Quản lý dự án bằng Excel là một phương pháp theo dõi, kiểm soát dự án khá phổ biến. Đặc biệt thích hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lượng công việc ít, nhân sự quy mô nhỏ.
Bài viết dưới đây của Tanca sẽ phân tích chi tiết hiệu quả khi sử dụng Excel để quản lý dự án. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc một số template excel được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Đừng bỏ lỡ nhé!
Yêu cầu của công việc quản lý dự án là gì?
Tùy theo từng lĩnh vực mà mô tả công việc quản lý dự án sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, xét về tổng thể quản lý dự án sẽ có những yêu cầu sau đây. Hãy cùng tìm hiểu, từ đó đưa ra những đánh giá chính xác, khách quan về hiệu quả của quản lý dự án bằng excel:
Công việc quản lý dự án thường linh hoạt, thời gian làm việc sẽ khá ngắn.
Khối lượng công việc nhiều, có sự bao quát rộng.
Một dự án thường liên quan tới rất nhiều bên. Vừa làm việc với khách hàng, các đối tác, nhà cung cấp,.... đòi hỏi người quản lý giao tiếp khéo léo.
Từ những đặc thù này đặt ra yêu cầu về việc tìm ra một phương pháp quản lý khoa học và hiệu quả. Sử dụng các phần mềm, ứng dụng công nghệ hiện đại, nhằm chuẩn hóa quy trình làm việc và giảm thiểu áp lực lên các nhà quản trị.
Xem thêm: 9 Phương pháp quản lý dự án hiệu quả
Chi tiết hiệu quả khi sử dụng excel quản lý dự án
Quản lý dự án bằng Excel là hoạt động kiểm soát tình trạng, chi phí, nguồn lực của các công việc được thực hiện trên bảng tính Excel. Từ đó giúp đảm bảo chất lượng công việc và hoàn thành đúng thời hạn. mức đề xuất.
Quản lý dự án là một trong những nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và chất lượng của dự án. Do đó, quy trình từ lập kế hoạch đến giai đoạn cuối cùng của dự án đòi hỏi phải khoa học, chính xác tuyệt đối để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Vì vậy, Excel được các nhà quản trị sử dụng như một công cụ đắc lực để thực hiện quy trình quản lý dự án hiệu quả. Quản lý dự án bằng Excel giúp doanh nghiệp:
- Lập dự án khoa học với đầy đủ các trường dữ liệu, thông tin cần thiết về thời gian, chi phí, tiến độ, nguồn lực của dự án.
- Tạo quy trình làm việc thống nhất cho nhóm dự án. Tất cả các thành viên sẽ được phân công công việc cùng lúc để hoàn thành trên một tệp duy nhất.
- Thống kê, tính toán các yếu tố như % thực hiện, khối lượng công việc, quản lý dòng tiền, chi phí cho dự án bằng cách cài đặt các hàm trong Excel.
- Theo dõi tiến độ dự án bằng Excel hiệu quả, theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.
Tuy nhiên, bên cạnh đó quá trình quản lý dự án bằng phương pháp excel cũng tồn tại nhiều hạn chế. Chẳng hạn như:
- Không có tự động hóa trong các hoạt động, phải được thực hiện thủ công.
- Tính năng tự động giao nhiệm vụ, nhắc nhở và thông báo còn hạn chế.
- Các tính năng quản lý nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất của nhân viên không tương thích
- Báo cáo tiến độ chủ yếu bằng Gantt Chart.
- Thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, dữ liệu ít, khối lượng công việc không nhiều, tác vụ đơn giản.
Xem thêm: Quản lý dự án xây dựng là gì?
Hướng dẫn quản lý dự án bằng excel
Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết
Để xây dựng một bức tranh quản lý dự án bài bản và chuyên nghiệp trên excel, trước tiên người quản trị cần thu thập các dữ liệu cần thiết liên quan đến dự án. Lập một bảng bao gồm các mục sau:
- Bắt đầu làm việc
- Ngày bắt đầu
- Ngày cuối
- Thời gian thực hiện
- Người phụ trách
- Trạng thái
- Chi phí
- Vật liệu
Bước 2. Xây dựng biểu đồ
Sau khi có các dữ liệu cần thiết, người phụ trách dự án sẽ tiến hành xây dựng các biểu đồ trực quan để tiện cho việc theo dõi và đánh giá hiện trạng của dự án. Tùy theo mục đích khác nhau sẽ có các loại biểu đồ riêng biệt.
Trong đó loại biểu đồ được sử dụng quản lý tiến độ dự án bằng excel phổ biến nhất là Gantt Chart. Hay các loại biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn cũng thường được ứng dụng trong việc lập báo cáo chi phí và hiệu quả hoạt động của dự án.
Để tạo biểu đồ trong Excel, tạo thanh công cụ, bạn chọn Insert >>> Charts >>> Chọn loại biểu đồ phù hợp >>> Khoanh vùng dữ liệu cho biểu đồ >>> Điều chỉnh thứ tự thông tin, cấu hình biểu đồ.
Bước 3. Thiết lập các hàm tính toán
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê các chỉ tiêu, bạn có thể thiết lập các hàm tính toán trên Excel. Một số chức năng phổ biến được sử dụng để quản lý theo dõi dự án là:
- Hàm WORKDAY - Tính toán thời gian hoàn tất công việc
- Hàm NETWORKDAYS - Tính toán số ngày làm việc
- Hàm COUNTIF - Tính số đầu công việc
Bước 4. Giám sát và Đánh giá
Sau khi đã có một file Excel quản lý dự án hoàn chỉnh, việc còn lại của bạn là theo dõi và cập nhật liên tục tiến độ công việc. Dựa trên số liệu kế hoạch và thực tế trong file theo dõi tiến độ dự án bằng excel.
Người quản lý hoàn toàn có thể đánh giá được tình hình thực hiện của dự án. Biết được công việc có được thực hiện đúng hay không. tiến bộ hay không.
Xem thêm: Top 3 mẫu lưu đồ quy trình được doanh nghiệp dùng nhiều
Một số mẫu quản lý dự án bằng excel
File Excel quản lý thời gian thông minh
Excel luôn đi kèm với các mẫu biểu đồ và dòng thời gian Gantt do Microsoft cung cấp. Bao gồm các mẫu từ Vertex42, một trong những tài nguyên bên thứ ba phổ biến nhất dành cho bảng tính.
Thời gian của kế hoạch làm việc
Các mốc thời gian thể hiện trên biểu mẫu Excel được thể hiện rõ ràng, rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi và sắp xếp công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Mẫu kế hoạch dự án Timeline dưới đây sẽ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về các mốc thời gian và nhiệm vụ quan trọng trong dự án.
Biểu đồ Gantt theo dõi hàng ngày
Quản lý công việc trên Excel bằng biểu đồ Gantt mang lại nhiều lợi ích cho các thành viên trong dự án. Mẫu này cung cấp một bảng tính với các tiến trình và nhiệm vụ chi tiết hơn.
Người quản lý có thể đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án. Sau đó theo dõi và giám sát tiến độ của các thành viên trong nhóm thông qua các mốc quan trọng.
Tiến trình tích hợp và taks dự án
Với mẫu quản lý này, nếu bạn muốn biến nhiệm vụ thành các mốc quan trọng. Hãy nhấp đúp vào nhiệm vụ để mở Thông tin tác vụ. Trong hộp thoại Task Information (thông tin nhiệm vụ) , di chuyển đến Tab Advanced và tiếp tục chọn Mark task as milestone (đánh dấu nhiệm vụ là mốc quan trọng).
File thực hiện kế hoạch dự án
Biểu mẫu này cho phép các công ty tạo lịch trình cho các nhiệm vụ trực quan và sau đó lập một kế hoạch tài chính. Ngoài ra, để có thể sử dụng biểu mẫu này cho các quy trình lập kế hoạch, bạn chỉ cần chỉnh sửa các công việc trong lịch trình.
Biểu đồ Gantt đơn giản
Excel cung cấp nhiều mẫu kế hoạch dự án và biểu đồ Gantt, bao gồm biểu đồ Gantt đơn giản để thực hiện kế hoạch. Sự khác biệt của biểu đồ Gantt đơn giản là nó hiển thị các giai đoạn của một dự án.
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện
Mẫu kế hoạch sự kiện này phù hợp khi dự án của bạn chỉ đơn giản như lập kế hoạch cho một bữa tiệc hoặc chỉ là một trang liệt kê các công việc cần thiết, Mẫu kế hoạch trực tuyến của Mẫu Office cho phép bạn xác định lịch của mình. tiến độ và ngân sách của dự án.
File Excel theo dõi tiến độ công việc
Theo dõi chi phí hoạt động
Biểu mẫu theo dõi chi phí dựa trên hoạt động sẽ giúp người quản lý nắm được tình hình chi tiêu trong dự án. Bởi vì bạn dựa vào từng hoạt động để theo dõi chi phí, bạn sẽ tránh được các lỗi tính toán.
Theo dõi dự án
Khi thực hiện các dự án, muốn có kết quả tốt. Ngoài việc xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết, bạn còn cần có bảng theo dõi tiến độ. Điều này giúp quản lý công việc dễ dàng và điều chỉnh để đạt được kết quả cao.
Bảng theo dõi Excel sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án và theo dõi quá trình thực hiện.
File kế hoạch kinh doanh bằng excel
Mẫu kế hoạch này giúp doanh nghiệp tạo ra một lịch trình công việc để từ đó lập kế hoạch tài chính. Ngoài ra, để sử dụng biểu mẫu này cho các quy trình lập kế hoạch khác. Chỉ cần chỉnh sửa các nhiệm vụ có trong lịch trình tạo ra cơ hội và thách thức kinh doanh.
File excel theo dõi sự cố dự án
Dự án nào cũng sẽ có những vấn đề phát sinh. Nên khi đó bạn cần có một biểu mẫu ghi lại những vấn đề trên rồi đưa ra hướng khắc phục và giải quyết. Biểu mẫu Excel sau đây sẽ giúp theo dõi các vấn đề phát sinh và ghi lại các vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.
Quản lý dự án bằng Excel mang đến rất nhiều lợi ích, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều hạn chế. Chính vì vậy, phần mềm quản trị Tanca sẽ là giải pháp thay thế hoàn hảo, phù hợp cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Tìm hiểu thêm về phần mềm và các kiến thức thú vị ngay tại đây.
