Quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì công tác quản lý chấm công cho nhân viên càng vất vả và khó khăn. Ngoài ra, ở một số mô hình doanh nghiệp sẽ có đặc điểm là nhân viên không cố định, nhiều ca linh hoạt thì việc quản lý chấm công càng trở thành một “nỗi ác mộng” cho các nhà quản lý nhân sự.
Đặc biệt, yêu cầu về một môi trường làm việc hiện đại, ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý nhân sự ngày càng trở nên cấp thiết. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm chấm công đang là xu hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý con người hiệu quả và tiết kiệm.
Những vấn vấn đề thường gặp trong công tác chấm công của các doanh nghiệp
🔺 Quản lý chấm công sẽ rất khó khăn khi doanh nghiệp đông nhân viên
Nếu công ty hơn 50 nhân viên trở lên thì việc quản lý ca kíp và chấm công rất phức tạp. Bộ phận nhân sự sẽ mất rất nhiều thời gian để xếp ca, tính công và tính lương vào mỗi tháng. Đó là chưa kể các phát sinh, tranh cãi do thiếu công, do sót ca hay làm phiếu lương bị sai.
🔺 Nhân viên hay đi công tác
Bộ phận giao nhận, bộ phận kỹ thuật, bộ phận hỗ trợ khách hàng và bộ phận bán hàng thường ít khi nào có mặt tại công ty. Điều này gây ra khó khăn cho nhà quản lý khi muốn xác định các nhân viên có đi làm hay không. Nếu thực sự muốn quản lý họ chặt chẽ, các nhà quản lý phải đối diện với rất nhiều giấy ghi nhận công tác mỗi ngày.
Lợi ích mà các phần mềm chấm công mang lại cho doanh nghiệp
🔺Giảm sai sót trong khâu chấm công
Phần mềm chấm công thông minh sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả. Hơn thế nữa, phần mềm còn hỗ trợ lưu giữ, hiển thị đầy đủ thông tin như thời gian ra/vào của nhân viên, số phút đi muộn/ về sớm, số ngày phép của nhân viên trên một màn hình. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng quản lý việc chấm công cho toàn thể nhân sự trong công ty và hạn chế sai sót.
🔺Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp
Không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp. Tất cả các thông tin sẽ được số hóa và lưu trữ một cách thông minh. Doanh nghiệp không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng và nhân viên không còn phàn nàn về sai sót trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
🔺 Nhân viên có thể thực hiện chấm công mọi lúc mọi nơi
Một trong những điểm mạnh của phần mềm chấm công hiện nay là việc chấm công thông qua nền tảng di động là chúng bao gồm theo dõi GPS - đặc biệt hữu ích cho nhân viên làm việc từ xa. GPS cung cấp vị trí thời gian thực của tất cả nhân viên, cung cấp trách nhiệm giải trình đồng thời cho phép người quản lý phân bổ nhân viên hiệu quả hơn.
Một phần mềm chấm công nổi bật cần đạt được những yêu cầu gì?
🔺Loại bỏ các được các nhược điểm khi sử dụng các hình thức chấm công cũ
Các hình thức chấm công bằng thẻ giấy/ thẻ từ khiến nhân viên phải nhớ luôn mang theo thẻ. Còn hình thức chấm công bằng vân tay sẽ kém linh hoạt và gây khó khăn trong những lĩnh vực kinh doanh tiếp xúc với nhiều hóa chất. Phần mềm chấm công hiện đại sẽ cần phải đảm bảo được sự linh hoạt, chính xác và có thể thực hiện chấm công bất cứ lúc nào ngay trên các thiết bị thông minh.
🔺Cập nhật nhân viên đang làm ca nào, ở đâu, làm gì
Đối với các doanh nghiệp có đông nhân viên (trên 50 người) thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Phần mềm chấm công không những xác định được chính xác thời ra/vào của nhân viên mà còn giúp các nhà quản lý kiểm soát, theo dõi lộ trình kế hoạch và lộ trình làm việc thực tế của nhân viên.
🔺Đa dạng các hình thức chấm công
Thông thường, các phần mềm chấm công sẽ hỗ trợ nhiều hình thức chấm công cho nhân viên để có được hiệu quả chấm công cao nhất. Chấm công thông qua wifi, chấm công thông qua định vị GPS, chấm công thông qua mã QR và có thể liên kết với chấm công trong công ty.
🔺Quản lý chặt chẽ các dữ liệu
Vì dữ liệu nhân sự là cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin cá nhân và thông tin ra/vào ca của các nhân viên. Phần mềm chấm công đạt chuẩn phải là phần mềm có thể bảo mật tốt các thông tin cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối với dữ liệu, tính lương chính xác.
🔺Kết hợp được với các tính năng quản lý nhân sự khác
Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dữ liệu về thời gian ra/vào của nhân viên, các phần mềm chấm công hiện đại hiện nay sẽ kết hợp thêm những tính năng quản lý đi kèm như tính lương tự động, quản lý ca làm, đánh giá KPI,...
🔺Không cần phải có nhân viên IT, không cần thuê máy chủ
Điều này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo được lợi thế cạnh tranh cho mình.
Review top 7 phần mềm chấm công miễn phí và nổi bật nhất hiện nay
1. Tanca
Tanca là mô hình phần mềm nhân sự 4.0 với sự chuyển đổi công nghệ số trong quản lý nhân sự. Tanca được biết đến với thế mạnh là phần mềm quản lý chấm công trực tuyến. Nhân viên khi sử dụng phần mềm có thể tiến hành chấm công ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, nhận diện gương mặt bằng Face ID, thông qua Camera AI và liên kết với máy chấm công.
Đặc điểm nổi bật:
- Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công trực tuyến: Có thể chấm công điện thoại qua Wifi, định vị GPS, nhận diện khuôn mặt Face ID, Camera AI hoặc tích hợp máy chấm vân tay.
- Phần mềm có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày để khách hàng có thể trải nghiệm một số tính năng nổi bật của phần mềm.
- Quản lý ca làm linh hoạt: Tanca cho phép xây dựng ca làm và phân ca linh hoạt, với số lượng lên tới hàng chục ca làm khác nhau. Nhân viên cũng có thể đăng ký ca làm và quản lý xét duyệt ngay trên hệ thống.
- Quản lý phê duyệt yêu cầu - đề xuất: Với tính năng này, nhân viên điền vào các form mẫu sẵn để xin nghỉ phép, tăng ca, đi muộn về sớm, thanh toán, nghỉ việc,... ngay trên điện thoại. Mỗi loại đề xuất được thiết lập một quy trình duyệt cố định.
- Tính lương tự động: Cùng với các công thức được cài đặt giống như Excel, hệ thống sẽ tự động tính toán bảng lương với đầy đủ các trường thông tin như làm thêm giờ, tăng thêm, giảm trừ, thuế, hằng số KPI,...
- Tanca là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam nghiên cứu phần mềm chấm công 4.0. Sản phẩm có thời gian ra mắt sớm, giao diện thân thiện và đẹp mắt, có chỗ đứng trên thị trường.
2. Acheckin
ACheckin là giải pháp nhân sự hiện đại, giúp nhà quản lý nâng cao tính minh bạch và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên. ACheckin hỗ trợ chấm công bằng cách tạo ra ứng dụng trên iOS và Android. Mọi thông tin cá nhân đều được cập nhật công khai trên app còn người quản lý sẽ update trên trang quản trị riêng.
Đặc điểm nổi bật:
- Chấm công thông minh đa hình thức: Chấm công bằng mã QR code, định vị GPS, bằng wifi, chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt. Ngoài ra, nâng cao hơn, ACheckin cho phép chấm công bằng hệ thống nhận dạng khuôn mặt.
- Ngoài chấm công thì ACheckin còn có thêm các tính năng khác của một app quản lý nhân sự từ xa như phê duyệt đề xuất, quản lý công việc, quản lý tài nguyên tài sản và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
- Giao diện vui nhộn, có nhiều tính năng nhỏ mang tính giải trí cho người dùng.
3. Wisami
Wisami là phần mềm có chức năng ghi nhận công trực tuyến tự động, lưu trữ hồ sơ từng nhân viên và quản lý thời gian thực của nhân viên đi làm, báo cáo được giờ ra vào,... Nhân viên sử dụng Wisami có thể chấm công bằng di động, máy chấm công bằng thẻ từ, máy chấm công bằng vân tay.
Đặc điểm nổi bật:
- Kết hợp nhiều hình thức chấm công: Chấm công thông qua Wifi, định vị GPS, nhận diện gương mặt, tích hợp dữ liệu máy chấm công bằng vân tay và máy chấm công bằng thẻ từ.
- Tự động tính công: Thông tin và kết quả chấm công, xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm của nhân viên tất cả sẽ được hiển thị trên website theo thời gian thực.
- Quản lý nghỉ phép tự động: Nhân viên xin nghỉ phép qua ứng dụng điện thoại hoặc email. Ngoài ra Wisami còn một số chức năng liên quan đến quản lý nhân sự như Quản lý hồ sơ, hợp đồng nhân sự, Xem bảng công và xuất báo cáo,..
- Giao diện dễ sử dụng, nhân viên có giao diện riêng có thể theo dõi kết quả và thời gian làm việc của cá nhân nhằm hạn chế các thắc mắc khiếu nại, đảm bảo tính minh bạch.
4. Fastwork
Fastwork là giải pháp chấm công online trên di động. Phần mềm hỗ trợ cho các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc sở hữu một đội ngũ nhân lực làm việc ở những vị trí linh hoạt, theo ca.
Đặc điểm nổi bật:
- Kết hợp nhiều phương thức chấm công khác nhau: Chấm công thông qua wifi, định vị GPS, nhận diện gương mặt bằng Face ID.
- Tạo lập, gửi đơn từ và xét duyệt đơn từ ngay trên di động. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ theo dõi báo cáo ngày công, quỹ phép trên di động, phần mềm chấm công tự động tính toán ngày công và cập nhật theo thời gian thực.
- Phần mềm sở hữu giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng.
5. Base Checkin
Base Checkin là một trong những ứng dụng lưu trữ, kiểm soát dữ liệu chấm công nhân viên. Phần mềm hỗ trợ nhận và lưu trữ tất cả dữ liệu chấm công trong thời gian thực từ mọi thiết bị chấm công đã kết nối, giúp cho việc khai thác, cập nhật dữ liệu trở nên nhanh chóng, đơn giản.
Đặc điểm nổi bật:
- Base Checkin có khả năng để tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu chấm công từ các thiết bị của doanh nghiệp: máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, ứng dụng nhận diện khuôn mặt,... hoặc từ file Excel được tải lên. Ứng dụng này cũng hỗ trợ việc chấm công trực tuyến qua thiết bị di động.
- Tích hợp với các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+. Ví dụ, dữ liệu chấm công được đồng bộ với danh sách nhân viên và mã chấm công có sẵn ở phần mềm quản lý thông tin nhân sự, bảng chấm công được tích hợp với phần mềm tự động tính lương cho nhân viên,...
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
6. Replicon
Replicon một phần mềm chấm công nước ngoài. Phần mềm này là một trong những hệ thống chấm công đi đầu trong việc chuyển từ hình thức truyền thống sang hoạt động dưới dạng đám mây, cho phép tự động hóa ghi nhận và báo cáo thời gian làm việc của nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Nhân viên có thể checkin, checkout bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng di động.
- Quản lý có thể thiết lập thông báo qua email hoặc điện thoại khi cần phê duyệt bảng chấm công hoặc sửa lỗi. Thông báo cũng có thể được sử dụng để báo nhân viên khi sắp đến giờ làm việc hoặc bảng chấm công được gửi đến cho họ.
- Chức năng lập lịch cho phép người quản lý tạo lịch biểu, thêm ca làm việc, xem tóm tắt số giờ mà mỗi nhân viên và xuất lịch trình để tất cả nhân viên có thể xem trước khi họ làm việc.
7. Kronos
Kronos là 1 trong những nền tảng chấm công đám mây đầu tiên xuất hiện. Đây là phần mềm chấm công nước ngoài và được đánh giá cao trong lĩnh vực chấm công, quản lý thời gian ra/vào của nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Phần mềm giúp thực hiện chấm công thông qua đồng hồ chấm công (Kronos InTouch), trình duyệt web, điện thoại hoặc ứng dụng di động.
- Ứng dụng di động cho phép nhân viên có thể đăng nhập, xem lại lịch làm việc, xem số dư thời gian nghỉ của họ và gửi yêu cầu. Ngoài ra, về phía quản lý thì ứng dụng có tính năng theo dõi GPS ghi lại vị trí của nhân viên khi họ ra/ vào. Nhà quản lý có thể sử dụng ứng dụng này theo dõi nhân viên và phê duyệt các yêu cầu về thời gian nghỉ.
- Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ việc tích hợp hệ thống chấm công với các ứng dụng tính lương và nhân sự mà doanh nghiệp đang sử dụng.
