Phần mềm chấm công online là gì? Việc sử dụng phần mềm giúp ích cho doanh nghiệp?
Phần mềm chấm công online (hay phần mềm chấm công trên điện thoại) là hình thức chấm công mới, được ra đời để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại của các dòng máy chấm công hiện hành.
Nói một cách dễ hiểu, thay vì nhân viên hằng ngày chấm công trên máy chấm công thì hình thức này cho phép nhân viên thực hiện việc đó ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, mã QR, nhận diện gương mặt bằng camera AI,... (tùy theo thiết kế của nhà cung cấp).
Không phải tự nhiên mà giải pháp này ra đời để thay thế cho máy chấm công. Việc sử dụng phần mềm chấm công online mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
Thứ nhất, khắc phục những vấn đề của máy chấm công: Hạn chế tình trạng chấm công hộ, quên chấm công, máy chấm công không nhận dấu vân tay,...
Thứ hai, hạn chế sai sót trong chấm công: Với phần mềm chấm công online bạn không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hoặc phải thực hiện quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ thông minh.
Thứ ba, chấm công mọi lúc mọi nơi: Chỉ với chiếc điện thoại là nhân viên có thể chấm công được. Giải quyết tình trạng một số nhân viên phải di chuyển liên tục như nhân viên nghiên cứu thị trường, sale bất động sản,... không phải lúc nào cùng có mặt ở công ty.
7 yếu tố tạo nên một phần mềm chấm công online chất lượng
Những yếu tố nào tạo nên một phần mềm chấm công online chất lượng? Mỗi người sẽ ý kiến hơi khác nhau về chủ đề này, tuy nhiên, hầu hết sẽ đồng ý với những tiêu chí sau đây:
1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm được thiết kế sao cho thời gian để nhân viên sử dụng phần mềm sẽ là tối thiểu nhất. Phần mềm cần cung cấp một giao diện người dùng thân thiện, gợi ý tính năng theo ngữ cảnh và trải nghiệm trực quan để đảm bảo rằng bạn sẽ biết cách sử dụng phần mềm siêu nhanh.
2. Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực
Phần mềm tốt giúp bạn có thể xem ngay lập tức ai đã vào, ai ra, ai đi trể, ai đi công tác... Khi nhân viên của bạn chấm công bạn có thể nắm thông tin này theo thời gian thực.
3. Cung cấp nhiều hình thức chấm công khác nhau
Có nhiều hình thức chấm công online: Chấm công thông qua wifi, định vị GPS, nhận diện Face ID từ điện thoại, chấm công bằng camera AI, đồng bộ với máy chấm công vân tay, chấm công bằng QR code,... Các cách thức chấm công khác nhau sẽ hỗ trợ cho các mô hình kinh doanh khác nhau, như mô hình có nhiều chi nhánh hoặc nhiều dự án xây dựng, nhân viên ngồi văn phòng hay nhân viên phải ra ngoài công tác thường xuyên,...
Phần mềm nên cung cấp nhiều hình thức khác nhau cho doanh nghiệp lựa chọn, linh hoạt thay đổi các phương thức tùy theo ngữ cảnh và có thể tối ưu hết các trường hợp cần chấm công.
4. Phần mềm chạy ổn định, ít sai sót
Quản lý có thể truy cập thông tin từ nhà, lúc đi công tác hoặc khi đang du lịch. Bạn chỉ cần kết nối internet và sử dụng các thiết bị thông minh như điện thoại di động, máy tính bảng, laptop là có thể xem được thông tin.
Nhân viên có thể chấm công dễ dàng, thông tin minh bạch được báo cáo hằng ngày. Hạn chế 100% gian lận chấm công và những khiếu nại tính sót công vào cuối tháng.
5. Nhà cung cấp phần mềm uy tín
Khi đánh giá nhà cung cấp, uy tín của nhà cung cấp là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định tới việc có chính thức hợp tác hay không. Để xét xem mức độ uy tín của nhà cung cấp, bạn cần lưu ý một số khía cạnh sau:
- Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp đó có thực sự tồn tại không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay không?
- Xem xét các vấn đề về pháp lý: Xem các thủ tục pháp lý liên quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp; việc tuân thủ pháp luật của nhà cung cấp có đảm bảo không?
- Tìm hiểu về các đối tác của nhà cung cấp: Ai đã sử dụng phần mềm của họ và kết quả ra sao?
Xem thêm: Các thương hiệu đã sử dụng Tanca và thành công.
6. Mức độ bảo mật cao
Một phần mềm đạt chuẩn cần đưa vấn đề bảo mật lên hàng đầu để bạn có thể bảo vệ dữ liệu của nhân viên.
7. Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Khi công ty bạn không có bộ phận IT, nếu có những thắc mắc về phần mềm bạn sẽ làm gì? Tất nhiên sẽ liên hệ ngay với bên hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp.
Vậy, trước khi quyết định sử dụng phần mềm, bạn cần tìm hiểu về nhà cung cấp phần mềm xem họ có sẵn một hệ thống hỗ trợ tuyệt vời hay không. Bộ phận hỗ trợ phải dễ dàng liên hệ được qua email, các nền tảng hoặc cuộc gọi điện thoại,...
Tới đây bạn đã hiểu thế nào là một phần mềm chấm công tốt, nhưng để lựa chọn một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp thì không hề dễ, nhưng cũng không quá khó.
Hãy cùng tham khảo 5 bước sau để có được sự lựa chọn phần mềm chấm công online phù hợp nhất.
5 bước cần thực hiện để lựa chọn phần mềm chấm công online phù hợp
1. Rà soát những khó khăn còn tồn tại trong việc chấm công
Các công việc trong bước này cần thực hiện là:
- Xác định phương thức chấm công hiện tại của doanh nghiệp: Doanh nghiệp đang sử dụng thẻ giấy, thẻ từ hay máy chấm công vân tay?
- Liệt kê các vấn đề đang gặp phải: Các nhân viên hay quên chấm công? Nhân viên trao đổi thẻ từ để chấm công hộ nhau? Thay đổi nhân sự liên tục nên việc thêm, xóa vân tay trên máy chấm công rất mất thời gian?,...
- Lắng nghe những phàn nàn của nhân viên để có cái nhìn rõ hơn.
2. Xác định những mục tiêu cần đạt được
Khi sử dụng phần mềm, bạn muốn giải quyết điều gì?
- Bạn muốn loại bỏ hoàn toàn việc gian lận và quên chấm công.
- Bạn muốn nhận được thông báo ngay lập tức về thông tin ra/ vào của nhân viên.
- Bạn muốn biết nhân viên bán hàng có thực sự đến đúng địa điểm để bán hàng không.
………..
Chỉ khi xác định những điều này bạn cần, thì bạn mới có thể giới hạn đúng những tính năng cần có của phần mềm.
3. Xác định những tính năng cần có của phần mềm
Giao diện thân thiện dễ sử dụng, báo cáo theo thời gian thực, độ bảo mật cao,… là những tính năng chung mà đa số phần mềm chấm công online đảm bảo. Vì thế, người quản lý cần dựa trên những mục tiêu đã xác định ở bước 2 để giới hạn các tính năng mà doanh nghiệp cần phần mềm đáp ứng.
Trong bước này, bạn cần lưu ý tránh chọn quá nhiều tính năng thừa, gây ra những lãng phí tài chính không đáng có và có thể khiến giao diện phần mềm trở nên phức tạp, khó nhìn, khó sử dụng.
4. Tìm hiểu thông tin về các phần mềm chấm công online trên thị trường
Trên thị trường, có nhiều phần mềm chấm công online cả trong và ngoài nước. Mỗi phần mềm sở hữu một ưu điểm riêng, nên việc tiếp theo bạn cần thực hiện là nghiên cứu các thông tin về chúng.
Các thông tin thường là: Thông tin nhà cung cấp, các doanh nghiệp khách hàng đã sử dụng phần mềm, báo chí nói gì về phần mềm, chi phí sử dụng phần mềm,...
Xem thêm: Review 7 phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí và tốt nhất 2021
5. Dùng thử, đánh giá và ra quyết định lựa chọn
Để hiểu sản phẩm một cách kỹ lưỡng thì tốt nhất bạn hãy trải nghiệm phiên bản dùng thử của phần mềm. Chỉ có dùng thử mới xác định được phần mềm đã thỏa mãn 7 tiêu chí ở trên hay chưa.
Và nhớ rằng, một phần mềm tốt sẽ bao gồm cả phần sản phẩm và dịch vụ. Bởi không có phần mềm nào là hoàn hảo tuyệt đối và có thể gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Những nhà cung cấp phần mềm chất lượng, uy tín sẽ hỗ trợ cho bạn giải quyết các vấn để trong thời gian ngắn nhất. Nên hãy chủ động liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng khi có thắc mắc trước khi ra quyết định cuối cùng.
Xem thêm: Quản lý chấm công đơn giản và hiệu quả nhờ Phần mềm quản lý nhân sự Tanca
