Hầu hết mọi người lãng phí thời gian vào những công việc không giúp họ tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Ma trận quản lý thời gian của Dwight D. Eisenhower được sáng tạo ra để giúp bạn thoát khỏi chu kỳ đó.
Cùng theo dõi bài viết sau đây của Tanca, bạn sẽ hiểu rõ và vận dụng thành công ma trận thời gian Eisenhower. Hình thành kỹ năng quản lý thời gian (time management), biết cách sắp xếp và ưu tiên thứ gì quan trọng với mình. Điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, mang đến những giá trị dài hạn.
1. Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower là gì?
Dwight D. Eisenhower - Người sáng lập ra ma trận thời gian Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đặt theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D.Eisenhower và cũng là người sáng tạo ra nó. Ma trận thời gian này được biết đến là một phương pháp giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn, bỏ qua các công việc không cần thiết, tránh lãng phí thời giờ cho những hoạt động vô bổ.
Có một sự thật rằng, khi bạn bận rộn và làm mọi việc một cách vội vã, bạn sẽ khó phân biệt được điều gì thực sự quan trọng và điều gì khẩn cấp. Hai điều này tưởng chừng như giống nhau, nhưng trên thực tế chúng lại khác nhau rất nhiều. Từ đó đã tạo nên điểm mấu chốt trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, tạo nên sự khác biệt với các ma trận thời gian khác.
Thông thường việc khẩn cấp sẽ đòi hỏi nhiều về mặt thời gian, khiến bạn cảm thấy mình có nghĩa vụ phải giải quyết ngay. Dồn sự chú ý quá nhiều vào các nhiệm vụ khẩn cấp sẽ khiến bạn rơi vào kiểu “tư duy phản ứng” (reactive mindset), bạn luôn cảm thấy vội vàng và hạn chế sự tập trung.
Ngược lại những việc quan trọng sẽ góp phần tạo ra giá trị và hoàn thành những mục tiêu dài hạn của bạn. Có thể chúng không mang đến kết quả ngay lập tức, nhưng dồn tâm sức vào những việc quan trọng giúp bạn hình thành “tư duy nhạy bén” (responsive mindset). Từ đó giúp bạn giữ được bình tĩnh, lý trí hơn và dễ sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới trong công việc.
Vì vậy, ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn xác định các công việc bạn nên làm và thực hiện các cam kết mình đã đặt ra theo cách có ý thức hơn.
2. Nội dung cơ bản của 4 cấp độ ma trận thời gian Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn
Trong ma trận thời gian Eisenhower, dù làm việc theo nhóm hay cá nhân, việc quan trọng đầu tiên cần làm chính là lên kế hoạch cụ thể, nhằm giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng.
Còn trong trường hợp khẩn cấp, tức là các công việc đòi hỏi phải làm ngay lập tức. Tránh trì hoãn gây nên những hậu quả tiêu cực, vì vậy đòi hỏi bạn phải ưu tiên thời gian thực hiện nó trong trạng thái vội vàng.
Từ đó có thể thấy được, các cấp độ của ma trận thời gian Eisenhower chủ yếu dựa trên hai yếu tố cốt lõi là tính quan trọng và tính khẩn cấp, nhằm giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Trong ma trận thời gian, sự sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ diễn ra như sau:
- Quan trọng và khẩn cấp (các công việc cấp bách bạn cần làm ngay lập tức, không được trì hoãn)
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (những nhiệm vụ được lên kế hoạch làm sau)
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (những nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác làm)
- Không khẩn cấp, không quan trọng (những nhiệm vụ này cần loại bỏ)
3. Sử dụng phương pháp ma trận thời gian để phân nhóm và quản lý công việc
Vận dụng ma trận thời gian Eisenhower một cách hiệu quả
Sau khi nắm rõ nội dung cơ bản của 4 cấp độ trong ma trận thời gian Eisenhower, bước tiếp theo sẽ là ứng dụng ma trận thời gian này để phân nhóm và quản lý công việc. Bước đầu tiên, bạn nên liệt kê những việc bạn cần phải làm, bao gồm cả những việc không quan trọng nhưng sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian của bạn. Tiếp đến sắp chúng dựa trên 4 cấp độ sau:
- Quan trọng, khẩn cấp: Thực hiện ngay
- Quan trọng, không khẩn cấp: lên lịch trình
- Khẩn cấp, không quan trọng: Ủy thác
- Không khẩn cấp, không quan trọng: Loại bỏ
Khi ứng dụng ma trận quản lý thời gian này, bạn hoàn toàn có thể tự tin sử dụng chúng cho cả những kế hoạch lớn và dài hạn. Chẳng hạn như kế hoạch tuần, tháng hay chỉ đơn giản là trong ngày.
Cấp độ 1: Quan trọng và khẩn cấp
Ở cấp độ đầu tiên của ma trận thời gian sẽ là những nhiệm vụ bạn phải ưu tiên làm trước gồm:
- Các sự việc không lường trước được: các cuộc họp khẩn cấp, cuộc gọi quan trọng, công việc sếp giao phải làm ngay,....
- Các sự việc có thể đoán trước: những cuộc họp định kỳ hay các buổi họp đã được lên lịch từ trước, các sự kiện quan trọng như đám cưới/ sinh nhật bạn bè và người thân…
- Những sự việc do trì hoãn cận ngày deadline: làm báo cáo, buổi thuyết trình, bài kiểm tra,...
Những công việc như loại 1, 2 thường không không thể tránh được. Bạn bắt buộc phải hoàn thành nó theo tuần tự. Tuy nhiên với loại thứ 3, bạn có thể giảm thiểu chúng bằng cách thực hiện đúng theo kế hoạch (tức là chuyển nó sang loại 2). Bên cạnh đó lời khuyên dành cho bạn: nên hạn chế thói quen trì hoãn sẽ giúp bạn đỡ áp lực và căng thẳng hơn.
Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Những việc ở cấp độ 2 của ma trận quản lý thời gian, tốt nhất bạn nên dành nhiều thời gian để sắp xếp và hoàn thành nó. Bạn nên dành 60 - 65% quỹ thời gian cho nó. Thông thường những nhiệm vụ không mang tính khẩn cấp sẽ giúp bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm, hướng đến mục tiêu phát triển dài hạn của bạn.
Tuy nhiên nếu bạn đang làm những việc cấp độ 2, nhưng lại phát sinh những nhiệm vụ cấp độ 1. Trong trường hợp này hãy cố gắng giải quyết các việc cấp 1 trước rồi mới tiếp tục làm các việc cấp 2.
Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp
Vào một ngày mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch, bỗng nhiên xuất hiện một nhiệm vụ trên trời rơi xuống nhưng xét kỹ nó chẳng mấy quan trọng. Tuy nhiên nó có thể khiến bạn mất kiểm soát và hoang mang.
Nếu mắc phải tình huống không mong muốn này, bạn nên nhanh chóng tìm cách giải quyết nó càng nhanh càng tốt, bởi nó chỉ chiếm 10 -15% quỹ thời gian. Nếu bạn không có khả năng để hoàn thành nó, bạn hãy học cách từ chối nó một cách lịch sự.
Cấp độ 4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp
Đối với các nhiệm vụ ở nhóm 4 thuộc ma trận quản lý thời gian, bạn không nên lãng phí thời giờ của mình vào chúng. Hoặc nếu có chỉ nên dưới 5%. Bởi vì chúng vừa tiêu tốn thời gian, vừa ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn mà chẳng đem lại lợi ích thiết thực gì.
Những lúc như thế bạn nên tự đặt ra cho mình những câu hỏi như: Liệu lướt facebook có giúp mình hoàn thành deadline không? Hay mình có nhất thiết phải xem video/ bộ phim này không? Đại loại vậy, khi bạn tìm ra câu trả lời có lợi cho mình sẽ giúp bạn quản lý thời gian một cách tốt hơn.
4. 3 Bước sử dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả
Các bước để ứng dụng phương pháp quản lý thời gian
Trong quá trình áp dụng ma trận quản lý thời gian của Eisenhower, chúng ta nên thực hiện 2 bước sau đúng trình tự để đem lại hiệu quả tốt nhất. Cụ thể như sau:
Bước 1: Thiết lập checklist công việc cần làm trong một thời gian cụ thể, tránh bỏ sót hay liệt kê dư thừa.
Bước 2: Suy nghĩ kỹ về mức độ ưu tiên, tính chất và thời gian thực hiện để sắp xếp chúng vào 4 nhóm sau đây:
- Nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng
- Nhiệm vụ quan trọng, không khẩn cấp
- Nhiệm vụ khẩn cấp, không quan trọng
- Nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp
Bước 3: Sau khi đã sắp xếp xong thì bắt đầu thực hiện chúng theo thứ tự từng nhóm dựa trên ma trận quản lý thời gian:
- Cấp độ 1: Chỉ nên dành khoảng 10 - 15% thời gian để xử lý
- Cấp độ 2: Tập trung phần lớn thời gian vào những việc này, khoảng 60 - 65%
- Cấp độ 3: Chỉ chiếm 10 - 15% thời gian, ngoài ra bạn cũng có thể lịch sự từ chối làm.
- Cấp độ 4: Loại bỏ nó hoặc giao cho người khác làm.
5. Mẹo bỏ túi để áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả
Việc áp dụng ma trận thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn kiểm soát tốt quỹ thời gian của mình, làm việc hiệu quả và ngày càng thăng tiến trong công việc. Do đó để sử dụng tốt nhất có thể ma trận quản lý thời gian, bạn cần biết ngay những tips “đỉnh cao” sau đây:
- Khi bạn nghĩ ra điều gì đó để làm, hãy ghi lại ngay lập tức.
- Hãy tự hỏi bản thân điều đầu tiên bạn cần làm là gì
- Mỗi nhóm của ma trận thời gian chỉ nên có tối đa 8 công việc.
- Chỉ thêm nhiệm vụ mới sau khi công việc quan trọng nhất đã hoàn thành.
- Áp dụng cùng 1 ma trận quản lý thời gian cho cuộc sống cá nhân và công việc.
- Nên lập ma trận thời gian cho ngày sẽ tốt hơn là tuần hay tháng.
- Luôn cố gắng tập trung nhất có thể, tránh bị sao nhãng và bị tác động bởi những yếu tố bên ngoài.
- Sau một ngày làm việc, hãy lập danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau vào buổi tối như một cách để thư giãn đầu óc và tinh thần.
- Luôn biết mình cần gì và làm gì.
Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower được sáng tạo ra nhằm giúp chúng ta phân bổ thời gian hợp lý, hoàn thành các mục tiêu của mình một cách hiệu quả nhất. Theo đó khi áp dụng ma trận thời gian vào đời sống hằng ngày, bạn sẽ biết được việc nào mình cần ưu tiên thực hiện và việc nào nên từ chối.
Từ đó giúp bạn tập trung vào những thứ quan trọng với bản thân, đạt được những mục tiêu dài hạn và sống hạnh phúc hơn. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của Tanca về ma trận thời gian Eisenhower.
