Kế hoạch là gì? Ý nghĩa và các bước lập kế hoạch hiệu quả

Kế hoạch là gì? Tại sao phải lập kế hoạch? Quy trình chuẩn để thiết lập một kế hoạch công việc hoàn hảo diễn ra như thế nào? Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề trên, bài viết này chính là dành cho bạn. Nội dung sau đây của Tanca sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin cần thiết và giúp bạn xây dựng một plan tối ưu nhất. Cùng theo dõi ngay nhé!

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch đóng vai trò là nội dung và chức năng của công việc quản lý. Theo đó, lập kế hoạch là xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp tiếp cận và quyết định cách thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.

Có một kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn xác định chi tiết những gì cần phải được thực hiện, làm như thế nào, khi nào và với ai. Một số hoạt động thường yêu cầu lập kế hoạch bao gồm gameshow, ra mắt sản phẩm mới, ngoại giao, kinh doanh.

Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian là gì?

Các loại kế hoạch phổ biến trong doanh nghiệp

Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định chính xác những gì bạn cần làm để đạt được một mục tiêu liên quan đến tài chính trong một khoảng thời gian nhất định. Nó có thể ngắn hạn hoặc dài hạn.

Thông thường kế hoạch này sẽ liệt kê thông tin về các yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra như:  hoạt động, nguồn lực, điều kiện, thời gian…

Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng quát quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó sẽ giúp bạn xác định và đánh giá cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động và tìm kiếm triển vọng phát triển trong tương lai.

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là một tập hợp những mục tiêu dài hạn mà phương pháp thực hiện của nó dựa trên sự phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Kế hoạch này thường được thiết kế bởi các nhà lãnh đạo và các nhà quản trị doanh nghiệp dựa trên mục tiêu chung của tổ chức.

Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing của doanh nghiệp hay còn được gọi là kế hoạch tiếp thị, thường được sử dụng để phác thảo các ý tưởng quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch sẽ mô tả các hoạt động liên quan đến việc hoàn thành một mục tiêu tiếp thị sản phẩm/ dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nào đó.

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch nêu chi tiết các chiến lược cụ thể để giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách thức đạt được mục đích của mình.

Một kế hoạch hoạt động đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong một tổ chức hiểu rõ các mục tiêu và xác nhận trách nhiệm của họ trong việc thực hiện các nhiệm vụ để có được kết quả mong muốn.

Xem thêm: Chiến lược kinh doanh hiệu quả

Lý do phải lập kế hoạch là gì?

Tập trung vào mục tiêu

Khi kế hoạch được thiết kế chi tiết sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực để đạt được những mục tiêu đó. Phân bổ mức độ ưu tiên của các mục tiêu, cái nào quan trọng sẽ được làm trước, những cái khác làm sau.

Hạn chế sự không chắc chắn

Không ai có thể đoán trước được điều gì sẽ xảy ra trong tương lai, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh luôn không ngừng thay đổi.

Vì vậy, lập plan cho tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo những mục tiêu đã định. Điều này sẽ làm hạn chế sự không chắc chắn hoặc những vấn đề phát sinh có thể xảy ra dựa trên kinh nghiệm và tình huống thực tế.

Tối ưu nguồn lực

Các mục tiêu đã được thiết lập và các nhà lãnh đạo cần thu thập tất cả các nguồn lực để chiến dịch bắt đầu hoạt động và có thể tận dụng được nhiều nhất có thể. Nhờ đó, các nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc.

Tránh lãng phí thời gian và tiền bạc

Nhờ có kế hoạch sẵn, bạn sẽ xác định được các mục tiêu của dự án trước khi chọn một phương pháp thích hợp để chinh phục những mục tiêu này. Từ đó giúp bạn tiết kiệm được ngân sách, thời gian và nhân sự cho việc lựa chọn.

Tất cả nhân sự trong nhóm dự án cần nỗ lực và hợp tác cùng nhau để nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã được đề ra trong kế hoạch. Việc vạch ra sẵn kế hoạch sẽ giúp sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn. Do đó đi đến thành công một cách dễ dàng hơn.

Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp

Kiểm soát công việc hiệu quả

Một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt mục tiêu và thiết lập các tiêu chuẩn để đo lường. Điều này giúp cấp trên hoặc ban điều hành, quản lý dự án đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, các sai lệch sẽ được sửa chữa kịp thời thông qua các phương pháp khắc phục.

Hoạt động phân quyền

Một trong những lợi ích của việc lập kế hoạch là thuận lợi cho các hoạt động phân quyền. Việc thực hiện phân quyền sẽ được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch. Bởi vì mọi người đều có mục tiêu đặt ra của riêng mình, phân quyền sẽ giúp họ có quyền hạn mà họ cần để hoàn thành công việc.

Cách lập kế hoạch đơn giản, hiệu quả

Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một bản kế hoạch cho riêng mình. Để có thể xây dựng một bản kế hoạch dễ dàng hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau. Với phương pháp 5W1H, các bước lập kế hoạch gồm:

Xác định mục tiêu

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu liên quan đến công việc. Điều bạn cần làm đặc biệt trong giai đoạn này là xác định chu trình thực hiện, kết quả và điểm cuối cùng cần đạt được.

Xác định nội dung chi tiết công việc

Xác định nội dung của công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

- Địa điểm: Nơi thực hiện và bố trí nguồn lực của kế hoạch.

- Thời gian: Thời gian bắt đầu và kết thúc kế hoạch, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, cần xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng giai đoạn. 

- Đối tượng thực hiện: Bao gồm người thực hiện, người hỗ trợ, giám sát, và người trực tiếp chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

Xác định cách thức thực hiện

Xác định phương pháp, cách thức thực hiện là công việc xác định tài liệu và chỉ tiêu cho từng công đoạn, cách thức vận hành máy móc,...

Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần xác định các kế hoạch trước đó, các nhiệm vụ đang thực hiện hoặc các trường hợp chưa được xử lý, những công việc mới….

Phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được phải xác định là:

• Nguồn nhân lực.
• Ngân sách
• Nguyên vật liệu, hệ thống cung cấp công nghệ, máy móc
• Phương pháp làm việc (bao gồm các nguyên tắc tiến hành).

Những nhược điểm của việc lập kế hoạch là gì?

Bên cạnh những lợi ích mà ai cũng có thể nhận thấy ở việc lập kế hoạch thì vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Hiểu rõ những mặt trái của vấn đề sẽ giúp bạn tránh những sai sót khi lập bảng kế hoạch. Từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Không có dữ liệu đáng tin cậy: Các dữ kiện và số liệu là những cơ sở để lập bảng kế hoạch. Vì vậy nếu nguồn thông tin không xác thực sẽ dẫn đến bảng kế hoạch trở nên vô nghĩa.

Tiêu tốn nhiều thời gian: Lập kế hoạch là một quá trình mất nhiều thời gian. Thậm chí có thể làm trì hoãn các công việc liên quan do kế hoạch phù hợp vẫn chưa thực hiện được, Sự chậm trễ đôi khi khiến bạn mất đi nhiều cơ hội. 

Tốn kém: quá trình thiết lập kế hoạch đồng nghĩa với việc thu nhập thông tin và thử nghiệm các phương án khác nhau. Các khoản chi tiêu cho những việc này khá tốn kém. Vì vậy đó là điều không thể đối với các doanh nghiệp nhỏ, họ cần phải cân bằng giữa những gì họ bỏ ra và có thể thu lại được gì từ nó.

Tác động bởi các yếu tố bên ngoài: Bất cứ kế hoạch nào cũng ít nhiều chịu sự tác động bởi các yếu tố bên ngoài. Chẳng hạn như kinh tế, chính trị, xã hội, môi trường, thời tiết, pháp luật, công nghệ.

Các trường hợp khẩn cấp: Đôi lúc phát sinh những vấn đề và yêu cầu chúng ta phải nhanh chóng hành động. Những tình huống thường không thể trước được, dù cho bạn có lập kế hoạch chi tiết đến thế nào đi chăng nữa.

Hy vọng rằng bài viết trên sẽ có thể giải đáp được tất cả các thắc mắc của quý bạn đọc về kế hoạch là gì. Như bạn cũng đã thấy việc chuẩn bị trước cho mình một kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp bạn đi đến mục tiêu của mình một cách thuận lợi hơn. Đừng quên theo dõi thêm nhiều kiến thức thú vị khác tại trang chủ của Tanca nhé!