Data Entry Clerk là gì? Công việc và kỹ năng của nhân viên nhập liệu

Data Entry Clerk Là Gì? Nếu bạn đang cần tìm việc làm để tăng thêm thu nhập thì chắc chắn đây là công việc dành cho bạn. Hãy cùng Tanca tìm hiểu về công việc Data Entry Clerk, cách để trở thành một nhân viên nhập liệu và những rủi ro trong nghề qua bài viết dưới đây.

Data Entry Clerk Là Gì?

Data Entry Clerk hay nhân viên nhập liệu là người chịu trách nhiệm nhập liệu từ các nguồn khác nhau như văn bản giấy, ghi âm, video,... vào hệ thống website, phần mềm,... của doanh nghiệp.

Mặc dù có sự hỗ trợ của công nghệ OCR/OMR trong quá trình nhập liệu nhưng nhiều công việc vẫn cần sự có mặt của nhân viên nhập liệu để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu cũng như điều chỉnh, bổ sung nếu có sai sót.

Xem thêm: Database Administrator là gì?

Công việc của nhân viên nhập liệu

Nhân viên nhập liệu đầu tiên sẽ xử lý các thông tin liên quan xung quanh dữ liệu chính, theo lệnh trên hệ thống. Sẽ có báo cáo trước, để nhân viên nhập liệu nghiên cứu các thông số tương ứng. Đó là công đoạn đầu tiên của kế toán nhập liệu.

Tiếp theo đó, kế toán nhập liệu đầu tiên sẽ chuyển cho người nhập liệu tiếp theo. Quy trình nhập dữ liệu này  đòi hỏi sự cẩn thận tỉ mỉ để tránh sai sót. Và khả năng tổng hợp số liệu chính xác từ nhân viên kế toán nhập liệu. Xong có thể yên tâm bàn giao cho nhân viên nhập liệu tiếp theo.

Rà soát lại toàn bộ thông tin là nhiệm vụ chính của nhân viên nhập liệu lần cuối. So sánh, xét lỗi,… là trách nhiệm của người thứ ba này. Nghe có vẻ là một công việc nhỏ, nhưng thực sự đây là bước quan trọng và quyết định nhất. Vì khi đó dữ liệu sẽ bị khóa, chuyển vào hệ thống và không còn cơ hội sửa sai. Những kỹ năng cần có của nhân viên nhập liệu.

Kỹ năng thao tác tốt trên máy tính, tốc độ đánh máy nhanh

Không chỉ riêng Data Entry Clerk mới yêu cầu tốc độ đánh máy bởi đối với bất kì công việc văn phòng nào thì tốc độ đánh máy luôn là kỹ năng cần thiết. Kết hợp độ chính xác và tốc độ đánh máy sẽ nâng cao hiệu suất và kết quả của công việc.

Có khả năng sử dụng những phần mềm phục vụ cho công việc

Thích ứng với công nghệ và lợi thế rất lớn trong công việc này. Bạn cần nắm chắc về tin học văn phòng, bảng tính, bọ xử lý dữ liệu, phần mềm quản lý thông tin,... Tất cả những kiến thức này cần phải được nắm vững.

Tập trung cao trong công việc

Khả năng tập trung trong công việc vô cùng quan trọng đối với công việc Data Entry Clerk này. Công việc này đòi hỏi độ chính xác nên việc tập trung cao độ là vô cùng cần thiết đối với nhân viên nhập liệu.

Kỹ năng giao tiếp, hợp tác tốt

Khối lượng công việc của Data Entry Clerk là rất lớn nên công việc này thường làm việc theo nhóm. Vì vậy, để đảm bảo được tính chính xác, liên tục của hệ thống cũng như hiệu suất của công việc thì kỹ năng giao tiếp và hợp tác là kỹ năng không thể thiếu của nhân viên nhập liệu.

Xem thêm: Banquet Manager là gì?

Các hình thức làm việc của Data Entry Clerk

Offline Data Entry

Nhân viên nhập liệu cần nhập thông tin vào các biểu mẫu ngoại tuyến. Biến dữ liệu từ hình thức văn bản thành dạng dữ liệu kĩ thuật số.

Online Data Entry

Đây là hình thức công việc bắt buộc phải có Internet để thực hiện. Dành cho các biểu mẫu bắt buộc phải nhập trực tuyến. Ví dụ như chèn thông tin trên Website, điền biểu mẫu online,...

Xem thêm: Permalancer là gì?

Một số lưu ý khi làm công việc nhập liệu

Trau dồi ngoại ngữ để tìm kiếm các công việc từ nước ngoài, tăng tốc độ đánh máy, trau dồi kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm,...

Cảnh giác trước những công việc có việc nhẹ lương cao: thông tin tuyển dụng không rõ ràng, yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin cá nhân hoặc đặt trước một khoản phí.

Xem thêm: Dự kiến top những nghề sẽ biến mất trong tương lai

Data Entry Clerk trên thị trường hiện nay

Rủi ro khi làm Data Entry Clerk

Nhiều người cho rằng công việc nhập liệu đòi hỏi chuyên môn cao nên sẽ khó có cơ hội trong quá trình tuyển dụng, cũng như nơi tuyển dụng. Trái lại, không cần khả năng chuyên môn qua cao, cơ hội việc làm nhập liệu cũng được tạo điều kiện và mở rộng trên thị trường.

Tiếng Trung và tiếng Nhật là hai ngôn ngữ phổ biến trong công việc Data Entry Clerk. Được các doanh nghiệp ưu tiên khi tuyển dụng vị trí nhập liệu tại nhà. Chỉ cần bạn có một máy tính kết nối mạng, bạn có thể ứng tuyển để làm công việc này từ xa.

Nghe có vẻ Data Entry Clerk là một công việc lý tưởng nhưng thực chất nó vẫn mang đến những rủi ro mà ta không lường trước được. Có trường hợp vì lượng thông tin cần nhập liệu quá nhiều làm cho ta không thể hoàn thành được công việc từ đó ta không nhận được bất kì khoản thù lao nào. Đó có thể là những chiêu trò của các công ty ma để dụ dỗ, lừa gạt những người có nhu cầu làm công việc nhập liệu từ xa.

Nếu có rủi ro thì phải giải quyết như thế nào?

Công việc Data Entry Clerk là một công việc hấp dẫn, nhưng nó cũng tạo cơ hội cho các tổ chức đa cấp, lừa đảo họa động một cách tràn lan. Sử dụng mức thù lao hào phóng để chào mời những người cần việc làm. Sau đó tìm cách lách luật, khiến họ không nhận được được thù lao. Khiến niềm tin vào nghề nhập liệu bị lung lay.

Tuy nhiên, không phải là không có cách giải quyết và tránh rủi ro, vậy đâu là cách thức đúng đắn để ứng tuyển vào công việc nhập liệu? Tham khảo về quy trình tuyển dụng bởi công việc nhập liệu đòi hỏi mức độ chính xác và chuyên môn cao nên quá trình tuyển dụng cũng phải chặt chẽ. Không chọn những công việc có mức thu nhập quá lý tưởng. Loại bỏ ngay những công ty tuyển dụng ma đang tràn lan trên các trang web tuyển dụng, mạng xã hội và các kênh thông tin đại chúng.

Qua bài viết trên của Tanca, hy vọng rằng bạn đã hiểu rõ hơn về Data Entry Clerk là gì và Tanca hy vọng rằng những thông tin mình cung cấp sẽ bổ ích và giá trị. Nếu có thắc mắc gì, đừng ngại để dưới phần bình luận nhé.