Nút thắt cổ chai (bottleneck) là một hiện tượng gây tắc nghẽn quy trình hoạt động của một doanh nghiệp. Các nút dây này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, lợi nhuận, công tác quản trị và rất nhiều yếu tố khác.
Chính vì vậy cần phải xác định các sự cố để có cách khắc phục kịp thời. Đồng thời chuẩn bị những giải pháp giải quyết chúng, tối ưu quy trình nhằm ngăn chặn các trục trặc tương tự trong tương lai. Và bài viết sau đây của Tanca chính là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm. Theo dõi ngay nhé!
Nút thắt cổ chai là gì?
Theo cách hiểu đơn giản nhất, nút thắt cổ chai (bottleneck) hay còn gọi là sự tắc nghẽn quy trình. Đây là một giai đoạn khối lượng công việc nhận được vượt hơn mức mà hệ thống sản xuất có thể xử lý. Điều đó gây ra sự gián đoạn cho luồng công việc và sự chậm trễ trong quá trình sản xuất.
Nói cách khác, ngay cả khi hoạt động với công suất tối đa, vẫn không thể xử lý tất cả các hạng mục công việc đủ nhanh để đẩy sang các công đoạn tiếp theo mà không gây ra sự chậm trễ nào.
Điểm nghẽn quy trình làm việc có thể là một máy tính, một con người, một bộ phận hoặc toàn bộ giai đoạn làm việc. Ví dụ điển hình cho những nút thắt cổ chai trong công việc kiểm tra phần mềm và quy trình đánh giá chất lượng.
Thật không may, một nút thắt cổ chai thường chỉ được nhận biết sau khi nó đã gây ra tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Có những công cụ phân tích đơn giản, hiệu quả giúp bạn ngăn chặn sự tắc nghẽn trong công việc và phát hiện ra điểm nghẽn hiện có.
Xem thêm: 10+ Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Nút thắt chai trong quy trình vận hành của doanh nghiệp
Phân loại nút thắt cổ chai
Hầu hết các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều có khả năng xuất hiện một nút thắt cổ chai. Có hai loại tắc nghẽn chính trong quy trình kinh doanh:
- Nút cổ chai ngắn hạn: Một vấn đề do những nguyên nhân bất ngờ và mang tính tạm thời.
- Nút thắt cổ chai dài hạn: Đây là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên và lặp đi lặp lại trong một thời gian dài mà doanh nghiệp không thể giải quyết được.
Hiện tượng nút thắt cổ chai phổ biến
Điểm nghẽn có thể là tài sản mà doanh nghiệp sở hữu hoặc các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố có thể là điểm tắc nghẽn mà các doanh nghiệp có thể xem xét:
- Quá trình lưu trữ và xử lý tài liệu rườm rà.
- Chính sách đã quá lạc hậu so với các quy định mới của Luật.
- Một chiếc xe phải được sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên.
- Một nhân viên cung cấp thông tin sai lệch cần nhiều thời gian để sửa chữa.
- Một người quản lý đã không phê duyệt các báo cáo vì anh ta quá bận.
- Một nhóm làm việc kém hiệu quả, không có sự phân chia công việc rõ ràng và cụ thể.
- Ứng viên trả lời email quá muộn.
Xem thêm: Pipeline là gì? Vai trò và ứng dụng trong kinh doanh
Một số nguyên nhân phổ biến của tắc nghẽn quy trình
Có nhiều yếu tố có thể làm gián đoạn một quá trình và gây ra tắc nghẽn, nhưng thủ phạm phổ biến nhất là công suất quá tải. Sự tắc nghẽn xảy ra khi một thành phần hoặc một nhân sự trong quy trình làm việc vượt quá khả năng của họ và không thể xử lý bất kỳ nhu cầu phát sinh nào.
Sự tắc nghẽn xảy ra khi khối lượng công việc sắp đến đang đến một điểm nhất định nhanh hơn điểm có thể xử lý, hạn chế thông lượng chung của toàn bộ quy trình. Điều này ngăn cản các quy trình kinh doanh chạy trơn tru hoặc hiệu quả. Nguyên nhân phổ biến của tắc nghẽn có thể bao gồm:
Phần mềm cũ
Ngay cả với năng suất và chất lượng nhất, nhưng các phần mềm cũ cũng sẽ chậm, trục trặc và dễ bị lỗi. Hoặc không hoạt động tốt với phần mềm hoặc công cụ khác làm ảnh hưởng đến năng suất và ngăn quá trình hiệu quả hoạt động bình thường. Để vượt qua trở ngại này, các đội sẽ cần tìm cách để cải tiến công nghệ, phần mềm.
Xử lý dữ liệu bằng phương pháp thủ công
Việc thu thập, nhập và cập nhật dữ liệu vào hệ thống và cơ sở dữ liệu theo cách thủ công có thể thực sự có hại hơn là hữu ích.
Vì nó gây ra các vấn đề như lỗi hoặc dữ liệu trùng lặp. Điều này không chỉ dẫn đến những sai lầm mà còn tạo ra những rủi ro tiềm ẩn như gian lận, thanh toán thừa hoặc thiếu và sai sót thông tin khách hàng.
Quy trình làm việc lỗi thời
Nếu các quy trình làm việc tạo nên một quy trình kinh doanh không hiệu quả, thì quy trình kinh doanh nói chung cũng sẽ không hoạt động tốt được. Điều này có thể có tác động lớn đến sản xuất tổng thể, cộng tác (cả trong và giữa các nhóm) và hiệu quả.
Quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại
Nếu ai đó dành 5h mỗi tuần để làm cùng một công việc. Chẳng hạn như soạn thảo và chia sẻ một email có thể được tiêu chuẩn hóa và tự động hóa. Thì đó là 20 giờ dành cho mỗi tháng để làm đi làm lại cùng một việc nhàm chán và vô bổ.
Làm việc vượt quá khả năng
Khi quy trình công việc kinh doanh bao gồm các phê duyệt hoặc đánh giá từ các cá nhân không có đủ khả năng xử lý để thực hiện điều đó, thì khả năng tắc nghẽn là rất cao.
Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp
Tác hại của nút thắt cổ chai
Tốn nhiều chi phí, giảm lợi nhuận
Khi chi phí tài nguyên tăng lên, thì chi phí sản xuất cũng tăng theo. Và nếu sản lượng sản xuất thấp hoặc dưới mức trung bình, thì lợi nhuận cuối cùng sẽ bị thua lỗ vì số tiền đầu vào giảm.
Chậm tiến độ công việc
Quy trình kinh doanh được tạo thành từ các phân đoạn công việc do nhiều cá nhân đảm nhận và xử lý. Vì vậy, nếu một người bị chậm tiến độ, thì điều đó có thể ảnh hưởng đến thời hạn và nhiệm vụ của cả đội. Và nếu trễ deadline, thì kết quả đầu ra của một quy trình cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Ngoài việc đình trệ công việc, tắc nghẽn còn khiến phát sinh nhiều sự cố. Đặc biệt là trong các quy trình kinh doanh phức tạp, có sự liên kết chặt chẽ với nhau.
Hãy đảm bảo các yếu tố tài chính, nhân sự, công nghệ và chăm sóc khách hàng - tất cả các bộ phận đòi hỏi phải hoạt động tốt để tạo nên quy trình trôi chảy, liền mạch.
Giảm năng suất làm việc của doanh nghiệp
Sự tắc nghẽn có thể tác động gián tiếp đến đối tác quan trọng của và cả nhân viên của công ty. Bởi nếu không đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc giải quyết các nút thắt cổ chai. Chẳng hạn như cập nhật lại phần mềm cũ, bổ sung thêm nhân sự….
Điều đó có thể bào mòn sức lao động của nhân viên. Lâu dần họ sẽ cảm thấy không được coi trọng và có xu hướng tìm cơ hội công việc khác.
Không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đối tác
Khi một nút thắt cổ chai ảnh hưởng đến khâu phê duyệt, như trong quy trình tính toán các chi phí phải chi trả. Cuối cùng dẫn đến việc thanh toán cho nhà cung cấp bị bỏ sót hoặc chậm trễ. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn với tư cách là khách hàng.
Đồng thời có thể ảnh hưởng đến chiết khấu, tín dụng hoặc bất kỳ đặc quyền nào khác trong mối quan hệ hợp tác giữa bạn với nhà cung cấp hoặc khách hàng.
Cách xác định hiện tượng bottleneck
Lập sơ đồ các quy trình của bạn
Lập sơ đồ các quy trình cho phép bạn có cái nhìn bao quát hơn khi phân tích hiệu suất và quy trình tổng thể. Quan sát từng bước của quy trình, tài nguyên, thời gian tiến hành quy trình làm việc và các nhiệm vụ cần thực hiện.
Bằng cách này, bạn có thể xác định điều gì đang hạn chế năng lực sản xuất và hiệu suất. Từ đó bạn có thể dễ dàng xác định được các điểm gây tắc nghẽn.
Có một số công cụ bạn có thể sử dụng để lập sơ đồ các quy trình của mình: bút và giấy, sơ đồ sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn hoặc một công cụ như phần mềm quản lý công việc. Chúng giúp bạn phân tích kỹ lưỡng, nhằm tìm ra biện pháp hội cải tiến phù hợp để khắc phục các nút thắt.
Quan sát dữ liệu
Sự thật luôn nằm trong những con số. Bắt đầu bằng cách xem dữ liệu liên quan đến quy trình của bạn để đánh giá điều gì đang gây ra tắc nghẽn và tự hỏi: Các nhiệm vụ có thường bị đình trệ tại một thời điểm nhất định không?
Khảo sát, kiểm tra nhân sự
Mặc dù dữ liệu thường tiết lộ sự thật về quy trình, nhưng đó không phải là sự thật duy nhất cần được xem xét. Trực tiếp lắng nghe ý kiến của các nhân sự tham gia vào quy trình. cung cấp thêm một lớp thông tin chi tiết mà dữ liệu có thể không cung cấp, chẳng hạn như:
- Mọi người có gặp khó khăn với khối lượng công việc không?
- Có sự cố liên lạc thông tin giữa các bộ phận không?
- Các đội không có đủ nhân sự?
Tiến hành phân tích quy trình làm việc
Sau khi bạn đã thu thập dữ liệu và nói chuyện với các nhân viên tham gia vào một quy trình, đã đến lúc xem xét kỹ hơn các chi tiết. Phân tích quy trình làm việc là cơ hội để xem xét thứ tự của các nhiệm vụ và hoạt động tạo ra kết quả quy trình công việc cụ thể.
Khi bạn phân tích nó hãy tìm các điểm dư thừa, các nút thắt hiện tại và các vấn đề khác có thể tạo ra nút thắt cổ chai trong tương lai.
Xem thêm: 6 kỹ năng quản lý công việc
Cách giải quyết các nút thắt trong quy trình
Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề
Khi bạn xác định được những tắc nghẽn trong quy trình, bạn có thể nhìn nhận chúng một cách khách quan và bắt đầu nghiên cứu cách giải quyết những vấn đề này. Đây là một bước tuyệt vời nếu tất cả các thành viên trong nhóm tham gia.
Làm việc như một nhóm với những quan điểm và ý tưởng khác nhau có thể là điều bạn cần để tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả. Bên cạnh việc cung cấp nhiều ý tưởng, việc kích thích tương tác cũng sẽ giúp nhóm luôn hòa nhập và cam kết thực hiện những thay đổi cần thiết.
Luôn có những lựa chọn thay thế cho các giải pháp
Đừng bỏ qua bất kỳ giải pháp thay thế nào được trình bày trong khi tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề của bạn. Xem xét tất cả các lựa chọn, giữ các kế hoạch B, C và D của bạn đề phòng khi kế hoạch A không hoạt động tốt như mong đợi.
Điều cần thiết là phải theo dõi các quy trình của bạn thường xuyên để giữ cho chúng luôn được cập nhật và hiệu quả.
Ngay cả các quy trình cũ và đã được thiết lập có thể mất hiệu lực và cần được cập nhật theo thời gian. Bạn cần thiết lập các quy trình linh hoạt để thích ứng với những thay đổi bên trong và bên ngoài.
Liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nút cổ chai
Bạn phải nắm rõ tất cả các bước của quá trình thực hiện cải tiến. Từ lập bản đồ các quy trình đến xác định các điểm nghẽn, tìm kiếm giải pháp cho đến xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động.
Giữ cho quá trình cải tiến năng động và liên tục đánh giá lại kết quả. Rất có thể, ý tưởng đầu tiên cho một giải pháp sẽ không phải là câu trả lời hoàn hảo cho vấn đề. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đưa kế hoạch của bạn vào thực tế để có phản hồi thực và tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc.
Cải tiến liên tục bằng cách lập kế hoạch, hành động, kiểm tra và đánh giá sẽ cung cấp cho bạn thông tin và dữ liệu để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào.
Trên đây là tất cả các kiến thức cần biết về hiện tượng nút thắt cổ chai trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sử dụng các phần mềm quản lý công việc cũng là cách hiệu quả để ngăn chặn các sự cố gây tắc nghẽn này. Tham khảo thêm về phần mềm của Tanca tại đây.
