Theo nhiều nghiên cứu về ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý nhân sự tại nhiều công ty lớn và nhỏ, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những tính năng nên có sau đây của các phần mềm quản lý để lựa chọn triển khai thực tế.
Khả năng chấm công hiện đại, đa dạng
Trong tình hình dịch COVID-19 đang hoành hành hiện nay, những giải pháp kiểm soát ra vào cũng như chấm công truyền thống rõ ràng quá nguy hiểm cho bất kỳ nhân viên, doanh nghiệp nào. Chỉ cần một sơ suất có người nhiễm COVID-19, toàn bộ công ty có thể bị cách ly, hoạt động ngưng trệ, kinh doanh điêu đứng và hoàn toàn có thể dẫn đến phá sản. Do đó, các giải pháp chấm công không tiếp xúc đang bắt đầu được nhiều doanh nghiệp triển khai.
Khi lựa chọn, các doanh nghiệp nên cân nhắc những ứng dụng có thể chấm công bằng điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS, thậm chí chấm công thông qua camera nhận diện khuôn mặt bằng trí tuệ nhân tạo. Đồng thời, ứng dụng đó còn có thể hỗ trợ tích hợp máy chấm công vân tay và đồng bộ với điện thoại di động, cũng như tích hợp với camera quan sát và nhận diện nhân viên vào ra tại văn phòng.
Quản lý ca làm linh hoạt
Phần mềm quản lý hiện đại phải có khả năng cho phép bạn xây dựng ca làm và phân ca linh hoạt, ngay cả khi bạn có hàng chục ca làm của nhiều bộ phận hay quản lý thời gian nhiều dự án khác nhau. Nhiều công ty yêu cầu nhân viên cần báo trước thời gian làm việc của họ vào tuần tiếp theo hoặc lặp lịch sắp xếp cho các tuần khác nhau. Do đó, phần mềm cần cho phép nhân viên đăng ký ca làm, đồng thời các cấp quản lý có thể phê duyệt lịch đăng ký ca làm ngay trên phần mềm.
Phần mềm còn phải cho quản lý có thể sắp xếp ca làm cho nhân viên trên điện thoại của họ một cách nhanh chóng. Việc sắp xếp ca làm sẽ giúp việc điều hành trở nên linh hoạt hơn. Trong trường hợp quản lý chưa kịp sắp xếp, ca làm này có thể được xếp sau đó và dữ liệu chấm công sẽ được đổ ngược lại vào ca làm đã tạo ra.
Tự động tính toán lương
Phần mềm nên có khả năng tính lương cho nhiều mô hình, nhiều phòng ban, đồng bộ các bảng lương khác nhau. Nó cũng phải có khả năng tính lương hàng ngày và nhân viên có thể cập nhật phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại.
Nó cũng phải cho người chủ quản lý mức độ tăng lương của nhân viên cũng như việc thăng tiến các cấp bậc của họ trong công ty để nắm được lộ trình tiến thân của mỗi nhân viên. Họ cũng có thể xem xét các chính sách thu nhập phù hợp để điều chỉnh linh hoạt.
Xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Ngày nay, các doanh nghiệp hiện đại đều sử dụng KPI (Key Performance Indicator) để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận. Phần mềm quản lý nên có tính năng giúp người chủ thiết lập hệ thống các tiêu chí đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời định lượng, đo lường được chính xác bằng con số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Qua đó, cho phép lãnh đạo doanh nghiệp quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc, theo dõi KPI cá nhân đơn giản và dễ dàng bằng tài khoản riêng, quản trị KPI và báo cáo trực tuyến…
Báo cáo thông minh
Mọi người sếp luôn muốn biết bất kỳ thay đổi nào vừa diễn ra tại doanh nghiệp của mình, do đó, phần mềm phải quản lý hoạt động nhân sự một cách linh hoạt và có các chính sách kịp thời khi có sự thay đổi về nhân sự, các chính sách giữ nhân sự, hiệu suất của nhân sự trên toàn hệ thống.
Chẳng hạn, phần mềm quản lý nên có càng nhiều các thông số sau càng tốt: tình hình nhân sự của tổ chức; biến động nhân sự; lý do nghỉ việc; tỷ lệ lưu giữ nhân sự; cơ cấu thời gian làm việc trong tổ chức; top nhân viên đúng giờ, đi sớm, về muộn, không check in/out; cơ cấu lương; cơ cấu chi trả lương theo đơn vị; mức độ thay đổi lương; thay đổi bình quân thu nhập; hiệu quả so sánh chi phí nhân sự và các chi phí khác…
Quản lý nhân viên từ xa
Phần mềm quản lý hiện đại cho phép người chủ thực hiện việc này rất dễ dàng. Bạn có thể biết được tình hình làm việc của nhân viên mình. Ai có ca làm việc, ai vào ca đúng giờ, ai đi muộn về sớm, ai không check in.
Phần mềm có thể giúp bạn biết các nhân viên sử dụng chấm công GPS đang ở đâu trên bản đồ. Việc này giúp bạn quản lý được tình hình của các nhân viên của mình để kịp thời điều động họ gặp gỡ các khách hàng ở vị trí lân cận. Bạn cũng biết được lộ trình di chuyển của nhân viên từ điểm này tới điểm kia giúp bạn biết được chính xác thời gian và địa điểm họ đến. Giảm thiểu rủi ro gian lận thời gian làm việc hoặc địa điểm không đúng như báo cáo…
Số hoá quy trình làm việc
Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu 90% giấy tờ bằng việc số hóa tất cả đề xuất, yêu cầu trong doanh nghiệp. Các yêu cầu, đề xuất được phê duyệt ngay trên điện thoại giúp quá trình xử lý yêu cầu diễn ra nhanh chóng. Nhiều phần mềm hiện nay đã có thể số hoá rất nhiều quy trình giấy tờ nhập nhằng trước đây như: nghỉ phép, công tác/ra ngoài, thay đổi giờ chấm công, tăng ca, đi muộn về sớm, suất ăn, thanh toán, thanh toán chi phí, mua hàng, mượn xe, mượn dụng cụ, nghỉ việc…
Những phần mềm quản lý phải có khả năng được cập thêm tính năng theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như: quản lý tài sản; quản lý nhân sự; quản lý truyền thông; hệ thống tuyển dụng; thông tin nội bộ...
XEM NGAY:
