PA là gì? Ngành PA có phù hợp với những người trẻ và có triển vọng phát triển không? Nhiệm vụ của một Personal Assistant chuyên nghiệp gồm những gì? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được Tanca giải đáp trong bài viết dưới đây. Đọc ngay nhé.

PA là gì?

PA là viết tắt của "Personal Assistant". Có thể hiểu, Personal Assistant là “người hỗ trợ cá nhân”. Trong lĩnh vực kinh tế - tài chính, PA có nghĩa là thư ký, trợ lý riêng - người hỗ trợ công việc cho sếp.

Pa là nghề gì? Trợ lý cá nhân (PA) là một trợ lý cá nhân chỉ hỗ trợ một chủ thể cụ thể, chủ yếu trong các công việc hành chính, thủ tục lưu trữ và sắp xếp mọi thứ theo yêu cầu. Trong đó các đối tượng thường là: tổ chức thương mại, chủ tịch công ty, trưởng phòng, giám đốc, tổ chức phi lợi nhuận,...

PA thường do chính các nhà lãnh đạo cấp cao tuyển dụng và chỉ làm việc với họ. Là một PA, bạn sẽ phối hợp chặt chẽ với nhân viên để hỗ trợ lập kế hoạch, xử lý các công việc trong khả năng và quyền hạn của mình, hỗ trợ hành chính.

Xem thêm: Mô tả công việc kế toán bán hàng

Nhiệm vụ của PA là gì?

Công việc của trợ lý cá nhân là chỉ hỗ trợ một người, bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như sắp xếp công việc cho sếp/quản lý; hành chính hoặc giấy tờ,...

Nhiệm vụ Pa Marketing là gì? Dưới đây là một ví dụ thực tế về một trợ lý cá nhân cho giám đốc tiếp thị. Nhiệm vụ của PA bao gồm:

Quản lý và cập nhật lịch làm việc theo giờ của bạn.
Lên lịch làm việc hợp lý, luôn sẵn sàng khi bạn cần hỗ trợ trong ngày.
Quản lý, lưu trữ, phân loại, luân chuyển và ký các văn bản, đóng dấu các văn bản của công ty.
Quản lý chi phí hàng ngày của bạn, thanh toán hóa đơn và phiếu giảm giá.
Tạo báo cáo chi phí hàng tuần/hàng tháng/hàng năm với phần mềm lập ngân sách hộ gia đình.
Chọn và xử lý các email và cuộc gọi đến.
Viết biên bản các cuộc họp làm việc trong công ty, đối tác, khách hàng.
Mua vé máy bay, lên kế hoạch lộ trình, đặt khách sạn, xe đưa đón và lên kế hoạch du lịch, công tác,...
Theo dõi và ghi nhận phản hồi từ xa khi sếp đi công tác nước ngoài và trong nước 24/7.
Mời, liên lạc và thông báo cho những người tham dự trong khi đảm bảo cuộc họp đáp ứng yêu cầu của sếp.
Quản lý tiến độ công việc của quản lý trực tiếp và nhân viên.
Chi tiêu mua sắm và chọn quà theo yêu cầu.
Chuẩn bị tài liệu cho các buổi quay phim, chụp ảnh, sự kiện theo yêu cầu và chương trình của khách hàng.
Cung cấp sự an toàn và chăm sóc sức khỏe cho sếp của bạn khi cần thiết.
Phối hợp với các bộ phận liên quan và thực hiện các công việc khác khi được yêu cầu.

Đối với các nhiệm vụ của p.a là gì trong ngân hàng, p.a trong tài chính là gì? nhiệm vụ của quảng cáo PA là gì? hay Pa là gì trong IT? thì câu trả lời về nhiệm vụ của họ cũng tương tự như trên.

Xem thêm: Công việc của trưởng phòng nhân sự

Yêu cầu cần có của ngành Personal Assistant

Các yêu cầu để trở thành một PA chuyên nghiệp là gì? Hãy cùng Tanca tìm hiểu ngay nhé.

Về bằng cấp

Không có quy tắc cụ thể nào liên quan đến trình độ của trợ lý cá nhân, nhưng trên thực tế, các ứng viên có bằng cấp cao hơn (cử nhân) thường được ưu tiên hơn. Sinh viên tốt nghiệp các ngành kinh tế, kinh doanh, truyền thông, marketing thường có nhiều lợi thế hơn các ứng viên khác.

Do đặc thù công việc khác nhau nên nhiều vị trí PA yêu cầu ứng viên phải có 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc đã từng làm ở các vị trí liên quan.

Về kỹ năng PA là gì?

Ngoài những bắt buộc về kiến thức nghề nghiệp chuyên môn, một trợ lý riêng còn đòi hỏi những kỹ năng và phẩm chất quan trọng như:

Linh hoạt, thích ứng tốt: Giúp PA thích ứng nhanh và hoàn thành nhiệm vụ, công việc một cách hiệu quả nhất.

Thận trọng và đáng tin cậy: Các trợ lý cá nhân cần ký các thỏa thuận bảo mật, bao gồm người hỗ trợ, nội dung công việc,...

Tính chủ động: Tính chủ động là một yếu tố khác mà một trợ lý cá nhân cần có. Thay vì “bảo đâu làm đó”, PA cần tỉnh táo, đoán ý của cấp trên và hoàn thành trước thời hạn một số công việc để đảm bảo hỗ trợ tối đa với hiệu quả cao nhất.

Khả năng tổ chức và đa nhiệm: Người trợ lý cá nhân phải có khả năng sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý, quản lý thời gian tốt và có khả năng đa nhiệm.

Kỹ năng giao tiếp tốt: PA phải là người biết lắng nghe, tiếp nhận thông tin, biết bày tỏ quan điểm, ý kiến đúng đắn và phải giữ im lặng khi cần thiết. Ngoài ra, PA là đại diện hình ảnh của người quản lý, vì vậy bạn cần biết cách tạo mối quan hệ, tức là cách ứng xử ngoại giao với người khác.

Sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng và các phần mềm hỗ trợ tổ chức công việc hiệu quả.

Kỹ năng làm việc nhóm tốt vì đôi khi PA cần phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để hoàn thành công việc.

Quy trình tham gia nghề PA

Trên đây là những yếu tố cơ bản để có thể vào nghề. Tuy nhiên, để trở thành một PA, bạn sẽ phải trải qua một giai đoạn thử thách.

Sau khi ứng tuyển vào vị trí này, những ứng viên phù hợp sẽ được chuyển qua một vòng đào tạo. Có thể nói đây là giai đoạn đào tạo đặc biệt giúp ứng viên làm quen và thích nghi với công việc.

Đối với PA cho người khuyết tật. Ứng viên sẽ được đào tạo về:

Kỹ thuật đẩy xe lăn.
Kỹ thuật vật lý trị liệu.
Kỹ năng tâm lý.
Kỹ năng lắng nghe, cảm nhận nỗi đau, câu chuyện của người khuyết tật.
Cách hỗ trợ người khuyết tật tại nhà, ví dụ: nấu ăn, dọn dẹp nhà cửa, vệ sinh cá nhân...

Sau khi vượt qua khóa đào tạo thực hành, bạn sẽ nhận được chứng chỉ thực tập PA, đồng thời bạn phải hoàn thành khóa đào tạo 2 tuần kỳ thực tập. Trung tâm sẽ lựa chọn người cần chăm sóc dựa trên mối quan hệ của họ với bạn, ví dụ: cùng giới tính, không chênh lệch nhiều về tuổi tác,…

Điều này đảm bảo sự hài hòa trong quá trình làm việc, giảm thiểu những hiểu lầm không mong muốn. Trong thời gian thực tập nếu đạt sẽ được ký hợp đồng chính thức và trở thành thành viên của 'gia đình' Personal Assistant.

Xem thêm: Phân biệt Senior với Junior dễ hiểu nhất

Mức lương của PA 2023

Câu hỏi này được rất nhiều bạn quan tâm đến nghề này đặt ra. Do đó, các PA vệ có thể được thuê để làm việc theo giờ hoặc cho bất kỳ dự án cụ thể nào.

Tùy thuộc vào tính chất của dự án, mức lương của một trợ lý cá nhân sẽ không giống nhau. Tại Mỹ, PA trung bình sẽ nhận được khoảng $70,000/năm, lương theo giờ của PA trung bình khoảng $15/giờ.

Ở Việt Nam, việc tính thu nhập công việc PA khó hơn vì nhiều người chọn vị trí này dựa vào mối quan hệ hoặc đơn vị tuyển dụng. Thu nhập trung bình cho vị trí này dao động từ 10 - 16 triệu đồng/tháng, thậm chí có thể trên 30 - 40 triệu đồng/tháng.

Người trẻ có nên làm PA không?

Để trả lời câu hỏi đó, trước tiên chúng ta hãy xem những lợi ích mà đối tượng này có thể nhận được.

Khi đảm nhận công việc trợ lý riêng cho quản lý cấp cao, giám đốc công ty hay nhiều vị trí cao khác, bạn sẽ có nhiều cơ hội học hỏi, tích lũy kiến thức, rèn luyện tính chỉn chu, cẩn thận, đặc biệt là mở rộng các mối quan hệ “chất lượng” - điều này là rất quan trọng cho phát triển sự nghiệp sau này của bản thân bạn.

Như vậy có thể thấy việc làm ở vị trí này khá phù hợp với các bạn trẻ. Theo khảo sát hiện nay, đa số nhân viên PA là những người trẻ không chỉ có tài năng mà còn có có năng lực.

Quyết định trở thành PA ở độ tuổi 25-30 là lựa chọn không tồi dành cho bạn. Vì vừa giúp bạn có được mức thu nhập hấp dẫn vừa giúp bạn trau dồi được nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và những mối quan hệ tốt sau này trong sự nghiệp.

Đối với vị trí trợ lý cá nhân, các cơ quan tuyển dụng thường rất hiếm khi thuê ứng viên lớn tuổi. Điều đó cũng có nghĩa đó không phải là công việc phù hợp để bạn gắn bó lâu dài trong sự nghiệp.

PA là một công việc không thể thăng tiến, nhưng bạn có thể có những cơ hội và triển vọng khác để xây dựng danh tiếng và vai trò mới của mình trong các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.

Một số thuật ngữ liên quan đến PA

Thuật ngữ PA có nhiều cách hiểu khác nhau. Trong khi PA trong Personal Assistant được hiểu như sau:

Trong lĩnh vực kinh tế, kinh doanh: PA hay còn gọi là Personal Assistant sẽ được hiểu là thư ký, trợ lý cá nhân.
Trong lĩnh vực marketing: PA có thể hiểu là Page Authority – tức là mang chỉ số dự đoán thứ hạng của trang trên thanh công cụ tìm kiếm. Đối với công nghệ SEO, đây là một chỉ số rất quan trọng.
Trong lĩnh vực khoa học: Nó được hiểu là một đơn vị đo áp suất trong Hệ đo lường quốc tế (SI). Đơn vị thập phân này được biết là được đặt theo tên của nhà toán học Blaise Pascal.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về vị trí PA là gì và những vấn đề liên quan đến ngành nghề này mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này của Tanca sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích trong việc định hướng nghề nghiệp của bản thân. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn vẫn còn thắc mắc cần được giải đáp nhé.