Ngày cập nhật 2024-07-23 14:30:42

Quy trình kinh doanh là gì? Tầm quan trọng và cách lập sơ đồ

Quy trình kinh doanh là gì? Chu trình kinh doanh - phương pháp  giúp nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời vạch ra một mô hình làm việc cụ thể để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu tốt nhất.. Cùng Tanca tìm hiểu về chu trình kinh doanh và cách tạo ra một chu trình kinh doanh tối ưu nhất trong bài viết này trong bài viết này!

Quy trình kinh doanh

Quy trình

Quy trình kinh doanh là gì?

Một quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước có mối liên hệ với nhau, được giao cho các bộ phận liên quan thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi bộ phận sẽ chuyên trách nhiệm vụ để đạt được mục tiêu tốt nhất.

Xem thêm:

Ví dụ về quy trình kinh doanh

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về quy trình kinh doanh của một công ty phần mềm dự định ra mắt một ứng dụng mới.

  • Nghiên cứu thị trường.
  • Sau khi nghiên cứu, công ty sẽ tìm ra nguồn lực hiệu quả nhất để phát triển ứng dụng theo nhu cầu thị trường.
  • Tiến hành một nghiên cứu thị trường khác để xác nhận giả thuyết về sự phù hợp của sản phẩm.
  • Các chuyên gia đổi mới và khách hàng sớm sẽ đánh giá ứng dụng. Từ đó hãng sẽ có những điều chỉnh để ứng dụng phù hợp hơn.
  • Sau khi sửa đổi, công ty sẽ lên kế hoạch tiếp thị sản phẩm rộng rãi để quảng bá ứng dụng của mình.
  • Phiên bản beta của ứng dụng sẽ được tung ra để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác.
  • Ứng dụng được phát hành trên App Store hoặc Google Play.

Các yếu tố cần thiết của quy trình kinh doanh

Có bốn yếu tố thiết yếu tạo nên một quy trình kinh doanh lý tưởng:

  • Hữu hạn: Một quy trình kinh doanh hiệu quả phải có sự khởi đầu và kết thúc rõ ràng. Ngoài ra, nó còn bao gồm một vài bước hữu hạn.
  • Lặp lại: Một quy trình kinh doanh hiệu quả có thể được thực hiện với số lần lặp không xác định.
  • Tạo ra giá trị: Mục tiêu cuối cùng là biến việc tạo ra giá trị thành những nhiệm vụ nhỏ, có thể thực hiện được và không có bất kỳ bước nào trong quy trình chỉ vì mục đích đó. Dễ hiểu hơn là nếu có một bước trong quy trình không tạo thêm giá trị thì nghĩa là nó không tồn tại.
  • Tính linh hoạt: Bản chất của yếu tố này là linh hoạt để thay đổi và không cứng nhắc. Trong trường hợp xác định được bất kỳ phạm vi cải tiến nào thì quá trình này phải chấp nhận thay đổi mà không gây phương hại đến các bên liên quan.

Tầm quan trọng của quy trình kinh doanh

Lập bản đồ quy trình nghiệp vụ là việc phân tích, ghi lại để mô tả và trực quan hóa các bước trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện trong một tổ chức. Lãnh đạo có thể sử dụng bản đồ quy trình để phân tích, giúp mọi người hiểu rõ công việc của mình và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh khác.

Vì vậy, việc lập bản đồ quy trình nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt:

  • Giúp nhà quản trị và nhân viên hiểu rõ quy trình kinh doanh: Bằng cách trình bày các ý chính một cách ngắn gọn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội tối ưu hóa hoạt động của mình.
  • Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ: Từ thông tin từ sơ đồ nghiệp vụ, nhà quản lý sẽ dễ dàng nhìn ra những điểm yếu còn tồn tại. Giải quyết triệt để những khó khăn này sẽ giúp tăng năng suất, phát huy khả năng cạnh tranh trên thị trường.
  • Giảm rủi ro và tăng chất lượng: Lập bản đồ quy trình kinh doanh giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quy trình kinh doanh. Nó cũng giúp nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Truyền tải thông tin rõ ràng: Được xây dựng theo mô hình, đây được coi là công cụ truyền tải thông tin nhanh chóng, hiệu quả giữa các phòng ban và toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Dễ quản lý: Khi thông tin được trình bày rõ ràng, người lãnh đạo có thể nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ của từng khâu trong từng bộ phận trên sơ đồ kinh doanh và kiểm soát chặt chẽ hơn.

Các loại quy trình kinh doanh

Các loại quy trình

Chu kỳ kinh doanh được thiết kế dựa trên loại hình doanh nghiệp lựa chọn sản xuất trên thị trường. Đối với các công ty hoạt động trong ngành dịch vụ, chu trình bán hàng sẽ được chia thành 3 quy trình: hoạt động phân phối, giới thiệu sản phẩm và quy trình bán hàng. Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ thường dựa trên vai trò của từng doanh nghiệp và được chia thành 6 loại chính:

  • Nhân sự: Tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, giới thiệu nhân viên, kỷ luật.
  • Tài chính: Lập báo cáo ngân sách, lập kế hoạch thu chi.
  • Hoạt động quản lý: Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận trong công ty.
  • Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bán hàng, phát triển kế hoạch phát triển thị trường mới.
  • Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề, xử lý sự cố.
  • Sản xuất và vận hành: Quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
  • Lập sơ đồ quy trình kinh doanh.

Lập bản đồ quy trình kinh doanh là việc phân tích và ghi lại một quy trình được thực hiện trong một tổ chức. Kết quả là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này cho phép các nhà lãnh đạo và quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người hiểu rõ vị trí và công việc của mình trong dự án nhằm đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất.

Tại sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

xây dựng sơ đồ

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giúp đảm bảo thực hiện nhiệm vụ trong nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng bản đồ quy trình này để duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và truyền đạt về các quy trình tại công ty.

Cách lập quy trình kinh doanh cho các hoạt đồng của công ty/ doanh nghiệp

Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Bạn có thể sử dụng các tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau để xác định ý nghĩa của các ký hiệu được sử dụng trong sơ đồ. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các hình dạng phổ biến để mọi người có thể hiểu được. Dưới đây là những hình dạng phổ biến nhất được sử dụng:

  • Hình chữ nhật: Được sử dụng để thể hiện một bước, nhiệm vụ hoặc hoạt động trong quy trình được thực hiện bởi một cá nhân cụ thể.
  • Kim cương: Dùng để thể hiện một quyết định.
  • Mũi tên: Dùng để nối các bước.
  • Pill: Điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quá trình.

Cách thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế sơ đồ quy trình, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước khi tạo báo cáo cuối cùng để trình bày với nhóm hoặc khách hàng của mình, bạn nên cân nhắc những gì bạn muốn nói. Thông tin bạn cần xem xét:

  • Nhiệm vụ của mỗi nhân viên trong quá trình này.
  • Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình kinh doanh của công ty cho nhân viên mới.
  • Thời gian của từng phần của quá trình.
  • Những điểm chính trong quy trình kinh doanh.
  • Những việc cần làm để giúp đỡ nhân viên mới hoàn thành công việc.

Lưu đồ là lựa chọn linh hoạt và thuận tiện nhất trong trường hợp này. Bạn có thể dễ dàng thêm thông tin bổ sung, chẳng hạn như ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ có thể kéo dài bao lâu.

Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

Một sơ đồ quy trình có quá nhiều bước sẽ trở nên lộn xộn và khó theo dõi. Bạn có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng cách:

  • Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và căn chỉnh với nhau.
  • Sử dụng các đầu nối bắt đầu và kết thúc tại cùng một vị trí cho mỗi bước.
  • Các khoảng trống là nhất quán.
  • Liên tục điều chỉnh các luồng quyết định.
  • Giảm số lượng nhánh trong kết nối.

Sử dụng màu sắc và biểu tượng để nhấn mạnh thông tin chính

Việc sử dụng màu sắc và hình ảnh đặc biệt quan trọng đối với một sơ đồ cần được hiểu nhanh chóng. Bạn nên sử dụng màu sắc tương phản cho các ý tưởng đối lập và thêm các biểu tượng để thu hút sự chú ý hơn đến các bước chính và giúp thiết kế trở nên hấp dẫn hơn.

Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Bạn có thể sử dụng các phần tử như đường viền và hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của các phần khác nhau trong một quy trình. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng thêm các mốc thời gian để tăng tính hữu ích của sơ đồ và tránh những rắc rối khi chia sẻ tài liệu cá nhân.

Sử dụng nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu các ký hiệu trong quy trình kinh doanh của công ty bạn khó hiểu, bạn nên thêm nhãn hoặc chú thích. Điều này sẽ giúp sơ đồ của công ty dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều.

Sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại

Công ty thương mại là tổ chức trung gian trong kênh phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm chi phí và thời gian mua sắm của khách hàng. Quy trình kinh doanh của một công ty thương mại là quá trình công ty đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng với mục đích tạo ra lợi nhuận.

Bước 1: Chuẩn bị

Công ty cần có sự chuẩn bị tốt nhất để công việc tiếp theo diễn ra suôn sẻ. Để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

  • Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì bước này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
  • Thông tin về sản phẩm và dịch vụ.
  • Lập kế hoạch bán hàng cụ thể và chi tiết để xác định khách hàng tiềm năng
  • Giấy tờ giới thiệu sản phẩm, báo giá cụ thể cho khách hàng,...

Bước 2: Tìm kiếm đối tượng khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh truyền thông, tìm kiếm mọi lúc, mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất.

Bước 3: Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

Công ty sẽ bắt đầu lập kế hoạch tiếp cận những khách hàng tiềm năng đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi mới giới thiệu sản phẩm tới họ.

Bước 4: Giới thiệu thông tin chi tiết về dịch vụ, sản phẩm

Bước tiếp theo sau khi tiếp cận là cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm cho khách hàng. Bạn phải tập trung nhiều hơn vào lợi ích và dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, điều này sẽ tạo được niềm tin cao với khách hàng.

Bước 5: Thông báo giá và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ

Nếu bạn đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo trích dẫn họ vào đúng thời điểm. Tập trung vào những gì bạn đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về phản hồi tích cực của khách hàng về ưu đãi.

Bước 6: Tiến hành chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình kinh doanh là kết thúc bán hàng vì đây là quy trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Khách hàng hầu như có sự hiểu biết rõ ràng về sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy, điều cần làm là nhấn mạnh đến lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ đưa ra quyết định mua hàng từ công ty.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng thành công

Đây là bước không thể thiếu trong quá trình bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không.

Các mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh phổ biến

quản lý quy trình

Ngày nay, việc xây dựng sơ đồ quản lý quy trình nghiệp vụ là một thách thức rất lớn đối với các nhà quản lý, cho dù họ là người quản lý của một công ty lớn hay một nhóm nhỏ. Dưới đây là các mẫu sơ đồ quản lý quy trình phổ biến mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.

Sơ đồ quy trình quản lý nhân lực

Sơ đồ này là không thể thiếu trong quản lý nguồn nhân lực. Sơ đồ quy trình có thể giúp người quản lý nhân sự thực hiện các nhiệm vụ sau:

  • Truyền đạt các chính sách và thủ tục của công ty trong toàn tổ chức.
  • Nhân viên tham gia nhanh chóng và hiệu quả.
  • Đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra công bằng và nhất quán.
  • Tăng cường học tập để đào tạo nhân viên và phát triển các kỹ năng bổ sung.

Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Bản đồ quy trình được các nhà quản lý sử dụng để giúp các công ty đạt được các mục tiêu dài hạn và giúp nhân viên đi đúng hướng trong công việc. Nhà quản lý sẽ dễ dàng so sánh các bước đã thực hiện với các bước trong kế hoạch ban đầu để đưa ra giải pháp kịp thời cho những năm tiếp theo.

Sơ đồ duy trì làm việc

Sơ đồ này giúp nhân viên biết cách hỗ trợ khách hàng tốt nhất và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Ngoài ra, người quản lý còn có thể theo dõi các mốc quan trọng giúp dự án được bàn giao đúng thời hạn.

Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Sơ đồ quy trình làm việc sẽ giúp nhân viên biết cách hỗ trợ khách hàng tốt nhất và đảm bảo các vấn đề được giải quyết một cách hiệu quả. Sơ đồ cũng giúp người quản lý theo dõi các cột mốc quan trọng để đảm bảo dự án được bàn giao đúng thời hạn.

Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của công ty

Để làm cho quy trình kinh doanh của bạn hiệu quả hơn, bạn có thể cải thiện quy trình bằng cách thực hiện theo các bước sau:

Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định các hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm: Tiếp thị, đặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng... Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng:

  • Bạn sẽ có câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này, giúp các thành viên tin tưởng hơn vào kết luận cuối cùng của mình.
  • Liệt kê các hoạt động góp phần tăng thêm giá trị cho công ty, sau đó sắp xếp chúng thành một sơ đồ quy trình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn.

Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Hãy liệt kê những yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng rồi viết những yếu tố này bên cạnh những hoạt động bạn đã xác định. Tiếp theo, hãy viết ra những việc cần làm hoặc thay đổi để mang lại giá trị lớn hơn cho những yếu tố này.

Bạn có thể đặt mục tiêu cải thiện Quy trình kinh doanh của mình thông qua phương pháp OKRs. Với những mục tiêu đầy cảm hứng, Kết quả then chốt rõ ràng và cụ thể sẽ cho bạn định hướng tốt nhất về cách cải thiện quy trình kinh doanh của mình.

Như vậy, Tanca đã cùng bạn khám phá về quy trình kinh doanh và lợi ích mà nó mang đến cho doanh nghiệp. Từ việc tạo ra mô hình làm việc rõ ràng, quy củ, cho đến việc nâng cao hiệu quả công việc. Lập chu trình kinh doanh - điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp hiện nay hiện đại ngày nay.

Lê Thị Thuỳ Vi
Bài viết mới
Bài viết liên quan