Bảng chấm công là công cụ đơn giản giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên, thống kê chi tiết số ngày nghỉ của mỗi cá nhân theo quy định của công ty. Vậy có những phương pháp chấm công nào và ngoài bảng chấm công theo form mẫu file excel thì còn phương pháp nào khác không? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Tanca để tìm câu trả lời nhé.
Xem thêm: Tạo bảng chấm công cho người không rành Excel
Có những phương pháp chấm công nào?
Mỗi doanh nghiệp, đơn vị hay tổ chức đều có một quy trình lập kế hoạch khác nhau dựa trên mô hình hoạt động và tính chất công việc. Có những phương pháp chấm công thông dụng sau đây:
Giờ trong ngày
Nhân viên sẽ thực hiện chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc. Mỗi ngày làm việc được tính bằng các ký hiệu đã được xác định trong thời gian biểu.
Nếu trong ngày, một nhân viên hoàn thành 2 việc vào những thời điểm khác nhau, thì bảng chấm công sẽ được dựa trên ký hiệu của công việc mất thời gian hơn. Nếu nhân viên làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì việc chấm công sẽ dựa trên công việc diễn ra trước.
Các doanh nghiệp sử dụng kiểu chấm công này thường lên lịch cho nhân viên theo giờ hành chính, thường là 8 giờ mỗi ngày. Người phụ trách sẽ dựa trên lịch trình làm việc hàng tháng của từng người trên bảng chấm công và đưa ra được bảng chấm công theo tháng cho mỗi người.
Chấm công theo số giờ làm (hoặc ca làm việc)
Số lượng một nhân viên làm được xác định bởi số ca làm bằng ký hiệu tương ứng và bên cạnh sẽ được ghi số giờ làm theo ký hiệu định sẵn. Đây là cách chấm công linh hoạt và phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên parttime.
Khối lượng việc được tính bằng giờ và ngày làm việc sẽ được chia thành ca khác nhau.
Những mẫu bảng chấm công 2022 mới nhất
Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều phải có bảng chấm công để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên. Thông thường doanh nghiệp sẽ sử dụng bảng chấm công có sẵn theo form mẫu nhất định.
Ngoài ra, cũng có một số doanh nghiệp tự xây dựng cho mình một bảng chấm công phù hợp. Tuy nhiên, để tránh sai sót thì mời bạn tham khảo những thông tin cần thiết trong mẫu bảng chấm công 2022 mới nhất bên dưới đây:
Bảng chấm công theo tháng
File bảng chấm công theo tháng TẠI ĐÂY
Bảng chấm công theo giờ
Tải bảng chấm công 2022 - Bảng chấm công theo giờ bằng Excel TẠI ĐÂY
Bảng chấm công sáng chiều
Download mẫu bảng chấm công theo ca
Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ là một trong những loại chứng từ đặt biệt quan trọng của doanh nghiệp trong công tác tính lương, đặc biệt đối với những tổ chức hoạt động sản xuất.
Nhờ có bảng chấm công làm thêm giờ của người lao động mà mọi thứ đều được đảm bảo minh bạch, công bằng giữa người người lao động với nhau.
Thêm vào đó, khi việc làm thêm giờ được theo dõi sẽ giúp kế toán viên tính được thời gian nghỉ bù cho người lao động hoặc dùng để quy thành tiền trả cho người lao động.
Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu bảng chấm công Excel 2022
Dù doanh nghiệp của bạn nhỏ hay lớn thì vẫn cần có bảng chấm công để theo dõi ngày không làm và ngày làm của nhân viên. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần tạp riêng cho mình một file excel để quản lý.
Khi xây dựng bảng chấm công hãy dựa trên những tiêu chuẩn nhất định để tránh xảy ra sai sót tạo ra sự bất cập giữa các nhân viên. Hãy tham khảo bảng chấm công trên excel mới nhất 2022 phía trên để biết thêm chi tiết nhé.
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công cá nhân
Dưới đây là hướng dẫn cách lập bảng chấm công cá nhân chỉ với 3 bước đơn giản mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn:
Bước 1: Tạo sheet danh sách cho nhân viên
Quá trình này yêu cầu hai cột chứa tên và mã của nhân viên. Khi nhập liệu cần kiểm tra chính xác để tránh trường hợp nhiều người trùng tên gây sai sót trong tính toán ngày công, tiền lương. Ngoài ra, nhiều công ty đã bổ sung chức danh công việc, phòng ban, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ...
Nếu bạn đã quen thuộc với Excel và muốn sử dụng để tạo liên kết đến tệp, hãy để trống vài hàng trên cùng và để trống một cột ở bên trái để hiển thị thông tin bổ sung.
Ngoài ra, đừng quên đặt tên cho các thông tin chung như thời gian biểu cá nhân, phòng ban, ngày tháng và số nhân viên. Cuối cùng điền vào cột 4-5 để đếm số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu có).
Sau khi trình bày xong nội dung của bảng, nên điều chỉnh độ rộng của các cột một cách hợp lý để bảng điểm danh nổi bật và chuyên nghiệp hơn.
Bước 2: Đặt và thống nhất biểu tượng chấm công
Người lao động cần lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ: ngày làm việc thực tế được đánh dấu bằng "X", ngày nghỉ được đánh dấu bằng "NL" và ngày nghỉ phép được đánh dấu bằng "P".
Cột thuộc tính được đối chiếu mỗi khi có biểu tượng. Lúc này, bạn đã có thông tin cần thiết cho bảng chấm công của từng nhân viên. Tuy nhiên, để đơn giản hóa quá trình tính công, bạn có thể thêm một số công thức tính toán cột dựa trên các hàm Excel.
Bước 3: Kiểm tra lại
Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công cá nhân trong file Excel, bạn cần xem lại và xác nhận lại thông tin.
Dù bạn có cẩn thận đến đâu mà nhập lượng dữ liệu lớn cũng dễ mắc phải những sai sót không đáng có và cần phải xác nhận lại. Nghiêm trọng hơn, toàn bộ hệ thống thời gian có thể bị sai.
Hướng dẫn cách điền bảng chấm công chuẩn xác nhất
Mỗi ngày trưởng phòng, trưởng bộ phận hoặc người phụ trách chấm công sẽ căn cứ trên tình hình thực tế mà chấm công cho từng người, ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu quy định của mẫu bảng chấm công cá nhân theo quy định của công ty.
Nếu bảng chấm công được thực hiện theo phương pháp chấm công theo ngày thì người lao động có mặt tại đơn vị vào ngày tương ứng sẽ được dùng ký hiệu quy định để chấm công cho ngày đó.
Lưu ý:
1. Nếu một nhân viên làm hai công việc vào những thời điểm khác nhau trong ngày thì việc quản lý thời gian được thực hiện dựa trên công việc chiếm nhiều thời giờ nhất.
Ví dụ: Nhân viên A tham dự một cuộc họp kéo dài 5 giờ, làm trong một đơn vị trong 3 giờ, thì ngày công sẽ dựa theo việc nhân viên A dự hội nghị.
2. Nếu một nhân viên làm đồng thời hai công việc trong một ngày thì việc chấm công sẽ được dựa theo công việc đầu tiên.
Ví dụ: Nhân viên B tham dự một cuộc họp 4 giờ và làm 4 giờ trong đơn vị thì chấm công cả ngày sẽ dựa trên việc dự hội nghị.
3. Thời gian biểu thể hiện rõ số ngày trong tháng (tối thiểu 28 ngày, tối đa 31 ngày, tùy tháng). Ngày trong tuần tương ứng với thứ trong tuần. Việc tạo bảng chi tiết rất hữu ích cho người quản lý trong việc theo dõi và đánh giá nhân viên.
4. Nếu người lao động làm việc toàn thời giờ trong đơn vị theo hợp đồng lao động, quy chế hoặc nội quy của công ty thì ngày được tính là 01 ngày làm và được đánh dấu "×".
Nếu ngược lại, sẽ được đánh dấu bằng ký hiệu tương ứng.
5. Tổng khối lượng công việc hàng tháng (cột 35 đến 39):
- SP: Tổng số công việc của một nhân viên đã làm trong tháng.
- P: Số ngày nhân viên nghỉ phép trong tháng.
- L: Tổng số ngày nghỉ hàng tháng do nhà nước quy định (bao gồm cả ngày nghỉ theo luật định và ngày nghỉ có hưởng lương).
- Ô: Tổng số ngày nghỉ ốm (nếu có) trong tháng.
- CĐ: Tổng số ngày người lao động được nghỉ phép trong tháng (đi du lịch, nghỉ thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không lương,...)
6. Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách ký vào bảng chấm công, đồng thời nộp bảng chấm công và các giấy tờ liên quan (đơn xin nghỉ mát, đơn xin nghỉ không hưởng lương,…) cho phòng kế toán kiểm tra và so sánh.
Phòng kế toán lập bảng lương hàng tháng trả cho người lao động và trình giám đốc / thư ký duyệt bảng này.
Xem thêm: Công thức tính tiền lương trong doanh nghiệp
Top 5 phương pháp chấm công thông dụng hiện nay
Chấm công truyền thống
Chấm công theo phương pháp truyền thống là một việc làm mỗi đầu ca làm việc mà người quản lý phải làm. Nhân viên sẽ điểm danh và báo cáo số lượng cho người giám sát, người đứng đầu. Phương pháp này dễ thực hiện nhưng độ chính xác không cao.
Chấm công bằng thẻ từ
Mỗi nhân viên nhận được một mã riêng dựa trên thông tin cá nhân liên quan đến họ tên, ngày sinh,...Thông tin sẽ chỉ được in duy nhất trên thẻ chấm công của người đó.
Trước mỗi ca làm việc, nhân viên sử dụng thẻ để để quẹt vào máy được lắp đặt tại một vị trí cụ thể trong văn phòng. Hình thức này giúp tính số giờ nhanh chóng và chính xác, nhưng nó cũng có hạn chế là có thể nhờ người khác chấm công giúp cả khi bạn không làm việc.
Chấm công bằng Face ID
Phương pháp chấm công này là một bước đột phá trong việc giúp các tổ chức ghi lại giờ làm việc một cách nhanh chóng, mang lại độ chính xác rất cao so với tất cả các phương pháp khác.
Tuy nhiên, các công ty sẽ chi rất nhiều tiền cho những chiếc máy có thể quét mọi khuôn mặt. Máy sẽ được lắp gần cửa giống như phương pháp chấm công bằng thẻ nhưng máy được tích hợp camera quét khuôn mặt của từng người dựa trên cài đặt sẵn trên máy.
Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công này phổ biến trong các tổ chức. Bằng cách dùng dấu vân tay của mình để quét vào máy chấm vân tay, khi được máy ghi nhận sẽ chứng minh bạn có đi làm ngày hôm đó.
Chấm công trên ứng dụng Tanca
Tanca là một phần mềm bao gồm rất nhiều tính năng như quản lý giờ làm hiệu quả, giao việc, tự động hóa công việc và nhiều tính năng khác,...
Nhân sự HR sẽ không phải mất thời gian khi sử dụng hệ thống tính lương tự động với độ chính xác tuyệt đối của Tanca, lương sẽ được tính dựa trên thời gian làm việc, hiệu suất và quy định của công ty.
Sử dụng Tanca sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được chi phí quản lý và gia tăng thêm hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, mọi thông tin của doanh nghiệp sẽ luôn được bảo mật một cách tuyệt đối.
Trên đây, Tanca đã gửi đến bạn những mẫu bảng chấm công được dùng nhiều nhất năm 2022 dành cho các công ty, cơ quan, doanh nghiệp, giúp cho kế toán thực hiện tính lương một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hy vọng bạn sẽ sớm tìm ra phương pháp chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp mình để giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn nữa.
