Điều hành cuộc họp ảo

Việc tập hợp nhóm trong một phòng để brainstorm, thảo luận, truyền đạt,... về những việc cần làm là một trong những hoạt động xây dựng nhóm hiệu quả nhất. Việc thảo luận về công việc giúp các thành viên trong nhóm thể hiện năng lực và đi đến việc tìm ra chiến lược sáng tạo mà một cá nhân có thể chưa nghĩ đến.

Tuy nhiên, gần đây, khi chúng ta phải rời văn phòng và làm việc tại nhà, các nhà quản lý tự hỏi làm cách nào để họ có thể xây dựng được cách giao tiếp hiệu quả như khi các nhân viên họp mặt trực tiếp.

Tanca đã tổng hợp lại những lời khuyên của các chuyên gia HubSpot để giúp các nhà quản lý xây dựng các kỹ thuật khi điều phối các cuộc họp từ xa.

1. Đưa ra các mục tiêu chung cần đạt được trong buổi họp

Trước bất cứ một cuộc họp quan trọng nào, hãy cân nhắc gửi một email chi tiết hoặc một bản tóm tắt về những gì bạn muốn đạt được khi kết thúc buổi họp.

Emmy Jonassen, Giám đốc Tiếp thị tại HubSpot cho biết: “Tôi nhận thấy rằng việc cho các thành viên trong team có cơ hội chuẩn bị trước sẽ dẫn đến những ý tưởng chất lượng cao hơn được trình bày trong cuộc họp. Một bản tóm tắt về những điều cần làm cũng sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả nhất".

2. Chỉ định một người điều hành trước khi họp

Khi bạn tham gia một buổi họp trực tiếp, bạn sẽ dễ dàng xác định ai đang nói, ai đang được đặt câu hỏi và ai đang điều hành cuộc họp nhờ quan sát ngôn ngữ cơ thể và các dấu hiệu khác.

Tuy nhiên, khi bạn đang thực hiện một cuộc họp thông qua Zoom hay Slack, các dấu hiệu có thể khó nhận thấy hơn. Bạn có thể không biết ai nên trả lời một câu hỏi, ai là người bạn nên đặt câu hỏi và ai đang cố gắng duy trì cuộc họp đúng lịch trình. Đó là lý do tại sao việc chỉ định rõ ràng người người điều hành cuộc họp sẽ rất hữu ích.

Khi bạn đã lên kế hoạch cho buổi họp và chỉ định mình hoặc người khác làm người điều hành, hãy nhớ ghi lại thông tin này trong bản tóm tắt, lời mời trên email hoặc thông báo vào đầu buổi họp.

3. Ghi chú chi tiết

Trong quá trình thảo luận trực tiếp, thật dễ dàng nhìn xuống và gõ máy tính trong khi vẫn nói chuyện và tương tác với người khác. Tuy nhiên, trong một cuộc gọi điện video, bạn có thể muốn nhìn nhiều hơn vào camera để không có vẻ như bạn đang sao nhãn, không tập trung. Và, nếu bạn phải ghi chú, bạn lo lắng về việc bỏ lỡ điều gì đó khi phải chuyển đổi giữa các màn hình.

Đó là lý do tại sao Alexandra Garnier, một giám đốc Tiếp thị tự động hóa người Pháp, nói rằng người điều phối cuộc họp cần chỉ định ra một người để ghi chú.

Bằng cách tạo ghi chú chung và chỉ định người ghi chú, mọi người đều có thể có một nguồn thông tin được chia sẻ để xem lại và có thể tập trung vào các cuộc thảo luận. Khi chọn người ghi chú, tốt nhất nên chọn một người đánh máy nhanh hoặc một người tham dự, không được giao nhiệm vụ đưa ra các ý tưởng. Điều này sẽ cho phép họ tập trung vào các ghi chú mà không bỏ lỡ những ý kiến tuyệt vời.

4. Không phải lúc nào bạn cũng cần lên lịch họp video

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng tất cả các cuộc họp từ xa nên xảy ra trên Zoom hay Slack, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng.

Nếu bạn và các thành viên trong team đang tham gia một cuộc họp được chuẩn bị nhanh chóng, bạn có thể loại bỏ hoàn toàn cuộc gọi điện video tốn thời gian ra khỏi quá trình họp của mình .

Ví dụ, nếu bạn muốn yêu cầu các biên tập viên đưa ra ý tưởng cho các bài đăng trên blog trong tháng tới, mỗi người sẽ đưa ra 5 đến 10 đề xuất. Bạn có thể điều phối một cuộc họp diễn ra hoàn toàn trên Google Trang tính. Bạn có thể gửi cho nhóm của mình một email và Trang tính kèm theo hướng dẫn về nội dung bạn cần trong tháng tiếp theo. Sau đó, các biên tập viên có 2 ngày để đưa ra ý tưởng của mình. Sau thời hạn, bạn sử dụng tính năng nhận xét của Trang tính để đưa ra phản hồi mà người viết có thể ghi nhớ cho lần họp để chốt idea cuối cùng.

Xem thêm: Học Google cách tổ chức một cuộc họp hiệu quả

Thuyết trình trước khách hàng

Suy cho cùng, họp là một hoạt động nội bộ của team, của công ty. Việc quản lý một cuộc họp vẫn cho bạn nhiều sự chủ động hơn. Nhưng trường hợp bạn phải thuyết trình trước khách hàng tiềm năng để giành được hợp đồng thì sao? Làm sao để có một buổi thuyết trình trực tuyến hoàn hảo nhất? Có lẽ là câu hỏi khó hơn!

Với một tư duy sáng tạo, thực sự không quá khó để đưa ra một bản trình bày ảo ngắn gọn và trả lời hầu hết các câu hỏi của khách hàng tiềm năng. Phần tiếp theo đây sẽ nêu bật 5 mẹo để lập kế hoạch, luyện tập và trình bày một bài thuyết trình tốt.

1. Vạch ra kế hoạch cho một bài thuyết trình ảo

Sau khi bạn đã phác thảo bản trình bày của mình, hãy thực hành sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình trước để tránh những khó khăn kỹ thuật trong khi diễn ra quá trình chào hàng. Đảm bảo rằng đồ họa của bạn có độ phân giải cao, kiểm tra kỹ xem có bất kỳ ảnh, GIF không hiển thị hay không và tăng âm lượng để kiểm tra bất kỳ yếu tố âm thanh nào.

Trong trường hợp bạn đang trực tiếp thuyết trình về một sản phẩm hoặc nội dung chiến dịch, bạn có thể dễ dàng cho mọi người dùng thử sản phẩm hoặc yêu cầu khán giả giơ tay nếu họ đồng ý hay phản đối.Còn khi thực hiện một bản thuyết trình ảo, bạn khó có thể thực hiện những hành động trên.

Vì vậy, bạn sẽ phải đưa ra các lựa chọn thay thế. Thay vì để một khán giả trực tiếp sử dụng sản phẩm, hãy tự mình thực hiện bản demo. Hoặc, thay vì thăm dò ý kiến khán giả bằng cách yêu cầu họ giơ tay, hãy yêu cầu họ trả lời câu hỏi bằng "Có" hoặc "Không" trong ô chat chung của cuộc gọi điện video.

2. Hãy nhớ: Thời gian là quan trọng nhất

Trong một buổi thuyết trình trực tiếp, bạn có thể có nửa giờ để trình bày và trả lời các câu hỏi. Sau đó, bạn thậm chí sẽ có thêm thời gian nếu khách hàng trò chuyện với bạn khi bước ra khỏi phòng họp, hoặc mọi người ăn trưa cùng nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ bị giới hạn trong một khoảng thời gian chính xác nếu tổ chức một cuộc thuyết trình ảo.

Mặc dù, bạn muốn mang tất cả các yếu tố thú vị vào một cuộc gọi điện video ngắn, nhưng thực sự bạn chỉ nên cung cấp cho các bên liên quan thông tin họ cần càng nhanh càng tốt.

Hãy nhanh chóng, ngắn gọn, mô tả ý tưởng của bạn thật súc tích (Tại sao bạn cho rằng nó sẽ là một khoản đầu tư tốt? Bằng chứng dựa trên dữ liệu? Giá của sản phẩm? Những nguồn lực nào bạn sẽ cần để hoàn thành chiến dịch?,...). Giải quyết mối quan tâm của khán giả trong bài thuyết trình để loại bỏ các câu hỏi trong phần hỏi đáp và sẽ khiến khách hàng tiềm năng của bạn tin rằng bạn coi trọng họ.

3. Chào khách hàng trước khi bắt đầu thuyết trình

Như với bất kỳ cuộc gặp trực tiếp nào, hãy chào hỏi khách hàng của bạn và nói chuyện với họ một chút trước khi bắt đầu chào hàng. Bạn cũng nên cảm ơn khách hàng vì đã tham dự cuộc họp của bạn. Điều này sẽ cho phép không khí trở nên thoải mái hơn và khách hàng cảm thấy mình được quan tâm.

4. Nhìn vào camera trong toàn bộ quá trình

Trong một buổi thuyết trình trực tiếp, bạn có thể gây thu hút khách hàng bằng cách di chuyển xung quanh, giao tiếp bằng mắt hoặc nói chuyện trực tiếp với một vài bên liên quan cụ thể trong cuộc họp của bạn. Còn trong cuộc gọi video, những chiến thuật này rõ ràng khó thực hiện hơn nhiều. Đây là lý do tại sao chỉ cần bật camera lên, bạn cần nhìn thẳng vào máy ảnh và nói năng lưu loát để giúp gắn bó với khán giả.

Christina Perricone, một Giám đốc Tiếp thị cấp cao, đã khuyên trong một bài đăng trên blog gần đây: “Hãy bật video trong các cuộc họp của bạn. Chín mươi ba phần trăm giao tiếp là không lời. Việc ở xa khiến bạn gặp bất lợi khi đọc biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của mọi người trong các cuộc họp. Video giúp giảm thiểu tình trạng thiếu tương tác do không gặp trực tiếp."

Mặc dù bạn sẽ thực hiện một bài thuyết trình ảo, nhưng bạn có thể bắt chước giao tiếp bằng mắt bằng cách nhìn vào máy ảnh hoặc giữa màn hình thay vì đọc văn bản trực tiếp từ các trang trình bày của bạn.

5. Tận dụng tính năng ghi cuộc gọi điện video

Đôi khi, các bên liên quan được mời tham gia cuộc gọi không thể tham dự hoặc khách hàng muốn tham khảo lại bài thuyết trình của bạn để cân nhắc quyết định. Khi bạn thuyết trình trực tiếp, có thể sẽ khó khăn hơn hoặc kỳ quặc nếu ai đó quay lại bài trình bày của bạn. Tuy nhiên, với cuộc gọi điện video, bạn có thể ghi lại bản trình bày của mình và cảm thấy tự nhiên hơn nhiều.

Tuy nhiên, trước khi bạn bắt đầu bài thuyết trình của mình, hãy nhớ thông báo cho những người tham dự rằng bạn sẽ ghi nó, đề phòng trường hợp ai đó muốn ẩn video của họ hoặc không thoải mái khi bị ghi lại. Sau khi hoàn thành bản trình bày, bạn sẽ có thể gửi bản ghi âm đó trong email cho các bên liên quan.

Quản lý nhân viên từ xa

Từ đầu năm 2020, đại dịch buộc toàn bộ lực lượng lao động phải chuyển sang làm việc tại nhà khiến các nhà quản lý nhân sự bối rối. Những công việc cơ bản để quản lý nhân sự như chấm công, giao việc và đo lường KPI khó thực hiện hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, để giải quyết những khó khăn đó, hãy sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Tanca.

1. Chấm công trên điện thoại

Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp. Bạn có thể cho nhân viên chấm công ngay trên điện thoại thông qua Wifi hoặc GPS.

Về chấm công điện thoại qua Wifi, bạn chỉ cần thêm danh sách các Wifi trên hệ thống của phần mềm. Tanca sẽ lấy địa chỉ Mac (BSSID) vốn không thay đổi của Wifi để đưa lên hệ thống. Nhân viên kết nối với các Wifi mà bạn thiết lập để chấm công hằng ngày.

Tuy nhiên, nếu việc lấy wifi của từng nhân viên quá vất vả thì tính năng chấm công qua GPS sẽ giải quyết triệt để bài toán chấm công cho ca làm work from home. Bạn có thể thiết lập các vị trí chấm công tại nhà cho nhân viên. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra bao nhiêu địa điểm với bán kính bao nhiêu cũng được. Vậy là nhân viên chỉ cần để điện thoại của họ có kết nối Internet và bật GPS là có thể thực hiện chấm công.

2. Giao việc và quản lý dự án từ xa

Tính năng giao việc của Tanca giúp mỗi cá nhân quản lý các mục tiêu, công việc được giao, đo lường được thời gian và mức độ quan trọng. Quản lý công việc thực sự đơn giản và khoa học.

Người quản lý có thể phân công công việc, theo dõi thời hạn hoàn thành, đốc thúc, nhắc nhở ngay trên hệ thống.

Còn nhân viên có thể tự tạo danh sách việc cần làm, sắp xếp công việc dựa trên lịch biểu. Xem hoặc ẩn các nhiệm vụ đã hoàn thành để biết bạn đã hoàn thành bao nhiêu trong ngày.

Nếu bạn đề cập đến các thành viên trong nhóm, nhận xét và giao thêm việc cho họ thì họ sẽ tự động được thông báo để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì. Mọi người cũng có thể xem các dự án đang diễn ra, trong tương lai và quá hạn trong biểu đồ Gantt để luôn cập nhật mọi thứ.

3. Quản lý KPI hợp lý

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng KPI để đánh giá nhân viên thì việc đầu tiên bạn cần thực hiện là xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá tổng hợp cho từng phòng ban.

Ví dụ: Phòng Marketing có các tiêu chí: Số lượng khách hàng tiếp cận, Số lượng khách hàng đăng ký, Số lượng khách hàng dùng thử. Và bộ tiêu chí: “Đo lường hoạt động Digital Marketing” bao gồm các tiêu chí đơn như trên.

Người quản lý trực tiếp có thể đánh giá nhân viên hoặc nhân viên sẽ tự đánh giá KPI của họ ngay trên điện thoại. Kết quả KPI sẽ có ngay tức thời sau khi đánh giá.

Ví dụ: Các nhân viên bán hàng (Sale) có thể nhập kết quả bán hàng của họ hàng ngày và họ sẽ nhận được kết quả đánh giá số điểm nhận được từ người quản lý.

Với Tanca, số liệu KPI không chỉ thể hiện cho từng chu kỳ mà còn theo lũy kế, chẳng hạn lãnh đạo có thể xem doanh thu của từng cá nhân, từng bộ phận theo từng tháng hoặc lũy kế doanh thu của 6 tháng đầu năm.

Phần mềm sẽ hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới.