Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft excel để thực hiện theo dõi kinh doanh. Rất nhiều sự bất tiện và rủi ro đã xảy ra và gây thiệt hại không nhỏ cho các doanh nghiệp.
excel đã quá lỗi thời
Mục đích thiết kế căn bản của phần mềm excel là để thực hiện các bảng tính toán, do đó, ngày từ giao diện, nó chỉ đơn thuần là những bảng tính với hàng, cột chứa các hàm số liệu một cách đơn điệu, thiếu tính trực quan, sinh động, dễ gây nhàm chán khi làm việc. Điều đó khiến excel chỉ có thể đáp ứng được những tính năng đơn giản: quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, quản lý xuất nhập kho, thu chi… Nó không thể đáp ứng được những yêu cầu phức tạp ngày càng hiện đại của quản lý công việc công ty.
Hơn nữa, để thiết kế được một file excel quản lý công việc một cách khoa học, đôi khi đòi hỏi nhiều kỹ năng và thủ thuật khó. Vì vậy, không phải nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng có thể tạo ra một file excel đáp ứng đầy đủ nhu cầu của mình.
Chưa hết, phần mềm excel thường chỉ cho phép người dùng làm việc được trên máy tính đã có sẵn dữ liệu, gây hạn chế khi lãnh đạo hay nhân viên không thể có mặt ở văn phòng. Đồng thời, mỗi file excel chỉ cho phép một người duy nhất làm việc trên tập tin. Các nhân viên không thể đồng thời cùng một lúc làm việc được trên file dữ liệu. Điều này gây lãng phí thời gian và nhân sự, từ đó, làm giảm năng suất làm việc của mỗi nhân viên.
Lên cấp độ cao hơn, khi nhân viên báo cáo hoàn thành công việc, lãnh đạo chỉ có thể thấy được kết quả công việc một cách tổng thể chứ không thể theo dõi chi tiết từng đầu việc do giao diện bị giới hạn. Lãnh đạo không thể biết nhân viên đã thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào, tiến độ và kết quả ra sao. Điều này có thể gây thiếu minh bạch trong công việc, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc chung của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, hoạt động của doanh nghiệp luôn cần phải lưu trữ rất nhiều tài liệu liên quan đến nhiều bộ phận. Nếu như sử dụng excel, bạn sẽ phải lưu thành nhiều file và sao chép, gửi sang các bộ phận khác khi cần phải chia sẻ dữ liệu. Việc này vừa tốn thời gian của nhân viên, vừa không đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu, dễ gặp tình trạng sai lệch thông tin, số liệu. Với excel, mọi dữ liệu, thao tác sẽ chỉ được lưu lại trên một tập tin duy nhất, nếu bị mất hay virus, doanh nghiệp khó có thể khôi phục được những dữ liệu này.
Doanh nghiệp “lột xác” nhờ phần mềm quản lý
Các phần mềm quản lý hiện nay đều cho phép tích hợp được nhiều tính năng, nghiệp vụ của các bộ phận trong một phần mềm. Chẳng hạn, thay vì mỗi bộ phận lại phải sử dụng một file excel riêng để thực hiện và theo dõi công việc, phần mềm quản lý cung cấp các phân hệ: kế toán, nhân sự, bán hàng… để mỗi bộ phận thực hiện chức năng, nghiệp vụ của riêng mình, đồng thời, dễ dàng trao đổi, chia sẻ dữ liệu và phối hợp làm việc với các bộ phận khác ngay trên phần mềm.
Bên cạnh đó, dữ liệu của các bộ phận sẽ được tổng hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và được lưu hành dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin, dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng, dễ dàng, không cần đến những thao tác chuyển file thủ công.
Phần mềm quản lý còn giúp năng suất làm việc của nhân viên trong toàn doanh nghiệp sẽ được nâng cao. Thay vì chỉ có duy nhất một người làm việc trên một tập tin, phần mềm cho phép nhiều cá nhân có thể làm việc cùng lúc trên một hệ thống, tận dụng tối đa nguồn nhân lực và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, từ đó, nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả tối ưu.
Nếu như excel chỉ cho phép lãnh đạo và nhân viên làm việc trên máy tính thì phần mềm quản lý lại mang tính di động và linh hoạt cao hơn rất nhiều khi có thể sử dụng trên các thiết bị di động như: máy tính bảng, smartphone…. Tính năng này phù hợp cho các lãnh đạo, cấp quản lý hay phải đi công tác, thường xuyên vắng mặt tại công ty nhưng vẫn cần bám sát tiến độ làm việc và theo dõi kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Rõ ràng, việc sử dụng phần mềm excel để quản lý hoạt động doanh nghiệp đang ngày càng trở nên lỗi thời và không đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao. Đây là lúc mà người lãnh đạo nên cân nhắc và xem xét đưa phần mềm quản lý doanh nghiệp vào sử dụng trong doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và tăng hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp.
XEM NGAY:
