Nếu không chuyển đổi số sớm muộn doanh nghiệp sẽ thất bại, đó là xu thế không thể đảo ngược. Hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp tại Việt Nam xem đây như một vấn đề sống còn, khảo sát của IDC năm 2018.

Thế nào là chuyển đổi số?

Theo Gartner, chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Chuyển đổi số sẽ giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn bằng cách cắt giảm được các chi phí, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và nhờ có những dữ liệu theo thời gian thực mà lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành nhanh chóng.

Vì sao cần chuyển đổi số?

Chúng ta đã nhận thấy sự thay đổi của công nghệ tạo ra các mô hình kinh doanh mới như Uber, Grab, AbnB, Agoda… các nền tảng này đang dần lấy miếng bánh của các mô hình kinh doanh truyền thống với tốc độ chóng mặt. Làm sao mà các doanh nghiệp công nghệ này làm được như vậy? Đó là việc sáng tạo, tận dụng những công nghệ mới nhất để chuyển đổi số trong lĩnh vực mà họ kinh doanh một cách nhanh chóng.

Vậy để một doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng, tạo ra lợi nhuận tốt hơn, tiết giảm được phần lớn chi phí quản lý thì chuyển đổi số là cách duy nhất để tạo ra sức cạnh tranh vượt bậc của doanh nghiệp. Đó là quá trình phát triển tất yếu, khoa học dữ liệu dựa trên các công nghệ mới sẽ thay thế những mô hình quản lý cũ.

Trước đây có những công việc có hàng ngàn người làm, công việc đó với công nghệ có thể chỉ có vài chục người làm. Có những công việc được lặp đi lặp lại nhiều lần như kế toán, tính toán công lương… thì máy tính đều có thể giải quyết được. Chuyển đổi số giúp giải phóng con người khỏi những công việc thường nhật và tạo ra những công việc có giá trị cao hơn.

Nghiên cứu từ năm 2017 của Microsoft cho thấy, chuyển đổi số tác động khoảng 6% vào GDP của châu Á - Thái Bình Dương vào năm 2019 và sẽ là 60% vào năm 2021. Tại Châu Âu vào năm 2025 sẽ là 36% và Mỹ là 25% (theo hãng nghiên cứu McKinsey)

Bắt đầu với chuyển đổi số thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam không biết bắt đầu từ đâu để thực hiện chuyển đổi số. Theo Ts Phương Trầm, Tư vấn trưởng chuyển đổi số của FPT thì có 3 bước để chuyển đổi số.

Đầu tiên ở phương diện lãnh đạo, người lãnh đạo cần có tư duy ứng dụng công nghệ và mong muốn công nghệ giúp chuyển đổi công ty mình như thế nào? Thứ 2 là sự sẵn sàng của toàn bộ tổ chức để cùng tham gia vào quá trình chuyển đối số.Thứ 3 là việc lựa chọn công nghệ để ứng dụng vào tổ chức.

Các cách thức để chuyển đổi số:

Thiết lập văn hoá chuyển đổi số: Tổ chức cần xác lập được mục tiêu, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty trong thời kỳ mới để giúp toàn bộ nhân viên hiểu được các mục tiêu này. Các mục tiêu này cần được triển khai cụ thể trong doanh nghiệp trên mốc năm, quý, tháng và cần có công cụ đo lường chính xác về việc đạt được mục tiêu. Bạn có thể tìm hiểu các công cụ quản trị như OKR để thiết lập và quản lý và đo lường các mục tiêu đưa ra.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Tất cả quá trình mà bạn tiếp cận đến khách hàng như tiếp thị, bán hàng, chăm sóc, hậu mãi… đều là các khâu của quá trình trải nghiệm khách hàng. Hành trình khách hàng của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nhưng tựu trung có 7 bước.

Biết: Khách hàng biết doanh nghiệp bạn qua kênh tiếp thị.
Thích: Khách hàng bắt đầu thích thương hiệu của doanh nghiệp bạn.
Thử: Khách hàng sẽ thử sử dụng dịch vụ, sản phẩm bằng 1 cách nào đó.
Tin: Họ sẽ tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ khi có trải nghiệm tốt.
Mua: Khách hàng xúc tiến mua sản phẩm, dịch vụ.
Mua nhiều hơn: Khách hàng mua nhiều hơn hoặc tiếp tục trả tiền cho sản phẩm đã mua.
Giới thiệu: Khách hàng sẽ giới thiệu cho khách hàng khác.

Điều quan trọng ở mỗi khâu này bạn cần đo lường chính xác bằng các công cụ số để thiết lập giá trị ngày càng cao tại từng khâu.

Cải tiến từng giai đoạn: Sau khi bạn đã có thể đo lường ở mỗi giai đoạn trải nghiệm khách hàng rồi thì bước tiếp theo là cải tiến các chỉ số này. Ví dụ bạn nhận thấy quá trình tiếp thị đến khi mua hàng là quá lâu (Sale Cycle). Bạn cần đưa ra các hành động để cải thiện thời gian này, ví dụ như điều chỉnh chính sách bán hàng, điều chỉnh hệ thống website, áp dụng công nghệ tiếp thị mới... Tuy nhiên tất cả các điều chỉnh để cải thiện chỉ số này đều cần được đo lường bằng công nghệ một cách chi tiết và chính xác để đảm bảo các quyết định điều chỉnh đạt hay thất bại.
Quyết liệt trong Áp dụng công nghệ: Ngày nay công nghệ thay đổi nhanh chóng, các công nghệ mới ra đời có thể chỉ vài tháng. Tuy nhiên bạn có thể tìm kiếm và lựa chọn nhiều công nghệ vì ngày nay các công nghệ được áp dụng trên toàn cầu và có rất nhiều công cụ cho bạn lựa chọn. Các phần mềm từ mô hình gia công hay đóng gói đã chuyển sang mô hình phần mềm cho thuê (SAAS). Phần mềm cho thuê giúp bạn có thể thử nghiệm quá trình chuyển đổi số nhanh chóng với chi phí rất phù hợp và bạn có thể sử dụng theo thời gian và mức độ mong muốn. Đối với các quy trình phức tạp bạn có thể tìm cách tự phát triển. Việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thử nghiệm, đo lượng và tìm kiếm giải pháp phù hợp là khả dĩ với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tại Mỹ, một doanh nghiệp trung bình sử dụng 18 phần mềm để điều hành công việc của họ.
Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu quá quá trình bắt buộc và mang tính sống còn của chuyển đổi số. Các công ty lớn trên toàn cầu đã chi hàng tỉ USD để quản lý và phân tích dữ liệu nội bộ.. Sau quá trình ứng dụng các công nghệ vào các giai đoạn trong hoạt động kinh doanh, bạn cần phân tích tổng thể các dữ liệu này. Ví dụ trong hoạt động tiếp thị bạn có thể sử dụng Google Analytics, Similarweb, Alexa… để phân tích các dữ liệu trong hoạt động tiếp thị. Ví dụ như bạn muốn biết bao nhiêu người tìm kiếm sản phẩm của bạn, vì sao những người tìm kiếm này mua hàng ít hơn những người được tiếp thị… Chính các dữ liệu được lưu trữ sẽ được sử dụng để phân tích chi tiết. Khi các dữ liệu này được tập hợp người ta gọi đó là Data Warehouse. Data Warehouse trở thành tài sản vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và giúp họ nắm được thông tin vận hành của doanh nghiệp theo thời gian thực để đưa ra các quyết định nhanh nhất.

Những điều nên lưu ý khi chuyển đổi số

Số hoá không đồng nghĩa với chuyển đổi số: Số hoá là việc chuyển đổi các giá trị thực sang dạng số, ví dụ như chúng ta số hoá toàn bộ giấy tờ trong doanh nghiệp và quản lý bằng các file, dữ liệu. Tuy nhiên số hoá là bước đầu tiên và đơn giản nhất, dữ liệu sau khi được số hoá cần phải dùng các công nghệ như AI, Big Data, Blockchain… để sử dụng phân tích. Ví dụ như tiến tới quá trình Văn phòng không dùng giấy tờ không chỉ là quá trình số hoá toàn bộ các đơn từ, tài liệu… mà còn tạo ra một hệ thống, quy trình phê duyệt nội bộ. Từ đó phân tích các dữ liệu trong hệ thống sổ sách, quy trình này để ra các báo cáo ngay lập tức.

Tuy nhiên không phải mọi vấn đề của doanh nghiệp phải được số hoá. Khi việc thay đổi của công nghệ trở nên nhanh chóng, môi trường cạnh tranh phức tạp cũng như sự thay đổi nhu cầu người dùng, lựa chọn các bộ phận cần áp dụng công nghệ cần sự chu đáo và tỉnh táo.

Đừng bỏ qua những sáng kiến nhỏ: chuyển đổi số mang lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp nhưng hành động có thể bắt nguồn từ sáng kiến chuyển đổi số nhỏ, có thể thực hiện và hoàn thành trong 3 đến 6 tháng, dựa trên đánh giá tổng thể các đơn vị, các chức năng của công ty, đứng từ đòi hỏi, yêu cầu của khách hàng và áp dụng những công nghệ nhanh nhất. Nếu nghĩ chuyển đổi số như một công cụ, doanh nghiệp có thể nghĩ lớn nhưng bắt đầu làm từ nhỏ như làm thế nào để ứng dụng công nghệ vào các hoạt động nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất...
Chuyển đổi số không chỉ là công việc của IT: Có rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp ngại công nghệ hoặc giao toàn bộ triển khai công nghệ cho bộ phận IT, điều này sẽ khiến cho việc chuyển đổi số thất bại. IT là bộ phận tư vấn cho ban lãnh đạo về công nghệ tối ưu để sử dụng. Người lãnh đạo là người tiên phong ứng dụng công nghệ quản lý cho chính mình và từ đó lan tỏa tinh thần đó xuống đội ngũ bên dưới. Chuyển đổi số có thể gặp nhiều khó khăn nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đảm bảo sự đồng thuận từ các nhân viên và quản lý cấp cao. Doanh nghiệp cần xác định các nhân tố kỹ thuật số hàng đầu trong doanh nghiệp và sớm đưa họ vào quy trình chuyển đổi. Họ nên tận dụng những nhân tố này làm chất xúc tác cho văn hóa thay đổi bằng cách khuyến khích hợp tác, chia sẻ các câu chuyện thành công và chấp nhận những rủi ro được tính toán trước.
Chuyển đổi số không phải là cuộc đua nước rút: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải liên tục đánh giá mức độ phát triển và ưu tiên các sáng kiến chủ chốt để thu hẹp khoảng cách. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một chiến lược và lộ trình chuyển đổi số rõ ràng. Doanh nghiệp cần sử dụng chúng như một "kim chỉ nam" để đưa ra các quyết định đầu tư công nghệ chiến lược, những khoản đầu tư giúp họ giải quyết các thách thức chính và tận dụng các cơ hội tăng trưởng. Chuyển đổi số tức là doanh nghiệp cần phải hiểu về cách công nghệ tác động đến mối quan hệ giữa thương hiệu và người dùng, sau đó phát triển các khả năng để áp dụng công nghệ nhằm đáp ứng những cơ hội đó. Thương hiệu, người dùng là những yếu tố sẽ không ngừng phát triển song hành với sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy chuyển đổi số cũng là một quá trình phát triển không ngừng.

Xem thêm: Thuê dọn dẹp nhà theo giờ hiện đại