Flowchart là gì mà được dùng phổ biến và rộng rãi ở mọi doanh nghiệp. Đặc biệt khi bạn muốn trình bày hoặc đưa ra một kế hoạch nào đó thì việc sử dụng biểu đồ hay sơ đồ sẽ rất hữu dụng. Có rất nhiều biểu đồ tư duy khác nhau, nhưng biểu đồ này được dùng phổ biến nhất trong doanh nghiệp, vì nó mang lại giá trị tư duy cao và rất hiệu quả để thể hiện ý tưởng rõ ràng nhất. Cách vẽ biểu đồ Flowchart và lợi ích của nó trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Tanca tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Flowchart là gì
1. Flowchart là gì?
Flowchart là một từ Tiếng Anh được dịch ra Tiếng Việt có nghĩa là sơ đồ, biểu đồ. Thực chất là một dạng biểu đồ, đồ thị để biểu diễn một chuỗi các hành động nối tiếp nhau hoặc cách thức trong một quy trình nào đó, biến nó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các nhánh thể hiện kết quả tiếp theo hoặc điều kiện có thể thay đổi kết quả.
Loại biểu đồ này thường được dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản .
Flowchart có rất nhiều biến thể khác nhau xung quanh nót: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.
2. Khi nào nên sử dụng Flowchart và lợi ích của nó trong doanh nghiệp
2.1. Khi nào nên sử dụng?
Flowchart luôn được đánh giá cao và được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp, công ty. Vì nó là công cụ để trình bày những bước trong một quy trình nào đó, hỗ trợ tối ưu nhất cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch hay tạo tài liệu. Nó được sử dụng trong các trường hợp như:
- Trường hợp sử dụng để phát triển sự hiểu biết về cách một quá trình được thực hiện.
- Nghiên cứu một quá trình cải tiến.
- Để truyền đạt cho người khác cách một quá trình được thực hiện.
- Khi cần giao tiếp tốt hơn giữa những người có cùng quy trình.
- Để ghi lại một quá trình.
- Khi lập kế hoạch dự án.
2.2. Vậy Flowchart mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp khi sử dụng trong công việc?
Khi làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì việc lên ý tưởng và thuyết trình ý tưởng đó cho một dự án là điều luôn được xảy ra thường xuyên. Chính vì thế mà việc sử dụng Flowchart trở nên vô cùng hữu ích và tiện lợi khi bạn muốn đưa ra một quyết định hay trình bày một điều gì đó. Nó phổ biến trong từng công việc, lĩnh vực và các ngành nghề khác nhau.
Dưới đây, tổng hợp giúp bạn hai lợi ích thực tế nhất mà biểu đồ này mang lại:
- Thứ nhất: Tất cả các thông tin trình bày dưới dạng biểu đồ Flowchart luôn ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp ích rất lớn trong việc truyền đạt hay hướng dẫn công việc. Thay vì bạn sử dụng một loạt tài liệu A4 vừa tốn kém, mất thời gian, phức tạp thì hãy học cách vẽ biểu đồ Flowchart.
- Thứ hai: Lưu đồ Flowchart còn mang tính đa dạng, sinh động cho nội dung thuyết trình trước đám đông. Nó giúp bạn thu hút được nhiều đối tượng hơn và có lợi thế hơn trong việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng khác.
Nói tóm lại, Flowchart đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Theo Tanca sưu tầm và tìm hiểu, một tờ báo tại Houston cũng từng đưa ra đánh giá cao cho loại biểu đồ này. Cụ thể là: “Lợi ích chính của Flowchart là thu hẹp khoảng cách từ vựng giữu các nhóm khác nhau khi làm cùng nhau”.
3. Các bước để tạo biểu đồ Flowchart
Các bước để tạo Flowchart rất đơn giản nếu như bạn thực hiện đủ và chính xác 3 bước mà Tanca tổng hợp giúp bạn trong bài viết dưới đây. Tuy nhiên, trước đó Tanca sẽ đưa ra cho bạn một vài quy tắc vẽ Flowchart quan trọng nhất nhé!
3.1. Các quy tắc chuẩn để một sơ đồ hiệu quả
Quy tắc 1: Sử dụng nhất quán các thành phần
Yếu tố đầu tiên chính là tính nhất quán từ hình khối, đường dẫn, văn bản. Trong đó:
- Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
- Hình chữ nhật: Các bước hay hành động triển khai do cá nhân đảm nhiệm.
- Hình thoi: Dùng khi có quyết định hay phê chuẩn cần lựa chọn.
- Đường dẫn mũi tên chỉ hướng của dòng chảy các bước.
Flowchart với màu sắc bắt mắt, tiện theo dõi
Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên cùng một trang
Khi bạn muốn tạo ra một biểu đồ hoàn chỉnh, hiệu quả và tốt nhất thì nên tối ưu trên cùng một trang. Đây có thể nói là một quy tắc vô cùng quan trọng và then chốt trong quá trình vẽ biểu đồ Flowchart.
Trong trường hợp, biểu đồ có kích thước lớn, bạn có thể sử dụng các mẹo như sau:
- Tối ưu câu từ, ý nghĩa một cách ngắn gọn và xúc tích nhất, ;làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé.
- Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp.
- Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.
Trong trường hợp xuất hiện 2 dòng cần trả về tuyệt đối không được trùng nhau.
3.2. 3 bước để vẽ Flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp chính xác và hiệu quả nhất.
Nhìn sơ qua, việc vẽ Flowchart có vẻ khá đơn giản. Khi bạn chỉ cần sử dụng các loại hình khối và mũi tên trong đó. Nhưng thực tế, để xây dựng được một biểu đồ chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là khi trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau. Hãy cùng Tanca đi chi tiết vào từng bước nhé!
Sơ đồ quy trình chi tiết
Bước 1: Phân tích và quyết định bạn cần có những lưu đồ quy trình nào
Việc sử dụng biểu đồ Flowchart chỉ có ý nghĩa nếu như doanh nghiệp của bạn cần tới nó để hoạt động các bộ máy trơn tru cũng như phát triển, tăng trưởng về doanh số và quy mô.
Một số doanh nghiệp hiện nay, không thể vẽ ra một biểu đồ hoàn chỉnh và quản lý, thực hiện quy trình chỉ bằng lời nói. Nhưng nó chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp nhỏ, quy mô bé với vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại. Còn các doanh nghiệp lớn thì khác xa hoàn toàn và họ không thể dừng lại ở đó.
Nếu bạn mong muốn "văn bản hoá" trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ. Trong trường hợp tham vọng hơn, bạn có thể “số hoá” nó khi tham gia vào các giai đoạn chuyển đổi số.
Vì vậy hãy chuẩn bị thật kỹ cho mình bản lưu đồ và các hướng dẫn xung quanh nó nhé!
Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động
Kể cả khi, quy trình hay hoạt động có vẻ đơn giản và thời gian diễn ra chỉ đến 1-2 ngày, thì mọi thông tin, nội dung, cách thức đều cần được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Nếu như bạn là người trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình, quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp. Thì chắc chắn rằng, bạn cần tìm hiểu sâu, rõ ràng và chi tiết từng thông tin có liên quan để có thể vẽ được một lưu đồ quy trình chính xác nhất.
Ví dụ như:
- Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
- Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
- Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
- Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
- Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
- Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
- Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?
Bạn có thể trả lời đầy đủ và chính xác những câu hỏi ví dụ như trên, thì bạn đang từng bước tạo ra biểu đồ Flowchart hoàn chỉnh và hiệu quả nhất đấy.
Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình
Khi bạn đã có trong tay đầy đủ các thông tin về quy trình hoạt động thực tế, vậy thì sao không bắt tay vẽ lại chúng thành biểu đồ thôi.
Ghi nhớ các ký hiệu sau khi xây dựng và đọc - hiểu các flowchart
Với các ký hiệu trên, bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình theo 3 cách khác nhau như sau:
- Cách thứ 1: Dùng bút và giấy. Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần có cho mình một chiếc bút và một tờ giấy. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ, nó sẽ khiến cho biểu đồ Flowchart của bạn đẹp và khoa học hơn.
- Cách thứ 2: Dùng các công cụ chỉnh sửa, thiết kế để vẽ Flowchart. Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế như: Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),... Điều này là một lựa chọn không tồi vì nó giúp bạn thể hiện biểu đồ một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ.
- Cách thứ 3:
- Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software - BPMS).
- Dùng phần mềm Microsoft Visio - một phần mềm hỗ trợ vẽ kỹ thuật khá đa dạng của Microsoft.
- Phần mềm Crocodile Clip ICT - phần mềm hỗ trợ việc vẽ sơ đồ và nhiều cái khác nữa. Nó có thể giúp bạn chạy thử nghiệm từng bước trên sơ đồ.
4. Các ví dụ về biểu đồ Flowchart
Dưới đây là vài ví dụ thực tế mà Flowchart mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng trong công việc
4.1. Thiết lập quy trình onboarding cho nhân viên mới
Mọi nhân sự mới trong công ty đều phải làm quen về văn hoá, bộ máy tổ chức cũng như quy trình công việc. Do đó, quy trình onboarding vô cùng thực tế trong trường hợp này, cần được thiết lập triển khai.
Quy trình Onboarding bằng flowchart
Tùy vào mỗi công ty sẽ có một lưu đồ khác nhau nhưng cơ bản dựa theo các bước sau:
- Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu.
- Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, nếu cần bổ sung hay chỉnh sửa thông báo ngay cho người mới biết.
- Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc, quy trình của công ty.
- Cuối cùng, bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email,...
>>> Đọc thêm: Onboarding là gì? Xây dựng quy trình 4 bước Onboarding dễ dàng
4.2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn, giấy tờ
Trên thực tế, mỗi ngày các bộ phận công ty đều phát sinh vài công văn cần sự phê duyệt. Trong quá trình luân chuyển sẽ xảy ra việc sai sót cần chỉnh sửa hay nhầm lẫn, bỏ quên.
Vì thế, nội dung công việc này cũng cần có một lưu đồ chi tiết để triển khai đúng hướng. Cụ thể bao gồm các bước sau:
- Công văn gửi đi.
- Nếu chúng không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Trường hợp ngược lại, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa.
- Lưu trữ công văn cuối cùng trong một thư mục được quy định trước.
- Gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn để hoàn tất quy trình
>>> Đọc thêm:
Agenda là gì? Làm thế nào để thực hiện một agenda chuyên nghiệp
5 Cấp độ lãnh đạo John Maxwell là gì? Bí quyết của nhà lãnh đạo tài ba
Cần xem xét 7 yếu tố khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp
