Các mẫu lưu đồ quy trình (flowchart) đóng vai trò quan trọng, giúp hệ thống hóa các quy trình một cách khoa học và logic. Điều đó cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Tanca sẽ giới thiệu đến bạn một số mẫu flowchart phổ biến nhất hiện nay, được ứng dụng tại hầu hết tại các doanh nghiệp hiện đại.

Lưu đồ quy trình là gì?

Lưu đồ quy trình (flowchart) hay còn gọi là sơ đồ quy trình, đây là một phương tiện đồ họa để trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ thành một bức tranh đơn giản bao gồm các bước, dẫn đến các điều kiện thay đổi…

Flowchart được tạo ra để thực hiện một kế hoạch, dự án nào đó mang tính cụ thể và thống nhất. Đặc biệt còn đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như sau:

Tạo nên một tài liệu hoàn chỉnh giúp nhân viên hiểu được quy trình hoạt động như thế nào, đặc biệt là nhân viên mới (bao nhiêu bước, sử dụng công cụ gì, ai cần hỗ trợ, ...)
Với các mẫu sơ đồ bạn có thể phần nào đánh giá được chất lượng của sản phẩm đầu ra.
Dùng làm tài liệu tham khảo cho việc thiết kế lại quy trình. Hỗ trợ bằng cách ánh xạ thực tế so với lưu đồ, có thể nhận ra bước nào cần được loại bỏ hoặc cải thiện thêm.

Xem thêm: Workflow là gì? Các bước xây dựng hiệu quả

Một số lưu đồ quy trình phổ biến trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, tương ứng với tất cả các bộ phận / phòng ban marketing, sales, kinh doanh, hành chính - nhân sự, kế toán, sản phẩm, chăm sóc khách hàng,… Dưới đây là 3 mẫu flow diagram phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay:

Mẫu sơ đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

Xây dựng quy trình onboarding nhân viên mới nhằm giúp nhân viên mới xác định công việc rõ ràng và tối ưu hóa thời gian bắt đầu công việc mới. Hơn nữa, quy trình cũng giảm thời gian đào tạo, một người cố vấn có thể hướng dẫn nhiều nhân viên mới.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp có mẫu đào tạo nhân viên mới, môi trường làm việc sẽ trở nên chuyên nghiệp, thân thiện và thoải mái hơn.

Mẫu sơ đồ quy trình phê duyệt tài liệu

Việc chuyển công văn qua lại giữa nhiều email để được phê duyệt yêu cầu mức độ chi tiết và độ chính xác cao. Không những thế còn rất dễ bị nhầm lẫn hay bỏ quên trong tin nhắn rác. Dưới đây là các bước cơ bản bạn có thể sử dụng để xem xét các tài liệu và tài liệu:

Công văn đã gửi
Nếu công văn không được phê duyệt, quy trình này sẽ phải bị hủy bỏ
Nếu công văn được thông qua, hãy chỉnh sửa nó theo feedback nếu có
Lưu trữ công văn trong một thư mục được xác định sẵn
Tự động gửi email xác nhận việc công văn được phê duyệt thành công tới người gửi tài liệu

Mẫu sơ đồ quy trình ứng phó sự cố

Mỗi doanh nghiệp nên có kế hoạch dự phòng cho những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh sự cố. Mặc dù bạn có thể dự đoán điều gì có khả năng xảy ra, nhưng một chiến lược về cách phản ứng trong những tình huống cấp bách là điều vô cùng cần thiết.

Xem thêm: Cách ứng dụng Kaban trong quản lý công việc

Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

Thoạt nhìn, nhiệm vụ này nghe có vẻ khá đơn giản - chỉ cần vẽ một sơ đồ với một vài loại hình dạng và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng một mẫu lưu đồ chính xác và logic không hề đơn giản.

Nhất là khi trong một doanh nghiệp thường có một số lượng lớn các quy trình được kết nối với nhau. Dưới đây là 3 bước cơ bản để hoàn thành một flowchart theo chuẩn ISO.

Xác định mẫu sơ đồ cần thực hiện

Tất nhiên, việc xây dựng một sơ đồ chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp của bạn thực sự cần nó để cho những mục đích khác nhau. Chẳng hạn phát triển doanh nghiệp, mở rộng quy mô nhân viên, quá trình thanh toán cho đối tác, quy trình bán hàng, quy trình mua hàng hay thanh toán cho chuỗi cung ứng,....

Một số doanh nghiệp ngày nay vẫn quản lý quy trình theo cách truyền thống - nhân sự sẽ được mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách tiếp cận này thực sự vẫn có thể hoạt động tốt trong các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại.

Tuy nhiên với thời đại chuyển đổi số như hiện này, muốn mở rộng quy mô và phát triển hoạt động các doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn thế nữa.

Nếu bạn muốn "hiện thực hóa” trình tự các bước thành một quy trình kinh doanh hoàn chỉnh, bạn cần có một sơ đồ.
Nếu bạn mong muốn "số hóa" quy trình khi bước vào giai đoạn tiếp theo của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, hãy chuẩn bị trước một sơ đồ và các hướng dẫn liên quan.
Nếu bạn muốn cụ thể một quy trình bất kì nào đó một cách logic, ngắn gọn và dễ hiểu bạn cũng sẽ cần một sơ đồ.

Xác định vấn đề cần thực hiện trong lưu đồ là một công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là điều quan trọng nhất. Để có một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, doanh nghiệp cần biết mục đích chính xác của việc xây dựng lưu đồ là gì.

Thu thập thông tin về cách thức hoạt động của quy trình

Trừ khi bạn là người trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu kỹ tất cả các thông tin chi tiết có liên quan nếu muốn vẽ sơ đồ chính xác.

Ngay cả khi quá trình này có vẻ đơn giản hoặc chỉ mất 1-2 ngày, mọi chi tiết nhỏ đều cần được thực hiện cẩn thận và chi tiết. Chẳng hạn như:

Mục đích của quy trình này là gì? Tên chính xác của nó?
Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên của các bước là gì?
Ai phụ trách bước này? Một cá nhân hay một nhóm?
Bước này có mô tả cụ thể không?
Sau bước này, có hai khả năng. Nếu khả năng A xảy ra thì thủ tục có được giữ nguyên không?
Trong trường hợp của B, có cần thiết phải quay lại bước trước đó và lặp lại một đoạn của quy trình, hay nó sẽ dẫn đến một nửa quy trình hoàn toàn khác?
Có những sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi quy trình chuẩn không?
Có thể là ngay từ bước 2 đã xuất thành công và kết thúc quá trình?
Hoặc bạn nhận ra đầu vào không đủ và nếu quy trình thất bại thì giải quyết ra sao?

Đây sẽ là một số câu hỏi bạn cần phải trả lời trong suốt quá trình vẽ lưu đồ. Ngoài ra, để thực sự hiểu sâu bên trong và tất cả các khả năng của một quy trình. Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên trực tiếp làm việc với quy trình đó.

Bạn có thể chọn trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp nhóm và khuyến khích họ chia sẻ và đóng góp ý kiến cùng nhau. Điều này có thể sẽ cho ra những ý tưởng thú vị và khả quan.

Tiến hành vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có đủ thông tin về cách một quy trình hoạt động trong thực tế, hãy bắt đầu "vẽ" chúng thành một sơ đồ. Trước tiên bạn cần nắm rõ những kí hiệu được sử dụng trong flowchart bao gồm:

Hình chữ nhật: các bước hoặc hành động trong quy trình, được đảm bảo thực hiện bởi một cá nhân cụ thể.

Hình oval: Điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của quy trình

Hình thoi: Dùng khi cần có một quyết định hoặc phê chuẩn

Đường mũi tên: Chỉ dẫn sự liên kết giữa các bước trong quy trình

Với những ký hiệu chung đó, bạn có thể vẽ sơ đồ theo 2 cách khác nhau:

Phương pháp 1: Sử dụng bút và giấy, sau khi vẽ, bạn có thể photocopy và phân phát cho tất cả những người trực tiếp tham gia vào quá trình tác nghiệp.

Phương pháp 2: Sử dụng các công cụ phần mềm miễn phí dành cho máy tính để vẽ “digital flowchart” như Microsoft PowerPoint, Paint, Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps)... để dễ dàng chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ nó đến nhân viên.

Xem thêm: Bản đồ chiến lược là gì?

Như vậy, qua bài viết trên Tanca đã giới thiệu đến bạn những mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất hiện được, được sử dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn biết cách vẽ flowchart đúng chuẩn.