Talent Pool là gì? Đây là một công cụ được sử dụng trong lĩnh vực quản trị nhân sự, có chức năng tạo và quản lý nguồn ứng viên tiềm năng. Con người luôn là yếu tố quan trọng, mang tính chiến lược quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Cùng Tanca tìm hiểu chi tiết về cách xây dựng, khai thác Talent Pool một cách bài bản nhất.

Talent pool là gì?

Talent Pool là gì? Talent pool hay candidate pool được định nghĩa là một danh sách các ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp biết đến, đáp ứng các tiêu chí mà Talent Pool đưa ra.

Các ứng viên trong Talent Pool có thể là ứng viên thụ động (phù hợp năng lực nhưng không có nhu cầu ứng tuyển vào vị trí đang tuyển), ứng viên đã ứng tuyển nhưng bị từ chối, nhân viên cũ,…

Một doanh nghiệp sẽ có một Talent Pool tổng thể bao gồm tất cả các hồ sơ ứng viên mà họ có với nhiều Pool, mỗi Pool là một tiêu chí để phân loại ứng viên. Một ứng cử viên có thể thuộc về một hoặc nhiều nhóm. Một số tiêu chí chính để xây dựng Talent Pool bao gồm:

Theo vị trí

Ví dụ: Nhóm ứng viên tại Hà Nội, Hồ Chí Minh, các tỉnh thành khác,… Cách này sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và cần đáp ứng nhu cầu nhân sự của các chi nhánh đó.

Theo phòng ban

Ví dụ: Nhóm ứng viên Marketing, Nhân sự, Bán hàng,... Phương pháp này phù hợp để tìm người lấp đầy các vị trí tuyển dụng.

Theo năng lực

Ví dụ: Nhóm ứng viên cho vị trí Lãnh đạo, Truyền thông, Kết nối,… Phương thức này phù hợp để tìm người giải quyết các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp. Thông thường, những nhóm này sẽ giúp bạn điều hành nhân viên nội bộ của mình tốt hơn là tuyển dụng ứng viên mới.

Vào lúc

Ví dụ: Nhóm ứng viên Thực tập, Bán thời gian, Toàn thời gian

Tùy theo chiến lược chung và chiến lược nhân sự, doanh nghiệp có thể lựa chọn các tiêu chí xây dựng Talent Pools tương ứng.

Xem thêm: Đóng băng tuyển dụng là gì?

Nguồn xây dựng Talent pool

Vậy đâu là nơi tốt nhất để bắt đầu tìm kiếm và thu thập các nguồn lực tiềm năng cho doanh nghiệp của bạn? Hãy xem xét danh sách các nguồn sau đây:

Các cựu ứng viên: Bạn có nghĩ đến những ứng viên đã lọt vào vòng phỏng vấn cuối nhưng sau đó bị loại bởi một option khác phù hợp hơn? Đừng vội bỏ qua họ, hãy thêm vào danh sách ứng viên tiềm năng của bạn.

Hồ sơ trực tuyến: Có rất nhiều website tuyển dụng được thành lập để kết nối giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc như: Careerbuilder.vn, Careerlink, LinkedIn…Các trang web này khuyến khích người dùng cá nhân tạo hồ sơ trực tuyến. Công việc của bạn chỉ đơn giản là lên mạng và thu thập thông tin những ứng viên đủ tiêu chuẩn cho doanh nghiệp.

Truyền thông và báo chí: Đọc báo và trang web để tìm người có năng lực. Nếu bạn đọc về một dự án thú vị trong lĩnh vực bạn quan tâm, hãy tận dụng các công cụ tìm kiếm và các mối quan hệ để lấy thông tin về những cá nhân tham gia vào dự án đó.

Chương trình thực tập: Hiện nay, có thể thấy nhiều doanh nghiệp đang triển khai chương trình thực tập có thời hạn. Chủ yếu dành cho sinh viên mới ra trường, trong đó có các nhà lãnh đạo tương lai của Unilever, chương trình quản trị viên tập sự Suntory Pepsico 2015, chương trình quản trị viên tập sự toàn cầu Zalora…. Đây chính là nguồn nhân lực trẻ tiềm năng mà bạn có thể bổ sung vào “Talent pool” của mình.

Xem thêm: Mô hình ASK để đánh giá năng lực nhân viên

Lợi ích của việc xây dựng và quản lý Candidate pool

Talent Pool – tuyển dụng dễ dàng hơn

Khi tìm được các ứng viên tiềm năng và lưu trữ họ trong nền tảng Talentpool một cách khoa học. Bạn có thể dễ dàng xem qua hồ sơ của họ trong mỗi khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng.

Thay vì phải bỏ tiền bạc và thời gian để tìm kiếm lại từ đầu qua mỗi mùa tuyển dụng, HR chỉ cần tiến hành các bước đánh giá. Ví dụ, thay vì 100% phải tìm người mới, HR đã có 45% hỗ trợ từ Talent Pool và chỉ cần đảm bảo KPI phụ cho 55% còn lại.

Talent Pool - giúp hệ thống hóa dữ liệu ứng viên

Hãy nhớ rằng Talent Pool nên được sắp xếp theo thời gian, năng lực chuyên môn, địa phương, địa điểm làm việc,… Chính vì cách sắp xếp như vậy, doanh nghiệp dễ dàng sàng lọc và gửi email một cách nhanh chóng.

Đồng thời, đội ngũ HR cũng có thể làm công tác marketing và nuôi dưỡng các ứng viên tiềm năng một cách chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: Trọn bộ các mẫu email trong quá trình tuyển dụng

Cách xây dựng và quản lý chương trình Talent pool

Bước 1: Xác định chiến lược kinh doanh của bạn

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho bất kỳ hoạt động tuyển dụng nào là làm cho nó phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn. Một hệ thống Talent Pool không đáp ứng được các mục tiêu mà chiến lược kinh doanh đặt ra là một hệ thống Talent Pool lãng phí, cho dù hệ thống có đồ sộ đến đâu.

Tuyển ai, tuyển vị trí nào,… đều cần được tuân thủ chặt chẽ với những mục đích cụ thể. Chẳng hạn như tuyển để phục vụ chiến lược sáp nhập doanh nghiệp, chiến lược mở rộng địa bàn hay chiến lược tung ra dòng sản phẩm mới…

Bước 2: Xây dựng tiêu chí thiết lập Talent Pool phù hợp

Sau khi xác định rõ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cần căn cứ vào các yếu tố của chiến lược này để xây dựng các tiêu chí Talent Pool thực sự phù hợp.

Ví dụ doanh nghiệp của bạn đang muốn mở rộng địa bàn kinh doanh từ TP.HCM. Từ TP.HCM ra Hà Nội, chắc chắn bạn sẽ cần thiết lập một Talent Pool bao gồm các ứng viên tiềm năng sống tại Hà Nội.

Hãy luôn nhớ rằng chỉ khi hệ thống Talent Pool “ăn khớp” tuyệt đối với chiến lược kinh doanh, nguồn ứng viên khổng lồ mà bạn thu thập mới thực sự mang lại giá trị.

Bước 3: Tạo nguồn ứng viên cho Talent Pool Dựa trên kế hoạch đã xây dựng

Sau khi có các tiêu chí để xây dựng Talent Pools, việc tạo nguồn và “rót” ứng viên vào các pool trở nên vô cùng đơn giản. Bạn sẽ có rất nhiều nguồn ứng viên để đưa vào Talent Pool, đó là những ứng viên đã có tương tác nhất định với doanh nghiệp và chắc chắn về chất lượng:

Các ứng viên đang được headhunt
Những người để lại liên hệ tại các sự kiện tuyển dụng do doanh nghiệp tổ chức
Ứng viên đã bị loại trong các lần tuyển dụng trước
Nhân viên đã hoặc đang làm việc tại công ty, có thể phù hợp với các vị trí khác trong tương lai
Thực tập sinh tại doanh nghiệp

Bước 4: Phân loại ứng viên trong Talent Pool

Sau khi các ứng viên đã được chia vào Talent Pool, bạn có thể tiếp tục công việc phân loại ứng viên bằng một vài thao tác đơn giản. Ví dụ xếp hạng các ứng viên này. Công việc này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu đưa vào Talent Pool được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học.

Ngoài việc phân loại theo từng tiêu chí, bạn cũng nên quan tâm đến việc lưu trữ những ghi chép, trao đổi của đội ngũ tuyển dụng trong suốt quá trình làm việc với ứng viên. Nhận xét từ các thành viên khác trong nhóm chắc chắn sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan và chính xác hơn về ứng viên.

Làm cách nào để khai thác dữ liệu ứng viên trong Talent Pool?

Giờ đây, khi Talent Pools đã hình thành và dữ liệu ứng viên được sắp xếp khoa học, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, sàng lọc và tiếp thị, nuôi dưỡng ứng viên.

Tìm kiếm ứng viên

Với các thông tin được sắp xếp khoa học và sự trợ giúp của các công nghệ tiên tiến. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên theo thông tin trong đơn ứng tuyển, CV hoặc theo các thẻ đính kèm (tag) trong quá trình phân loại.

Lọc ứng viên

Cũng giống như việc gắn nhãn email để nhanh chóng lọc lại khi cần. Bạn cũng có thể lọc nhanh hồ sơ ứng viên trong hệ thống Talent Pool theo các tiêu chí đã được phân loại sẵn. Bao gồm năng lực, thứ hạng, giới tính,… với sự trợ giúp của các phần mềm.

Tiếp thị và nuôi dưỡng ứng viên

Với việc không bỏ sót bất kỳ dữ liệu ứng viên nào, bạn có thể dễ dàng tái sử dụng nguồn ứng viên này cho công tác xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và tuyển dụng nhân sự sau này.

Đặc biệt, với sự trợ giúp của công nghệ, bạn còn có thể gửi email marketing hàng loạt đến nhiều đối tượng cùng lúc chỉ bằng một cú nhấp chuột. Việc xây dựng và quản lý hệ thống Talent Pool là một bước không thể thiếu trong chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp.

Trong thời điểm lượng dữ liệu ứng viên ngày càng nhiều và khó kiểm soát như hiện nay. Nhiều doanh nghiệp không biết làm như thế nào để tìm được nguồn nhân lực tiềm năng. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp bạn tốn ít thời gian và công sức hơn.

Phần mềm quản trị nhân sự Tanca là công cụ giúp đội ngũ HR giải quyết những vấn đề trong việc tạo và lưu trữ hồ sơ ứng viên. Tanca cung cấp các giải pháp công nghệ, nhằm tối ưu và chuẩn hóa quy trình quản lý và tuyển dụng. Hỗ trợ doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của tài sản quý giá - con người.

Hy vọng những chia sẻ của Tanca sẽ giúp bạn hiểu thêm về khái niệm talent pool là gì cũng như vai trò của nó trong quản trị nhân sự. Tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ ứng viên phù hợp sẽ giúp bạn xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp khi cần thiết.