SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite là ba phần mềm quản trị nổi tiếng thế giới, được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Tuy nhiên, ba thương hiệu lại gặp khá nhiều trở ngại khi vào Việt Nam vì chưa phù hợp với chuẩn mực kế toán nước ta cũng như chi phí quá lớn.
Do đó, nhà quản trị có thể xem xét đến những giải pháp đến từ các nhà cung cấp trong nước để đáp ứng được yếu tố “địa phương hoá” và tiết kiệm ngân sách, thay vì tâm lý sính ngoại của số đông hiện nay.
Và dù là phần mềm quản lý ngoại hay nội, để xác định được đâu mới đúng là giải pháp mà doanh nghiệp bạn đang cần thì nhà quản trị cần nghiêm túc đánh giá qua 7 yếu tố bên dưới.
Đưa ra quy trình xem xét và phân tích ban đầu
Vì phần mềm quản lý là giải pháp sử dụng xuyên suốt toàn bộ quá trình hoạt động của công ty nên bạn cần xác định, dẫn chứng bằng tài liệu các quy trình kinh doanh, khó khăn, và những điểm mạnh.
Bạn cũng nên suy nghĩ về các quy trình trong tương lai cũng như yêu cầu thương mại tương ứng. Các nhà cung cấp uy tín sẽ xem xét độ phù hợp giữa các quy trình và yêu cầu của bạn trên phần mềm quản trị công ty để xác nhận giải pháp có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không?
Đánh giá yếu tố kỹ thuật
Tuy quản trị doanh nghiệp là một giải pháp thương mại hơn là một giải pháp công nghệ, thế nhưng việc hiểu rõ làm thế nào một phần mềm quản lý sẽ ăn khớp với cơ sở hạ tầng hiện nay của doanh nghiệp là một điều quan trọng.
Các đơn vị cũng cần xác định rõ hình thức sử dụng phần mềm quản trị là đặt server tại trụ sở doanh nghiệp hay dùng server của nhà cung cấp. Mỗi phương cách sẽ có điểm mạnh và yếu riêng, cụ thể:
- Nếu đặt server tại trụ sở mình, mức chi phí để khởi tạo và duy trì hằng tháng không hề nhỏ, từ việc mua những trang thiết bị, thuê nhân lực bảo trì hàng tháng, cho đến đào tạo nhân sự để họ có kiến thức chuyên môn ứng phó với các đợt tấn công mạng,…
- Nếu sử dụng server của nhà cung cấp, thì các doanh nghiệp sẽ không phải tốn những khoản chi phí trên nhưng lại có phần đáng lo ngại về việc an toàn dữ liệu, nên chọn nhà cung cấp phần mềm được nhiều bên đánh giá cao và uy tín.
Dự trù tổng chi phí mua phần mềm
Thông thường, những nhân viên tư vấn và bán giải pháp luôn muốn giấu giếm các loại chi phí phát sinh và những nguy cơ gắn liền với việc mua sản phẩm của họ. Do đó bạn cần chắc chắn rằng mình đã lường trước hết các “chi phí ẩn” của quản trị, bao gồm chi phí triển khai phần mềm, nâng cấp phần cứng, bổ sung tài nguyên, bảo trì,…
Phát triển kế hoạch cho việc triển khai thực tế
Khi vẫn đang trong chu kỳ mua bán, bạn không nên quá tin tưởng vào ước lượng về thời gian triển khai của nhà cung cấp. Việc lập kế hoạch dự án toàn diện là một điều quan trọng, giúp nhà quản trị không rơi vào thế bị động, ngưng trệ do việc triển khai gặp sự cố.
Kế hoạch này nên bao gồm các hoạt động cần thiết để cài đặt phần mềm và cả các hoạt động cần thiết để bảo đảm rằng giải pháp quản trị doanh nghiệp đó hoạt động bình thường và đã được người sử dụng kiểm tra, chấp nhận. Việc lập kế hoạch nên được thực hiện trước khi tìm kiếm nhà cung cấp để doanh nghiệp dự trù được tổng chi phí và tài nguyên cần sử dụng cho giải pháp này.
Theo dõi lợi ích đến từ giải pháp
Doanh nghiệp của bạn sẽ nhìn vào quản trị doanh nghiệp như một cách để giảm chi phí, tăng doanh thu, hay quy mô tăng trưởng, vì vậy bạn nên đánh giá và tính toán lợi ích theo những chỉ tiêu này nếu muốn tận dụng hết các lợi ích mà ứng dụng đem lại.
Không bao giờ chỉ tìm hiểu một nhà cung cấp duy nhất
Hiện nay trên thị trường chỉ có khoảng 5-6 nhà cung cấp chiếm phần lớn thị phần nhưng lại có khoảng trên 70 giải pháp ERP với các điểm số về tính năng, ưu nhược điểm khác nhau.
Có một thực tế rằng rất nhiều công ty lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên thương hiệu, dựa trên những gì mà đối thủ cạnh tranh làm hoặc đơn giản hơn là chỉ so sánh về giá. Điều này hết sức sai lầm.
Bạn nên nhớ việc lựa chọn phần mềm quản lý là để giải quyết những vấn đề trong quản trị doanh nghiệp, không phải vì đó là giải pháp rẻ nhất. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều ứng viên, cân bằng các yếu tố chi phối để chọn ra phần mềm tốt nhất phù hợp với đặc thù và mục tiêu của mình.
Tham khảo kinh nghiệm từ những người xung quanh
Trải nghiệm chân thật từ những mối quan hệ xung quanh là nguồn thông tin tham khảo tuyệt vời. Trong mọi trường hợp, đừng ngại hỏi nếu bạn chưa hề có một chút về kinh nghiệm quản trị hay sử dụng những phần mềm quản lý trước đây. Hãy hỏi đồng nghiệp, nhân viên và các mối quan hệ khác, hoặc thuê một nhà tư vấn quản trị doanh nghiệp nếu cần thiết.
Nếu cân nhắc và xem xét đầy đủ 7 bước kể trên, chắc chắn bạn sẽ lựa chọn được một phần mềm quản lý sao cho phù hợp nhất với mục tiêu phát triển của công ty.
XEM NGAY:
12+ Phần mềm quản lý nhân sự phổ biến
