng nhân viên.

- Theo dõi được những biến động dù là nhỏ nhất trong quá trình quản lý nhân viên.

- Kết quả trả lương phải đơn giản, để tối ưu hiệu quả công tác quản lý, đồng thời giúp người lao động không phải gặp khó khăn trong việc kiểm tra cách tính lương của mình.

🔺Xem xét kỹ nhu cầu sử dụng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm và ưu tiên khác nhau. Những nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp mình, xác định được khó khăn đang tồn tại trong doanh nghiệp để lựa chọn được phương pháp chấm công hợp lý nhất.

- Phương thức chấm công bằng thẻ giấy phù hợp với những công ty, doanh nghiệp có nhiều ca làm việc và không quá đông nhân viên. Môi trường làm việc không quá hiện đại và mục đích tiết kiệm chi phí là chính.

- Phương thức chấm công bằng thẻ từ phù hợp với các doanh nghiệp có rất đông nhân viên. Phương thức này thường được kết hợp với chức năng kiểm soát cửa ra vào của nơi làm việc.

- Phương thức chấm công bằng vân tay, bằng khuôn mặt phù hợp với các doanh nghiệp cần độ bảo mật cao. Môi trường làm việc cố định và không thể quản lý nhân viên từ xa.

- Chấm công online thì không cần dùng máy chấm công. Chấm công online phù hợp với những công ty có nhân viên làm việc từ xa, có kết nối Internet, môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả.

Tanca - Hỗ trợ doanh nghiệp chấm công đơn giản và hiệu quả

Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp.

Đây là phần mềm nhân sự đầu tiên tại Việt Nam sử dụng chấm công bằng điện thoại thông qua kết nối Wifi, định vị GPS kết hợp với nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo AI.

Mọi mô hình kinh doanh đều có thể sử dụng các giải pháp chấm công trực tuyến thông minh của Tanca.

1. Chấm công điện thoại qua Wifi

Nhà quản lý chỉ cần thêm danh sách các Wifi trên hệ thống của Tanca. Tanca sẽ lấy địa chỉ Mac (BSSID) vốn không thay đổi của Wifi để đưa lên hệ thống.

Nhân viên chỉ cần kết nối với các Wifi đã được thiết lập để thực hiện chấm công qua điện thoại. Chấm công qua Wifi đảm bảo 100% khả năng chấm công chính xác và phù hợp với mô hình nhân viên chấm công tại văn phòng.

2. Chấm công điện thoại qua định vị GPS

Nhà quản lý chỉ cần thiết lập các vị trí chấm công trong bán kính cho phép. Với hình thức này, doanh nghiệp có thể tạo ra bao nhiêu địa điểm chấm công với bán kính bao nhiêu cũng được.

Nhân viên chỉ cần để điện thoại của họ có kết nối Internet, bật GPS tại những địa điểm đã thiết lập có thể chấm công được. Cách thức này sẽ rất thuận lợi cho các mô hình có nhiều chi nhánh khác nhau hoặc có nhiều dự án xây dựng, nhiều trường học.

3. Chấm công điện thoại kết hợp nhận diện khuôn mặt

Nhân viên có thể kết hợp chấm công điện thoại và nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo.

Khi nhân viên chấm công bằng điện thoại của họ, họ sẽ được yêu cầu cung cấp thêm hình ảnh qua camera trước. Trí tuệ nhân tạo sẽ đối chiếu hình ảnh họ chụp từ ứng dụng Tanca và Avatar (hình đại diện) của nhân viên để so sánh. Tanca sẽ thông báo cho quản lý các dữ liệu chấm công cần kiểm tra lại để có thể xác thực chấm công hợp lệ.

4. Chấm công tự động bằng camera AI

Tanca cung cấp giải pháp Chấm công bằng Camera AI.

Bạn có thể đặt Camera AI tại cửa Ra/vào để giúp việc chấm công cho nhân viên hoàn toàn tự động.

Hệ thống cũng tự động báo qua điện thoại cho nhân viên biết theo thời gian thực. Trải nghiệm chấm công của nhân viên sẽ hoàn toàn đơn giản từ đó loại bỏ việc quên chấm công và tăng tính minh bạch trong công ty.