Tình hình Covid-19 đang diễn ra căng thẳng. Giản cách xã hội vẫn được mọi người thực hiện nghiêm túc và chúng ta đều mong chờ mọi việc sẽ trở lại bình thường.
Tuy nhiên, đại dịch đã định nghĩa lại từ “bình thường” cho nhiều doanh nghiệp - đặc biệt là những doanh nghiệp đã áp dụng chế độ work from home cho nhân viên. Tất nhiên, cho dù bạn đang làm việc từ xa hay quản lý một nhóm từ xa, bạn sẽ cần thực hiện một số điều chỉnh.
Theo các cuộc khảo sát, các công ty thường phải đối mặt với những thách thức về giao tiếp, tương tác với đồng nghiệp và khả năng hiển thị.
Để giải quyết những khó khăn đó, có một số phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và hoạt động ở cấp độ cao hơn. Bạn có thể giải quyết tất cả những thách thức phổ biến nhất với bộ công cụ phù hợp.
Để giúp bạn lựa chọn dễ dàng hơn, Tanca đã tổng hợp 11 giải pháp phần mềm làm việc từ xa tốt nhất. Những công cụ này giúp bạn quản lý thời gian, quản lý dự án, theo dõi tài chính, cải thiện bảo mật và hơn thế nữa. Hãy dành ra 10 phút để đọc bài viết nhé, các công cụ sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn nhiều đấy!
1. Tính năng Chấm công của Tanca - Theo dõi bảng chấm công và sắp xếp ca làm cho nhân viên
Mọi người trong công ty đang work from home, bạn cần một ứng dụng có thể giúp theo dõi giờ làm việc của nhân viên như thể họ đang ở văn phòng. Tính năng chấm công của Tanca có thể giúp.
Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp. Bạn có thể cho nhân viên chấm công ngay trên điện thoại thông qua Wifi hoặc GPS.
Về chấm công điện thoại qua Wifi, bạn chỉ cần thêm danh sách các Wifi trên hệ thống của phần mềm. Tanca sẽ lấy địa chỉ Mac (BSSID) vốn không thay đổi của Wifi để đưa lên hệ thống. Nhân viên kết nối với các Wifi mà bạn thiết lập để chấm công hằng ngày.
Tuy nhiên, nếu việc lấy wifi của từng nhân viên quá vất vả thì tính năng chấm công qua GPS sẽ giải quyết triệt để bài toán chấm công cho ca làm work from home. Bạn có thể thiết lập các vị trí chấm công tại nhà cho nhân viên. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra bao nhiêu địa điểm với bán kính bao nhiêu cũng được. Vậy là nhân viên chỉ cần để điện thoại của họ có kết nối Internet và bật GPS là có thể thực hiện chấm công.
Đặc trưng
- Chấm công theo thời gian thực
- Bảng chấm công tự động
- Báo cáo chi tiết
- Tuỳ chọn chấm công
- Xuất file Excel theo chuẩn
2. Tính năng giao việc của Tanca - Tổ chức và thúc đẩy thực hiện dự án
Để thành công khi cả team làm việc tại nhà, bạn cần một công cụ quản lý dự án giúp dễ dàng giao task, theo dõi tiến độ, cập nhật các công việc của thành viên trong nhóm và tập trung vào công việc theo mức độ ưu tiên.
Tính năng giao việc của Tanca giúp mỗi cá nhân quản lý các mục tiêu, công việc được giao, đo lường được thời gian và mức độ quan trọng. Quản lý công việc thực sự đơn giản và khoa học.
Người quản lý có thể phân công công việc, theo dõi thời hạn hoàn thành, đốc thúc, nhắc nhở ngay trên hệ thống.
Còn nhân viên có thể tự tạo danh sách việc cần làm, sắp xếp công việc dựa trên lịch biểu. Xem hoặc ẩn các nhiệm vụ đã hoàn thành để biết bạn đã hoàn thành bao nhiêu trong ngày.
Nếu bạn đề cập đến các thành viên trong nhóm, nhận xét và giao thêm việc cho họ thì họ sẽ tự động được thông báo để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì. Mọi người cũng có thể xem các dự án đang diễn ra, trong tương lai và quá hạn trong biểu đồ Gantt để luôn cập nhật mọi thứ.
Đặc trưng
- Quy trình làm việc kiểu Kanban
- Quản lý được tất cả công việc
- Hướng đến các mục tiêu với một quy trình rõ ràng
3. Google Drive - Lưu trữ đám mây và chia sẻ tài liệu
Nếu bạn vẫn giữ các tệp liên quan đến công việc trên máy tính của mình, bạn đang làm làm một điều khá nguy hiểm. Google Drive có thể giúp bạn di chuyển tất cả các tệp lên đám mây (cloud) và đảm bảo chúng an toàn.
Google Drive là giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây cho phép bạn giữ các tệp dự án của mình ở một nơi tập trung. Bạn có thể tải tệp lên, tạo thư mục và chia sẻ những tệp này với người khác.
Google Drive còn đi kèm với một bộ công cụ offices mạnh mẽ cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Bạn có thể theo dõi các chỉnh sửa do đồng nghiệp thực hiện trong thời gian thực; Chấp nhận hoặc từ chối các đề xuất cũng như gắn thẻ mọi người trong nhận xét và ghi chú.
Đặc trưng
- Lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây
- Xử lý và chia sẻ văn bản, bảng tính, bài thuyết trình
4. Telegram - Giao tiếp trong thời gian thực
Khi bạn ở trong văn phòng, việc giao tiếp với đồng nghiệp chỉ đơn giản là xoay ghế lại và nói. Còn khi làm việc tại nhà, Telegram sẽ là trung tâm giao tiếp chính của mọi người.
Nếu bạn tự hỏi tại sao không phải là những ứng dụng nhắn tin phổ biến như Zalo, Facebook Messenger, Skype hay WhatsApp,... thì câu trả lời là nếu bạn quan tâm đến tính bảo mật khi sử dụng ứng dụng nhắn tin thì Telegram mới là lựa chọn tốt nhất. Mà liên quan đến công việc, thì nên đề cao tính bảo mật!
Với Telegram, bạn có thể gửi tin nhắn, hình ảnh, video, file (bất kỳ loại nào từ doc, zip đến mp3,...) cũng như tạo group lên tới 200.000 người hoặc tạo kênh để phát sóng nội dung đến số lượng khán giả không bị giới hạn.
Telegram giống như sự kết hợp giữa SMS và email, có thể giải quyết tất cả những nhu cầu nhắn tin cá nhân hoặc công việc của bạn. Ngoài ra, Telegram còn hỗ trợ các cuộc gọi thoại được mã hóa đầu cuối.
Đặc trưng
- Nhắn tin trực tiếp
- Cuộc gọi âm thanh và video
- Chia sẻ file dung lượng lớn
5. Zoom - Họp trực tuyến
Zoom là công cụ họp trực tuyến đầy đủ dành cho cấp doanh nghiệp, với tùy chọn miễn phí hấp dẫn. Người dùng có tài khoản miễn phí có thể tổ chức họp trực tuyến cho tối đa 100 người tham gia, những cuộc họp từ 3 thành viên trở lên bị giới hạn trong 40 phút. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí để loại bỏ những hạn chế này hoặc đơn giản là giữ cho cuộc họp của bạn thật ngắn gọn.
Người dùng có thể ghi video, âm thanh cục bộ và chia sẻ màn hình với những người tham gia khác.
Zoom cho phép mọi người tham gia qua web, ứng dụng chuyên dụng, tiện ích mở rộng trình duyệt và thiết bị di động sử dụng iPhone hoặc Android.
6. TeamViewer - Kết nối máy tính từ xa
TeamViewer được dùng rất nhiều trong các trường hợp hỗ trợ khách hàng, làm việc với đồng nghiệp từ xa, giúp đỡ bạn bè mà không cần phải có mặt trực tiếp để xử lý vấn đề trên máy tính của họ. Bạn hoàn toàn có thể điều khiển máy tính của họ từ máy máy tính mà bạn đang xài.
TeamViewer được kết nối thông qua mã liên kết giữa thiết bị kết nối với nhau nên bạn hoàn toàn yên tâm khi sử dụng. Phần mềm được cài đặt trên máy tính, và ứng dụng cài đặt trên điện thoại, hỗ trợ nhiều hệ điều hành khác nhau.
7. Officevibe - Khảo sát sự hài lòng của nhân viên
Khi làm việc tại nhà, bạn bỏ lỡ một số dấu hiệu cảnh báo rằng nhân viên của bạn không hài lòng. Cảm nhận của nhân viên về công việc của họ rất quan trọng. Vì vậy, việc đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều thoải mái là cần thiết để nhóm có được hiệu suất làm việc tốt.
Officevibe là một công cụ thu thập thông tin về nhóm bằng cách gửi các bản khảo sát ngắn để các thành viên trong nhóm hoàn thành. Những cuộc khảo sát này giúp bạn hiểu các thành viên trong nhóm và cho phép bạn hiểu rõ hơn về hoạt động của họ. Các nhân viên có thể chọn trả lời và đưa ra phản hồi ẩn danh, vì vậy họ có thể hoàn toàn trung thực với những gì họ nói.
Đặc trưng
- Báo cáo khảo sát
- Họp 1-1
- Phản hồi ẩn danh
8. 1Password - Bảo mật mật khẩu của bạn
Mật khẩu email, Facebook, các tool online, tài khoản ngân hàng,... khiến bạn mệt mỏi vì phải nhớ hàng tá mật khẩu khác nhau hoặc có nguy cơ bị ai đó tìm ra mật khẩu của bạn.
1Password là một ứng dụng quản lý mật khẩu, có thể lưu trữ tất cả mật khẩu của bạn trong một kho mật khẩu trực tuyến an toàn.
Với 1Password, bạn chỉ cần nhớ một mật khẩu chính duy nhất và ứng dụng sẽ thực hiện phần còn lại. Nó có thể tự động điền vào các biểu mẫu trang web dựa trên dữ liệu đăng nhập đã lưu, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình.
Nó cũng đồng bộ hóa dữ liệu của bạn giữa tất cả các thiết bị, cho phép bạn truy cập vào mật khẩu của mình trên mọi thiết bị bạn sử dụng.
Đặc trưng
- Điền biểu mẫu tự động
- Mã hóa nâng cao
- Cảnh báo vi phạm dữ liệu
9. Todoist - Theo dõi việc cần làm cho cá nhân
Muốn hoàn thành tốt việc nhóm, cần hoàn thành tốt việc của bản thân!
Todoist lưu giữ tất cả những việc cần làm của bạn ở một nơi, vì vậy bạn có thể lập kế hoạch cho một ngày của mình tốt hơn và đảm bảo rằng bạn không quên bất kỳ điều quan trọng nào.
Bạn có thể tạo việc cần làm và lời nhắc trong vài giây bằng cách sử dụng tính năng “Thêm nhanh”. Todoist cho phép bạn tạo các nhiệm vụ phụ và hiển thị xu hướng năng suất của bạn trong ngày hoặc tuần.
Đặc trưng
- Quản lý công việc
- Bảng Kanban
10. Coffitive - Tạo ra âm thanh như tại quán cafe
Coffitive là một ứng dụng web nhằm mục đích giúp tạo các âm thanh tại quán cà phê cho những người đang làm việc tại nhà.
Công ty đứng sau ứng dụng này đã trích dẫn các nghiên cứu trên trang web của họ để chứng minh tiếng ồn xung quanh có thể giúp mọi người sáng tạo hơn và thậm chí cải thiện sự tập trung.
Nếu bạn hoặc nhóm của bạn muốn tạo cảm giác như đang ở một quán cà phê được bao quanh bởi mọi người, ứng dụng này có thể là một lựa chọn tuyệt vời đấy.
Coffitive hiện cung cấp sáu loại âm thanh xung quanh khác nhau mà bạn có thể chọn khi sử dụng.
Đặc trưng
- Âm thanh mô phỏng
- Chế độ ngoại tuyến
11. Forest - Giảm bớt phiền nhiễu
Ứng dụng Forest cố gắng giúp bạn giảm bớt sự phân tâm bằng cách thưởng cho bạn nếu bạn không sử dụng điện thoại thông minh của mình.
Ý tưởng đằng sau nó khá đơn giản: Bạn đặt khoản thời gian bạn muốn làm việc mà không bị phân tán vào ứng dụng. Trong khi ứng dụng đang chạy, bạn sẽ thấy hình ảnh động của một cái cây. Cây đó sẽ tiếp tục phát triển miễn là bạn không mở khóa điện thoại thông minh của mình. Nếu bạn mở khóa điện thoại trước khi thời gian đếm ngược về 0, cây sẽ chết.
Mặc dù bạn có thể không quan tâm đến một cái cây ảo, nhưng bạn nên biết rằng Forest thưởng cho người dùng những đồng tiền ảo để quyên góp tiền thật cho các tổ chức trồng cây trên khắp thế giới.
Vì vậy, ngoài việc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, Forest còn cho phép bạn đóng góp vào việc bảo vệ môi trường.
>>> Xem thêm:
Giải quyết 3 tình huống khó nhằn khi Work From Home
