DANATUG x Tanca
Case Study 2025
Người thực hiện: Trần Thị Bích Ngân — Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
Công ty: Công ty Cổ phần Tàu Lai Cảng Đà Nẵng (DANATUG)
Thời gian xuất bản: Tháng 2, 2025 | Thời gian đọc: 7 phút
Ngành nghề: Dịch vụ hàng hải — Lai dắt tàu, Cứu hộ, Đại lý tàu biển
Trụ sở: 02 Đường 3/2, Thuận Phước, Hải Châu, Đà Nẵng
Quy mô nhân sự: 80-150 sĩ quan, thuyền viên & nhân viên văn phòng
Thời gian sử dụng Tanca: Từ năm 2024 (Đã vận hành 10 tháng)
Tính năng sử dụng: Chấm công GPS, Yêu cầu & Phê duyệt, Quản lý nhân sự, Tính lương tự động
Tình Huống
Công ty Cổ phần Tàu Lai Cảng Đà Nẵng (DANATUG), hoạt động từ năm 1975 với đội tàu 10 chiếc có tổng công suất lên tới 13.030 HP, là đơn vị chính phụ trách lai dắt tàu vào/ra cảng Tiên Sa – một trong những cảng biển lớn nhất miền Trung. Với phạm vi hoạt động trải dài từ Bắc đến Nam dọc bờ biển Việt Nam và luôn trong trạng thái sẵn sàng cứu hộ 24/7, DANATUG vận hành đội ngũ sĩ quan, thuyền viên và nhân viên kỹ thuật theo lịch trực biển đặc thù, hoàn toàn khác biệt so với giờ hành chính thông thường.
"Thuyền viên của chúng tôi không làm ca 8 tiếng. Họ có thể trực 12 tiếng trên tàu, rồi nghỉ bù, rồi trực tiếp theo tín hiệu tàu vào cảng – lịch trình hoàn toàn do điều độ cảng quyết định. Kể cả ca cứu hộ đêm và ca bão cũng phát sinh bất ngờ. Nếu quản lý nhân sự một cách cứng nhắc, doanh nghiệp không thể vận hành được." Chị Trần Thị Bích Ngân — Trưởng phòng HCNS
Vấn Đề Của Ngành Hàng Hải: Lịch Trực Phức Tạp & Rủi Ro Pháp Lý Từ Chứng Chỉ
Trước khi áp dụng giải pháp công nghệ, DANATUG đối mặt với nhiều bất cập lớn mang tính đặc thù ngành:
Lịch trực biển biến động liên tục: Việc ghi nhận ngày công, giờ công và các loại phụ cấp đi biển (phụ cấp trực đêm, phụ cấp cứu hộ, phụ cấp theo công suất tàu) phụ thuộc hoàn toàn vào nhật ký giấy viết tay của các thuyền trưởng, dẫn đến sai lệch và chậm trễ thông tin.
Quá tải thủ công và khiếu nại lương: Phòng HCNS phải mất từ 5-6 ngày mỗi tháng chỉ để tổng hợp, đối chiếu sổ sách giấy và giải quyết từ 7-9 khiếu nại lương từ thuyền viên mỗi kỳ do tính toán nhầm lẫn phụ cấp đặc thù.
Rủi Ro Quản Lý Chứng Chỉ Chuyên Môn: Đặc thù hàng hải yêu cầu mỗi sĩ quan, thuyền viên phải sở hữu hàng loạt chứng chỉ quốc tế bắt buộc (chứng chỉ an toàn, chứng chỉ chuyên môn định biên). Việc quản lý bằng file Excel thủ công dẫn đến tình trạng bỏ sót hạn gia hạn, gây nguy cơ bị phạt hành chính hoặc đình chỉ tàu hoạt động khi cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất.
Giải Pháp Từ Tanca
DANATUG đã phối hợp cùng Tanca để triển khai mô hình quản trị số hóa linh hoạt, tập trung vào hai cốt lõi: Số hóa cấu thức tính lương phụ cấp đi biển và Thiết lập hệ thống cảnh báo tự động.
Chấm công định vị GPS linh hoạt: Cho phép thuyền viên xác nhận ca trực real-time ngay tại boong tàu hoặc vị trí neo đậu thông qua ứng dụng di động, tự động phân loại chính xác ca thường, ca cứu hộ đêm hoặc ca ứng trực bão.
Hệ thống quản lý chứng chỉ chuyên môn thông minh: Số hóa toàn bộ hồ sơ chứng chỉ của đội ngũ. Hệ thống tự động kích hoạt thông báo nhắc nhở trước 60 ngày hết hạn đến cả thuyền viên và phòng HR để kịp thời đào tạo, gia hạn.
Tự động hóa bảng lương đa công thức: Tích hợp dữ liệu ngày công trực tiếp với hệ thống tính lương tự động, xử lý trơn tru các biến số phụ cấp phức tạp theo từng cung đường và loại tàu lai dắt.
Hiệu Quả Thay Đổi (Trước & Sau Triển Khai)
Tiêu chí đối chiếu | Trước khi dùng Tanca | Sau 10 tháng dùng Tanca |
|---|---|---|
Thời gian xử lý & chốt bảng lương | Tốn từ 5 - 6 ngày mỗi tháng | Rút ngắn xuống chỉ còn 4 giờ làm việc |
Tần suất khiếu nại bảng lương | Trung bình 7 - 9 ca khiếu nại/tháng | 0 ca khiếu nại (Đạt minh bạch tuyệt đối) |
Cơ chế quản lý chứng chỉ hàng hải | Ghi chép tay trên Excel, dễ bỏ sót | Cảnh báo tự động trước 60 ngày trước khi hết hạn |
Ghi nhận ca đặc thù (Cứu hộ, ca bão) | Hồi tưởng ghi tay, không có dữ liệu đối chứng | Xác minh tọa độ GPS, ghi nhận real-time chuẩn xác |
"Trong ngành hàng hải, một chứng chỉ hết hạn không đơn thuần là vấn đề của phòng HR – đó là một rủi ro pháp lý và rủi ro an toàn cực kỳ nghiêm trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp. Tanca đã giúp chúng tôi phát hiện và cảnh báo kịp thời để gia hạn thành công 3 chứng chỉ quan trọng ngay trong tháng đầu tiên áp dụng. Con số tuy nhỏ nhưng ý nghĩa sống còn thì vô cùng lớn." Chị Trần Thị Bích Ngân
Kết Quả Sau 10 Tháng Vận Hành
Xử Lý Lương Tốc Độ
Thời gian làm công và lương chuyến rút ngắn từ 5-6 ngày xuống còn 4 giờ nhờ cơ chế đồng bộ công thức tự động.
An Toàn Pháp Lý
Loại bỏ hoàn toàn rủi ro quá hạn chứng chỉ định biên nhờ tính năng nhắc lịch tự động trước 60 ngày.
Minh Bạch Tuyệt Đối
Đạt chỉ số 0 khiếu nại về lương thưởng suốt 10 tháng vận hành liên tục, nâng cao tinh thần gắn kết của thuyền viên.
Số Hóa Linh Hoạt
Hệ thống linh hoạt cấu hình theo đúng đặc thù trực ca hàng hải phức tạp mà không cần can thiệp tùy biến mã nguồn.
Lời Nhắn Gửi Đến HR Ngành Hàng Hải
"Ngành hàng hải mang tính chất rất đặc thù: thuyền viên làm việc theo lệnh điều độ, lịch trình không cố định, các khoản phụ cấp đi biển vô cùng phức tạp. Nếu bạn vẫn đang cố gắng quản lý nhân sự đội tàu bằng Excel và nhật ký tay, bạn đang tự tạo ra những rủi ro pháp lý và an toàn rất lớn mà bản thân không thể kiểm soát hết. Tanca có thể không phải là một hệ thống thiết kế riêng biệt duy nhất cho hàng hải – nhưng nó sở hữu độ linh hoạt tuyệt vời để cấu hình hoàn hảo theo đặc thù của chúng tôi. Và đó chính xác là những gì doanh nghiệp cần."
Kế Hoạch Tiếp Theo
DANATUG đang tích cực chuẩn bị nguồn lực và đội tàu để sẵn sàng đón đầu giai đoạn siêu cảng Liên Chiểu đi vào hoạt động chính thức. Doanh nghiệp sẽ nhân bản toàn bộ cấu hình Tanca hiện tại để áp dụng ngay cho đội ngũ thuyền viên mới. Bước tiếp theo, công ty dự kiến sẽ tích hợp sâu lịch điều độ tàu trực tiếp từ hệ thống điều hành của cảng vào Tanca để tự động ghi nhận ca làm việc mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào từ con người.
Case Study được thực hiện độc quyền bởi DANATUG & Tanca. Bảo lưu mọi quyền.
Hệ thống Quản trị Nhân sự trực tuyến Tanca — Đơn giản hóa quy trình nhân sự cho mọi ngành đặc thù.
