Cái Lò Nướng x Tanca

Người thực hiện: Trần Thị Mai Linh - HR & Operations Manager
Thương hiệu Bánh kem & Bánh ngọt cao cấp Cái Lò Nướng • Tháng 2, 2025 • 6 phút đọc

Tổng Quan Tiệm Bánh

• Ngành: F&B - Bánh kem & Bánh ngọt cao cấp

• Quy mô: 7 chi nhánh tại TP.HCM (Q1, Q7, Q9, Gò Vấp, Phú Nhận, Tân Bình)

• Nhân viên: 80-120 nhân viên xoay ca

• Dùng Tanca từ: 2024 (Đã dùng 11 tháng)

Tính Năng Sử Dụng

• ✓ Chấm công GPS & Wifi

• ✓ Quản lý ca xoay linh hoạt

• ✓ Đơn từ & Phê duyệt di động

• ✓ Tính lương tự động

Tình Huống

Cái Lò Nướng – tiệm bánh kem và bánh ngọt cao cấp nổi tiếng tại TP.HCM, thành lập năm 2019 – hiện đang vận hành 7 chi nhánh lớn trải dài từ Quận 1, Quận 7, Quận 9, Gò Vấp, Phú Nhuận đến Tân Bình. Hệ thống cửa hàng mở cửa liên tục 7 ngày trong tuần từ 8 giờ sáng đến 10 giờ tối. Với đặc thù của ngành F&B cao cấp, nhân viên phải làm việc theo ca xoay liên tục và lượng đơn đặt bánh thường tăng đột biến gấp nhiều lần vào cuối tuần và các dịp lễ lớn, khiến việc quản lý nhân sự trở thành một bài toán đầy áp lực.

"Mỗi dịp cuối tuần, lượng đơn hàng của chúng tôi có thể tăng gấp 3-4 lần so với ngày thường. Điều này đồng nghĩa với việc nhân sự phải được điều phối linh hoạt từng ngày, từng giờ. Tuy nhiên, hệ thống máy chấm công cũ không hề cho tôi biết ai đang làm việc ở đâu, ai đến trễ hay vắng mặt đột xuất... cho đến khi quản lý chi nhánh gọi điện báo," - Chị Mai Linh chia sẻ

Thêm vào đó, lương của nhân viên Cái Lò Nướng bao gồm rất nhiều loại phụ cấp chuyên biệt: phụ cấp tăng ca dịp lễ, phụ cấp đứng ca gãy, phụ cấp trách nhiệm theo doanh thu chi nhánh. Việc tính toán thủ công trên Excel hàng tháng luôn đối mặt với rủi ro sai sót cao.

Vấn Đề Trước Khi Chuyển Đổi Số

• Quản lý vận hành bị động: Quản lý vùng và HR không thể nắm bắt tình hình quân số real-time tại 7 chi nhánh vào đầu ca, dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự xử lý đơn hàng lúc cao điểm.

• Lịch ca chồng chéo: Việc xếp ca xoay, ca gãy cho hàng trăm nhân viên bằng Excel tốn quá nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn.

• Sai sót phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp gãy ca, tăng ca cuối tuần tính tay phức tạp, trung bình gây ra từ 4-6 khiếu nại phiếu lương mỗi tháng.

• Quy trình đơn từ lạc hậu: Xin đổi ca, xin nghỉ phép thực hiện qua tin nhắn Zalo hoặc giấy tờ viết tay dễ bị trôi tin và thất lạc.

Giải Pháp Số Hóa Vận Hành Từ Tanca

Để giải quyết bài toán vận hành tốc độ cao của chuỗi F&B, Cái Lò Nướng đã ứng dụng giải pháp di động hóa toàn diện của Tanca, đưa toàn bộ quy trình chấm công và xếp lịch ca lên đám mây.

Lộ trình triển khai tinh gọn trong 2 tuần:

Sự Thay Đổi Của Quy Trình Bảng Lương & Điều Phối

Tanca không chỉ giúp giảm tải cho bộ phận HR mà còn trực tiếp thay đổi thói quen quản lý vận hành theo hướng chủ động.

"Trước đây tôi phải gọi điện cho quản lý chi nhánh để biết hôm nay có ai vắng không, có cần điều nhân sự không. Bây giờ tôi mở điện thoại lúc 7 giờ sáng, nhìn vào dashboard là biết ngay 7 chi nhánh đang như thế nào, ai đã check in, chi nhánh nào đang thiếu người. Tôi điều phối được trước khi vấn đề xảy ra, không phải sau." - Chị Mai Linh đúc kết

Kết Quả Sau 11 Tháng Vận Hành

3 giờ

Thời gian chốt công & tính lương toàn chuỗi

Trước đây: 4-5 ngày

Zero

Khiếu nại về phụ cấp và bảng lương

Trước đây: 4-6 ca/tháng

7:00 AM

Nắm bắt quân số toàn bộ 7 chi nhánh qua Dashboard

Trước đây: Gọi điện từng nơi

100%

Nhân viên trẻ (18-22 tuổi) yêu thích và chủ động tự quản lý ca

Trước đây: Dùng giấy và nhắn tin

"Nhân viên bán hàng của tôi – phần lớn là các bạn 18-22 tuổi – thích Tanca hơn hệ thống cũ rất nhiều. Các bạn tự chủ hơn, xem phiếu lương trên điện thoại, gửi đơn từ bất cứ lúc nào. Đó là trải nghiệm họ kỳ vọng từ một công ty hiện đại."

Định Hướng Tương Lai

Cái Lò Nướng đang lên kế hoạch mở rộng thêm 2-3 chi nhánh mới tại các khu vực trọng điểm của thành phố trong năm tới. Toàn bộ cấu hình quản trị nhân sự trên Tanca sẽ được nhân bản và sẵn sàng kích hoạt từ ngày đầu tiên chi nhánh mới đi vào hoạt động. Bước đi công nghệ tiếp theo là tích hợp trực tiếp dữ liệu doanh thu từ hệ thống POS vào công thức tính thưởng trên Tanca, tiến tới mục tiêu số hóa 100% mọi quy trình HR từ onboarding đến phiếu lương.

Hệ thống quản trị nhân sự Tanca
Địa chỉ: 259 Lê Quang Định, P.7, Q. Bình Thạnh, TP.HCM
Liên hệ: support@tanca.io | ĐT: 0899.1999.54